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Google Docs: Mit der Funktion „Format übertragen“ Texte gleichmäßig formatieren

Aus Word oder dem OpenOfficeWriter kennt man ja schon das Problem ungleichmäßig formatierter Textpassagen. Die Ursachen sind meist versehentlich geänderte Schriftgrößen, -farben, Fettschrift oder einfach nur das Einfügen von Texten anderer Dateien. Egal welcher Grund auch vorliegt, mit der Pinselschaltfläche von Word oder dem OpenOfficeWriter lässt sich das richtige Format einfach auf die anderen Textstellen übertragen. Diese Funktion ist aber auch in Google Docs vorhanden und funktioniert genauso wie die in den Konkurrenzprodukten.

Öffne die betreffende Textdatei in Google Docs und markiere die Textstelle deren Format übertragen werden soll. Dann klickst du auf den Button mit der Farbrolle oben links in der Bearbeitungsleiste.

google-docs-format-einheitlich-uebertragen-office-word-openofficewriter-farbrolle-pinsel-funktion

Markiere nun den Text der die neue Formatierung erhalten soll. Die Übertragung des neuen Formats erfolgt automatisch, sobald du die Maustaste nach dem Markierungsvorgang wieder los lässt.

button-google-docs-tabellen-format-andere-texte-angleichen-uebertragen-markieren-absatz-passage

Diese Funktion kannst du in Google Tabellen ebenfalls anwenden.

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Microsoft Word: Mit dem Folgeformat für Formatvorlagen noch mehr Formatierungs-Tätigkeiten einsparen

Formatvorlagen bei Textverarbeitungsprogrammen sind schon eine tolle Sache. Konsequent angewandt, sorgen sie für ein einheitliches und angenehmes Aussehen von Schriftstücken. Meist wird dabei erst der Text erstellt und dann die Formatierungen für Überschriften und Absätze vorgenommen. Diese Formatierungsschritte können mit wenig Aufwand noch etwas optimiert werden.

Im Word-Menüband, im Register Start, kann man über die Schaltflächen Formatvorlagen schnell die Formate wechseln.

word-format-vorlage-button-leiste-start-konfigurieren-nachfolgeformat-einstellen

 

Ein Beispiel: Du wählst die Formatvorlage Überschrift, um einen Absatz entsprechend anzukündigen. Nach Betätigung der Eingabetaste wechselt Word automatisch wieder zurück in das Format Standard. Ist dieses aber nicht das richtige Layout, dann muss der Text dieses Absatzes nachträglich umformatiert werden. Dies kann man mit der Einrichtung eines Nachfolgeformats verhindern.

Die erforderliche Konfiguration der Schaltflächen Formatvorlagen ist mit wenigen Mausklicks schnell erledigt.

Öffne mit eine Rechtsklick das Kontextmenü der zu verwendenden Formatvorlage und wähle Ändern aus.

formatvorlage-kontext-menue-eintrag-aendern-nachfolgeformat-festlegen-optimieren-layout-dokument-word

Im Dialogfenster Formatvorlage ändern wählst du im Aufklappmenü der Option Formatvorlage für folgenden Absatz die passende Einstellung aus.

absatz-formatvorlage-anpassen-aendern-aufklappmenue-drop-down-naechster-confirm-word-folgeformat

Bestätige die neuen Einstellungen abschließend mit OK, damit die Änderungen gespeichert werden.

Die angepasste Formatvorlage ist nun einsatzbereit. Durch die Bestätigung mit der Taste [Enter] aktiviert sich das Folgeformat automatisch und du kannst mit der Eingabe deines Textes ohne Nachbearbeitung fortfahren.

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Microsoft Office: Word-Dateien abspecken und so Speicherplatz sparen

Word-Dokumente werden durch häufiges Zwischenspeichern immer größer, da  alle Versionen des Dokumentes im Hintergrund gespeichert werden. Gerade bei Netbooks und Notebooks ist Speicherplatz aber sehr wertvoll. Speziell bei großen Word-Dateien wie zum Beispiel Buch-Manuskripten, Diplomarbeiten und Gutachten lohnt es sich, diesen überflüssigen Ballast loszuwerden.

Um Word-Dokumente möglichst klein zu halten, müssen die Änderungen wie folgt vorgenommen werden:

1. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras | Optionen…“.

2. Wählen Sie die Registerkarte „Speichern“ und deaktivieren Sie die folgenden Optionen:

  • „Schnellspeicherung zulassen“
  • „TrueType-Schriftarten einbetten“
  • „Sprachspezifische Dateien einbetten“
  • „Smarttags einbetten“

3. Dann wechseln Sie zur Registerkarte „Bearbeiten“ und schalten die Option „Formatierung mitverfolgen“ aus.

4. Die Änderungen speichern Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche „OK“.

5. Wechseln Sie nun in der Menüleiste zu „Extras | AutoKorrektur-Optionen..“ und wählen die Registerkarte „AutoFormat“. Hier deaktivieren Sie unter „Beibehalten“ den Punkt „Formatvorlagen“.

6. Nun wählen Sie das Register „AutoFormat während der Eingabe“ und löschen den Haken beim Eintrag „Formatvorlagen basierend auf Formatierung definieren“. Bestätigen Sie die Änderungen mit „OK“.

7. Im Menü „Datei | Versionen…“ löschen Sie alle alten Versionen des Dokumentes und deaktivieren die Option „Versionen automatisch speichern“. Danach schließen Sie dieses Fenster.

8. Nun speichern Sie das Dokument und schließen die Datei.

9. Öffnen Sie erneut das Dokument, kopieren den kompletten Text und fügen ihn in ein neues, leeres Dokument ein.

Beachten Sie, das die letzte Absatzmarkierung des Orginaldokumentes nicht mitkopiert wird. Das neue Dokument ist nun viel kleiner und auch nach weiteren Bearbeitungen benötigt es nicht mehr so viel Speicherplatz.