Schlagwort: Formatierung

Partitionen auf USB-Sticks löschen oder mit neuen Parametern erstellen
USB-Sticks waren eigentlich nicht dafür gedacht mit Partitionen versehen zu werden. Doch verschiedene Programme oder Betriebssysteme wie zum Beispiel Linux erledigen dies nebenbei. Soll ein partitionierter USB-Stick dann wieder mit einem Windows-Betriebssystem verwendet werden, steht oftmals nur noch ein Bruchteil der ursprünglichen Speicherkapazität zur Verfügung. Dann kann man nur noch den durch Windows lesbaren Bereich verwenden. Mit dem seit Windows XP enthaltenen Kommandozeilen-Tool DiskPart können die unliebsamen Partitionen entfernt werden.
Die Datenträgerverwaltung bringt nicht den gewünschten Erfolg
Diese USB-Partitionen lassen sich nur mit dem Tool DiskPart löschen. Die Datenträgerverwaltung ist in diesem Fall nicht hilfreich, da sie nur den für Windows lesbaren Bereich formatiert.
DiskPart starten
Öffnen Sie die Eingabeaufforderung mit Administratorrechten, indem Sie auf Start | Alle Programme | Zubehör klicken und die Eingabeaufforderung mit einem Rechtsklick als Administrator starten.
Datenträger auswählen und löschen
In der Windows-Konsole starten Sie mit dem Befehl diskpart das gleichnamige Tool. Danach listen Sie mit dem Befehl list disk alle vorhandenen Datenträger auf. Anhand der Größe kann man den USB-Stick leicht identifizieren. Hier ist es Datenträger 3.
Der Befehl select disk <Nummer> wählt den USB-Stick aus und clean löscht den ausgewählten Speicher inklusive der vorhandenen Partitionen.
Abschließend müssen Sie den USB-Stick neu formatieren. Am einfachsten ist es, wenn Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Laufwerksbuchstaben des Sticks klicken und im Kontextmenü Formatieren auswählen. Dann brauchen Sie nicht den „langen“ Weg über die Datenträgerverwaltung zu gehen.
Direkt eine neue Partition erzeugen
Wenn Sie anstatt des Befehls clean den Befehl create partition verwenden, erstellen Sie eine neue Partition.
Microsoft Word: Textdateien alter Versionen unverändert öffnen
Seit Word Version 2007 werden andere Standardformate verwendet. Zum Beispiel wurde in älteren Word-Versionen die Schriftart „Times New Roman“ verwendet. Seit Word 2007 ist es dagegen „Calibri“. Beim Öffnen alter Word-Dateien kann es daher vorkommen, das die alte Formatierung automatisch angepasst wird und das unerwünschte Folgen mit sich bringt. Mit ein paar Klicks kann man in Word aber sicherstellen, dass alte Formate übernommen und nicht automatisch geändert werden.
Starten Sie Word und klicken im Register „Start“ unter den „Formatvorlagen“ auf „Formatvorlagen ändern | Formatvorlagensatz“. Im Kontextmenü wählen Sie dann die Option „Traditionell“ oder „Word 2003“ aus.
Bei Word 2010 befinden sich diese Optionen bei „Stil-Set“.
Ab sofort werden Dokumente mit älteren Formaten nicht mehr automatisch geändert.
Microsoft Word: Alle Textstellen mit gleicher Formatierung auf einmal finden
Bei der Erstellung von längeren Texten werden verschiedene Textpassagen mit einer Formatierung versehen, um sie besonders hervorzuheben. Beispielsweise kann man einen Kursivdruck verwenden um ein Gespräch oder eine Anrede zu kennzeichnen. Für eine spätere Kontrolle kann man sich seit Word Version 2007 alle Textstellen eines Dokuments mit gleicher Formatierung anzeigen lassen.
Um die Textstellen eines Dokuments mit gleichem Format zu finden, klicken Sie im register „Start“ als erstes auf den kleinen Pfeil im Bereich „Formatvorlagen“.
Dadurch öffnet sich das Übersichtsfenster der „Formatvorlagen“. Klicken Sie nun im Dokument auf eine Formatierung dessen Textstellen angezeigt werden sollen. Das entsprechende Format wird im Übersichtsfenster blau umrandet dargestellt.
Um nun alle Stellen gleicher Formatierung zu finden, fahren Sie mit dem Mauszeiger auf die blau umrandete Formatierung im Übersichtsfenster. Mit der dort angezeigten Dreiecks-Schaltfläche öffnen Sie das Kontextmenü und wählen die Option „Alle Instanzen von … markieren“.
Im Word-Dokument werden nun alle Textstellen mit gleicher Formatierung markiert und können nun schnell und einfach kontrolliert werden.
OpenOffice Calc: Richtige Ergebnisse beim Rechnen mit Uhrzeiten
Als Nutzer des Tabellenkalkulationsprogramm „Calc“ lässt sich, wie bei Microsoft Excel auch, mit Uhrzeiten rechnen. Allerdings weisen bei „Calc“ die Ergebnisse manchmal Fehler auf. Um eine fehlerfreie Uhrzeitenberechnung durchführen zu können, sollte man zu einem einfachen Trick greifen: Alle benötigten Uhrzeiten vor dem Rechenvorgang in Dezimalzahlen umrechnen!
Zwar ist das ein Rechenschritt mehr, stellt aber sicher, dass das Ergebnis richtig ist. Um eine Uhrzeit in eine Dezimalzahl umzurechnen, multiplizieren Sie die Uhrzeit mit „24“. Führen Sie diesen Rechenprozess mit allen benötigten Uhrzeiten durch.
Die Aufgabenstellung:
Folgende Uhrzeitenberechnung soll gelöst werden: 4:30:00 abzüglich 00:42:33.
Schritt eins: Errechnung aller Dezimalzahlen
- 04:30:00 x 24 = 4,5
- 00:42:33 x 24 = 0,7091666667
Die Subtraktion
Dann führen Sie die Subtraktion durch:
4,5 – 0,7091666667 =3,790833333
Dividieren des Ergebnisses
Das Ergebnis der Subtraktion dividieren Sie dann durch „24“ um diese Dezimalzahl wieder in das Uhrzeit-Format umrechnen zu können.
Umwandlung des Ergebnisses ins Uhrzeit-Format
Zunächst ist das Ergebnis natürlich wieder eine Dezimalzahl, die Sie abschließend als Uhrzeit formatieren müssen.
Danach wird die richtige Uhrzeit wieder angezeigt.
Word ab 2007: Einfügen von unformatierten Texten aus dem Zwischenspeicher
Das Einfügen von Texten oder Textfragmenten ist in Word nichts ungewöhnliches. Je nach Quelle des in die Zwischenablage kopierten Textes sind aber auch dessen Formatierungen kopiert worden. Nach dem Einfügen muss dann dieser Text an den den Rest des Dokuments angepasst werden. Das ist mal mit mehr oder auch mit etwas weniger Arbeit verbunden. Mit einer Änderung in den Word-Optionen wird aber der kopierte Text ohne jegliche Formatierung in die Zwischenablage übernommen.
Wird dann der Text im Rohformat in ein bestehendes Dokument eingefügt, benötigt man für die Anpassung weniger Arbeitsschritte.
Und so nehmen Sie die Änderung der Word-Optionen vor:
Starten Sie Word, klicken Sie auf den Office-Button, und wählen Sie „Word-Optionen“ aus.
Im Dialogfenster der „Word-Opionen“ wechseln Sie auf der linken Seite zur Kategorie „Erweitert“. Im Bereich „Ausschneiden, Kopieren und Einfügen“ befinden sich insgesamt vier Optionen die das Einfügen von Texten regeln:
1. Einfügen innerhalb desselben Dokuments
2. Einfügen zwischen zwei Dokumenten
3. Einfügen zwischen Dokumenten, wenn Formatvorlagendefinitionen nicht übereinstimmen
4. Einfügen aus anderen Programmen
Legen Sie nun in den Drop-Down-Menüs dieser Optionen Ihre gewünschten Definitionen fest. Verwenden Sie die Einstellung „Nur den Text übernehmen“ wenn Sie keinerlei Formatierung wünschen.
Wenn Sie aber die Nachbearbeitung der eingefügten Elemente minimieren möchten. dann stellen Sie in den Drop-Down-Menüs direkt die Option „An Zielformatierung anpassen“ ein.
Microsoft Office: Innerhalb eines Dokuments nur das Format auf andere Elemente übertragen
Werden in Dokumenten formatierte Texte verwendet, sollte man darauf achten, dass nicht zu viele unterschiedliche Formate innerhalb des Schriftstückes vorkommen. Das wirkt sich häufig auf die Optik negativ aus. Außerdem ist der „normale“ Weg mit den unterschiedlichen Arbeitsschritten ziemlich lang. Dabei geht das auch viel einfacher und schneller.
Bei den Office-Programme wie Word, PowerPoint, Excel oder Outlook kann man mit Tastenkombinationen oder mit einer schnell zu erreichenden Menüfunktion Formate gleichen Typs mit nur ein paar Klicks komplett auf andere Texte übertragen.
Starten Sie zum Beispiel das Office-Programm Word und rufen das zu bearbeitende Dokument auf oder erstellen es neu. Als nächstes formatieren Sie den ersten Textbereich, setzen den Cursor in diese Formatierung und klicken im Register „Start“ auf die Pinsel-Schaltfläche „Format übertragen“.
Möchten Sie mehrere Textpassagen mit der Formatierung versehen, dann führen Sie einen Doppelklick auf die Schaltfläche „Format übertragen“ aus.
Zum Übertragen des Formats setzen Sie den Cursor, der nun mit einem Pinsel versehen ist, in das betreffende Wort oder markieren Sie den entsprechenden Textbereich. Mit dem Mausklick wird das Format automatisch übertragen. Bei einer Mehrfachübertragung verschwindet das Pinselsymbol vom Cursor erst wieder, wenn die Taste [Esc] gedrückt wird.
Als Alternative können Sie auch die erweiterte Kopier- und Einfügen-Funktion nutzen:
- [Strg][Umschalt][C]
- [Strg][Umschalt][V]
Leider funktioniert die erweiterte Kopier- und Einfügen-Funktion bei Excel nicht. Hier nutzen Sie die normale Tastenkombination für das Kopieren und Einfügen:
- [Strg][C]
- [Strg][V]
Zunächst wird in der Zelle, in die die neue Formatierung eingefügt werden soll, der kopierte Inhalt eingefügt. Klicken Sie nun in dem kleinen Dialogfenster „Einfüge-Optionen“ auf den kleinen Pfeil und wählen im Kontextmenü die Einstellung „Nur Formatierung“ aus.
Das Kopieren und Übertragen von Formatierungen gehört zu den einfacheren Funktionen, die die Bearbeitung von Dokumenten erheblich erleichtern kann.
Microsoft Excel: Geburtstage tagesaktuell hervorheben
Wenn Sie eine Geburtstagsliste per Excel verwalten, erfordert das einen gewissen Zeit- und Arbeitsaufwand. Die Festtage müssten beispielsweise monatlich in einem separaten Tabellenblatt eingetragen werden. Auch andere Sortiermöglichkeiten sind hier denkbar. Excel bietet aber eine einfache Möglichkeit, Datumseinträge automatisch farblich hervor zu heben.
Die Lösung heißt „Bedingte Formatierung“. Einmal angelegt, werden auch neue Geburtstagseintragungen berücksichtigt. Eine Sortierung der Geburtstagsliste ist nicht nötig. Und so geht’s:
1. Starten Sie Excel, rufen Sie die Geburtstagsliste auf, und markieren Sie alle Einträge.
2. Danach klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“ und wählen im Untermenü die Option „Neue Regel“ aus.
3. Im Dialogfenster „Neue Formatierungsregel“ wählen Sie den Regeltyp „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“ aus. In das Eingabefeld von „Regelbeschreibung bearbeiten“ tragen Sie folgende Formel ein:
=UND(MONAT(A1)=MONAT(HEUTE());TAG(A1)=TAG(HEUTE()))
4. Mit der Schaltfläche „Formatieren“ wechseln Sie zum nächsten Dialogfenster. Auf der Registerkarte „Ausfüllen“ wählen Sie eine Farbe aus, mit der die betreffenden Zellen hervorgehoben werden sollen. Bestätigen Sie beide offenen Dialogfenster mit „OK“.
Die neue Regel wird von Excel sofort umgesetzt und das Ergebnis wird sofort sichtbar.
Wie man aber in diesem Beispiel feststellt, wurde der Geburtstag des römischen Kaisers Carcalla nicht markiert. Das liegt daran, dass Excel keine Datumseinträge vor 1900 erkennt.
Mit dieser „Bedingten Formatierung“ lassen sich beispielsweise auch Lieferverzögerungen markieren. Mehr dazu in diesen Artikel.
Microsoft Excel: Überfällige Termine optisch hervorheben
Kontrollieren Sie Ihre Bestell- und Liefertermine auch mit Excel? Je nach dem wie viele Bestellungen getätigt werden, ist der tägliche Abgleich der Liefertermine langwierig. Jeder abgelaufene Liefertermin muss aus dieser Liste herausgesucht werden. Mit einer bei Excel enthaltenen Funktion und einer kleinen Formel lassen sich abgelaufene Liefertermine ganz einfach optisch hervorheben.
Um die Verspätungen hervorzuheben, müssen in der Liste zwei Datumseingaben vorhanden sein (z. B. zugesagter Liefertermin und tatsächlicher Liefertermin), da die Formel die zwei Datumsangaben miteinander vergleicht.
Und so funktioniert´s:
1. Starten Sie Excel, und rufen die entsprechende Tabelle auf.
2. Markieren Sie den ganzen Bereich der Liste, jedoch ohne die Überschrift.
3. Anschließend klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“ und wählen im Kontextmenü die Option „Neue Regel“.
4. Im Dialogfenster „Neue Formatierungsregel“ wählen Sie den untersten Regeltyp, „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“. Geben Sie in das Formelfeld unter „Regelbeschreibung bearbeiten:“ die Formel
=$D2>$E2
ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Formatieren“.
5. Im nächsten Dialogfenster legen Sie auf der Registerkarte „Ausfüllen“ die Farbe der Zellen mit der Lieferverzögerung fest. Bestätigen Sie die Auswahl mit „OK“ und schließen das vorige Dialogfenster ebenfalls mit „OK“.
Das Ergebnis wird direkt in der aktiven Tabelle angezeigt.
6. Möchten Sie nicht direkt am ersten Tag der Verspätung den Lieferverzug angezeigt bekommen, verwenden Sie diese modifizierte Formel:
=($E2-$D2)>4
Mit dieser abgewandelten Formel werden die Verspätungen erst nach vier Tagen angezeigt.
Diese Formatierung kann gewählt werden, wenn beispielsweise anstatt eines Fixtermins ein Lieferzeitraum vereinbart wurde. Der Wert „>4“ kann individuell an Ihre Tabelle angepasst werden.
Die hier in den Formeln verwendeten Werte „$E2“ und „$D2“ sind nur beispielhafter Natur und sollte Ihren Tabellenwerten angepasst werden.
Excel: Eigene Einmaleins-Tabellen für schnelle Multiplikationen anlegen
Das waren früher noch Zeiten: In der Schule musste man das kleine und große Einmaleins auswendig lernen. Spätestens seit dem Zeitpunkt, an dem man den Taschenrechner verwenden darf, gerät das Einmaleins in Vergessenheit. Selbst beim Arbeiten mit Excel benötigt man es hin und wieder. Entweder man nimmt den Taschenrechner zu Hilfe, oder man nutzt Excel zur Multiplikation. Es geht aber noch schneller. Mit ein paar Klicks und einer einzigen, einfachen Matrixformel erstellen Sie eine Tabelle mit den benötigten Ergebnissen.
Die eigene Einmaleins-Tabelle
Die ganz persönliche Einmaleins-Tabelle können Sie beliebiger Größe ab Excel-Version 2000 erstellen. Starten Sie dazu einfach das Excel-Programm mit einem leeren Arbeitsblatt.
Dann geben Sie beispielsweise in die Zellen „A2″ bis“ A13″ die Zahlen 15 bis 26 ein und geben Sie in die Zellen „B1“ bis „J1“ die Zahlen 15 bis 23 ein.
Anschließend markieren Sie den leeren Bereich von „B2“ bis „J13″…
…und geben in das Eingabefeld die Matrix-Formel =A2:A13*B1:J1 ein. Das Wichtigste ist, dass Sie zur Bestätigung nicht einfach die Taste [Enter] drücken, sondern die Tastenkombination [Strg][Umschalt][Enter].
Automatisch wird die Formel in geschweifte Klammern gesetzt…
…und der markierte Tabellenbereich wird mit den Ergebnissen gefüllt.
Nun können Sie die eigene Einmaleins-Tabelle speichern oder ausdrucken. Damit erhalten Sie die benötigten Ergebnisse schneller als mit dem Computer oder Taschenrechner.
Inhalte aus beschädigten Office-Dateien retten
Beschädigungen bei Office-Dateien können viele Ursachen haben. Wenn aber keine Sicherheitskopien von Word-, Excel- oder Powerpoint-Dokumenten existieren, ist guter Rat teuer. Seit Office 2007 lassen sich aber in den meisten Fällen viele der zerstörten Inhalte retten.
Kaputte Office-Dateien retten
Wie viel von einer Datei gerettet werden kann, ist vom Grad der Beschädigung abhängig. In den meisten Fällen jedoch kann man mit dem Windows-Explorer auf die noch vorhandenen Inhalte zugreifen. Das Zauberword heißt hier „ZIP-Archiv“. Die defekte Datei wird ganz einfach in eine ZIP-Datei umbenannt.
Vor dem Rettungsversuch Dateiendungen einblenden
Damit der Trick funktioniert, sollten Sie vorher prüfen, ob die Dateiendungen (.docx, .xlsx, .pptx) im Windows-Explorer angezeigt werden. Bei Windows 7 werden die bekanntesten Dateiendungen standardmäßig ausgeblendet und nur der Dateiname ist sichtbar.
Ist das bei Ihnen der Fall, dann klicken Sie im Windows-Explorer auf „Organisieren | Ordner- und Suchoptionen“ um das Dialogfenster der „Ordneroptionen“ zu öffnen.
In diesem Dialogfenster wechseln Sie zum Register „Ansicht“ und deaktivieren unter „Erweiterte Einstellungen“ im Bereich „Dateien und Ordner“ die Option „Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden“. Bestätigen Sie mit „OK“ die Änderung.
Ab sofort werden alle Dateiendungen im Windows-Explorer angezeigt.
Das Umbenennen der defekten Datei
Um Daten aus der beschädigten Datei zu retten, wird diese als erstes mit der Taste [F2] umbenannt. Fügen Sie dem Dateinamen inklusive der Original-Dateiendung, die Endung „.zip“ hinzu. Die nachfolgende Sicherheitsmeldung bestätigen Sie mit „Ja“.
Entpacken des ZIP-Archivs
Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das soeben erzeugte ZIP-Archiv und wählen im Kontextmenü „Alle extrahieren“ aus.
Im nachfolgenden Dialogfenster können Sie, wenn gewünscht, einen anderen Speicherort auswählen. Wenn der Speicherpfad nicht geändert wird, dann extrahiert der Explorer automatisch die Daten in den gleichen Ordner in dem sich das ZIP-Archiv befindet.
Das defekte Dokument
Öffnen Sie den entpackten Ordner. Da in diesem Beispiel ein Word-Dokument benutzt wurde, befindet sich in dem Unterordner „Word“ das defekte Dokument im .xml-Format.
Die .xml-Formate von Office sind Archive, die sämtliche Bestandteile eines Dokuments in Klartext enthalten. Die Datei „document.xml“ enthält außer dem eigentlichen Text auch noch weitere Anweisungen wie zum Beispiel Textformatierungen.
Öffnen Sie mit einem Doppelklick die Datei „document.xml“ und kopieren ganz einfach die noch vorhandenen Textpassagen heraus und fügen sie in ein neues Word-Dokument ein.
Waren Bilder enthalten?
Wenn sich im defekten Dokument auch Bilder befunden haben, lohnt sich ein Blick in den Unterordner „media“. Hier werden die geretteten Bilder abgelegt.
Die so geretteten Fotos lassen sich auch ganz normal herauskopieren.