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Hardware & Software Office Word

Microsoft Word: Textdateien alter Versionen unverändert öffnen

Seit Word Version 2007 werden andere Standardformate verwendet. Zum Beispiel wurde in älteren Word-Versionen die Schriftart „Times New Roman“ verwendet. Seit Word 2007 ist es dagegen „Calibri“. Beim Öffnen alter Word-Dateien kann es daher vorkommen, das die alte Formatierung automatisch angepasst wird und das unerwünschte Folgen mit sich bringt. Mit ein paar Klicks kann man in Word aber sicherstellen, dass alte Formate übernommen und nicht automatisch geändert werden.

Starten Sie Word und klicken im Register „Start“ unter den „Formatvorlagen“ auf „Formatvorlagen ändern | Formatvorlagensatz“. Im Kontextmenü wählen Sie dann die Option „Traditionell“ oder „Word 2003“ aus.

Bei Word 2010 befinden sich diese Optionen bei „Stil-Set“.

Ab sofort werden Dokumente mit älteren Formaten nicht mehr automatisch geändert.

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Hardware & Software Word

Microsoft Word: Alle Textstellen mit gleicher Formatierung auf einmal finden

Bei der Erstellung von längeren Texten werden verschiedene Textpassagen mit einer Formatierung versehen, um sie besonders hervorzuheben. Beispielsweise kann man einen Kursivdruck verwenden um ein Gespräch oder eine Anrede zu kennzeichnen. Für eine spätere Kontrolle kann man sich seit Word Version 2007 alle Textstellen eines Dokuments mit gleicher Formatierung anzeigen lassen.

Um die Textstellen eines Dokuments mit gleichem Format zu finden, klicken Sie im register „Start“ als erstes auf den kleinen Pfeil im Bereich „Formatvorlagen“.

Dadurch öffnet sich das Übersichtsfenster der „Formatvorlagen“. Klicken Sie nun im Dokument auf eine Formatierung dessen Textstellen angezeigt werden sollen. Das entsprechende Format wird im Übersichtsfenster blau umrandet dargestellt.

Um nun alle Stellen gleicher Formatierung zu finden, fahren Sie mit dem Mauszeiger auf die blau umrandete Formatierung im Übersichtsfenster. Mit der dort angezeigten Dreiecks-Schaltfläche öffnen Sie das Kontextmenü und wählen die Option „Alle Instanzen von … markieren“.

Im Word-Dokument werden nun alle Textstellen mit gleicher Formatierung markiert und können nun schnell und einfach kontrolliert werden.

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Hardware & Software Word

Word Stile und Formatvorlagen: Fertige Stil-Sets für das Layout nutzen

Um ein einheitliches Layout in Word-Dokumenten zu erreichen, bietet sich die Nutzung von Formatvorlagen an. Bei den älteren Word-Versionen war es jedoch nicht immer möglich, mal schnell das generelle Layout zu verändern. Vor allem die Standardschrift oder die Formatierung der Überschriften ließ sich nicht auf die schnell ändern. Sie hatten dabei nur die Möglichkeit, entweder die aktuellen Formatvorlagen anzupassen oder dem Dokument eine bestimmte Vorlage zuzuweisen. In jedem Falle sind hierfür mehrere Mausklicks erforderlich. In den neueren Word-Versionen ist dies jedoch mit den neuen „Stil-Sets“ überhaupt kein Problem mehr. Bei Word 2007 wurden diese als „Formatvorlagensätze“ bezeichnet. Die „Stil-Sets“ ermöglichen Ihnen Formatvorlagen quasi auf Knopfdruck zu ändern und anzupassen.

Stil-Sets für professionelle Layouts einsetzen

Öffnen Sie hierzu ein Word-Dokument, indem Sie neben der Standardvorlage noch weitere Formatvorlagen wie „Überschrift 1“ oder „Listenabsatz“ verwendet haben. Gehen Sie dann zum Register „Start“ und klicken Sie hier auf „Formatvorlagen ändern“. Sie finden diesen in der Gruppe „Formatvorlagen“. Nutzen Sie Word 2010, klicken Sie auf „Stil-Set“. Für Word 2007 lautet die Auswahl „Formatvorlagensätze“. Um die zur Verfügung stehenden Stil-Sets zu betrachten, fahren Sie einfach mit der Maus über die aufgelisteten Stil-Sets wie „Ausgefallen“, „Elegant“ oder „Einfach“. Sie sehen dann sofort eine Vorschau, wie das Dokument mit dem jeweiligen Stil-Set aussehen würde. Wenn Ihnen ein bestimmtes Set gefällt, können Sie dieses einfach per Klick mit der Maus aktivieren.

Neben der Auswahl eines vorgegebenen Stil-Sets können sie auch eigene Sets entwickeln. Dies lässt sich mit Word schnell und einfach erledigen. Legen Sie hierzu einfach eine Wordvorlage als „DOTX-Datei“ an. In dieser passen Sie dann die vorgegebenen Standardformatvorlagen an Ihre persönliche Wünsche für das Layout an. Nachdem Sie alle Änderungen durchgeführt haben, müssen Sie die Vorlage nur noch abspeichern. Damit Sie auch jederzeit darauf zugreifen können, ist es wichtig, die Vorlage in dem Ordner

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zu speichern. Anschließend können Sie neue Dokumente mit einem Klick an das erstellte Stil-Set anpassen.

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Hardware & Software Office Word

Word 2007 und 2010: Das unberechtigte Ändern Ihrer Dokumentenformate verhindern

Oft werden Word-Dokumente, die von mehreren Personen bearbeitet werden, in ihrem Aussehen verändert. Dies ist besonders dann ärgerlich, wenn es sich um offizielle Geschäftspost handelt. Im Nachhinein erfordert es unnötige Mehrarbeit, das erforderliche Layout wieder herzustellen. Mit ein paar Einstellungen lassen sich aber solche Formatierungen vor unberechtigten Veränderungen schützen.

Ändern verboten

Um Änderungen an Formatierungen zu verhindern, klicken Sie im geöffneten Word-Dokument auf den kleinen Pfeil rechts im Aufgabenbereich der „Formatvorlagen“.

Im neuen Fenster „Formatvorlagen“ klicken Sie unten auf die Symbolschaltfläche „Formatvorlagen verwalten“.

Im Register „Einschränken“ wählen Sie zunächst alle Formatvorlagen mit der Schaltfläche „Alle auswählen“ aus und sperren sie mit dem Button „Einschränken“.

Anschließend wählen Sie die Formatvorlagen aus, die verändert werden dürfen und aktivieren sie wieder mit dem Button „Zulassen“. Wenn mehrere Vorlagen aktiviert werden sollen, können Sie diese mit gedrückter [Strg]-Taste und Linksklick auswählen und alle auf einmal aktivieren.

Abschließend aktivieren Sie die Option „Nur zulässige Formatvorlagen“ und bestätigen alle Änderungen mit „OK“.

Tipp: Möchten Sie das Überschreiben durch automatische Formatierungen zulassen, zum Beispiel für Hyperlinks, dann aktivieren Sie noch die Option „Überschreiben der Formatierung durch AutoFormat zulassen“.

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Excel Hardware & Software

Excel 2007/2010: Jede zweite Zeile andersfarbig darstellen – Farbwechsel jede zweite Zeile

Je länger und breiter eine Tabelle wird, umso schwieriger wird es, beim Lesen in der jeweiligen Zeile zu bleiben. Damit das Auge beim Lesen nicht „verrutscht“, sollten große Tabellen zweifarbig dargestellt werden. Da bei jeder zweiten Zeile die Farbe wechselt, bleiben auch Riesentabellen leicht lesbar.

Farbwechsel jede zweite Zeile

Das farbige Formatieren jeder zweiten Zelle musste bei früheren Excel-Versionen umständlich per Formel erledigt werden. Ab Excel 2007 geht’s einfacher. Hier reicht es, im Menüband „Start“ im Bereich „Formatvorlagen“ auf „Als Tabelle formatieren“ zu klicken. Im Auswahlfenster das gewünschte Format aussuchen, zum Beispiel „Hell 16“, und im letzten Schritt den Zellbereich markieren, der farbig markiert werden soll.

Das Häkchen bei „Tabelle hat Überschriften“ sorgt zusätzlich dafür, dass die Spaltenüberschriften fixiert werden und nicht mitscrollen. Über die Pfeile in den fixierten Spaltenüberschriften erhalten Sie auch gleich eine praktische Sortierfunktion.

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