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Outlook 2013 und 2016: Unterschiedliche Abwesenheitsnotizen für Kunden und Kollegen erstellen

Der nächste Urlaub kommt bestimmt und sorgt dann wieder für ein volles E-Mail-Postfach. Um dies einzuschränken, kann man bei Outlook eine Abwesenheitsnotiz erstellen. Sie wird automatisch versendet, wenn in deinem Postfach eine Nachricht eingeht. Seit Outlook 2013 gibt es die Möglichkeit, bei den automatischen Abwesenheitsnotizen zwischen Kollegen und externen Kontakten zu unterscheiden.

Normalerweise wird für die Formulierung des Infotextes bei Kunden auf eine förmliche Gestaltung des Textes geachtet, während man unter Kollegen einen etwas lässigeren Ton verwenden kann. Die zwei unterschiedlichen Abwesenheitsnotizen zu erstellen, ist nicht so zeitaufwendig wie es sich anhört.

Starte dein Outlook 2013 oder 2016 und klicke auf Datei | Automatische Antworten | Automatische Antworten senden. Aktiviere im Dialogfenster die Option Automatische Antworten senden und lege den Zeitraum deiner Abwesenheit fest.

Wird diese Option nicht aktiviert, musst du nach deiner Rückkehr die automatischen Antworten manuell über Keine automatischen Antworten senden deaktivieren.

Im darunterliegenden Textbereich tippst du deine Abwesenheitsnachricht ein. Die Registerkarte Innerhalb meiner Organisation ist für die Benachrichtigung der Kollegen gedacht, den Antworttext für die Kunden erfasst du über die Registerkarte Außerhalb meiner Organisation. Anschließend wählst du noch aus, ob die Antworten an jeden außerhalb deiner Organisation versendet werden soll, oder nur an deine gespeicherten Kontakte. Abschließend bestätigst du die Erstellung nur noch mit dem Button OK.

Leider funktioniert diese Art der automatischen Antwort nur über ein Exchange-Server-Konto, die meistens von Firmen verwendet werden. Im privaten Bereich kommen bei Outlook meist POP3- und Imap-Konten zum Einsatz. In diesem Fall kann nur eine generelle Abwesenheitsnotiz über die Outlook-Regeln erstellt werden. Wie das funktioniert, steht in diesem Artikel.

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In Outlook eine Abwesenheitsnotiz erstellen

Wenn du deine E-Mails eine Zeitlang nicht beantworten kannst, empfiehlt es sich eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen. Dann weiß auch der Absender, dass eine schnelle Antwort nicht erfolgen wird. Für die privaten Outlook-Nutzer kommt meist nur die Variante per Regel-Assistent zur Anwendung, weil diese E-Mail-Konten über POP3/IMAP-Server versendet werden. Und so funktioniert´s:

Starte dein Outlook 2013/2016 und klicke auf Start | Neue E-Mail um zuerst den Text der Abwesenheitsnotiz anzulegen. Nachdem der Text verfasst wurde, speicherst du diese Nachricht als Outlook-Vorlage. Das erledigst du über Datei | Speichern unter. Im Dialogfenster Speichern unter wählst du als Dateityp Outlook-Vorlage aus und vergibst dieser Vorlage einen Namen (z. B. Abwesenheit).

Outlook-Regel anlegen

Mit den nächsten Schritten wird die Outlook-Regel für die Benachrichtigungen angelegt. Klicke im Menüband auf Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

Im nachfolgenden Dialogfenster wählst du die Option Neue Regel aus, die den Regelassistenten startet. Im Bereich Regel ohne Vorlage öffnest du die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden. Mit Weiter gelangst du zum nächsten Arbeitsschritt.

Wähle hier die Bedingung(en) aus, auf die die neue Regel reagieren soll und bestätige die Auswahl mit Weiter. Normalerweise braucht man hier keine Auswahl zu treffen, da bereits in der Anzeige 2. Schritt schon der Parameter Nach Erhalt einer Nachricht aktiviert ist.

Im nächsten Fenster legst du fest, was mit der Nachricht passieren soll. Aktiviere hier die Einstellung diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten. Unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten klickst du auf den unterstrichenen Wert und stellst über das Aufklappmenü Suchen in der nachfolgenden Dialogbox die Option Vorlagen in Dateisystem ein. Daraufhin wird deine zuvor erstellte Abwesenheitsnotiz angezeigt, die du per Mausklick auswählst und mit dem Button Öffnen bestätigst. Du kehrst damit automatisch zum Regelassistenten zurück und klickst hier auf Weiter.

Im vorletzten Fenster kannst du bei Bedarf noch Ausnahmen definieren. Ein Klick auf Weiter bringt dich nun zum letzten Arbeitsschritt. Eine Auswahl ist aber nicht zwingend erforderlich.

Im letzten Fenster gibst du der Regel einen Namen, aktivierst sie mit einem Häkchen der gleichnamigen Kontrollbox und klickst auf Fertig stellen. Deine Abwesenheitsnotiz ist nun scharf geschaltet.

PC eingeschaltet lassen

Damit Outlook die Abwesenheitsmeldung versenden kann, muss das Programm während deiner Abwesenheit ausgeführt werden.  Die Outlook-Regel versendet in jeder Sitzung nur eine Benachrichtigung pro Absender, um unnötigen Datentransfer zu vermeiden.

Nach deiner Rückkehr deaktivierst du die Abwesenheitsnotiz über Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

E-Mails über Exchange-Server

Wer seine E-Mails über ein Exchange-Konto (z. B. vom Arbeitgeber) erhält, der hat es etwas einfacher. Hier kann man in einem Arbeitsschritt zwei unterschiedliche Abwesenheitsvarianten anlegen. Wie das funktioniert, erfährst du ab 24. Juli 2016 in diesem Artikel.

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Hardware & Software Office Software

Mit Powerpoint eigene Fotoalben und Diashows erstellen

PowerPoint wird hauptsächlich dazu verwendet, Firmenpräsentationen zu erstellen. Das ist ja auch das Haupteinsatzzweck dieses Programms. Aber auch im privaten Bereich lässt sich PowerPoint hervorragend einsetzen. Zum Beispiel kann es dazu benutzt werden, ein individuelles Fotoalbum mit den Bildern der letzten Urlaubsreise anzufertigen.

Dank der Bedienerfreundlichkeit von PowerPoint ist ein Fotoalbum genau so schnell und einfach erstellt wie eine Firmenpräsentation.

Starte das Programm und rufe eine neue, leere Präsentation auf. Danach wählst du auf die Registerkarte Einfügen aus und öffnest dann über die Schaltfläche das Fotoalbum.

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Über die Schaltfläche Datei/Einfügen legst du die Bilder für das Fotoalbum fest. Werden ganzseitige Textfenster benötigt, können diese mit dem Button Neues Textfenster in die Präsentation eingefügt werden.

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Im Bereich Albumlayout kannst du das Aussehen der Präsentation festlegen. Wird im Aufklappmenü beispielsweise eine Option Bild mit Titel ausgewählt, können die Fotos direkt beschriftet werden.

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Dann nur noch die Fensterform auswählen und mit dem Button Erstellen

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…wird das Fotoalbum als Präsentation auf dem Bildschirm angezeigt.

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Falls das entsprechende Format ausgewählt wurde, kann man nun die einzelnen Titeltexte den Fotos hinzufügen. Die Namen der Bilddateien werden unterhalb der Fotos angezeigt und können entfernt werden. Einfach den Dateinamen anklicken und den Text aus dem Feld löschen. Auch weitere Änderungen wie die Anzeigedauer der Einzelfotos können nun noch vorgenommen werden. Nachdem alle Änderungen vorgenommen wurden, sollte man das Speichern nicht vergessen.

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Beruf Handy & Telefon

Schluss mit teuren 0180-Nummern: Servicenummern entschlüsseln und viel günstiger telefonieren

Mittlerweile sind Servicerufnummern bei fast jeder Firma zu finden. Gerade die sogenannten Hotlines sind meistens 0180- oder 0900-Nummern. Die Tarife variieren stark und dienen bei seriösen Anbietern zur Aufrechterhaltung von zusätzlichen Service-Dienstleistungen. Aber auch Behörden, wie zum Beispiel die Agentur für Arbeit, nutzen diese „Service-Rufnummern“. Bisher war jeder darauf angewiesen, trotz Festnetz-Flatrate, die kostenpflichtigen Rufnummern zu benutzen. Gerade bei arbeitssuchenden oder arbeitslosen Menschen, die auf jeden Euro angewiesen sind, schlagen diese Zusatzkosten erheblich zu Buche. Hilfe verspricht das 0180-Telefonbuch von Teltarif.de. Hier werden 0180-Service-Rufnummern und die dazugehörigen Festnetznummen angezeigt.

Mehrwertnummern gehen ins Geld

Die Tarife dieser sogenannten „Mehrwert-Nummern“ reichen vom Ortstarif bis zu 30 Euro pro Anruf. Bei Anrufen aus dem Mobilfunknetz, egal von welchem Anbieter, kann es sogar noch teurer werden. Hier dürfen bei Telefonaten vom Mobilfunknetz zu 0180-Nummern, 42 Cent/Min nicht überschritten werden. Bei 0900-Nummern gibt es zwar auch eine gesetzliche Deckelung für Telefonate aus dem Festnetz, aber bei Anrufen aus dem Mobilfunknetz, sind diese nicht mehr gültig und können vom Anbieter frei gestaltet werden. Weitere Informationen zu den Tarifen finden Sie zum Beispiel auch online bei Sellpage.de.

So teuer sind 0180-Nummern

Viele Anbieter von 0180-Servicerufnummern versuchen die Höhe der Gebühren durch eine veränderte Schreibweise zu verwischen (0180-515… oder 01805-15… etc.). Denn die Zahl, die nach der 0180 folgt, legt fest, welche Gebühren fällig werden. Generell gelten für 0180-Nummern folgende (Festnetz-) Tarife:

  • 0180-1 = 3,9 Cent pro Minute
  • 0180-2 = 6  Cent pro Anruf
  • 0180-3 = 9 Cent pro Minute
  • 0180-4 = 20 Cent pro Anruf
  • 0180-5 =  14 Cent pro Minute

Bei 0900-Nummern dürfen die Festnetz-Tarife nicht über 3 Euro pro Minute und bei Blocktarifen nicht über 30 Euro pro Anruf liegen. Außerdem müssen die Gebühren vorher angesagt und dem Anrufer die Möglichkeit eingeräumt werden, vor Inanspruchnahme des Mehrwertdienstes, den Anruf kostenfrei zu beenden.

Festnetznummern zu 0180- und 0900-Nummern finden

Im 0180-Telefonbuch von Teltarif.de finden sich aber auch auf ca. 20 Seiten Festnetznummern zu 0900-Nummern. Und so nutzen Sie das 0180-Telefonbuch von Teltarif.de:

1. Starten Sie Ihren Internet-Browser und rufen die Seite „http://www.0180.info/“ auf.

2. Tragen Sie in das Eingabefeld die 0180-Nummer oder den Firmennamen ein und klicken auf „Finden“.

3. In der Ergebnisliste werden nun alle zu dieser Firma oder der Servicerufnummern gehörigen Festnetz-Nummern angezeigt. Suchen Sie sich aus dieser Liste die passende Rufnummer heraus.

4. Wenn Ihre Suche erfolglos ist, liegt es daran, dass noch keine Festnetz-Nummer ermittelt wurde. Dieses 0180-Telefonbuch lebt hauptsächlich von den Benutzern selbst, die ihre Suchergebnisse eintragen, denn jeder kann und soll hier mitmachen. Haben Sie eine Festnetznummer zu einer 0900- oder 0180- Nummer herausgefunden, können Sie Ihren Fund eintragen. Klicken Sie auf den Hyperlink von „aktiven Mitarbeit“ …

und vervollständigen die Kontaktdaten. Gegebenenfalls können Sie auch noch einen Kommentar abgeben. Klicken Sie auf „Abschicken“ um die Daten zu übermitteln.

Es fällt sehr schnell auf, dass sich hinter Service-Rufnummern viele Firmen- und Behördenstandorte verbergen können. Geben Sie mal testweise die Service-Rufnummer der Arge in Duisburg (01801-555111) ein. Die Ergebnisliste umfasst 53 Seiten und führt zu Arbeitsagenturen quer durch Deutschland.

Die Arbeitsagentur Duisburg findet man übrigens erst auf Seite 8. Tipp: Manchmal findet man sogar zu den kostenpflichtigen Service-Rufnummern eine kostenfreie 0800-Nummer (z. B. 1&1 oder das Bahn-Fundbüro München)! Geben Sie in das Suchfeld auf der Startseite einfach mal 0900 ein und lassen sich überraschen…

Hinweis: Wenn Sie keine Festnetz-Telefon-Flatrate besitzen, prüfen Sie lieber vorher, ob die Festnetztelefonnummern tatsächlich günstiger sind als die Servicerufnummer. Ein Tarifbeispiel der Telekom (Call Plus): Ein Ferngespräch innerhalb von Deutschland kostet pro Minute in der Hauptzeit ( Mo-Fr 7 – 19 Uhr) 5,1 Cent. Hier wäre ein Anruf zu einer Servicerufnummer 0180-1 (=3,9 Ct/Min) oder 0180-2 (6 Ct pro Anruf) viel günstiger.

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Reisen

Keine unangenehmen Überraschungen beim Camping-Urlaub mit Camper-Wikipedia vom ADAC

Viele Camper wurden bestimmt schon einmal auf einem Stellplatz unangenehm überrascht. Schimmelige Waschräume, unsaubere Toiletten oder auch nicht weggeräumter Müll sind die häufigsten Ärgernisse. Hier unterscheiden sich die Webseiten-Auftritte und Prospekte von Campingplätzen und Hotelanlagen nicht im geringsten. Während man bei Reiseportalen mit zweifelhaften Positiv-Bewertungen oft getäuscht werden kann, ist bei der „ADAC Camping und Stellplatz 2013“-App dieses Risiko minimiert. Bewertung, Beschreibung und Klassifikation wurden hier durch ADAC-Inspekteure vorgenommen.

Zwar gibt es auch hier Kunden-Bewertungen, die sich aber, im Falle von gefälschten Bewertungen, sehr schnell als Fake herausstellen. Die App, die seit Mitte März für Android, iPhones und iPads angeboten wird, enthält wichtige Informationen zu mehr als 5400 Camping- und knapp 4200 Stellplätzen in ganz Europa.

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Ob Hunde erlaubt sind, technische Einrichtungen wie WLAN oder Internetcafe angeboten werden oder Zustand der Sanitäreinrichtungen, finden Sie einfach und schnell mit der Suchfunktion heraus. Infrage  kommende Plätze können als „Favoriten“ abgespeichert werden.

Ganz einfach kann mit dieser App die Reiseroute, durch die integrierte Anbindung an marktführende Navigationsanwendungen, geplant werden. Alle Platzinformationen sind außerdem auch offline (außer Kartenfunktionen) verfügbar.

Ein weiteres Highlight ist die integrierte „ADAC CampCard“, mit der Sie bei Buchung auf über 2000 Plätzen auch noch bares Geld sparen.

Die „ADAC Camping/Stellplatz 2013“-App ist zwar kostenpflichtig, aber die 8,99 Euro sind gut angelegt und ersparen Ihnen unangenehme Überraschungen.

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Hardware & Software Office Word

Microsoft Word: Texte im DIN A5 Format drucken

Die Standard-Einstellungen bei Word sind auf das DIN A4 Format abgestimmt, da der Großteil des Schriftverkehrs in diesem Format erstellt wird. Es gibt aber auch eine Reihe von Dokumenten bei denen das halb so große Format DIN A5 vorteilhafter ist. Möchte man Flyer oder Handzettel erstellen, dann ist dieses Format besser geeignet.

Einen Text an DIN A5 anpassen oder erstellen ist schnell erledigt und kein großes Hindernis. Jeder Drucker ist auch in der Lage diesen Text auf A5-Papier auszudrucken.

Das eigentliche Problem ist aber das Papier selbst. In den meisten Büros und auch zu Hause findet man nur A4 Papier. Wenn man nicht regelmäßig das A5-Format benötigt, dann kann man sich mit Word 2007/2010 auch behelfen. Mit ein paar Einstellungsänderungen können die Texte dem Standardformat DIN A4 angepasst werden. Man erzeugt somit automatisch zwei DIN A5 Seiten gleichzeitig.

Wenn allerdings in Ihrer Firma dieses Format häufig genutzt wird, findet sich bestimmt auch das richtige Papier in der Materialausgabe oder dem Kopierraum.

Und so funktioniert´s:

Öffnen oder erstellen Sie das benötigte Word-Dokument. Wählen Sie in der Menüleiste die Registerkarte „Seitenlayout“ und klicken Sie auf den kleinen Pfeil im Bereich „Seite einrichten“.

Im Dialogfenster „Seite einrichten“ wählen Sie im Register „Seitenränder“ die Option „Querformat“ aus. Im Drop-Down-Menü von „Mehrere Seiten“ ändern Sie die Einstellung auf „2 Seiten pro Blatt“ und bestätigen alle Änderungen mit „OK“.

Die Dokumentendarstellung bei Word 2007 ändert sich nun entsprechend. Eine weitere Bearbeitung des Textes kann natürlich weiterhin vorgenommen werden.

Danach drucken Sie das Dokument ganz normal auf DIN A4-Papier aus. Anschließend nur noch zuschneiden, fertig!

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Hardware & Software Office Outlook

Outlook 2007/2010: Durch Abschalten nicht genutzter Add-Ons Outlook schneller und stabiler machen

Wenn Outlook zu langsam startet und reagiert oder häufig abstürzt, dann kann die Ursache bei den Zusatzfunktionen (Add-ins) liegen. Diese Erweiterungen, die mitunter von Drittanbietern stammen, können Outlook sinnvoll ergänzen, bremsen aber auch kräftig aus. Nicht benötigte Add-ins sollten Sie daher abschalten.

Add-Ons: Weniger ist mehr

Eines der bekanntesten Bremsklötze ist das iTunes-Add-in. Es synchronisiert Outlook mit iOS-Hardware. Mit ein paar einfachen Arbeitsschritten können Sie dieses und weitere überflüssige Add-ins deaktivieren und Outlook wieder Beine machen:

1. In der Menüleiste von Outlook klicken Sie auf „Extras | Vertrauensstellungscenter“.

2. Wählen Sie im linken Bereich die Kategorie „Add-Ins“, sowie ganz unten neben „Verwalten“ die Option „COM-Add-Ins“. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche „Gehe zu“.

Bei Outlook 2010 rufen Sie den Befehl „Datei | Optionen“ auf, klicken auf „Add-Ins“ und dann auf die Schaltfläche „Gehe zu“.

3. Das nächste Fenster, „COM-Add-Ins“, listet alle abschaltbaren Outlook-Erweiterungen auf. Entfernen Sie alle Häkchen deren Add-Ins Sie nicht nutzen und bestätigen Sie die Auswahl mit dem Button „OK“.

Bei Outlook deaktivierbare Add-Ins sind beispielsweise:

  • Microsoft Exchange Unified Messaging  = für Nutzer von Voicemails
  • Microsoft CharePoint Server-Kollegenimport-Add-In = nur bei Nutzung von SharePoint-Servern im Unternehmensumfeld
  • Microsoft Outlook Mobile Service = für den Versand und Empfang von Nachrichten per SMS
  • Microsoft VBA für Outlook-Add-in = für Anzeige von aufwendigen Formularen und Tool in E-Mails
  • Microsoft Outlook Connector für soziale Netzwerke = Darstellung von Neuigkeiten Ihrer Kontakte aus Facebook etc.
  • OneNote-Notizen zu Outlook-Elementen = Unterstützung von OneNote-Notizen.
  • Microsoft Exchange-Add-in = nur für Exchange-E-Mail-Konten. Nutzer von POP3 oder IMAP können dieses Add-in bedenkenlos abschalten
  • Windows Search Email Indexer = ermöglicht eine schnellere Suche von E-Mail, da alle Nachrichten in den Speicher geladen und somit indiziert werden. Dieses Add-in ist sehr nützlich und sollte aktiviert bleiben.

Dies ist nur eine kleine Auswahl von Outlook-Add-ins, die bei Ihnen installiert sein könnten. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob die eine oder andere Erweiterung abgeschaltet werden kann, erhalten Sie auf der Support-Seite von Microsoft Office eine detaillierte Beschreibung aller Microsoft-Office Add-ins. Für Erweiterungen von Drittanbietern finden Sie die Beschreibungen im Web oder auf deren Webseiten.

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Outlook 2007/2010: So bestimmen Sie automatisch für den Junk-Filter sichere Absender

Bei Outlook schützt der „Junk-E-Mail-Filter“ vor ungewollter elektronischer Post. Bisweilen passiert es aber, dass E-Mails von Arbeitskollegen, Freunden oder Firmen ebenfalls in den Ordner „Junk-E-Mail“ verschoben werden. Besonders ärgerlich ist es dann, wenn es nicht sofort auffällt. Der häufigste Grund dafür ist, dass es sich um E-Mail-Adressen mit der Endung „.com“ handelt. Damit dies nicht passiert, pflegt man am besten die Liste „Sichere Absender“.

Die Liste der sicheren Absender von Hand zu führen, ist allerdings ganz schön mühsam. Zur manuellen Pflege können Sie die Junk-E-Mails mit einem Rechtsklick markieren…

…und mit dem Befehle „Junk-E-Mail | Absender zur Liste sicherer Absender hinzufügen“ in die Weiße Liste der Absender aufgenommen, die niemals als Spam aussortiert werden sollen.

Da aber die tägliche Korrespondenz  mittlerweile per E-Mail erledigt wird, ist diese Art der Pflege der Whitelist sehr zeitaufwendig, da jede gesendete E-Mail auf diese Weise bearbeitet werden muss. Außerdem ist die Gefahr, dass man dies im täglichen Arbeitsstress mal vergisst, ziemlich groß. Auch die Markierung der gesamten Absender-Domain ist da keine große Hilfe.

Eine wesentliche Hilfe ist da eher das automatische Hinzufügen sicherer E-Mail-Absender. Hier werden die E-Mail-Adressen, an die Sie schreiben oder antworten, automatisch der Whitelist hinzugefügt. Somit landen E-Mails, die Sie von diesen Absendern erhalten, nicht mehr im Müll.

Diese Option muss aber erst über die „Extras“ aktiviert werden. Und das geht so:

1. Klicken Sie in der Outlook-Menüleiste  auf „Extras | Optionen“. Im gleichnamigen Dialogfenster wählen Sie die Registerkarte „Allgemein“ und klicken dort im Bereich „E-Mail“ auf die Schaltfläche „Junk-E-Mail“. Bei Outlook 2010 klicken Sie im Posteinang mit der rechten Maustaste auf eine beliebige E-Mail und wählen im Kontextmenü den Befehl „Junk E-Mail | Junk-E-Mail-Optionen“.

2. Im Fenster „Junk-E-Mail-Optionen“ wechseln Sie zum Register „Sichere Absender“.

3. In der unteren Hälfte des Fensters sollte die erste Option „Meine Kontakte sind auch vertrauenswürdige Absender“ bereits aktiviert sein. Wenn nicht, dann setzten Sie hier auch ein Häkchen in die Checkbox. Aktivieren Sie anschließend die zweite Option „Personen, an die ich E-Mails schicke, automatisch der Liste sicherer Absender hinzufügen“. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“ und schließen die offenen Fenster ebenfalls mit dem Button „OK“.

Ab sofort wird Ihnen die Pflege der Liste der sicheren Absender von Outlook automatisch abgenommen.