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Outlook: Deaktivieren der Bestätigungsbox beim Löschen von E-Mails

Die meisten Programme lassen sich das Löschen von Dateien mit einer oder zwei Sicherheitsabfragen bestätigen. Da macht auch Microsoft´s E-Mail-Client Outlook keine Ausnahme. Die Bestätigungsdialoge dienen der Vorbeugung vor versehentlicher Löschung. Bei Outlook erscheint die Meldung aber nur dann, wenn man Nachrichten aus dem Ordner Gelöschte Objekte endgültig entfernen möchte. Wer die Sicherheitsmeldung als überflüssig empfindet und sich sicher ist, das alles gelöscht werden kann, muss sich nicht einer Klick-Orgie hingeben und deaktiviert diese Meldung.

Dazu muss man aber noch etwas bemerken: Wird der Inhalt des Ordners Gelöschte Objekte auf einen Schlag gelöscht, dann taucht der Löschdialog auch nur einmal auf. Die sogenannte „Klick-Orgie“ tritt nur dann auf, wenn man die Nachrichten selektiv entfernen möchte.

Zum Deaktivieren der Sicherheitsmeldung startest du Outlook und klickst im Menüband auf Datei | Optionen.

Im Dialogfenster Outlook-Optionen wählst du auf der linken Seite die Kategorie Erweitert auf und scrollst nach unten, bis der Bereich Weitere angezeigt wird.

Hier findest du die Option Zur Bestätigung auffordern, bevor Elemente endgültig gelöscht werden. Entferne das Häkchen der Checkbox und speichere die Änderung mit dem Button OK.

Bei älteren Outlook-Versionen, zum Beispiel Outlook 2007, findest du die Deaktivierungsoption über die Menüleiste. Klicke auf Extras | Optionen. Dann wechselst du in das Register Weitere und klickst auf Erweiterte Optionen. Direkt an erster Stelle findest du die Option Warnung anzeigen, bevor Elemente endgültig gelöscht werden.

Ab sofort erscheint bei Outlook kein Löschdialog mehr.

Tipp:

Wer sich sehr sicher ist, dass eine Nachricht nicht mehr benötigt wird, kann den Ordner Gelöschte Objekte umgehen und die E-Mail direkt unwiderruflich entfernen. Mit einem einfachen Mausklick markierst du die betreffende Nachricht und drückst die Tastenkombination [Umschalt][Entf].

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Outlook 2007/2010: Alte Termineinträge auf einmal löschen

Bei Outlook werden nicht nur die in Ordner verschobenen E-Mails archiviert, sondern auch alle vergangenen Termineinträge. Die Outlook PST-Datenbank (=Personal Store) wird somit immer größer und beansprucht mit der Zeit immer mehr Festplattenkapazität. Das kann bisweilen bei mobilen Geräten wie Laptop, Netbook, Tablet-PCs zu Speicherengpässen führen. Man sollte daher regelmäßig prüfen, ob wirklich alle gespeicherten Elemente noch benötigt werden. Leider bleiben meist die Termineinträge davon unberührt, da man die vergangenen Monate nicht einzeln kontrollieren möchte. Dabei bietet Outlook ab Version 2007 die Möglichkeit, alle Termine vor einem bestimmten Datum auf einmal zu löschen.

Weg mit alten Terminen

Diese Funktion ermöglicht sogar, wenn mehrere PST-Dateien in Ihr Outlook eingebunden sind, auch diese nacheinander zu bearbeiten und auch dort alle nicht benötigten Termine zu entfernen. Damit die alten Termine nicht mühselig aus den Kalenderblättern herausgesucht werden müssen, hat Microsoft eine Listenansicht geschaffen, die es qermöglicht, alle Termine aufzulisten, zu sortieren und sie mit einem Schlag zu löschen.

Und so gehen Sie vor:

1. Starten Sie Outlook, und wählen Sie im Navigationsbereich „Kalender“ aus. Anschließend klicken Sie in der Menüleiste auf „Ansicht | Aktuelle Ansicht | Alle Termine“. Bei Outlook 2010 wählen Sie in der Multifunktionsleiste das Register „Ansicht“ und klicken danach auf „Ansicht ändern | Liste“.

2. Sortieren Sie nun die Liste der Termineinträge indem Sie auf die Spaltenüberschriften „Beginn“ oder „Ende“ klicken. Überprüfen Sie, ob die Sortierung die von Ihnen gewählte chronologische Auflistung (absteigend oder aufsteigend) anzeigt.

Markieren Sie nun den ersten Termineintrag unter dessen Datum alle anderen Termine gelöscht werden sollen. Scrollen Sie anschließend zum letzten Termineintrag und markieren diesen ebenfalls. Dazu halten Sie die „Umschalt“-Taste gedrückt, damit alle zu löschenden Termine ebenfalls markiert werden. Löschen Sie die Termin nun mit der Taste „Entf“, oder mit einem Rechtsklick auf die Markierung und wählen im Kontextmenü „Löschen“.

3. Bevor die ausgewählten Termin endgültig gelöscht werden, befinden Sie sich noch im Ordner „Gelöschte Objekte“ und können bis zur endgültigen Löschung noch zurückgeholt werden.

Hinweis: Achten Sie genau darauf, in welchem Bereich Sie die Löschungen vornehmen. Die Listenansicht ist möglicherweise in mehrere Bereiche aufgeteilt. Das ist davon abhängig, welchen Serien-Typ Sie für die Termine ausgewählt haben.

Für regelmäßig wiederkehrende Termine, wie zum Beispiel Geburtstage, Namenstage, wöchentliche Meetings etc., kann der Serientyp „Jährlich“, „Monatlich“, „Wöchentlich“ und „Täglich“ gewählt werden. Löschen Sie einen dieser Termine, dann entfernen Sie vielleicht ungewollt eine Terminserie. Entfernen Sie also nur Termine, die im Bereich „Serientyp: (keine Angabe)“ aufgelistet sind.

Bei allen anderen sollten Sie sich wirklich sicher sein, dass Sie diese nicht mehr benötigen.

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Outlook XP/2003/2007: E-Mails mit sensiblem Inhalt sicher und dauerhaft löschen

Viele E-Mail enthalten sensible Daten, wie zum Beispiel persönliche Daten, Bankverbindungen, Geschäftsberichte. Die Liste dieser sensiblen Daten ist schier endlos. Das Entfernen dieser E-Mails mittels dem Outlook-Ordner „Gelöschte Objekte“ ist nicht sicher genug. Mit verschiedenen Tools, wie einem Hex-Editor, kann man sich noch über die PST-Datei (Personal Store) Zugriff verschaffen. Erst durch Komprimierung des PST-Containers werden die entsprechenden Datenbereiche überschrieben und damit unleserlich gemacht. Je nach Einstellung ist aber die Zeitspanne bis zu der nächsten Komprimierung für Hacker ausreichend, um großen Schaden anzurichten. Outlook ermöglicht mit ein paar einfachen Klicks, diese Komprimierung sofort durchzuführen.

Mit einem zusätzlichen Eintrag in die Registry können Sie Outlook sogar befehlen, den Inhalt von „Gelöschte Objekte“ automatisch beim Beenden des Programms sicher und dauerhaft zu entfernen.

Sofortige Datenkomprimierung:

1. Starten Sie Outlook und wählen in der Menüleiste den Befehl „Datei | Datendateiverwaltung“.

2. Im Dialog „Outlook-Datendateien“ wählen Sie die betreffende PST-Datei aus und klicken auf die Schaltfläche „Einstellungen“.

3. Im nächsten Dialogfenster „Persönliche Ordner“ wählen Sie den Button „Jetzt komprimieren“.

4. Bestätigen Sie den Vorgang mit „OK“.

Je nach Größe und Fragmentierung Ihres Datenbestandes, sowie der Leistung Ihres Computers, kann es ein paar Minuten dauern, bis die Datei komprimiert ist.

Enthält das Dialogfenster „Outlook-Datendateien“ mehrere PST-Dateien, wiederholen Sie mit allen Dateien die Arbeitsschritte zwei und drei.

Automatische Komprimierung beim Beenden von Outlook:

1. Klicken Sie auf „Start | Ausführen“, geben in das Eingabefeld „regedit“ ein und bestätigen mit „OK“.

2. Im Registry-Editor suchen Sie links im Verzeichnisbaum den Eintrag „HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice“.

3. Wählen Sie in diesem Ordner Ihre Office-Version aus:

  • XP       = 10.0
  • 2003 = 11.0
  • 2007 = 12.0

4. Navigieren Sie weiter zum Unterschlüssel „OutlookPST“. Klicken Sie in den rechten Fensterbereich und erzeugen einen neuen Eintrag mit Rechtsklick „Neu | DWORD-Wert“. Geben Sie dem neuen Eintrag den Namen „PSTNullFreeOnClose“ und bestätigen mit der [Enter] Taste.

5. Öffnen Sie die neue Datei mit einem Doppelklick und ändern den Wert von „0“ auf „1“.

6. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“ und schließen die Registry.