Bei fast identischen Tabellen mit gleichen Registern und Köpfen ist es nicht unbedingt erforderlich, jede Tabelle nacheinander mit gleichen Eingaben abzuarbeiten. Excel enthält eine Funktion, mit der Sie alle benötigten Tabellen mit einer Eingabe ausfüllen können.
So gehen Sie dabei vor:
1. Starten Sie Microsoft Excel.
2. Ãffnen Sie alle Tabellenblätter, die Sie benötigen, mit gedrückter [Strg] Taste und einem Linksklick auf die Namensregister.
Nun erscheinen alle Eingaben die Sie tätigen, auf allen anderen Tabellenblättern, jeweils an der gleichen Stelle.
Wer mit Excel häufig Namenslisten wie zum Beispiel Lieferscheindaten oder Bestelldaten bearbeiten muss, kennt die Situation: Vor- und Nachnamen stehen in einer Zelle, die Sortierung nach Familienname ist dann oft nicht einfach. Wenn diese Daten nicht zu umfangreich sind, kann man die Namen schnell von Hand in eine Reihenfolge bringen. Doch oft sind 30, 40 oder mehr Namen zu sortieren. Hier besitzt Excel einen Textkonvertierungs-Assistenten, mit dem man mit ein paar Klicks die Vor- und Nachnamen auf zwei Zellen verteilen kann. Das spart jede Menge Arbeitsaufwand und auch -zeit.
So formatieren Sie die Namensliste um:
1. Starten Sie Microsoft Excel und wählen die zu bearbeitende Namensliste aus.
2. Fügen Sie rechts neben der Namensspalte eine weitere Spalte ein, sollte diese schon belegt sein. Danach markieren Sie die komplette Spalte mit den Namen.
3. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Daten“ und im Kontextmenü auf „Text in Spalten“.
4. Im „Textkonvertierungs-Assistent“ wählen Sie den Punkt „Getrennt“ und klicken auf „Weiter“.
5. Wählen Sie nun das passende Trennzeichen aus, in diesem Beispiel ist es das „Leerzeichen“ und bestätigen die Einstellungen mit „Weiter“.
6. Im letzten Schritt können Sie noch bei Bedarf das Datenformat der Spalten ändern. Im Datenvorschau-Fenster wird Ihnen das Ergebnis der Textbearbeitung angezeigt. Mit dem Klick auf „Fertigstellen“ wird die Liste der Vor- und Nachnamen auf zwei Spalten aufgeteilt.
Wer Excel-Tabellen schnell mal geschützt versenden möchte und keinen PDF-Creator zur Hand hat, kann die Tabelle auch ganz einfach als Bild verschicken. Das Bildformat ist auch ideal zur Veröffentlichung auf einer Webseite.
Um aus einer Excel-Tabelle eine Grafik zu machen und sie zum Beispiel als JPG-Grafik zu speichern, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie Ihre Excel-Tabelle und kopieren Sie sie in die Zwischenablage mit „Bearbeiten | Kopieren“ oder mit der Tastenkombination [Strg][C].
2. Nun starten Sie ein Grafikprogramm (zum Beispiel „Paint“, „PaintShop Pro“ oder das Online-Grafikprogramm „Pixlr„) und fügen Ihre Tabelle mit „Bearbeiten | Einfügen“ oder mit der Tastenkombi [Strg][V] ein.
3. Speichern Sie die Tabelle mit „Speichern unter“ und wählen hierbei den Speicherort und das gewünschte Format aus (z. B. Jpg, Gif, etc.).
4. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit der Schaltfläche „Speichern“.
Nun können Sie die Datei, vor Veränderungen geschützt, als E-Mail versenden. Beabsichtigen Sie, die Tabelle im Internet auf einer Webseite zu veröffentlichen, ist das Format GIF, JPG oder PNG vorteilhafter, da die Datenmenge bei diesen Formaten kleiner ist und Browser diese Formate am besten darstellen können.
Wer oft mit Excel arbeitet, weiß, dass dieses Programm sehr umfangreich ist und einem sehr viele Arbeitsschritte abnehmen kann. Doch der eine oder andere Trick ist auf den ersten Blick nicht unbedingt ersichtlich. Wie zum Beispiel das automatische Ausfüllen von Datenreihen. Manchmal drohen zeitraubende Eingaben. Hierzu gehören zum fortlaufende Nummerierungen, aufeinander folgende Artikelnummern oder Kalenderdaten mit darauf folgenden Wochentagen. Solche Reihen kann Excel automatisch erzeugen.
Voraussetzung für die Vervollständigung dieser Datenreihen ist die Eingabe von zwei aufeinander folgende Zahlen. Daran erkennt Excel die Logik dieser Zahlenreihe.
Für das folgende Beispiel nahmen wir das Datum 09.02.2011 und 10.02.2011. Markieren Sie nun die zwei ersten Zellen und gehen mit dem Mauszeiger zur rechten unteren Ecke der Markierung. Jetzt wechselt der Mauszeiger das Aussehen in ein Plus-Zeichen. Mit gedrückter linker Maustaste ziehen Sie nun die Markierung bis zum Ende der gewünschten Datenreihe. Lassen Sie die linke Maustaste los und Excel vervollständigt die Zahlenkolonne automatisch.
An der unteren rechten Ecke erscheint ein Aufklappmenü. In diesem Menü können Sie die Option „Datenreihe ausfüllen“ wählen, wenn die Zahlenreihe nicht korrekt gefüllt wurde.
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