Schlagwort: formatieren

Bilder in Excel einfügen – So einfach ist das.
Auch in Excel lassen sich Bilder und Grafiken recht einfach einfügen. Trotzdem bedarf es einiger einfacher Arbeitsschritte, bis das Foto auch in die dafür vorgesehene Zelle hineinpasst.
Starte dein Excel-Programm und wechsle in das Register Einfügen. Hier klickst du auf den Button Bilder, bzw. Grafik, der sich im Bereich Illustrationen befindet. Über den Windows-Explorer fügst du dann das betreffende Bild in das Tabellenkalkulationsprogramm ein.
Anschließend bringst du mit den Anfasspunkten das Foto mit der Maus auf die richtige Größe und positionierst das fertige Bild in der betreffenden Zelle. Natürlich kann alternativ auch die Zelle an das Bild angepasst werden.
Abschließend öffnest du mit einem Rechtsklick auf das Bild das Kontextmenü und wählst die Option Größe und Eigenschaften aus. Im Dialogfenster aktivierst du auf der Registerkarte Eigenschaften die Einstellung Von Zellposition und -größe abhängig. Die Formatierung ist nun an das Bild angepasst und die Dialogbox kann geschlossen werden.
Nicht vergessen, das Excel-Arbeitsblatt zu speichern, sonst war die Arbeit umsonst.
Excel: Automatische Farbmarkierung von Zellen erreichen
Mit Excel-Tabellen lassen sich sehr leicht Pläne für die eine Arbeitszeiterfassung oder auch für Warenbestände erstellen. Bei der Auswertung solcher Aufstellungen kann es sehr hilfreich sein, wenn man bestimmte Werte auf einen Blick erkennen kann. In der Regel erfolgt dies durch eine farblich markierte Zelle. Excel kann so konfiguriert werden, dass vorher festgelegte Werte automatisch eingefärbt werden. Auf diese Weise vergisst man gegenüber einer manuellen Auswertung keinen Wert zu markieren.
Das Zauberwort heißt hier bedingte Formatierung. Mit dem Anlegen einer entsprechenden Regel wird der benötigte Wert und die Farbe festgelegt. Pro Tabelle können auch mehrere bedingte Formatierungen angelegt werden, um unterschiedliche Farben darzustellen.
Zum Anlegen dieser bedingten Formatierung öffnest du die Excel-Tabelle und markierst durch Ziehen mit der Maus den betreffenden Bereich.
Anschließend klickst du im Register Start der Menüleiste auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung. Im Aufklappmenü befindet sich der Eintrag Regeln zum Hervorheben von Zellen. Über dieses Untermenü werden weitere Optionen wie Größer als, Kleiner als oder Gleich zur Auswahl angeboten. Ein Klick auf die benötigte Funktion wählt sie aus und öffnet eine Dialogbox.
Gib hier den gewünschten Wert ein und wähle über das rechte Auswahlmenü eine Colorierung. Ist die passende Farbe nicht dabei, dann gelangst du über den Eintrag benutzerdefiniertem Format zum Dialogfenster Zellen formatieren. Im Register Ausfüllen findest du dann die Farbpalette mit allen verfügbaren Farben.
Nach der Farbauswahl bestätigst du mit dem Button OK, damit die neue Regel gespeichert wird und in Kraft treten kann.
Auch möglich: Schutz einzelner Zellen in Excel einschalten
Ein komplettes Excel-Arbeitsblatt vor unberechtigter Veränderung zu schützen, ist recht einfach und schnell erledigt. Aber auch einzelne, nicht nebeneinander liegende Zellen können gegen einen Zugriff geschützt werden. Das erfordert nur einige zusätzliche Mausklicks.
Starte dazu dein Excel-Programm und öffne das betreffende Tabellenblatt. Als erstes klickst du mit der rechten Maustaste links oben auf das kleine Quadrat im Schnittbereich der Spalte A und Zeile 1. Anschließend wählst du im Kontextmenü Zellen formatieren aus.
In der Dialogbox Benutzerdefinierte Listen deaktivierst du auf der Registerkarte Schutz die Option Gesperrt und bestätigst die Änderung mit dem Button OK.
Jetzt wählst du den zu sperrenden Zellenbereich oder die einzelnen Zellen aus. Nicht nebeneinander liegende Zellen markierst du per Mausklick und der gedrückten Taste [Strg]. Dann öffnest du mit einem Rechtsklick auf den markierten Bereich das Kontextmenü, wählst Zellen formatieren aus und aktivierst im Register Schutz die Option Gesperrt. Mit OK speichern.
Im letzten Arbeitsschritt muss nur noch der Blattschutz eingeschaltet werden. Dies kannst du auf zwei verschiedene Arten erledigen.
Die klassische Art führt über die Menüleiste von Excel. In der Menüleiste, im Register Überprüfen, klickst du auf die Schaltfläche Blatt schützen. Im gleichnamigen Dialogfenster kannst du nun noch ein optionales Kennwort zur Entsperrung festlegen. Ist das nicht gewollt, dann bestätige diese Aktion nur mit OK. Achte aber darauf, dass die Option Arbeitsblatt und Inhalt gesperrter Zellen schützen aktiviert ist.
Die zweite und etwas schnellere Variante des Blattschutzes lässt sich über die Registerlasche am linken unteren Rand des Tabellenblattes einschalten.
Mit einem Rechtsklick auf diese Lasche (z. B. Tabelle 1) öffnet sich das Kontextmenü. Wähle den Eintrag Blatt schützen aus, damit sich die bereits oben genannte Dialogbox öffnet.
Vergiss zu guter Letzt aber nicht, die vorgenommenen Schutzmaßnahmen im Dokument zu speichern.
Excel: Verhindern, dass die eigenen Formeln von anderen Personen verwendet werden
Wer im Tabellenkalkulationsprogramm Excel selber Formeln erstellt, der weiß wie kompliziert und zeitaufwendig dies sein kann. Umso ärgerlicher ist es, wenn Dritte diese Formeln ohne deine Erlaubnis kopieren und selber verwenden. Zum Schutz deiner Formeln stehen dir zwei Möglichkeiten zur Verfügung.
Zum Einen kannst du deine Excel-Formeln schützen, indem du von dem Tabellenblatt eine Kopie im PDF-Format erstellst. Dies kannst du über den Dialog Datei | Speichern unter | PDF erledigen.
Möchtest du aber deine Tabelle im Excel-Format versenden, dann musst du anders vorgehen. Öffne die Original-Datei und anschließend eine neue, leere Excel-Datei.
Kopiere nun aus der Originaldatei die gewünschten Zellen in die Zwischenablage.
Anschließend wechselst du in die neue Excel-Datei und klickst mit der rechten Maustaste in die Ziel-Zelle und wählst im Kontextmenü die Option Inhalte einfügen aus.
Im nachfolgenden Dialogfenster Inhalte einfügen wählst du die Einstellung Werte aus und bestätigst deine Auswahl mit OK.
Es wurden nur die Tabellenwerte kopiert, die Formeln wurden nicht übertragen. Jetzt kannst du die neue Datei gefahrlos versenden oder weitergeben.
Grundsätzlich solltest du ohnehin davon absehen, Original-Dateien der Office-Programme weiterzugeben. Sie enthalten Werkzeuge, mit denen Vorgängerversionen wiederhergestellt werden können. Also gilt: Nur Kopien versenden!
Microsoft Word
Ähnlich kannst du auch mit Word-Dokumenten verfahren. In neue Dateien kopierte Texte oder Textfragmente enthalten keine Wiederherstellungsoptionen.
In Word-Dokumente transparente Bilder einfügen
Im Textverarbeitungsprogramm Word lässt sich die Transparenz von Fotos nicht so einfach ermöglichen. Aber Office wäre nicht Office, wenn man nicht mit einem kleinen Umweg trotzdem zum gewünschten Ziel käme.
Der Trick, der hier zum Erfolg führt heißt Rechteck einfügen. Starte Word und rufe das betreffende Textdokument auf. Klicke in der Menüleiste auf Einfügen und wähle dann im Kontextmenü die Form Rechteck aus.
Positioniere das Rechteck an der gewünschten Stelle und dann klicks du mit der rechten Maustaste in das Rechteck und wählst den Eintrag Form formatieren.
Im rechten Bearbeitungsbereich von Word legst du über Füllung die Bild- oder Texturfüllung fest. Mit dem Button Datei öffnest du den Windows Explorer, über den du das gewünschte Foto einfügst.
Mit dem Schieberegler Transparenz stellst du dann die passende Durchsichtigkeit des Bildes fest.
Für diesen Tipp wurde zwar Word 2013 verwendet, das Ganze funktioniert aber auch mit älteren Programmen wie Word 2007/2010. In diesen Versionen kann aber die Menüführung etwas abweichen.
Microsoft Word: Blocksatz-Format ohne große Lücken einsetzen
Wer mit Office Word öfters Blocksatz-Texte verfasst, wird sich wohl schon etliche Male über die großen Lücken geärgert haben. Die Lücken zu vermeiden ist eine nervige Angelegenheit, da man als Verfasser während des Schreibens auf die Länger der Wörter achten muß. Mit einem kleinen Trick erhält man ohne große Mühe ein gleichmäßigeres Blocksatz-Schriftbild.
Die ungleichmäßigen Lücken im Text sind Platzhalter, die meist dann auftreten, wenn die automatische Silbentrennung einsetzt. Wird sie aber abgeschaltet, dann verhindert das meist auch die hässlichen Platzhalter-Lücken.
Verzichte auf die automatische Silbentrennung
Das Deaktivieren der automatischen Silbentrennung ist sehr einfach. Starte Word und rufe in der Menüleiste das Register Seitenlayout auf. Im Menüband klickst du auf Silbentrennung und wählst im Kontextmenü die Einstellung Keine aus.
Danach sollten die hässlichen Lücken zum größten Teil verschwunden sein.
Ältere Word-Versionen mit zusätzlichem Vorteil
Bei den etwas älteren Word-Versionen 2003 bis einschließlich 2010 kannst du noch eine zusätzliche Einstellungsänderung zur Optimierung des Blocksatz-Schriftbildes vornehmen.
Öffne über Datei | Optionen das Dialogfenster der Word-Optionen. Rufe die Kategorie Erweitert auf und scrolle im rechten Bereich bis ans Ende. Im Untermenü von Layoutoptionen aktivierst du die Einstellung Blocksatz wie bei WordPerfect 6.x für Windows und speicherst die Änderung mit OK.
Sollten jetzt noch zu große Lücken den Text verschandeln, dann bleibt es nun der Kreativität des Autors überlassen, die richtigen Worte in der richtigen Länge zu finden.
In Word-Dokumenten mehrere Grafiken oder Bilder auf einmal bearbeiten
In Word-Dokumente eingebettete Bilder und Grafiken haben nicht selten unterschiedliche Formatierungen. Das führt oft dazu, dass ein Dokument unruhig wirkt. Eine Bearbeitung der einzelnen Bilder ist recht langwierig. Gut, dass man bei Word auch mehrere Bilder gleichzeitig bearbeiten und formatieren kann.
Starte Word und öffne das Dokument mit den zu bearbeitenden Bildern und Grafiken. Dann klickst du mit der linken Maustaste in eines der Bilder die bearbeitet werden sollen.
In der Menüleiste erscheint das Register Bildtools. Klicke auf die Schaltfläche Textumbruch (oder Zeilenumbruch) im Bereich Anordnen. Im Kontextmenü wählst du dann die Option Passend aus.
Wiederhole diese Arbeitsschritte mit allen Bildern die auf die gleiche Art bearbeitet werden müssen.
Im nächsten Schritt markierst du mit gedrückter Taste [Strg] und einem Linksklick die betreffenden Bilder. Per Rechtklick in eines der markierten Grafiken öffnest du das Kontextmenü und wählst Grafik formatieren aus.
Nun kannst du im Dialogfenster Grafik formatieren die gewünschen Änderungen vornehmen, die für alle ausgewählten Bilder gelten sollen.
Mit OK speicherst du dann nur noch die Änderungen, die sofort aktiv werden.
Mit Excel schnell und einfach Organigramme erstellen
Mit Organigrammen werden Unternehmensstrukturen oder Produktionsabläufe anschaulich dargestellt. Das Erstellen ist in der Vergangenheit vielen Nutzern als zu kompliziert empfunden worden. Im Web gibt es natürlich etliche Programme, die mal mehr, mal weniger kompliziert zu bedienen sind. Um es mal mit Goethe zu sagen: Warum in die Ferne schweifen? Sieh, das Gute liegt so nah! Damit ist in diesem Fall das Programm Excel gemeint, mit dem sich in ein paar Minuten sowie ein paar Mausklicks ein ganz ansehnliches Organigramm erstellen lässt.
Mit der aktuellen Version Excel 2013 geht das besonders einfach. Starte das Programm und klicke auf das Register Einfügen. Im Bereich Illustrationen öffnest du mit der Schaltfläche SmartArt das Bearbeitungsfenster SmartArt-Grafik auswählen. Hier wählst du dann eine Kategorie und ein Organigramm aus.
Das Organigramm wird dann in der aktuellen Tabelle angezeigt und kann nun beschriftet und erweitert werden. Im Texteingabefeld ist durch Drücken der Taste [Enter] ein Hinzufügen weiterer Hierarchie-Elemente möglich.
Im Menüband-Register SMARTART-TOOLS stehen über die Reiter Entwurf und Format eine ganze Reihe zusätzlicher Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung.
Bei Word das Aussehen der Anführungszeichen selbst bestimmen
Beim Einfügen von Texten fremder oder ältere Worddokumente können die Formate unterschiedlich sein. Schriftart, -farbe und -größe lassen sich noch recht einfach über die Bearbeitungsleiste an den bestehenden Text anpassen. Nicht so die Anführungszeichen. Verwenden Sie typographische Anführungszeichen, dann müssen die alten Gänsefüßchen angepasst werden. Da das automatische Ersetzen hier nicht den gewünschten Erfolg bringt, muss man diese Funktion mit einem Trick überlisten.
Als Erstes vergewissern Sie sich, dass Ihr Word-Programm automatisch die typografischen Zeichen nutzt. Klicken Sie dazu in Word 2007 auf den Office-Button und danach auf Word-Optionen. In Word 2013 klicken Sie auf Datei | Optionen.
Im nächsten Dialogfenster wechseln Sie in die Kategorie Dokumentprüfung und rufen die AutoKorrektur-Optionen auf. Im Unterfenster AutoKorrektur überprüfen Sie auf der Registerkarte AutoFormat während der Eingabe, ob im Bereich Während der Eingabe ersetzen, die Option „Gerade“ Anführungszeichen durch „typographische“ aktiviert ist. Ist sie nicht aktiviert, dann holen Sie es jetzt nach und bestätigen beide Fenster mit OK.
Da das direkte Austauschen der Anführungszeichen nicht funktioniert, dann tricksen Sie Word wie folgt aus:
Öffnen Sie mit der Tastenkombination [Strg][F] das Dialogfenster Suchen und Ersetzen. Über das Register Suchen überprüfen Sie das Dokument auf eine nicht vorhandene Zeichenfolge, in diesem Beispiel sind es zwei Dollarzeichen. Haben Sie ein Zeichen oder eine Zeichenfolge gefunden, die in diesem Dokument nicht existiert, wird das durch eine Meldung entsprechend angegezeigt.
Rufen Sie nun die Registerkarte Ersetzen auf, geben Sie in das Feld Suchen nach ein Anführungszeichen und in das Feld Ersetzen durch die ausgewählte Zeichenfolge ein. Die Schaltfläche Alle ersetzen führt den Zeichentausch durch.
Um wieder vom Dokumentbeginn zu starten, schließen Sie das Dialogfenster und starten es erneut. Geben Sie nun auf der Registerkarte Ersetzen im Feld Suchen nach die Hilfs-Zeichenfolge und im Feld Ersetzen durch ein Anführungszeichen ein. Mit Alle ersetzen wird erneut ein Austausch der Zeichen durchgeführt und der „alte“ Zustand ist wieder hergestellt.
Durch die AutoFormat-Option setzt Word nun das typografische Anführungszeichen ein. Dabei erkennt das Programm von selbst, wann die Anführungszeichen unten oder oben angeordnet werden müssen.
Excel: Mehrfarbige Diagramme in einfarbige umwandeln
Wenn man bei Excel Diagramme erstellt, werden diese automatisch mehrfarbig dargestellt. Die Farben können auch manuell noch geändert werden. Möchten Sie ein Diagramm mal einfarbig darstellen, dann müssen die Elemente nicht separat eingefärbt werden. Über das Kontextmenü des Diagramms geht das einfacher und wesentlich komfortabler.
1. Starten Sie Excel wie gewohnt, und rufen Sie die betreffende Tabelle mit dem Diagramm auf. Gegebenenfalls erstellen Sie jetzt das Diagramm neu.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Grafik, und wählen Sie im Kontextmenü die Option „Datenreihen formatieren“.
3. Im Dialogfenster „Datenreihen formatieren“ klicken Sie auf das Symbol „Füllung“. Aktivieren Sie hier die „Einfarbige Füllung“, legen Sie dann die gewünschte Farbe und gegebenenfalls noch die Transparenz der Elemente fest.
4. Sollte Ihnen die „Transparenz“ zur Abgrenzung der einzelnen Werte nicht gefallen, können Sie über die Funktion „Rahmen“ die Farbe und die Breite der Trennlinien ändern.

Schlagwort: formatieren

Microsoft Word

Verzichte auf die automatische Silbentrennung

Ältere Word-Versionen mit zusätzlichem Vorteil