Tipps, Tricks & Kniffe

Schlagwort: Formatierung

  • Mit Excel ganz leicht ein zukünftiges Datum errechnen

    Für die Erstellung von Rechnungen, Angeboten, usw. ist es oft erforderlich, ein zukünftiges Datum zu ermitteln. Standardformulierungen sind zum Beispiel: 3 Wochen Lieferzeit, 14 Tage Zahlungsziel, etc. Mit Excel lässt sich anhand einer ganz einfachen Formel ein zukünftiges Datum errechnen. So lassen Sich ganz leicht Zahlungsziel oder Lieferdatum ermitteln.

    Tragen Sie dazu ein beliebiges Datum in ein Feld ein (z. B. A3). Klicken Sie danach in ein anderes freies Feld, in dem das neue, zukünftige Datum erscheinen soll. Geben Sie nun in dieses Feld folgende Formel ein:

    =A3+21

    „A3“ steht für das ursprüngliche Datumsfeld, „+21“ für die Anzahl der zukünftigen Tage. Die Anzahl der Tage ist natürlich variabel und individuell anzupassen.

    Drücken Sie die [Enter]-Taste, um das zukünftige Datum anzuzeigen. 

    Möchten Sie aber lieber das Tagesdatum als Startpunkt nutzen, dann geben Sie einfach in eine freie Zelle die Formel „=Heute()+21“ ein.

  • PDF to Word: In drei Schritten PDF-Dateien online in Word-Dokumente konvertieren

    PDF-Dokumente sind gegen ungewollte Veränderung relativ gut geschützt. Dennoch ist es manchmal erforderlich, ein PDF-Dokument zu ändern. Die Bearbeitung solcher Dokumente setzt ein PDF-Bearbeitungsprogramm wie Adobe Acrobat oder Nitro PDF voraus. Die Preise für solche Programme schwanken sehr stark. Acrobat X Standard kostet online € 196,35, der Nitro PDF Professional dagegen nur € 99,99 und ist laut Angabe des Anbieters eine vollständige Alternative zu Adobe Acrobat. Ein PDF-Reader, der kostenlos im Web erhältlich ist, ermöglicht dagegen nur die Anzeige von PDF-Dokumenten. Wer also nur hin und wieder mal PDF-Dokumente ins Word-Format umwandelt, der ist mit dem kostenlosen Onlinedienst „PDFtoWord.com“ bestens bedient. Damit machen Sie aus PDF-Dateien Word-Dokumente.

    Aus PDFs Word-Dokumente machen

    Die Bedienung des Online-Formatwandlers ist wirklich sehr einfach. In nur drei Schritten ist die PDF-Datei hochgeladen und automatisch konvertiert. Dabei kann man zwischen zwei Formaten (.doc und .rtf) wählen. Die in Word umgewandelte Datei wird Ihnen nach ein paar Minuten per Email gesendet.

    Vorab ein kleiner Tipp: Wenn Ihr Spam-Filter sehr empfindlich ist, fügen Sie vorab die E-Mail-Adresse „no-reply@mail.pdftoword.com“ in die Whitelist ein, sonst könnte die E-Mail mit den Word-Dokument im Spamordner landen.

    Und so funktioniert es:

    1. Starten Sie Ihren Internet-Browser, und rufen Sie die Webseite „www.pdftoword.com“ auf.

    2. Geben Sie bei Schritt 1 den Speicherort der PDF-Datei an, oder klicken Sie auf den Button „Durchsuchen“, und navigieren Sie zum Speicherort der PDF-Datei.

    3. Im Schritt 2 geben Sie das Format vor, in das konvertiert werden soll. Sie haben die Wahl zwischen „.doc“ und „.rtf“, wobei das Word-Format „.doc“ schon voreingestellt ist.

    4. Im dritten Schritt geben Sie nur noch Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken auf die Schaltfläche „Konvertieren“.

    5.  Während des Hochlade-Prozesses darf der „Uploading“-Bildschirm nicht geschlossen werden.

    Nach dem Upload schließt sich der Bildschirm automatisch. Nach ein paar Minuten ist die konvertierte Datei in Ihrem E-Mail-Posteingang.

    Fazit: Auch wenn die konvertierte Word-Datei nicht hundertprozentig das gleiche Erscheinungsbild wie die Orginal-Datei aufweist, ist die Konvertierung doch sehr anständig durchgeführt worden. Die Formatierung ist auch sehr gut, da hier die komplette Palette an Formatierungs- und Layoutwerkzeugen zur Anwendung kamen. Das erleichtert die weitere Bearbeitung immens. Beim nachfolgenden Bild sehen Sie links die ursprüngliche PDF-Datei, rechts das umgewandelte Word-Dokument.

    Tipp: Natürlich können PDF-Dateien auch in das Excel-Format konvertiert werden. Dazu rufen Sie diese Webseite auf.

  • Microsoft Excel 2003/2007/2010: Wochentage und Wochenende zur besseren Übersicht farblich unterscheiden

    Jeder, der mit Excel schon mal Tabellen mit Datumsangaben wie zum Beispiel Schichtpläne oder Außendienst-Termine erstellt hat, weiß, dass für eine bessere Übersicht eine farbliche Markierung von Wochenenden sinnvoll ist. Nervig ist nur, dass man meistens den Kalender zur Hilfe nehmen muss, um die Zellen mit den Wochenenden manuell zu markieren. Dabei geht’s auch automatisch. Eine der wenig bekannten Formeln ist die Funktion „Wochenende()“. Damit können Sie  Samstage und Sonntage automatisch farblich hervorheben.

    Da diese bedingte Formatierung schon lange Bestandteil von Excel ist, funktioniert es mit allen Versionen. Folgende Schritte sind hierzu notwendig:

    1. Starten Sie Microsoft Excel, und rufen Sie die Tabelle mit den Datumsangaben auf.

    2. Markieren Sie alle Datumsangaben (in diesem Beispiel A1 bis A31), und wählen Sie in der Menüleiste „Format | Bedingte Formatierung“. Ab Version 2007 klicken Sie im Menüband auf „Start | Bedingte Formatierung“.

    3. Im Dialogfenster „Bedingte Formatierung“ ändern Sie unterhalb von „Bedingung 1“ den Eintrag auf „Formel ist“ und geben in das Textfeld rechts daneben die Formel „=wochentag(a1;2)>5“ ein. Bei Version 2007 und 2010 wählen Sie die Option „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“ und geben die Formel im darunterliegenden Bereich „Regelbeschreibung bearbeiten“ ein.

    Für die farbliche Unterscheidung der Wochenenden klicken Sie in diesem Fenster auf „Format“.

    4. Im folgenden Fenster „Zellen formatieren“ wählen Sie die Registerkarte „Muster“ und wählen die gewünschte Farbe aus. Bestätigen Sie die Änderung in beiden offenen Dialogfenstern mit „OK“.

    5. Die optische Unterscheidung wird sofort aktiv und die Wochenenden werden automatisch mit der ausgewählten Farbe markiert.

    Durch die „intelligente“ Datumserkennung werden die Wochenenden auch dann richtig erkannt, wenn der Monat mit einem Sonntag oder in der Mitte der Woche beginnt.

  • Word Unterstreichungen: Für eine bessere Hervorhebung Texte farbig unterstreichen und Leerzeichen nicht mit unstreichen

    Word – egal welche Version – nutzt zum Unterstreichen von Textpassagen immer die aktuelle Textfarbe. Leerzeichen werden außerdem auch immer unterstrichen. Um wichtige Textpassagen noch besser hervorheben zu können, bietet sich aber auch das farbige Unterstreichen an. Mit ein paar Klicks lassen sich die erforderlichen Texte in der gewünschten Farbe entsprechend unterstreichen.

    Texte andersfarbig unterstreichen

    Starten Sie Word und öffnen Sie das benötigte Dokument. Suchen Sie die Textpassage, die farbig unterstrichen werden soll und markieren diese.

    Klicken Sie dann in der Menüleiste auf „Format | Zeichen“. Bei den neueren Office-Versionen wie 2007/2010 klicken Sie im Menüband auf „Start“ und im Bereich „Schriftart“ auf den nach unten gerichteten Pfeil neben der Beschriftung.

    Im Dialogfenster „Zeichen“ wechseln Sie zur Registerkarte „Schrift“ und wählen im Drop-Down-Menü der Option „Unterstreichung“ das gewünschte Format aus. Mit der Einstellung „Nur Wörter“ werden die Leerzeichen nicht mit unterstrichen. Gleichzeitig wird die rechts daneben liegende Option „Farbe“ aktiviert.

    Klicken Sie nun auf die Option „Farbe“, wird die Farbpalette geöffnet, in der Sie nun die gewünschte Farbe aussuchen. Das Vorschau-Fenster zeigt, wie das Endergebnis aussehen wird.

    Um die Einstellungen in das Dokument zu übernehmen, bestätigen Sie mit „OK“.

    Hinweis: Diese Formatänderung ist nicht von Dauer und gilt nur für die soeben bearbeitete Textstelle. Wenn Sie weitere Textpassagen mit einer anderen Farbe als der Textfarbe unterstreichen möchten, müssen Sie diese Arbeitsschritte entsprechend oft wiederholen.

  • Microsoft Excel: Die Wochenenden aus Datumsreihen automatisch entfernen

    Bei Excel werden oft Datumsreihen für die verschiedensten Zwecke angelegt. Aber nicht immer benötigt man die komplette Sieben-Tage-Woche. Da fallen schon mal die Wochenenden weg. Excel hat aber für dieses Problem auch eine einfache Lösung. Nach dem automatischen Ausfüllen der Datumsreihe kann man mit zwei Klicks die Wochenenden auch automatisch entfernen.

    So wird´s gemacht:

    1. Starten Sie Excel und erstellen eine Datumsreihe. Hierzu geben Sie untereinander zwei aufeinander folgende Daten ein. In diesem Beispiel sind es der 10.06.2011 und 11.06.2011. Markieren Sie diese beiden Zellen und gehen mit dem Mauszeiger zu der rechten unteren Ecke der Markierung. Mit gedrückter, linker Maustaste ziehen Sie die Markierung nach Bedarf nach unten. Eine ausführliche Beschreibung der automatischen Erstellung von Datumsreihen können Sie hier nachlesen.

    Sollte die automatische Datumserkennung nicht funktionieren, überprüfen und ändern Sie das Format in den ersten beiden Zellen.

    2. Am Ende der Datumsreihe erscheint ein Smart-Tag (Aufklappmenü). Mit einem Linksklick öffnen Sie das Kontextmenü und wählen die Option „Wochentage ausfüllen“.

    Nun sind die Wochenenden automatisch entfernt und die Datumsreihe ist aktualisiert.

     

  • Microsoft Excel: Einfache Visualisierung von verschiedenen Werten in einer Tabelle

    Das Tabellenkalkulations-Programm „Microsoft Excel“ enthält bekanntlicher Weise viele verschiedene grafische Möglichkeiten. Mit diesen grafischen Darstellungen, wie zum Beispiel eines Torten- oder Balkendiagramms, lässt sich ein bildliches Verhältnis von Zahlenwerten visualisieren. Diese sind in der Erstellung jedoch ziemlich aufwendig eignen sich daher eher für Präsentationen bei Kunden oder Lieferanten. Für den internen Gebrauch kann man auch auf eine einfachere grafische Variante ausweichen. Da es sich nur um eine einfache Formel handelt, kann diese sehr schnell von jedem Mitarbeiter eingeben werden.

    Dies ist eine einfache Variante eines Balkendiagramms. Hierfür ist am besten der Groß-Buchstabe „I“ geeignet.

    So wird das „rudimentäre“ Balkendiagramm erstellt:

    1. Starten Sie Excel und öffnen oder erstellen Sie die gewünschte Tabelle. In diesem Beispiel ist es eine Tabelle mit Monatsumsätzen von Mitarbeitern.

    2. Klicken Sie in die nächste freie Zelle hinter dem ersten Wert. Geben Sie hier folgende Formel ein: =wiederholen(„I“;B2) und drücken die [Enter] Taste. „B2 steht hier für die erste Zelle mit dem Zahlenwert.

    3.  In der Zelle, in der gerade die Formel eingegeben wurde, erscheint nun ein Balkendiagramm. Klicken Sie nochmals in diese Zelle und kopieren die Formel mit Rechstklick und „kopieren“.

    4. Markieren Sie nun alle anderen Zellen, in denen das Balkendiagramm angezeigt werden soll und fügen die Formel mit einem Rechtsklick und „Einfügen“ ein. Drücken Sie [Enter] und die Balkendiagramme werden auch für diese Zellen angezeigt.

    Bitte beachten Sie, dass große Zahlen auch ein großes Balkendiagramm erzeugen. Es empfiehlt sich daher, mit Zehnerpotenzen zu arbeiten. Dabei werden die ursprünglichen Zahlen durch 10, 100 oder auch 1000 geteilt. Außerdem funktioniert diese Darstellung nicht mit Datumsangaben. 

  • Microsoft Excel: Zwei Wörter aus einer Zelle auf mehrere Zellen automatisch verteilen

    Wer mit Excel häufig Namenslisten wie zum Beispiel Lieferscheindaten oder Bestelldaten bearbeiten muss, kennt die Situation: Vor- und Nachnamen stehen in einer Zelle, die Sortierung nach Familienname ist dann oft nicht einfach. Wenn diese Daten nicht zu umfangreich sind, kann man die Namen schnell von Hand in eine Reihenfolge bringen. Doch oft sind 30, 40 oder mehr Namen zu sortieren. Hier besitzt Excel einen Textkonvertierungs-Assistenten, mit dem man mit ein paar Klicks die Vor- und Nachnamen auf zwei Zellen verteilen kann. Das spart jede Menge Arbeitsaufwand und auch -zeit.

    So formatieren Sie die Namensliste um:

    1. Starten Sie Microsoft Excel und wählen die zu bearbeitende Namensliste aus.

    2.  Fügen Sie rechts neben der Namensspalte eine weitere Spalte ein, sollte diese schon belegt sein. Danach markieren Sie die komplette Spalte mit den Namen.

    3. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Daten“ und im Kontextmenü auf „Text in Spalten“.

    4. Im „Textkonvertierungs-Assistent“ wählen Sie den Punkt „Getrennt“ und klicken auf „Weiter“.

    5. Wählen Sie nun das passende Trennzeichen aus, in diesem Beispiel ist es das „Leerzeichen“ und bestätigen die Einstellungen mit „Weiter“.

    6.  Im letzten Schritt können Sie noch bei Bedarf das Datenformat der Spalten ändern. Im Datenvorschau-Fenster wird Ihnen das Ergebnis der Textbearbeitung angezeigt. Mit dem Klick auf „Fertigstellen“ wird die Liste der Vor- und Nachnamen auf zwei Spalten aufgeteilt.

  • Outlook: Internet-, MSN- und CompuServe-Mails im Microsoft Exchange Rich-Text-Format verschicken

    Die E-Mail ist tot, es lebe die E-Mail. Die Zeiten, in der eine E-Mail lediglich aus einer einfachen Botschaft im Textformat bestand, sind vorbei. Spätestens seit Outlook sind E-Mails viel mehr als nur reine Textnachrichten. So können Sie Ihre E-Mails nicht nur optisch ansprechend gestalten, sondern auch Umfragen durchführen, per E-Mail Aufgaben übertragen und Besprechungen einberufen, verschickte E-Mails wieder zurückrufen oder Nachrichten kennzeichnen.

    Das Zauberwort für die neue Vielfalt heißt: Rich Text Format. Um die neuen Funktionen nutzen zu können, müssen die elektronischen Nachrichten im Microsoft Exchange Rich Text Format (RTF) verschickt und wieder empfangen werden. Und genau da liegt der Hase im Pfeffer: Gehen die Nachrichten beispielsweise nicht im RTF-, sondern im einfachen ASCII-Textformat auf die Reise, oder kann der Empfänger das RTF-Format nicht lesen, sind alle Mühen umsonst; die Nachricht erscheint lediglich als simpler Text.

    Rich Text Format aktivieren

    Um sicherzustellen, daß Ihre Nachrichten auch tatsächlich als „reicher Text“ den Postausgang verlassen, sollten Sie einen Blick auf die Empfänger-Adresse und die Sendeoptionen werfen; das gilt vor allem für Internet-Mail-Adressen. Das Nachrichtenformat – RTF oder ASCII – können Sie bereits bei der Eingabe einer E-Mail-Adresse festlegen. Wenn Sie beispielsweise im Kontakt-Register eine neue Internet-Adresse eingeben, ist das Rich-Text-Format zunächst deaktiviert. Klicken Sie daher im Kontaktfenster mit der rechten Maustaste auf die neu eingegebene E-Mail-Adresse, und wählen Sie den Befehl „Eigenschaften“. Kreuzen Sie im nachfolgenden Dialogfenster das Kontrollkästchen „An diese Adresse immer im Rich Text Format (RTF) senden “ an. Gleiches gilt, wenn Sie im persönlichen Adreßbuch eine Internet-Mail-Adresse eingeben. Auch hier sollten Sie darauf achten, daß das RTF-Kontrollkästchen aktiviert ist.

    Sofern es sich um eine Internet-Adresse handelt, können Sie das Nachrichtenformat auch beim Verfassen einer neuen Nachricht überprüfen. Klicken Sie hierzu im Feld „An“ mit der rechten Maustaste auf die eingegebene Empfänger-Adresse, und wählen Sie den Befehl „Eigenschaften“. Handelt es sich dabei um eine Adresse aus dem persönlichen Adreßbuch, landen Sie direkt im Eigenschaftsfenster des Empfängers und können das RTF-Format ein- bzw. ausschalten. Stammt die E-Mail-Adresse jedoch aus dem Kontakt-Register von Outlook, müssen Sie im Kontaktfenster erneut mit der rechten Maustaste auf die E-Mail-Adresse klicken, um in das Eigenschaftsfensters zu gelangen.

    MSN und CompuServe

    Auch bei CompuServe-Nachrichten haben Sie die Wahl zwischen dem RTF- und dem ASCII-Format. Allerdings legen Sie das Format nicht für jede einzelne E-Mail-Adresse fest, sondern bestimmen es global bzw. separat für jede einzelne Nachricht.

    Sofern Sie den CompuServe-Mail-Client für Exchange/Outlook installiert haben, können Sie Outlook anweisen, alle CompuServe-Nachrichten standardmäßig im RTF-Format zu verschicken. Rufen Sie hierzu den Menübefehl „Extras -> Dienste“ auf, markieren Sie den Informationsdienst „CompuServe Mail“, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Eigenschaften“. Wechseln Sie anschließend in das Register „Default Send Options“, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Send using Microsoft Exchange richt-text format“. Ab sofort gehen alle CompuServe-Nachrichten im RTF-Format auf die Reise.

    Alternativ zur globalen Einstellungen können Sie das Format auch für jede einzelne Mail festlegen. Rufen Sie hierzu im Nachrichtenfenster der neuen Mail den Befehl „Datei -> Eigenschaften“ auf, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Sendeoptionen“. Im Register „CompuServe Mail – Message Options“ bestimmen Sie über das Kontrollkästchen „Send using Microsoft Exchange richt-text format“, ob Sie die Nachricht im Richt-Text- oder im einfachen ASCII-Format verschicken möchten.

    Die wenigsten Sorgen brauchen Sie sich übrigens beim Microsoft Network (MSN) zu machen. Wenn Sie eine Nachricht via MSN verschicken, geht die E-Mail automatisch im Rich Text Format auf die Reise.