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Word Online: Kopfzeile nur für die erste Seite eingeben
Du verwendest die Textverarbeitung von Office 365 (Word Online) und möchtest nur auf der ersten Seite deines Dokuments eine Kopfzeile einrichten? Kein Problem!
Öffne das betreffende Dokument, klicke in der Menüleiste auf Einfügen, und dann auf die Schaltfläche Kopf- und Fußzeile. Im Aufklappmenü der Optionen wählst du den Befehl Erste Seite anders aus.
Word startet nun die Registerkarte Erste Seite, in dem du nun den gewünschten Kopfzeilen-Text eintippst. Das Register Restliche Seiten kann ignoriert werden, da die Kopfzeile nur auf der ersten Seite erscheinen soll.
Anschließend lässt sich das geänderte Dokument mit den üblichen Print-Befehlen ausdrucken.
Ähnlich funktioniert dieser Tipp auch mit den anderen Word-Versionen.
Google Chrome: Heruntergeladene Dateien ganz bequem per „Drag and Drop“ im Zielordner ablegen
Aus dem Web heruntergeladene Daten werden normalerweise im Ordner „Downloads“ oder im temporären Ordner des verwendeten Browsers abgelegt. In den Download-Dialogfenstern ist es zwar möglich vor dem Herunterladen das Zielverzeichnis auszuwählen, ist aber bei mehreren, gleichzeitig stattfindenden Downloads zu zeitaufwendig. Einfacher ist es dann, die Dateien aus dem Download-Verzeichnis direkt per „Drag & Drop“ in das Zielverzeichnis zu kopieren.
Mit Google Chrome lässt sich das direkt aus dem Download-Ordner des Browsers erledigen. Nachdem Sie alle Dateien mit Chrome heruntergeladen haben, verkleinern Sie das Browserfenster auf mittlere Größe und öffnen zusätzlich den Windows-Explorer mit dem Zielordner.
In der Fußzeile des Browsers befinden sich zwei Schaltflächen. Auf der linken Seite eine mit dem zuletzt heruntergeladenen Dateinamen und rechts die Schaltfläche „Alle Downloads anzeigen“.
Möchten Sie nur den letzten Download in die Zieldatei verschieben, dann klicken Sie auf die linke Schaltfläche und ziehen sie mit gedrückter, linker Maustaste rechts in das Zielverzeichnis des Windows-Explorer.
Mit dem Button „Alle Downloads anzeigen“ gelangen Sie zur kompletten Download-Liste. Hier können Sie jetzt nacheinander alle heruntergeladenen Dateien in den zugehörigen Zielordner kopieren.
Nachdem alle Downloads ihren Bestimmungsort erreicht haben, können sie aus dem Download-Fenster des Chrome Browsers mit dem Befehl „Alle löschen“ entfernt werden.
Microsoft Word: Neue Kapitel bei beidseitigem Druck auf der Vorderseite eines Blattes beginnen
Bei umfangreichen Word-Dokumenten wie Aufsätzen, Manuskripten und Dissertationen macht es einen besseren Eindruck, wenn ein neues Kapitel auf der Vorderseite eines Blattes beginnt. Da es aber auch vorkommt, dass ein vorheriges Kapitel auf einer Vorderseite endet, muss eine leere Seite im Dokument eingefügt werden. Das Beste ist, Sie lassen es Word automatisch einfügen. So stellen Sie auch sicher, dass bei späteren Textänderungen das Dokument dynamisch angepasst wird und das neue Kapitel immer auf der ungeraden Seitenzahl der Vorderseite beginnt.
Setzen Sie als erstes den Cursor vor das erste Zeichen der Kapitelüberschrift. Bei Word 2003 und 2007/2010 sind die weiteren Schritte unterschiedlich.
Word 2003
Klicken Sie in der Menüleiste auf „Einfügen | Manueller Umbruch“ beziehungsweise „Einfügen | Manueller Wechsel“.
Im Dialogfenster „Manueller Umbruch“ aktivieren Sie die Option „Ungerade Seite“ und bestätigen die Änderung mit dem Button „OK“.
Word 2007 und 2010
Wählen Sie in der Multifunktionsleiste das Register „Seitenlayout“, und klicken Sie im Bereich „Seite einrichten“ auf „Umbrüche“. Im Untermenü bei „Abschnittsumbrüche“ entscheiden Sie sich für den Eintrag „Ungerade Seite“.
Auf diese Weise eingefügte Leerseiten sind tatsächlich leer; sie enthalten nicht mal Kopf- oder Fußzeilen.
Outlook Signaturen: Auch beim Antworten und Weiterleiten automatisch die Signatur einfügen
In E-Mails gehört eine Signatur zum guten Ton. Hier stehen die Schlussformel, die Grüße und alle wichtigen Kontaktdaten. Und damit Sie die Fußzeile nicht jedes Mal aufs Neue eingeben müssen, fügt Outlook sie auf Wunsch automatisch ein. Aber nur bei neuen E-Mails. Antworten Sie hingegen auf eine E-Mail, fehlt die Signatur. Das lässt sich ändern.
Automatische Signaturen auch beim Antworten und Weiterleiten
Wenn Sie die Signatur in allen E-Mails – also auch beim Antworten – automatisch einfügen möchten, müssen Sie folgende Konfigurationsänderung vornehmen:
1. Falls noch nicht geschehen, legen Sie zuerst die gewünschten Signatur an, die ans Ende der E-Mails und Antworten erscheinen soll. Wie das geht, steht im Tipp „Signatur je nach Konto automatisch einfügen„.
2. Anschließend klicken Sie auf „Datei“ und „Optionen“.
3. Wechseln Sie in den Bereich „E-Mail“, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Signaturen“.
4. Verwenden Sie mehrere E-Mail-Konten, wählen Sie im Feld „E-Mail-Konto“ das gewünschte Konto aus.
5. In den Feldern darunter legen Sie fest, ob und welche Signaturen bei neuen E-Mails und beim Antworten oder Weiterleiten verwendet werden sollen.
Idealerweise legen Sie gleich zwei verschiedene Signaturen an: eine ausführliche Signatur für neue E-Mails, damit neue Kontakte sofort alle wichtigen Kontaktdaten erhalten. Und eine zweite informellere Variante zum Antworten, die zum Beispiel lediglich die Schlussformel enthält. Die komplette Signatur in der Langversion ist beim Antworten meist überflüssig und Platzverschwendung, da der jeweilige E-Mail-Partner ja bereits bei der ersten E-Mail die komplette Signatur erhalten hat.
6. Sobald Sie das Konfigurationsfenster mit OK schließen, ist die neue Einstellung sofort aktiv. Zusätzlich zu neuen E-Mails versieht Outlook jetzt auch alle Antworten und weitergeleiteten Mails mit der passenden Signatur.
Word: Seitenzahlen generell am äußeren Rand anzeigen
Für den Fall, dass Sie Seiten beidseitig bedrucken möchte, ist es sinnvoll, wenn die Seitenzahlen immer in der Fußzeile am äußeren Rand erscheinen. Dies wäre dann auf Seite 1 unten rechts, auf Seite 2 unten links usw. In allen Word Versionen vor 2007 war dies relativ einfach über „Einfügen | Seitenzahlen“ und der Auswahl der entsprechenden Ausrichtung möglich. Diese Option ist mit der Version 2007 leider weggefallen. Es gibt jedoch einen kleinen Trick, mit dem Sie auch in Word 2007 bzw. 2010 die Seitenzahlen entsprechend platzieren können.
Fußzeile bearbeiten
Bewegen Sie den Cursor hierfür zunächst in die Fußzeile. Wählen Sie hierfür den Befehl „Einfügen | Fußzeile | Fußzeile bearbeiten“ aus.
Um die Seitenzahlen entsprechend auszurichten, legen Sie nun für die geraden und ungeraden Seitenzahlen unterschiedliche Fußzeilen an. Aktivieren Sie hierzu als Erstes im Register „Entwurf“ unter der Gruppe „Optionen“ die Option für unterschiedliche Fußzeilen bei geraden und ungeraden Seiten („Untersch. gerade ungerade Seiten“). Sie sehen nun über der Fußzeile den Hinweis, ob diese für gerade oder ungerade Seiten gilt. Mit einem Klick auf die Symbole „Vorherige“ bzw. „Nächste“ können Sie zwischen den Fußzeilen wechseln. Sie finden diese in der Gruppe „Navigation“ des Registers „Entwurf“.
Auf ungeraden Seiten richten Sie die Seitenzahlen nun rechtsbündig aus oder geben Sie mit der Taste „Tab“ auf die rechte Seite. Fügen Sie nun an der betreffenden Stelle eine einfache Seitenzahl ein. Dies funktioniert über den Befehl „Entwurf | Kopf- und Fußzeile | Seitenzahlen | Einfache Seitenzahl“. Ist dies erledigt, wählen Sie anschließend zur Fußzeile für die geraden Seiten. Auf diesen Seiten soll die Seitenzahl linksbündig erscheinen. Da sich der Cursor bereits standardmäßig an dieser Stelle befindet, können Sie einfach wie bereits beschrieben eine einfache Seitenzahl einfügen. Sie haben nun die Möglichkeit, über einen Blick auf die Seitenansicht zu prüfen, ob alle Änderungen wie gewünscht durchgeführt worden sind.
Microsoft Word: Automatische Seitenzahlen erst ab einer späteren Seite starten lassen
Bei umfangreichen Dokumenten wird normalerweise die automatische Seitennummerierung eingesetzt, die ab der ersten Seite startet. Bestimmte Formate, wie beispielsweise Dissertationen und Manuskripte starten oft mit einer Einleitung, Vorwort und einer Gliederung. Soll aus diesem Grund die Seitennummerierung erst später starten (z. B. ab Seite 4, mit Seitenzahl 4), dann ist die Standardnummerierung nicht praktikabel. Word bietet aber eine Lösung an, mit der dieses Problem gelöst werden kann.
Diese Art der Seitennummerierung ist seit Word 2003 möglich, die Arbeitsschritte sind gegenüber den Versionen 2007/2010 etwas unterschiedlich.
Word 2003
Starten Sie Word und rufen Sie die gewünschte Datei auf. Setzen Sie den Cursor an den Anfang der ersten Zeile der Seite ab der die Nummerierung starten soll. Anschließend klicken Sie in der Menüleiste auf „Einfügen | Manueller Umbruch“.
Im Dialogfenster „Manueller Umbruch“ aktivieren Sie im Bereich „Abschnittsumbruch“ die Option „Nächste Seite“. Bestätigen Sie die Änderung mit der Schaltfläche „OK“.
Im nächsten Schritt klicken Sie wieder in der Menüleiste auf „Ansicht | Kopf- und Fußzeile“…
…und deaktivieren in der Symbolleiste „Kopf- und Fußzeile“ die Option „Verknüpfung zum Vorherigen“. Die Symbolleiste kann dann mit der Schaltfläche „Schließen“ beendet werden.
In der Menüleiste geht es mit Klicks auf „Einfügen | Seitenzahlen“ weiter. Im darauffolgenden Fenster klicken Sie auf den Button „Format“…
…und wählen im nächsten Dialogfenster zuerst das gewünschte Zahlenformat aus. Aktivieren Sie dann unter „Seitennummerierung“ die Option „Beginnen bei“ und tragen rechts daneben in das Eingabefeld die gewünschte Seitennummer ein. Bestätigen Sie beide offenen Dialogfenster mit „OK“.
Ab sofort wird die Seitennummerierung ab der gewünschten Dokumentenseite in der Fußzeile angezeigt.
Word 2007/2010
Starten Sie Word und rufen Sie die gewünschte Datei auf. Setzen Sie den Cursor an den Anfang der ersten Zeile der Seite ab der die Nummerierung starten soll. Im Register „Seitenlayout“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Umbrüche“ und wählen im Drop-Down-Menü im Bereich „Abschnittsumbrüche“ die Option „Nächste Seite“ aus.
Führen Sie am Ende der Seite auf der die Nummerierung starten soll einen Doppelklick aus, um die Fußzeilenansicht einzuschalten. Im Menüband klicken Sie im Bereich „Navigation“ auf die Funktionsschaltfläche „Mit vorheriger verknüpfen“ um diese auszuschalten.
Anschließend wählen Sie das Register „Einfügen“. Im Bereich „Kopf- und Fußzeile“ klicken Sie auf „Seitenzahl | Seitenzahlen formatieren“.
Im nächsten Dialogfenster legen Sie das gewünschte Zahlenformat fest. Danach aktivieren Sie im Bereich „Seitennummerierung“ die Option „Beginnen bei“ und geben die Seitenzahl ein, bei der die automatische Nummerierung beginnen soll. Bestätigen Sie die Änderungen mit „OK“.
Im letzten Arbeitsschritt wechseln Sie wieder zum Register „Einfügen“, klicken erneut auf „Seitenzahl“. Im Kontextmenü wählen Sie „Seitenende“ und bestimmen mit einem Linksklick das gewünschte Seitenzahlen-Layout.
Die so festgelegte Seitennummerierung wird sofort durchgeführt…
…und die davor liegenden Seiten erhalten keine Seitenzahlen.
Word: Auf der letzten Seite eine andere Kopf- oder Fußzeile einfügen
Vielfach gibt es in Word den Wunsch auf der letzten Seite eines Dokuments eine andere Kopf- oder Fußzeile einzufügen. Allerdings bietet das Programm in den Optionen diese Möglichkeit nur für die erste Seite des Dokuments. Allerdings gibt es einen kleinen Trick, wie sie es dennoch schaffen, die Kopf- oder Fußzeile auf der letzten Seite anders zu gestalten. Im Folgenden finden Sie eine Erklärung, wie Sie den Text „Es gibt eine Folgeseite“ auf allen Seiten außer der letzten Seite einfügen. Selbstverständlich funktioniert dies auch mit jedem anderen Text.
Fußzeile immer anzeigen – außer auf der letzten Seite
Öffnen sie das betreffende Dokument und wechseln Sie direkt in die Fußzeile des Dokuments. Setzen sie nun den Cursor auf die Position, an welcher der Text „Es gibt eine Folgeseite“ erscheinen soll. Nun fügen Sie ein Bedingungsfeld ein. Dies funktioniert einfach mit der Tastenkombination [Strg] [F9]. Daraufhin werden die geschweiften Klammern, die für eine Bedingung benötigt werden eingefügt.
Zwischen den Klammern geben Sie nun bitte die Bedingung „IF“ ein. Direkt nach dem Feld kommt nun ein Leerzeichen. Anschließend drücken sie erneut die Tastenkombination [Strg][F9], wodurch ein weiteres Klammernpaar eingefügt. In dieses kommt nun der Feldname „PAGE“. Insgesamt sollte der Ausdruck nun wie folgt aussehen
{ IF { PAGE } }
Setzen Sie nun den Cursor direkt hinter die schließende Klammer des Feldes „PAGE“. Hier geben Sie nun zunächst die Zeichen <> ein. Diese haben die Bedeutung ungleich bzw. ist nicht. Drücken Sie nun erneut die Tastenkombination [Strg][F9] um weitere Klammern einzufügen. In diese Klammern kommt nun die Feldbezeichnung „NUMPAGES“. Als Ergebnis sollte der Ausdruck nun folgendermaßen aussehen
{ IF { PAGE }<>{ NUMPAGES } }
Nun müssen Sie hinter der letzten Klammer noch ein Leerzeichen sowie den gewünschten Text einfügen. Dabei ist es wichtig, dass der Text in Anführungszeichen gesetzt ist. Für dieses Beispiel lautet die gesamte Eintragung
{ IF { PAGE }<>{ NUMPAGES } „Es gibt eine Folgeseite“ }
Um zu erreichen, dass statt des Feldcodes der Text angezeigt wird, drücken Sie nun noch die Taste [F9].
Das Ergebnis der erstellten Bedingung ist nun, dass automatisch geprüft wird, ob die Seitenzahl der aktuellen Seite ungleich der Gesamtseitenzahl ist. Nur wenn diese Bedingung erfüllt, wird der Text auch eingefügt. Somit erscheint der Text auf allen Seiten bis auf der letzten Seite.
Word: Vollständigen Dateinamen in Fußzeile anzeigen
Mitunter ist es notwendig, dass ein Word-Dokument den Dateinamen und eventuell auch den vollständigen Pfad zum Ordner, in welchem die Datei gespeichert ist, enthalten soll. Am einfachsten ist es, die gewünschten Angaben direkt in der Fußzeile anzeigen zu lassen. Dabei kann es allerdings zu Problemen kommen, falls die Angaben zum Pfad zu lange ausfallen. Reicht der Platz aus, so verteilt das Programm die Angaben automatisch auf mehrere Zeilen. Reicht der Platz jedoch nicht oder befinden sich schon andere Informationen in der Fußzeile, dann kann es passieren, das Word den Text abschneidet. Dies können Sie jedoch durch einen kleinen Trick verhindern.
Sie können die genannten Probleme verhindern, indem Sie die Informationen in der Fußzeile in eine Tabelle setzen. Über die Tabellenbreite können Sie dabei festlegen, wie viel Platz der Pfadangabe eingeräumt werden soll. Sollte der Platz nicht ausreichen, so passt Word automatisch die Höhe der jeweiligen Tabellenzeile an.
Gehen sie zunächst auf die Fußzeile des betreffenden Dokuments und fügen sie dort eine Tabelle ein. Für jede Information, welche hier erscheinen soll, planen Sie dabei eine Tabellenzeile ein. Setzen Sie den Cursor anschließend in die Zeile für die Pfadangabe und der Dateiname erscheinen soll. Wählen sie in Word 2007 bzw. 2010 nun den Befehl „Einfügen | Text | Schnellbausteine | Feld“ aus. Gehen Sie anschließend zur Liste „Feldnamen“ und wählen Sie hier den Eintrag „Filename“ aus. Im Bereich „Feldoptionen“ aktivieren sie nun noch die Option, dass der Pfad zum Dateinamen ebenfalls hinzugefügt werden soll. In früheren Wordversionen müssen Sie lediglich auf „Autotext Einfügen“ gehen und hier die Option „Dateiname und Pfad“ auswählen.
Nun können Sie in den anderen Zeilen noch die Informationen angeben, welche ebenfalls in der Fußzeile erscheinen sollen. Bei Bedarf können Sie nun auch noch die Spaltenbreiten anpassen. Falls Sie keine Rahmenlinie um die Tabelle wünschen, können Sie diese nun ebenfalls noch ausblenden.
Word: Überschriften von Kapiteln automatisch in die Kopfzeile übernehmen
Bei langen Word-Dokumenten empfiehlt es sich, dieses in einzelne Kapitel zu unterteilen. Dabei kann es sinnvoll sein, die jeweils aktuelle Kapitelüberschrift in die Kopfzeile jeder Seite einzufügen. Da es sehr umständlich wäre, dies für jedes Mal manuell zu erledigen, bietet es sich an, diesen Vorgang zu automatisieren.
Um die entsprechenden Informationen automatisch in die Kopfzeile eintragen zu lassen, können Sie einfach die Feldfunktionen von Word nutzen. Für alle Versionen bis zu Word 2003 öffnen Sie hierzu auf einer beliebigen Seite „Ansicht | Kopf- und Fußzeile“. Daraufhin öffnet sich das Bearbeitungsfenster der Kopfzeile. Hier klicken Sie nun auf „Einfügen | Feld“. Im nächsten Feld wählen Sie dann die Kategorie „Verknüpfungen und Verweise“ aus. Für den Fall, dass Sie eine Version ab Word 2007 nutzen, dann wählen Sie im Register „Einfügen“ den Punkt „Kopfzeile“ aus. Klicken Sie im Anschluss auf „Kopfzeile bearbeiten“. Danach wählen Sie das Symbol „Schnellbausteine“ im Register „Einfügen“ aus. Anschließend klicken Sie auf „Feld“.
Für Word 97 und 2000 wählen Sie den Feldnamen „FVREF“ und für spätere Versionen den Feldnamen „StyleRef“. Nach einem Klick auf „Optionen“ können Sie nun zur Registerkarte „Formatvorlagen“ wechseln. Falls Sie die Kapitelüberschriften zum Beispiel als Überschrift 2″ formatiert haben, markieren Sie die entsprechende Formatvorlage und klicken auf „Hinzufügen“. Zum Abschluss bestätigen Sie dann den Dialog mit „OK“. Word übernimmt nun die aktuelle Kapitelüberschrift in die Kopfzeile. Für Versionen ab 2002 wählen Sie „StyleRef“ und aus. Auf derselben Registerkarte finden Sie auch das Listenfeld „Formatvorlagenname“. In diesem können Sie die entsprechende Formatvorlage der Kapitelüberschrift auswählen – zum Beispiel „Überschrirft 1“ – und die Auswahl mit „OK“ bestätigen.
Für den Fall, dass auf einer Seite mehrere Überschriften mit derselben Formatierung vorhanden sind bzw. mehrere Absätze auf derselben Formatvorlage basieren, dann zeigt Word den ersten mit dieser Vorlage formatierten Absatz als Feldergebnis an. Wenn Sie unter Feldfunktionen den Formatierungsschalter „l“ hinzufügen, dann zeigt Word statt des Ersten den letzten Absatz an, der mit der entsprechenden Vorlage formatiert wurde. Um dies bei Versionen ab Word 2002 zu erreichen, müssen Sie die Option „Seite von unten nach oben durchsuchen“ aktivieren.
Sollte Sie später weiteren Text einfügen oder löschen bzw. Kapitel umbenennen, so wird Word die Kopfzeile automatisch aktualisieren. Voraussetzung ist jedoch, dass Sie alle Kapitelüberschriften dieselbe Formatierung zuweisen.