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Das müssen Sie bei der neuen Umsatzsteuer-Voranmeldung beachten

Wenn Sie selbstständig sind, dürften Sie mit dem Thema Umsatzsteuer-Voranmeldung nur zu gut vertraut sein. Als selbstständiger Unternehmer müssen Sie sich nicht nur beim Finanzamt anmelden, sondern auch vorab Angaben zur Umsatzsteuer machen. In den ersten beiden Jahren der Unternehmensgeschichte muss diese Umsatzsteuer-Voranmeldung sogar jeden Monat durchgeführt werden. Neue Regeln dazu sind bereits im Kommen.

Die neuen Regeln der Umsatzsteuer-Voranmeldung im Überblick

Wenn Ihre Umsatzsteuer im letzten Jahr in einem Bereich von 1.000 Euro bis 7.500 Euros lag, müssen Sie die Umsatzsteuer-Anmeldung auch künftig nur einmal alle vier Monate abgeben. Liegt Ihre Umsatzsteuer jedoch über diesem Bereich, so ist die monatliche Abgabe verpflichtend. Diese Regel hat nach wie vor Bestand.

Geändert haben sich jedoch die Vorschriften zum Thema Befreiung. Waren Sie als Selbstständiger oder Unternehmer im vorrausgegangen Kalenderjahr zu einer Zahlung von unter 1.000 Euro Umsatzsteuer verpflichtet, so können Sie sich befreien lassen und müssen die Umsatzsteuer-Voranmeldung nicht mehr leisten. Ausgeschlossen von dieser Regelung sind Sie in den ersten zwei Jahren Ihrer Unternehmensgründung.

Finanzamt – wann kann es den Befreiungsantrag ablehnen?

In Einzelfällen ist das Finanzamt dazu berechtigt, den Antrag auf eine derartige Befreiung abzulehnen. Genau zu diesen Einzelfällen gab es jüngst Änderungen, die vom Bundesfinanzministerium bekannt gegeben wurden. Insgesamt existieren drei Gründe für eine Ablehnung der Umsatzsteuer-Befreiung. Sollte sich einerseits die Struktur Ihres Unternehmens nachhaltig geändert haben, so können Sie nicht von der Befreiung profitieren. Gleiches gilt, wenn Ihr Steueranspruch als gefährdet erscheinen sollte. Gibt es andererseits nachvollziehbare Gründe, warum im aktuellen Jahr deutlich höhere Steuern zu erwarten sind als im Vorjahr, so sind diese für das Finanzamt ein stichhaltiges Argument dafür, Ihren Antrag auf Befreiung ebenfalls abzulehnen.

Weitere Informationen zur Umsatzsteuer, zur Umsatzsteuervoranmeldung und was Sie beachten sollten, finden Sie in Fachbüchern, etwa den Umsatzsteuer-Fachbüchern bei Amazon. Falls Sie sich als Freiberufler selbständig machen möchten, ist folgendes Buch empfehlenswert: Praxisbuch für Freiberufler: Alles, was Sie wissen müssen, um erfolgreich zu sein.

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Arbeitszeiten ganz einfach mit Outlook erfassen

In den Office Produkten von Microsoft sind oft übersehene aber hilfreiche Funktionen vorhanden, die man meistens auf den ersten Blick nicht erkennt, ohne die ganze Bedienungsanleitung zu lesen. Bei Outlook zum Beispiel, ist eine dieser hilfreichen Funktionen die Arbeitszeit-Erfassung.

Gerade Freiberufler denken oftmals nicht daran, wenn sie für mehrere Kunden an Projekten arbeiten, ihre Arbeitszeiten zu dokumentieren. Auch Angestellte können so ihre Arbeitszeiten aufzeichnen und die Angaben mit der firmeneigenen Zeiterfassung kontrollieren. Im Nachhinein Arbeitszeiten zu rekonstruieren ist dann sehr schwierig und zeitaufwendig. Etliche Buchhaltungsprogramme besitzen solch eine Funktion. Der Nachteil: sie kosten Geld. Aber warum Geld ausgeben, wenn diese Funktionen ohnehin in vorhandener Software integriert sind?  Bei Outlook ist es ein kostenloses Bestandteil und dazu noch einfach zu bedienen.

So nutzen Sie die Zeiterfassung:

1. Starten Sie Outlook und wechseln zum Ordner „Kontakte“.

2. Suchen Sie den Namenseintrag für den Sie jetzt arbeiten wollen und wählen ihn mit einem Rechtsklick aus.

3. Im Kontextmenü klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Befehl „Neuer Journaleintrag für Kontakt“. Bei Outlook 2007 heißt der Befehl „Erstellen | Neuer Journaleintrag für Kontakt“.

4. In dem neuen Fenster können Sie jetzt im Textfeld „Betreff“ eine Kurzbeschreibung der folgenden Tätigkeiten eingeben.

5. Im darunter liegenden Textfeld „Eintragstyp“ klassifizieren Sie Ihre Tätigkeit. Beispielsweise als „Telefonanruf“, „Besprechung“ oder „Brief“.

6. Im unteren, großen Textfeld können Sie nun eine detaillierte Aufgabenbeschreibung erstellen.

7. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Zeitmessung beginnen“ starten Sie die Aufzeichnung. Im Feld „Dauer“ können Sie die Zeitspanne ablesen. Die Zeitmessung beenden Sie mit dem Klick auf „Zeitmessung anhalten“. Jetzt nur noch auf „Speichern und Schließen“ klicken und die Zeiterfassung wird unter dem Namenseintrag im Kontakte-Ordner abgespeichert.

8. Für die spätere Rechnungserstellung oder für die Arbeitszeitkontrolle öffnen Sie wieder den Ordner „Kontakte“, dann den entsprechenden Namenseintrag mit einem Doppelklick.

9. Öffnen Sie die Registerkarte „Aktivitäten“. Ab Version 2007 nutzen Sie die Funktionsleiste auf der Registerseite „Kontakt“. Im Bereich „Anzeigen“ klicken Sie auf „Aktivitäten“. Nun werden hier alle dokumentierten Tätigkeiten angezeigt und Sie können die Angaben für die Kontrolle oder zur Rechnungserstellung nutzen.

Es  kann sein, dass in der Standardansicht die Gesamtdauer nicht angezeigt wird. Um zu vermeiden, dass Sie jeden Journaleintrag öffnen müssen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Überschriften und öffnen den Programmpunkt „Feldauswahl“. In der Kombinationsbox wählen Sie „Alle Journalfelder“ und ziehen das Feld „Dauer“ mit Drag & Drop in die Überschriftenzeile. Danach schließen Sie die Kombinationsbox „Feldauswahl“ mit der Systemschaltfläche.

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