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Firefox: Oft verwendete Textpassagen per Mausklick einfügen

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Häufig verwendete Texte, wie Grußformeln, Lieferhinweise oder Disclaimer erfordern viel Tipperei und kostet wertvolle Zeit. Egal ob du E-Mails schreiben, Web-Formulare ausfüllen oder mehrere Artikel bei eBay einstellen möchtest, mit dem richtigen Tool fügst du wiederkehrende Textbausteine blitzschnell ein.

Lade dir von der Firefox Add-Ons-Seite die Erweiterung Clippings herunter und füge sie deinem Browser hinzu. Ein Neustart ist nicht erforderlich. Clippings ist übrigens auch mit dem E-Mail-Client Mozilla Thunderbird kompatibel.

Über das Clippings-Icon in der Browserleiste startest du das Tool und klickst auf Neuer Textbaustein. In der Titelzeile legst du den Namen des Bausteins fest und gibst dann im Eingabebereich den benötigten Text ein. Er wird beim Beenden der Eingabemaske automatisch gespeichert.

Um gespeicherte Textbausteine einzufügen, klickst du mit der rechten Maustaste in das betreffende Eingabefeld und gelangst im Kontextmenü über Clippings zu deinen gespeicherten Textbausteinen. Mit einem Mausklick wählst du den gewünschten Text aus, der anschließend automatisch eingefügt wird.

Fazit:

Clippings ist eine sehr sinnvolle Browser-Erweiterung für alle Nutzer, die mit häufig wiederkehrenden Texten arbeiten müssen.

Allerdings gibt es auch einen Nachteil. Das Tool funktioniert mit Outlook leider nicht. Wohl aber mit Webmailern wie Gmail, GMX oder Web.de.

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Hardware & Software Office Outlook

Outlook: Mehrere unterschiedliche Signaturen für ein E-Mail-Account als Autotext-Baustein anlegen

Verwendet man Outlook gleichzeitig zu privaten und beruflichen Zwecken, dann benötigt man meist auch mehrere, unterschiedliche E-Mail-Signaturen. Die Standard-Signatur ist da nicht besonders hilfreich. Man kann natürlich die Kontaktdaten und die Schlußformulierung auch jedes mal neu schreiben, das benötigt in der Regel aber zuviel Zeit, die man besser nutzen kann. In diesem Fall ist ein Autotext-Baustein mit der benötigten Signatur die bessere Lösung.

Schnell erstellte Signatur

Das Erstellen eines Autotext-Bausteins ist kinderleicht und blitzschnell durchgeführt. Öffnen Sie in Outlook eine neue E-Mail und tippen Sie die gewünschte Signatur inklusive Grußformel ein. Anschließend markieren Sie diesen Text und drücken die Tastenkombination [Alt][F3]. Im Dialogfenster geben Sie im obersten Eingabefeld der Signatur einen Namen.

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Je nach Bedarf erstellen Sie nach diesem Vorbild weitere Signaturen im Text-Schnellbaustein-Format.

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Einfügen mit F3 oder der Menüleiste

Soll eine dieser Signaturen nun am Ende einer E-Mail eingefügt werden, dann tippen Sie dessen Namen ein und drücken dann die Taste [F3]. An der Stelle des Baustein-Namens erscheint nun die komplette Signatur.

Und keine Angst, haben Sie mal den Namen der Signatur vergessen, dann kann sie auch über das Menüband eingefügt werden. Wechseln Sie in die Registerkarte Einfügen und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Schnellbausteine. Die Liste aller verfügbaren Textbausteine klappt auf und Sie wählen den gewünschten Text per Mausklick aus.

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Tipp:

Auf diese Weise können Sie auch oft verwendete Formulierungen speichern, die mit dem entsprechenden Stichwort eingefügt werden. Ein gutes Beispiel ist die Begrüßungsformel…

Sehr geehrte Damen und Herren,

…die man mit der Bezeichnung sgduh in der Liste der Schnellbausteine speichern kann.

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Chrome Google Internet & Medien

Google: Neue Funktion für den Übersetzer

Der Google Übersetzer, nicht zu verwechseln mit der automatischen Webseitenübersetzung, hat seit kurzem eine zusätzliche Funktion spendiert bekommen: Die Sätzesammlung. Hier können Sie oft genutzte Phrasen oder feststehende Formulierungen speichern und jederzeit wieder aufrufen und durchsuchen.

Sätze und Phrasen speichern

Allerdings steht die Speicherfunktion nur angemeldeten Usern zur Verfügung. Wenn Sie noch kein Google-Konto haben, sollten Sie als erstes eines erstellen.

Starten Sie Google, klicken Sie in der Menüleiste auf „Mehr“, und wählen Sie dort den „Übersetzer“ aus.

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Geben Sie einen Satz in der Ausgangssprache (hier: Deutsch) ein. Die Übersetzung wird sofort im rechten Bereich angezeigt. Darunter befindet sich ein Stern-Symbol, mit dem Sie diese Übersetzung speichern können.

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Wenn Sie zu einem späteren Zeitpunkt einen dieser Sätze benötigen, zum Beispiel als Vokabel-Training, dann klicken Sie oben auf den Favoriten-Stern. Darunter wird die komplette Sätzesammlung angezeigt. Wenn Sie ein Objekt anklicken, wird es automatisch in die beiden linken Textfelder eingefügt. Außerdem können Sie sich mit dem Lautsprechersymbol die Sätze vorlesen lassen, um Ihre Aussprache zu kontrollieren.

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Die Textfelder enthalten aber auch noch eine andere Funktion. Wie im Deutschen gibt es auch in der anderen Sprache alternative Schreibweisen. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über den betreffenden Satz fahren, wird ein Teil des Satzes farblich markiert.

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Für die Listenansicht der alternativen Schreibweisen klicken Sie auf die Farbmarkierung.

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Zur Auswahl und Übernahme einer Alternative klicken Sie diese einfach an.

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Microsoft Word: Für wiederkehrende Textbausteine die Autokorrektur-Funktion verwenden

Microsoft Word ist das Textprogramm mit dem wohl fast alle Menschen arbeiten. Aber nur wenige nutzen Funktionen wie zum Beispiel die Formatvorlagen, mit denen man Textbausteine mit vordefinierten Kürzeln automatisch einsetzen kann. Diese müssen vorher definiert werden, was viel Zeit und Geduld kostet, sich erst durch die Programmhilfe zu lesen, um dann die entsprechenden Arbeitsschritte zu tätigen. Aber es geht auch einfacher. Nutzen Sie doch die Autokorrektur um vordefinierte Textbausteine einzusetzen. Das ist viel einfacher und weniger zeitaufwendig.

So können Sie zum Beispiel, um die Standard-Formulierung „Vielen Dank für Ihr Interesse an unserer Produktpalette.“ einzufügen, das Kürzel „vdp“ mit diesem Textbaustein verbinden.

Und so einfach geht es:

1. Öffnen Sie Microsoft Word.

2.  Klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras | Auto Korrektur-Optionen“.

3. Wechseln Sie zur Registerkarte „AutoKorrektur“.

4. In das Textfeld unter „Ersetzen:“ geben Sie das gewünschte Kürzel ein und in das Textfeld rechts daneben, unter der Funktion „Durch:“ geben Sie den gewünschten Textbaustein ein. Wählen Sie die Funktion „Nur Text“.

5. Bestätigen Sie die Änderungen mit dem Button  „Hinzufügen“ und dann mit  „OK“.

Wenn Sie nun in Ihrem Text „vdp“ eingeben und die [Enter] Taste drücken, wird automatisch der damit verbundene Textbaustein eingegeben.