Tipps, Tricks & Kniffe

Schlagwort: Formatierung

  • Word: Texte ohne Fremdformatierung einfügen

    Beim Einfügen von Texten übernimmt das Word-Programm normalerweise auch das Format des ursprünglichen Textes. Danach ist eine Nachbearbeitung des Word-Dokuments erforderlich. Mit den richtigen Programmeinstellungen wird die Formatanpassung viel einfacher.

    Beim Einfügen lässt sich bei Word detailliert festlegen, was mit den kopierten Texten geschehen soll. Klicke dazu auf den Reiter Start und in der Menüleiste auf den kleinen Pfeil der Option Einfügen.

    Wähle Standardeinstellungen für das Einfügen festlegen aus, öffne Ausschneiden, Kopieren und Einfügen, und ändere dann die Einstellung hinter Einfügen aus anderen Programmen auf Nur den Text übernehmen.

    Abschließend speicherst und aktivierst die neuen Einstellungen mit einem Klick auf OK. Ab sofort ignoriert das Word-Programm alle fremden Textformatierungen.

  • Excel: Zwei Wege, mehrere Textzeilen in einer Zelle zu erfassen

    Etliche Funktionen erleichtert in Office Excel die Texteingabe. Zellenbedingt wird aber oft nicht der ganze Text angezeigt. Nur wenn benachbarte Zellen nicht verwendet werden, ist der komplette Text sichtbar. Gleich zwei Funktionen ermöglichen dir mehrzeilige Zellenbeschriftungen.

    Manueller Zeilenumbruch

    Für gelegentliche mehrzeilige Texteingaben drückst du beim Erreichen des Zellenendes die Tastenkombination [Alt][Enter]. Dadurch erfolgt ein Zeilenumbruch und du kannst den gewünschten Text weiterschreiben. Gegebenenfalls wiederholst du diesen Shortcut entsprechend oft.

    Automatischer Zeilenumbruch

    Wenn du einen automatischen Zeilenumbruch bevorzugst, dann geht das natürlich auch. Markiere die betreffende Spalte (oder Zelle) und drücke die Tastenkombination [Strg][1].

    Im Dialogfenster Zellen formatieren wechselst du zum Register Ausrichtung und aktivierst im Bereich Textsteuerung die Option Zeilenumbruch. Speichere diese Änderung mit OK. Ab sofort schaltet Excel automatisch in die nächste Zeile, wenn der Zellenrand erreicht wird.

    Hinweis:

    Für beide Varianten gilt, dass bei mehrzeiligen Texten die Höhe der Zelle automatisch angepasst wird. Für eine gleichmäßige Tabellenansicht kann man die Schriftgröße verringern, oder die restlichen Zellen an die neue Höhe anpassen.

  • Open Office Calc: Korrekte Addition von Stunden durchführen

    Open Office Calc ist mindestens genau so beliebt wie sein Microsoft Pendant Excel. Viele Funktionen, die man von Excel kennt, sind auch hier vorhanden. Mit allen Vor- und Nachteilen. Zum Beispiel beim Zahlenformat Zeit. Möchtest du mit dieser Formatierung eine Stundensummierung durchführen, dann kannst du nur maximal 24 Stunden addieren. Danach fängt Calc wieder bei Null an. Für eine korrekte Addition benötigt man eine benutzerdefinierte Formatierung.

    Bei der Standard-Formatierung Zeit zeigt Calc bei einer Summe von mehr als 24 Stunden nur die Überzähligen an. Im Klartext bedeutet das: Bei 36 Stunden werden lediglich 12 Stunden angezeigt.

    Nur ein benutzerdefiniertes Zahlenformat sorgt hier für die richtige Stundenberechnung.

    Markiere dazu die betreffenden Zellen und klicke mit der rechten Maustaste in die Markierung. Wähle im Kontextmenü die Option Zellen formatieren und rufe im Dialogfenster das Register Zahlen auf.

    Im Bereich Kategorie klickst du auf den Eintrag Benutzerdefiniert, gibst bei Format-Code die Formel [HH]:MM ein und bestätigst die Änderung mit OK.

    Ab sofort führt Open Office Calc die Stundenaddition korrekt durch.

  • Excel: Rechnen mit Uhrzeiten

    Das Office-Tabellenprogramm Excel ist auch in der Lage, Zeitspannen jeder Art zu berechnen. Hierzu sind eigentlich nur zwei Voraussetzungen erforderlich. Zum Einen musst du auf eine bestimmte Schreibweise achten, zum Zweiten müssen die betreffenden Zellen die richtige Formatierung haben. Und so funktioniert es:

    Richtiges Zahlenformat einstellen

    Um beispielsweise einen Arbeitszeitnachweis auszurechnen, markierst du die benötigten Zellen. Dann klickst du im Register Start auf die Schaltfläche mit den Zahlenformaten, die sich in der Gruppe Zahl des Menübandes befindet. Mit dem Eintrag Weitere Zahlenformate öffnet sich das Dialogfenster Zellen formatieren. Lege in der Kategorie Uhrzeit nun den für deine Zwecke geeigneten Typ fest.

    Auf die exakte Schreibweise achten

    Excel erkennt eine eingegebene Zahl nur dann als Uhrzeit, wenn sie im Format Stunden:Minuten eingetippt wird. Eine beispielhafte Zeitspanne von 9 Stunden und 38 Minuten werden bei Excel als 9:38 abgebildet. Auf diese Weise werden auch die Uhrzeiten auf Digitaluhren angezeigt.

    Für eine sekundengenaue Zeitberechnung tippst du nach diesem Vorbild 9:38:22 ein. Natürlich musst du dann auch das Zellenformat entsprechend ändern.

    Im Anschluss kannst du nun deine gewünschte Rechenoperation, z. B. die Addition der Arbeitsstunden, durchführen.

  • Word: Effektives Arbeiten mit der Zwischenablage

    Trotz zahlreicher Konkurrenzprodukte ist Office Word immer noch die Nummer eins unter den Textverarbeitungsprogrammen. Viele Funktionen des Word-Programms sind für die Benutzer mal mehr oder mal weniger nützlich. Kommt ganz darauf an, für welchen Zweck er es braucht. Eine nützliche Funktion, die alle Nutzer interessieren dürfte, ist die Verwendung der Zwischenablage. Sie kann bei Word mehr als man zunächst vermuten möchte.

    Zwischenablage speichert mehr als gedacht

    Wenn in Texte in Word kopiert oder ausgeschnitten, landen sie natürlich in der Zwischenablage und können von dort an anderer Stelle wieder eingefügt werden.

    Das ist im Prinzip nichts Neues. Word merkt sich aber nicht nur den letzten Eintrag der Zwischenablage. Alles was du in einem Dokument an Texten kopierst oder ausgeschnitten hast, wird gespeichert. Diese Fragmente kannst du dir mit wenigen Klick anzeigen lassen und erneut an anderer Stelle einfügen.

    Inhalt der Zwischenablage anzeigen

    Dazu startest du Word und öffnest das betreffende Dokument. Im Register Start klickst du im Menüband auf den kleinen Pfeil rechts in der Gruppe Zwischenablage.

    Dies öffnet den Anzeigebereich der Zwischenablage. Alles was kopiert und ausgeschnitten wird, ist hier aufgelistet. Zum Einfügen positionierst du den Cursor an der gewünschten Stelle und klickst dann auf das benötigte Element in der Liste.

    Das war´s schon.

    Tipp:

    Wenn du häufiger mit der Zwischenablage arbeiten möchtest, kannst du dir diesen Anzeigebereich auch dauerhaft einblenden lassen. Öffne die Optionen per Mausklick auf den gleichnamigen Button und aktiviere die Funktion Office-Zwischenablage automatisch anzeigen.

  • Excel: Druckbereich von Tabellen richtig einstellen

    Manchmal kann man beim Drucken von Excel-Tabellen schon verzweifeln. Tabellen und Grafiken werden nicht selten automatisch auf mehrere Seiten verteilt. Schuld daran sind die standardmäßigen Voreinstellungen. In den meisten Fällen sollte man vor dem Druckvorgang die Tabelle(n) entsprechend anpassen.

    Die Ansicht der Excel-Tabellenblätter ist in der Regel auf Normalansicht eingestellt. Damit du siehst welcher Bereich gedruckt wird, klickst du in der Statusleiste am unteren Bildrand auf die Schaltfläche Seitenlayout.

    Alles auf eine Seite

    Erstreckt sich deine Tabelle über mehrere Seiten, obwohl alles auf einem Blatt Papier gedruckt werden soll, dann wechselst du oben in der Menüleiste zum Register Seitenlayout und klickst in der Gruppe An Format anpassen auf Breite und Höhe.

    Hier legst du über das Aufklappmenü jeweils die Einstellung 1 Seite fest. Dadurch wird die Skalierung automatisch auf eine Papierseite angepasst. Je nachdem wie du deine Tabelle und/oder Grafik gestaltet hast, ist es vielleicht sinnvoller, zusätzlich vom Hochformat zum Querformat zu wechseln.

    Im Seitenlayout kannst du jetzt überprüfen, ob die neuen Einstellungen wie gewünscht umgesetzt wurden. Ist alles Ok, dann kann der Druckvorgang jetzt beginnen.

    Teilbereich einer Tabelle drucken

    Möchtest du nur einen bestimmten Teil der Tabelle ausdrucken, dann geht das auch recht einfach. Markiere den zu druckenden Teilbereich, wechsle in das Register Seitenlayout, und klicke im Menüband auf Druckbereich | Druckbereich festlegen.

    Im Druckmenü Datei | Drucken siehst du im Vorschaufenster, dass nur der markierte Tabellenausschnitt gedruckt wird.

  • WhatsApp: Versteckte Schriftarten-Funktion im Chat verwenden

    Einzelne Begriffe oder kurze Textpassagen in einem Text hervorzuheben ist mit Textverarbeitungsprogrammen auf dem PC nicht besonders schwer. Etliche Features stehen dem Nutzer dafür zur Auswahl. Etwas anders sieht das bei Messengern wie WhatsApp aus. Wollte man in der Vergangenheit etwas besonders hervorheben, musste man es in Großbuchstaben schreiben oder Anführungszeichen verwenden. Dafür gibt es bei WhatsApp nun eine andere Lösung.

    Seit einiger Zeit gibt es vier versteckte Chat-Codes, mit denen Nachrichten-Texte fett, kursiv und durchgestrichen dargestellt werden können. sogar ein neue Schriftart kannst du verwenden.

    Die benötigten Zeichen werden jeweils vor und hinter dem zu formatierenden Text eingegeben.

    • Kursive Texte werden mit dem Unterstrich erzeugt: _kursiv_
    • Fettschrift mit der [*]-Taste: *fett*
    • und durchgestrichener Text mit dem Tilden-Zeichen [~]: ~durchgestrichen~

    Um die vierte Funktion, die WhatsApp Schriftart FixedSys verwenden zu können, ist das Apostroph [`]. Hier sind vor und nach dem Text jeweils drei Zeichen erforderlich.

    Zugegeben, der Einsatz der neuen Schriftart ist alles andere als komfortabel und für Schnellschreiber nicht gerade die beste Lösung. Die anderen drei Codes sind aber recht schnell einsetzbar. Insbesondere die Fettschrift dürfte hier am häufigsten verwendet werden.

  • Excel-Arbeitsmappen zur Bearbeitung freigeben und Änderungen kontrollieren

    Microsoft´s Office-Programme sind für die gemeinschaftliche  Bearbeitung von Dokumenten ausgelegt.  Insbesondere gilt das für das Tabellenkalkulationsprogramm Excel. Natürlich können die Änderungen jedes beteiligten Mitarbeiters nachvollzogen und kontrolliert werden. Und das ist gar nicht so kompliziert, wie es sich anhört.

    Im ersten Schritt muss die Excel-Arbeitsmappe für die gemeinschaftliche Bearbeitung freigeben werden, da dies auch die Grundlage für das Nachvollziehen der Änderungen ist.

    Freigabe für Bearbeitung

    Für die Freigabe öffnest du die betreffende Excel-Datei und wechselst in das Register Überprüfen. Im Bereich Änderungen klickst du auf die Schaltfläche Arbeitsmappe freigeben.

    In der Dialogbox aktivierst du bei Status die Option Bearbeitung von mehreren Benutzern zur selben Zeit zulassen. Dies ermöglicht außerdem das Zusammenführen von Arbeitsmappen die du mit OK bestätigst. Anschließend fordert Excel dich auf, die Änderungen der Arbeitsmappe zu speichern. Der neue Status der Datei erkennst du am Schriftzug Freigegeben, der sich im Dateinamen befindet.

    Protokollierung von Änderungen

    Im zweiten Schritt wird die Protokollierung von Änderungen eingeschaltet. Das erfolgt ebenfalls über das Register Überprüfen. Klicke im Bereich Änderungen auf Änderungen nachverfolgen | Änderungen hervorheben. Aktiviere in der gleichnamigen Dialogbox die Option Änderungen während der Eingabe protokollieren. Arbeitsmappe wurde freigegeben. Mit OK bestätigst du den Vorgang und speicherst die neuen Einstellungen wieder in der Arbeitsmappe.

    Änderungen nachverfolgen

    Um Änderungen der Mitarbeiter nachzuvollziehen, klickst du im Register Überprüfen wieder auf Änderungen nachverfolgen | Änderungen hervorheben. Bearbeitete Bereiche werden von Excel farblich markiert. Fährst du mit dem Mauszeiger über die markierten Zellen, wird angezeigt, wer welche Änderung wann vorgenommen hat.

  • In Excel-Tabellen blitzschnell doppelte Werte herausfiltern

    Wer oft mit Excel arbeitet, der hat bestimmt schon des öfteren doppelte Werte eingegeben, die nicht beabsichtigt waren. Das daraus falsche Ergebnisse resultieren können, ist wohl jedem klar. Damit aber eine abschließende Kontrolle nicht zu zeitaufwendig wird, kann man sich mit drei Mausklicks alle doppelten Werte auf einen Schlag anzeigen lassen.

    Starte Office Excel und rufe das betreffende Tabellenblatt auf. Dann markierst du den gewünschten Tabellenbereich oder direkt das gesamte Dokument.

    Auf der Registerkarte Start klickst du in der Gruppe Formatvorlagen auf Bedingte Formatierung | Regeln zum Hervorheben von Zellen | Doppelte Werte. In der folgenden Dialogbox können bei Bedarf noch ein paar Einstellungen vorgenommen werden. Mit dem letzten Klick auf OK filtert Excel alle doppelten Einträge aus der Tabelle heraus und markiert sie mit der zuvor eingestellten Farbe.

    Damit ist eine Abschlusskontrolle wesentlich einfacher durchgeführt, die zudem auch noch wertvolle Zeit spart.

    Hinweis

    Doppelte Werte werden nicht nur in Form von Zahlen herausgefiltert, gleiche Texte werden ebenfalls erkannt und angezeigt.

  • In Word-Dokumenten Links zu Text-Passagen, Dateien und Webseiten anlegen

    Von E-Mails kennen wir sie alle: Hyperlinks, die im Text eingebettet wurden und beim Anklicken direkt zu einer bestimmten Webseite führen. Solche Webadressen-Verlinkungen können natürlich auch im Textverarbeitungsprogramm Word eingesetzt werden. Auf Wunsch lassen sich auch Verweise zu Dateien und zu bestimmten Textpassagen anlegen. Sogar die Verlinkung von E-Mail-Adressen ist problemlos möglich.

    Rufe in Office Word das betreffende Dokument auf, markiere den Text, in den die Webseiten-URL eingebettet werden soll, und öffne mit einem Rechtsklick dessen Kontextmenü. Hier wählst du dann die Option Link aus.

    Im Dialogfenster Link einfügen stehen dir vier Arten von Verlinkungen zur Verfügung. Die erste Option Datei oder Webseite verlinkt den markierten Text mit einer Internetseite oder einer Datei auf dem aktuellen Computer. In diesem Fall gibst du im Feld Adresse die URL oder den betreffenden Dateipfad an.

    Die zweite Variante; Aktuelles Dokument,  legt einen Querverweis zu einer bestimmten Stelle in der aktiven Word-Datei an. Dies ist besonders dann vorteilhaft, wenn der Leser vom Inhaltsverzeichnis direkt zu einem speziellen Kapitel wechseln will.

    Mit der dritten Schaltfläche (Neues Dokument erstellen) erzeugst du einen Link zu einem neuen Dokument, dass direkt im Anschluss erstellt werden kann.

    Die vierte und letzte Verlinkung ermöglicht die Verknüpfung mit einer E-Mail-Adresse. So kann der Leser direkt mit dem Verfasser oder einer anderen Person in Kontakt treten. Zur besseren Identifizierung solcher Antwort-Mails kannst du im gleichen Arbeitsschritt dem Email-Formular einen Betreff hinzufügen.

    Alle oben genannten Links und Verweise funktionieren auch dann noch, wenn sie als PDF gespeichert und per E-Mail versendet wurden.

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