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Sicherlich verfügen Sie über zahlreiche Termine oder Aufgaben, die nicht nur einmal, sondern in regelmäßigen Abständen stattfinden. Hierzu gehört beispielsweise die Putzfrau, die jeden Freitag das Büro wischt, das montägliche Meeting im Konferenzraum oder das Kaffekränzchen am ersten Wochenende des Monats.

Alle regelmäßigen Termine und Aufgaben manuell einzutragen, würde sicherlich zur Sisyphusarbeit ausarten. Outlook bietet daher die Möglichkeit, sogenannte Termin- und Aufgabenserien zu definieren. Das Prinzip ist einfach: Sie geben den ersten Termin ein und teilen Outlook nur noch mit, in welchen regelmäßigen Abständen der Termin oder das Ereignis stattfindet. Outlook trägt automatisch alle Termine der Terminserie in den Kalender bzw. das Aufgabenregister ein – praktisch, nicht?

Termin- und Aufgabenserien erzeugen

Eine Serie unterscheidet sich kaum von normalen Terminen oder Aufgaben. Um eine neue Serie zu erzeugen, erstellen Sie zunächst den ersten Termin bzw. die erste Aufgabe der Serie. Rufen Sie anschließend im Termin- bzw. Aufgaben-Dialogfenster den Menübefehl „Termin -> Serie“ bzw. „Aufgabe -> Serie“ auf. Im Feld „Serienmuster“ definieren Sie den Zeitintervall der Serie. Zunächst entscheiden Sie, ob der Termin bzw. die Aufgabe täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich stattfindet.

Welche Optionen Ihnen im rechten Teil des Feldes Serienmuster zur Verfügung stehen, hängt vom jeweils gewählten Grundmuster (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich) ab. Findet ein Termin beispielsweise jährlich statt, bestimmen Sie zunächst, ob der Termin an einem ganz bestimmten Datum im Jahr (erste Option) oder einem bestimmten Wochentag eines Monats (zweite Option) stattfindet. Wenn Sie sich für die erste Option entscheiden, geben Sie den gewünschten Tag und Monat an, beispielsweise „1. März“. Mit der zweiten Option definieren Sie Termine, die in einem ganz bestimmten Rhythmus stattfinden. Bestimmen Sie in diesem Fall, an welchem Tag/Arbeitstag/Wochenendtag und im welchen Monat das Ereignis stattfindet. Möchten Sie beispielsweise den Beginn der Frankfurter Buchmesse eintragen, die jedes Jahr am ersten Mittwoch des Oktobers stattfindet, wählen Sie die Option „Am ersten Mittwoch im Oktober“.

Die Seriendauer

Nachdem Sie das gewünschte Serienmuster gewählt haben, legen Sie im Feld „Seriendauer“ fest, wie oft bzw. bis zu welchem Datum Outlook die Serie eintragen soll. Bestimmen Sie im Feld „Beginn „das erste Datum für den Termin bzw. die Aufgabe. Im rechten Teil definieren Sie das Ende der Serie. Die Option „Kein Enddatum“ wiederholt den Termin unendlich oft. Die Option eignet sich vor allem für Geburtstage und spezielle Jahrestage. Die zweite Option „Ende nach X Terminen“ eignet sich für kurzzeitige Terminserien, die nach einer bestimmten Anzahl von Terminen oder Ereignissen endet, etwa Projekt-Meetings. Alternativ können Sie die Serie mit der letzten Option auch an einem bestimmten Enddatum auslaufen lassen.

Wenn Sie das Dialogfenster schließen trägt Outlook die jeweils anfallenden Termine bzw. Aufgaben automatisch in Ihr Kalender- bzw. Aufgaben-Register ein. Alle Serien erkennen Sie anhand des Serien-Symbols mit den zwei gebogenen Pfeilen.

Alle Serien auf einem Blick

Wenn Sie regelmäßig mit dem Terminkalender von Outlook arbeiten, ist der Kalender mitunter relativ schnell mit Terminen, Ereignissen und Besprechungen gefüllt. Wenn Sie eine ganz spezielle Serie finden möchten, kann das schnell zur sprichwörtlichen Suche nach der Nadel im Heuhaufen ausarten.

Damit Sie nicht stundenlang nach Terminserien suchen müssen, stellt Outlook spezielle Ansichten zur Verfügung. Rufen Sie hierzu den Menübefehl „Ansicht -> Aktuelle Ansicht -> Terminserien“ auf. Outlook listet anschließend alle täglichen, wöchentlichen, monatlichen und jährlichen Terminserien auf. Im Aufgabenregister müssen Sie auf diesen Service leider verzichten.

AutoSerie

Übrigens: Geburts- und Jahrestage brauchen Sie nicht manuell als Serie einzutragen. Wenn Sie im Kontakte-Register bei einem Kontakt das Geburtstagsdatum oder den Jahrestag angeben, erzeugt Outlook daraus automatisch ein jährliches Ereignis.