Tipps, Tricks & Kniffe

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  • Bei Google-Mail Hyperlink und Text gleichzeitig einfügen

    Bei der Erstellung von E-Mails werden schon mal Textstellen mit Hyperlinks versehen, um mit einem Klick auf diese Textpassage direkt mit der verknüpften Webseite verbunden zu werden. Um diese Hyperlinks anzulegen, wird normalerweise erst der Text geschrieben, markiert und mit „Einfügen“ die URL mit der betreffenden Textpassage verknüpft. Mit einer kleinen Änderung der Arbeitsschritte können Text und Link in einem Arbeitsschritt angelegt werden.

    Starten Sie Google Mail, beziehungsweise Gmail und öffnen Sie eine neue Nachricht. Schreiben Sie den normalen Text bis zu der Stelle, an der die URL, sowie die Webadressenbeschreibung erfolgen sollen und drücken die Tastenkombination [Strg][K]. Das Hyperlink-Bearbeitungsfenster öffnet sich, in dem Sie im Eingabefeld von „Anzuzeigender Text“ die gewünschte Webseitenbeschreibung eingeben. Anschließend aktivieren Sie die Option „Webadresse“ und tragen in das Feld die betreffende URL ein.

    Bleibt das Feld des anzuzeigenden Textes leer, dann wird hier die Webadresse automatisch übernommen.

    Wahlweise können Sie hier sogar mit der Option „E-Mail-Adresse“ einen Namen mit dessen E-Mail-Adresse verknüpfen. Beenden Sie alle getätigten Eingaben mit „OK“.

    Die auf diese Weise erstellten Hyperlinks werden im E-Mail-Text unterstrichen und in blauer Schrift dargestellt.

    Statt mit der oben genannten Tastenkombination, können Sie die Hyperlink-Bearbeitung auch mit dem Kettensymbol in der Symbolleiste der E-Mail starten.

    Auch andere E-Mail-Programme, wie Outlook, arbeiten mit den gleichen Tastaturkombinationen. Nutzer des Mozilla Thunderbird verwenden hier aber beispielsweise die Tastenkombination [Strg][L].

  • Mehrfach-Anmeldungen: Bei derselben Webseite mit mehreren Accounts gleichzeitig einloggen

    Viele Anwender verwenden bei Webdiensten wie Amazon, Google Mail oder eBay nicht nur einen, sondern zwei oder mehr Accounts. Eigentlich kein Problem. Allerdings ist das ständige An- und Abmelden und der Wechsel zwischen den Konten immer ein mühsames Unterfangen. Meist muss man sich zuerst abmelden und dann mit den anderen Zugangsdaten wieder anmelden. Dabei geht es auch einfacher. Mit einem simplen Trick können Sie sich auf der gleichen Webseite gleichzeitig mit zwei oder mehr verschiedenen Accounts anmelden.

    Pro Anmeldung ein anderer Browser

    Der Trick: Verwenden Sie einfach mehrere Browser – für jeden Account einen anderen. Zum Beispiel den Internet Explorer für den ersten, Opera für den zweiten und Chrome für das dritte Konto. Welche Browser Sie verwenden, spielt keine Rolle. Sie können beliebig viele Browser installieren und gleichzeitig nutzen. Empfehlenswert sind:

    Auf jedem Browser können Sie sich mit einem anderen Account anmelden, da jeder Browser für sich eigene Cookies (hier merkt sich der Browser die Anmeldungen) verwaltet. Jeder Browser arbeitet für sich abgekapselt in seiner eigenen Welt und weiß nicht, was gerade im anderen Browser passiert und mit welchen Daten Sie sich dort angemeldet haben. Durch den Einsatz mehrerer Browser können Sie also problemlos mit mehreren Benutzerkonten gleichzeitig bei derselben Webseite angemeldet sein.

    Ausnahme: Banken

    Einzige Ausnahme bilden einige Bank-Seiten. Viele Banken verwenden zur Authentifizierung neben den Cookies  weitere Daten und Merkmale wie die IP-Adresse und andere „digitale Fingerabdrücke“ eines Rechners. Kommen mehrere Anmeldungen von ein und demselben Rechner, unterbrechen einige Banken aus Sicherheitsgründen die Verbindung.

  • Outlook Verteilerlisten: Neue Verteiler einrichten und mehrere Empfänger mit einem Klick addressieren

    Es kommt öfters vor, dass E-Mails immer an dieselben Personen gesendet werden müssen. Um Ihnen in diesem Fall die Arbeit zu erleichtern, gibt es in Outlook die Möglichkeit sogenannte Verteilerlisten anzulegen. Dadurch müssen Sie nicht mehr jeden Empfänger einzeln in das Feld Empfänger schreiben, sondern können hier einfach die komplette Verteilerliste eintragen. Die betreffende E-Mail wird dann an alle Mitglieder der jeweiligen Liste gesendet.

    Verteilerlisten anlegen

    Um eine Verteilerliste zu erstellen, wechseln Sie in Outlook zunächst zu den Kontakten. Wählen Sie hier „Datei | Neu | Verteilerliste“ aus; bei Outlook 2010 klicken Sie auf „Neue Kontaktgruppe“. Im Feld „Name“ können Sie der Liste nun einen aussagekräftigen Namen geben, damit Sie diese später bei mehreren Listen sofort finden. Um Kontakte aus dem Adressbuch in die Liste einzufügen, klicken Sie auf „Mitglieder auswählen“ bzw. „Mitglieder hinzufügen“. Möchten Sie einen Empfänger hinzufügen, der nicht in Ihrem Adressbuch steht dann wählen Sie hierfür „Neu Hinzufügen“ aus. Haben Sie der Liste alle benötigten Adressen zugefügt, dann können Sie die Bearbeitung mit einem Klick auf „Speichern und Schließen“ beenden. Für den Fall, dass bereits eine Liste mit demselben Namen existiert, legt Outlook einfach eine zweite Verteilerliste an. Sie erkennen Verteilerlisten im Adressbuch ganz einfach am Icon mit den zwei Köpfen.

    E-Mail an Verteilerliste schicken

    Möchten Sie nun eine E-Mail an die erstellte Verteilerliste senden, klicken Sie in der neuen Mail auf den Button „An“ und wählen die gewünschte Liste aus dem anschließenden Kontaktdialog mit einem Doppelklick aus. Sie haben nun noch die Möglichkeit weitere Empfänger außerhalb der Liste ebenfalls im Feld „An“ einzutragen. Trennen Sie die Eintragungen einfach mit einem Komma oder einem Strichpunkt. Sobald Sie die Mail abschicken, wird der Name der Verteilerlisten durch die darin enthaltenen Empfänger ersetzt.

    Sie können einmal erstellte Verteilerlisten jederzeit bearbeiten. Öffnen Sie hierzu einfach die Verteilerliste unter Kontakte mit einem Doppelklick. Nun können Sie durch einen Klick auf „Mitglieder auswählen“ neue Empfänger hinzufügen. Fall Sie eine Adresse nicht mehr benötigen, können Sie diese mit einem Klick auf „Entfernen“ wieder löschen. Nach Durchführung der gewünschten Änderungen klicken Sie wieder auf „Speichern und Schließen“.

  • Blitzschnell mehrere Dateien gleichzeitig kopieren

    Bei Windows gibt es oftmals mehrere Wege, die zum Erfolg führen. So auch beim Kopieren von Dateien. So können Sie beispielsweise problemlos mehrere Dateien markieren und dann in einem Rutsch kopieren. Im Zielordner wählt man dann „Einfügen“. Auch die Funktion „Senden an“ führt zum gleichen Ergebnis. Für Nutzer, die lieber mit der Tastatur und der „Eingabeaufforderung“ arbeiten, gibt es natürlich auch eine komfortable Lösung.

    Kopieren mit Robocopy

    Das Kommandozeilen-Tool „Robocopy“ kopiert schnell und einfach mehrere Dateien parallel von A nach B. Und zwar so:

    1. Starten Sie die „Eingabeaufforderung“ mit Klick auf „Start | Alle Programme | Zubehör | Eingabeaufforderung“.

    2. Im Fenster der „Eingabeaufforderung“ geben Sie folgenden Befehl ein und drücken [Enter]:

    robocopy x y /mt:10

    „X“ und „Y“ sind Platzhalter. Ersetzen Sie „X“ durch Pfad und Ordner der Ursprungsdatei und „Y“ durch Pfad und Namen des Zielordners. In diesem Beispiel sieht das dann folgendermaßen aus:

    Nach ein paar Sekunden sind alle Dateien blitzschnell in den Zielordner kopiert. Die nachfolgende Kommandozeilen-Meldung informiert detailliert über den erfolgreichen Kopiervorgang.

    Im Windows-Explorer zeigt der Zielordner auch die entsprechenden Dateien an…

  • Windows Explorer: Mehrere Ordner gleichzeitig in eigenen Explorerfenstern öffnen

    Bei Windows 7 erleichtern viele kleine Tricks die Bearbeitung von Dateien. So auch das Öffnen von mehreren Ordnern in eigenen Explorer-Fenstern. Der normale Weg, um eine zusätzliche Datei zu öffnen, ist das Markieren der betreffenden Datei, gefolgt von dem Befehl „In neuem Fenster öffnen“. Mit einem Trick geht das sogar blitzschnell.

    Mehrere Ordner in einem Rutsch öffnen

    Bei zwei oder drei zu öffnenden Ordnern ist das Markieren und Rechtsklicken kein großer Aufwand. Sollen aber mehr Dateien in separaten Explorer-Fenstern auf einmal geöffnet werden, dann nimmt das schon viel Zeit in Anspruch.

    Sehr viel schneller geht es, wenn Sie mit gedrückter [Strg]-Taste alle zu öffnenden Ordner markieren und anschließend einfach die [Enter]-Taste drücken. Alle ausgewählten Dateien werden sofort in eigenen Fenstern geöffnet. Der Trick funktioniert beispielsweise auch mit Word- und Excel-Dokumenten. Hier werden ebenfalls die Dokumente in separaten Fenstern geöffnet.

  • Adobe Reader: Gleichzeitige Suche in allen PDF-Dokumenten

    Suchen Sie öfters ein bestimmtes PDF-Dokument und wissen nur noch ein Stichwort? Wenn Sie sich dann auch nicht mehr an den genauen Speicherort erinnern können, wird kritisch. Dann läuft es auf eine ausgedehnte Suchaktion hinaus. Dabei geht es auch einfacher. Denn mit dem Adobe Reader können Sie gleichzeitig mehrere oder alle PDF-Dokumente auf der Festplatte nach Stichworten durchforsten.

    Adobe Reader findet sie alle

    Die Multi-Suche versteckt sich beim Adobe Reader in der erweiterten Suchfunktion. Mit ein paar Einstellungen können Sie die Mehrfachsuche für sich arbeiten lassen. Einfach und schnell. Aber der Reihe nach:

    1- Starten Sie den Adobe Reader, und klicken Sie in der Menüleiste auf „Bearbeiten | Erweiterte Suche“.

    2. Im neuen Fenster „Erweiterte Suche“ wählen Sie im Bereich „Was soll durchsucht werden?“ die Option „Alle PDF-Dokumente in“ aus, öffnen das darunter liegende Aufklappmenü und klicken auf „Ordner suchen“.

    3. Das Navigationsfenster öffnet sich und Sie legen den Ordner oder das Verzeichnis fest, in dem gesucht werden soll. Mit „OK“ wird die Auswahl in das Adobe-Suchfenster übernommen.

    5. Legen Sie nun im Fenster der „Erweiterten Suche“ noch den Suchbegriff fest, und klicken Sie auf den Button „Suche“ um den Suchvorgang zu starten.

    6. Nach ein paar Augenblicken wird das Gesamtergebnis (zum Beispiel „20 Dokumente mit 127 Treffern) angezeigt. Ausserdem werdem im Bereich „Ergebnisse“ alle Dokumente in Listenform aufgeführt.

    Wenn Sie nun auf das kleine Pluszeichen vor dem Dokument klicken, werden die Suchergebnisse innerhalb dieses Dokuments angezeigt. Mit einem Doppelklick auf den Dokumentennamen oder einen Untereintrag wird das betreffende Dokument in einem neuen Fenster geöffnet.

    Unterhalb der Ergebnisliste können Sie noch die Sortierreihenfolge ändern. Zur Auswahl stehen „Relevanz“, „Änderungsdatum“, „Dateiname“ und „Speicherort“.

  • Mehrere Laufwerke automatisch defragmentieren

    Durch eine regelmäßige Defragmentierung der einzelnen Laufwerke können Sie die Leistung Ihres Rechners auf einem gleichmäßig hohen Niveau halten. Da Problem dabei ist nur, dass Sie währenddessen nicht mit dem PC weiterarbeiten können. Zudem ist es stören, dass bei mehreren Festplatten das Defragmentieren nacheinander manuell aktiviert werden muss. Komfortabler wäre es da schon, die Defragmentierung mehrere Laufwerke zu automatisieren.

    Zumindest unter Windows XP können Sie dies nicht über die grafische Oberfläche des enthaltenen Defragmentierers erledigen. Jedoch können Sie für diese Aufgabe das Kommandozeilen-Tool „defrag.exe“ nutzen. Dies eignet sich insbesondere auch zur Batch-Verarbeitung. Mit Hilfe dieses Tools haben Sie die Möglichkeit das Defragmentieren mehrerer Laufwerke automatisch ablaufen zu lassen. Sind auf Ihrem System beispielsweise die Laufwerke C, F und G vorhanden, geben Sie bei Notepad den folgenden Text ein:

    @echo off
    defrag.exe -f c:
    defrag.exe -f f:
    defrag.exe -f g:

    Diese Datei speichern Sie anschließend unter dem Namen „defrag.cmd“ auf Ihrem Rechner ab. Verwenden Sie andere Bezeichnungen für Ihre Laufwerke, ändern Sie diese in der Datei einfach entsprechend ab. Durch diese Datei werden alle Festplattenpartitionen nacheinander und ohne Unterbrechung defragmentiert. Wichtig dabei ist, dass Sie beim Starten der Datei als Administrator angemeldet sind.

    Verwenden Sie bereits eine Windows Version ab Windows-Vista, können Sie das Defragmentieren auch über einen eigenen Zeitplan regeln. Zudem können auch über die grafische Oberfläche des Programms mehrere Laufwerke ausgewählt werden. Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste beispielsweise im Windows-Explorer auf einen Laufwerkseintrag und wählen Sie „Eigenschaften“ aus. Danach wechseln Sie in das Register „Tools“ und wählen dort „Jetzt defragmentieren“ aus. Bei Windows Vista können Sie die unterschiedlichen Laufwerke über die Option „Volumes auswählen“ angeben. Sie können hier die gewünschten Laufwerke auswählen oder auch angeben, dass alle Laufwerke defragmentiert werden sollen. Bei Windows 7 aktivieren Sie die verschiedenen Laufwerke mit gedrückter [Strg] Taste in dem Sie die betreffenden Einträge mit der Maus anklicken.

  • In Excel-Tabellen neue Zeilen und Spalten ohne Maus blitzschnell einfügen

    Um bei Excel zusätzliche Zeilen einzufügen, bedarf es mehrerer Klicks mit der Maus. Für manchen Nutzer sind die ellenlangen Klick-Orgien aber ein Dorn im Auge. Es gibt bei Excel aber auch eine Reihe von kleinen, fast unbekannten Helfern. So auch für diesen Fall. Mit zwei Tasten fügen Sie problemlos eine neue Zeile oder Spalte ein.

    Und das geht so:

    Markieren Sie eine Zeile,…

    …und drücken Sie die Tastenkombination [Strg][+]. Die neue Zeile wird dann oberhalb der Markierung eingefügt.

    Markieren Sie dagegen eine Spalte, wird nach dem Drücken der Tastenkombination  [Strg][+] links neben der markierten Spalte eine neue eingefügt.

  • Outlook ab Version 2003: Das E-Mail-Programm als Internet-Browser nutzen

    Im Internet surfen und mit Outlook arbeiten muss nicht zwingend bedeuten, beide Programme gleichzeitig zu benutzen. Das Wechseln zwischen beiden Programmen kann hin und wieder mal nerven. Gut, dass man Outlook auch zum Surfen nutzen kann. Für das schnelle und unkomplizierte Nutzen, lässt sich eine zusätzliche Symbolleiste einblenden.

    Surfen mit Outlook

    Diese Symbolleiste enthält die wichtigsten Elemente zum Benutzten des Internets, wie die Schaltflächen „Startseite“, „Weiter“, „Zurück“, „Im Web suchen“ und eine Adresszeile für die Eingabe von Web-Adressen.  Die Symbolleiste ist mit Ihrem Standard-Browser verknüpft, ist aber kein vollständiger Browser. Wenn Sie also spezielle Funktionen Ihres Browsers benötigen, müssen Sie diesen zusätzlich öffnen.

    So aktivieren Sie in Outlook die Web-Ansicht:

    1. Starten Sie Outlook, und klicken Sie in der Menü-Leiste auf „Ansicht | Symbolleiste | Web“.

    2. Im Symbolleistenbereich von Outlook wird nun die Web-Symbolleiste angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Suchen“, oder geben Sie in der Adresszeile eine Webseiten-Adresse ein.

    3. Die entsprechende Webseite wird im E-Mail-Anzeigebereich geöffnet und kann dort ganz normal bedient werden.

    4. Wenn Sie wieder zu den Outlook-Funktionen, wie „E-Mail“ oder „Kontakte“, wechseln möchten, dann können Sie über den linken Navigation-Bereich, oder die Menü-Funktion „Wechseln zu“, dorthin gelangen.

  • Google & Outlook: Google-Kalender mit dem Outlook-Kalender synchronisieren

    Google oder Outlook? Diese Frage stellen sich viele Anwender, die sich nicht entscheiden können, weiter Outlook zu verwenden oder doch auf den kostenlose Google-Kalender zu wechseln. Dabei ist die Lösung doch so einfach. Mit dem kaum bekannten Zusatzprogramm „Google Kalender-Synchronisierung“ können Sie beide Kalender gleichzeitig nutzen. Das Gratistool synchronisiert die Einträge beider Kalender.

    Den praktischen Helfer für Outlook 2003, 2007 und 2010 gibt es kostenlos auf der Webseite www.google.com/support/calendar/bin/answer.py?answer=98563&topic=13948. Installation und Einrichtung sind einfach. Nach der Installation geben Sie Ihre Google-Zugangsdaten ein und wählen die Synchronisierungsvariante. Ideal ist die „2-Weg-Synchronisierung“, bei der Outlook- und Google-Einträge in beide Richtungen abgeglichen werden. Outlook-Einträge erscheinen dann automatisch im Google-Kalender – und umgekehrt.

    Einmal eingerichtet, müssen Sie sich um nichts weiter kümmern. Sobald ein neuer Termin hinzukommt – egal in welchem Kalender -, erscheint er automatisch auch im anderen Terminkalender. Falls Sie die Synchronisierungseinstellungen verändern möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Google-Icon in der Taskleiste und wählen den Befehl „Optionen“.