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PowerPoint zum Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses zwingen

Wer bei Word umfangreiche Textdateien wie Dissertationen erstellt, legt normalerweise auch ein Inhaltsverzeichnis an. Das war bis Office 2007 auch bei PowerPoint möglich. In den nachfolgenden PowerPoint-Versionen fehlt diese automatische Funktion, aus Folien ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen. Das manuelle Anlegen funktioniert aber weiterhin.

Auch wenn das mit etwas mehr Zeitaufwand verbunden ist, wirkt eine Präsentation mit Inhaltsverzeichnis wesentlich professioneller und bietet einen Ausblick auf den Gesamtumfang des Inhalts.

Bevor jedoch das Inhaltsverzeichnis angelegt werden kann, muss die eigentliche Präsentation erstellt werden. Dann wechselst du in das Register Ansicht | Gliederungsansicht.

Um nun die Folienüberschriften in das Inhaltsverzeichnis zu übernehmen, öffnest du im linken Bereich der Gliederungsansicht mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählst Gliederung reduzieren | Alle Ebenen reduzieren aus.

Dann markierst du in der Gliederungsansicht alle Folienüberschriften, legst hier per Rechtsklickmenü eine neue Folie an und fügst die Überschriften aus der Zwischenablage ein. Die Überschrift dieser neuen Präsentationsfolie könnte dann beispielsweise Inhaltsverzeichnis lauten. Sie lässt sich aber ganz normal bearbeiten.

Abschließend verschiebst du das Inhaltsverzeichnis an die gewünschte Position und speicherst dann die gesamte PowerPoint-Präsentation.

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Große Word-Dokumente in lesefreundlichem Layout

Bei Word werden Dokumente oft ganzseitig auf dem Bildschirm angezeigt. Für eine bessere Lesbarkeit ist die Gliederung des Textes nicht ganz unerheblich. Lange Texte sollten Absätze enthalten, um für eine Auflockerung und/oder inhaltliche Abgrenzung zu sorgen. Eine weitere Funktion die das Lesen langer Texte einfacher macht, ist der Spaltensatz, der mit wenigen Mausklicks eingerichtet ist.

Öffne in Word das gewünschte Dokument und klicke in der Menüleiste auf das Register Layout. Hier findest du in der Gruppe Seite einrichten den Button Spalten. Über das Kontextmenü kannst hier schon Layouts bis zu drei Spalten auswählen.

Mit der Option Weitere Spalten lassen sich die Spalten des Dokuments frei gestalten. Die Breite, auch einzelner Spalten, kann genauso eingestellt werden wie der Abstand zueinander.

Zur besseren Abgrenzung gibt es zusätzlich noch die Option der Zwischenlinie (Trennlinie) und du kannst auswählen, ob die Spaltenansicht für das gesamte Dokument erfolgen soll, oder erst nach der aktuellen Cursorposition.

Im Übrigen verwenden auch Tageszeitungen und Magazine den Spaltensatz, weil der einfach besser zu lesen ist.

Tipp

Wenn du die Spaltenansicht in einem Dokument verwendest, dann solltest du die Änderungen wieder rückgängig machen, wenn der Ausdruck nicht in diesem Format gewünscht ist.

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Alle Tasten-Kombinationen von Word 2013 auf einen Blick

Die Bedienung und Steuerung von Programmen werden meist per Tastatur und Maus vorgenommen. Viele Funktionen lassen sich zudem mit einer Tastenkombination direkt ansteuern. Für viele User bedeutet dies eine Optimierung der Arbeitsabläufe. Insbesondere trifft das auf die Office Produkte, wie Excel, Powerpoint und Word zu. Aber welches Tastenkürzel ist wofür? Hier helfen die Spickzettel der Universität Gießen.

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Für eine verbesserte Übersicht der schier zahllosen Tastenkombinationen für Word wurde ein Handbuch im PDF-Format entwickelt, dass in verschiedene Bereiche gegliedert ist. Am Bildschirm kann man die einzelnen Bereiche direkt über das Inhaltsverzeichnis anwählen. Natürlich lässt sich das Handbuch auch ausdrucken und in der Schreibtisch-Schublade bereithalten.

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Die Uni Gießen hat natürlich nicht nur für Word 2013 ein Handbuch der Tastenkombinationen erstellt, sondern auch für die Office-Programme, Excel, Access, Outlook und PowerPoint. Alle Handbücher sind kostenlos erhältlich.

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Microsoft Word: Textpassagen oder Absätze mit Initialen als Blickfang

Mann kennt es aus Märchenbüchern oder auch aus der Bibel: Großbuchstaben am Anfang eines Kapitels oder eines Absatzes. Diese Initiale lenken den Blick auf auf den Anfang des Textes und gliedern diesen in einer außergewöhnlichen Weise. Das Einfügen der Initiale ist zudem mit nur drei Mausklicks schnell erledigt.

Zum Einsetzen des Großbuchstabens starten Sie Word und rufen das betreffende Dokument auf. Klicken Sie mit der Maus in den Absatz, der hervorgehoben werden soll. Im Register Einfügen klicken Sie im Bereich Text auf die Schaltfläche Initiale.

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Im Aufklappmenü können Sie direkt aus zwei Möglichkeiten auswählen:

  • Im Text
  • Im Rand

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Die Option Kein macht die Änderung wieder rückgängig.

Zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten werden mit Initialoptionen angezeigt.

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Hier kann die Schriftart ausgewählt, die Initialhöhe und der Abstand zum Text manuell geändert werden. Mit OK bestätigen Sie die neuen Einstellungen.

Und so kann das Ergebnis aussehen:

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Die Funktion mit den Initialen steht ab Word Version 2007 zur Verfügung.

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Microsoft Outlook: Absätze im Text formatieren wie bei Word

Beim Verfassen von E-Mails machen sich die wenigsten Menschen Gedanken über das Aussehen von Texten. Auch wenn die elektronische Nachricht für einen schnellen Informationsaustausch gedacht ist, so ist eine versendete E-Mail ein persönliches Aushängeschild wie auch ein „normaler“ Brief. Hier macht man sich eher Gedanken über Schriftbild und Gliederung des Textes. Nichts ist im Schriftverkehr ermüdender, wenn man lange Texte ohne Absätze lesen muss.  Auf diese (Word-) Funktionen muss man aber bei E-Mails in Outlook nicht verzichten. Das Menüband von Outlook enthält nahezu die gleichen Funktionen wie Word auch.

Möchten Sie also bei einer neuen Nachricht beispielsweise die Absätze formatieren, dann klicken Sie in der Menüleiste auf „Text formatieren“. Dann öffnen Sie in der Bearbeitungsleiste über den kleinen Pfeil der Rubrik „Absatz“ das gleichnamige Dialogfenster.

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In diesem Fenster finden Sie alle aus Word bekannten Funktionen vom Zeilenabstand, über Absatzformatierung, bis hin zum Zeilen- und Seitenumbruch.

Auch wenn die Funktionen wie Schriftgröße, -farbe, -abstand u.s.w. auch in früheren Outlook-Versionen bereits enthalten waren, die Absatzformatierung ist erst seit Outlook 2007 integriert.

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Kapitel in einem Word Dokument einfach umstellen

Bei umfangreichen Dokumenten mit einer größeren Anzahl an Kapiteln stellt sich oftmals nachträglich heraus, dass eine andere Anordnung der Kapitel sinnvoller wäre. Es wäre jedoch nun ziemlich umständlich die betreffenden Kapitel zu suchen, den Text zu markieren und diese dann manuell umzustellen. Einfacher geht es mit der Gliederungsfunktion, welche Word als Bordmittel zur Verfügung stellt. Mit dieser lassen sich Kapitel durch wenige Mausklicks schnell und einfach an die gewünschte Position bringen.

Als ersten Schritt müssen den Überschriften passende Formatvorlagen wie beispielsweise „Überschrift 1“ oder „Überschrift 2“ zugewiesen werden. Als Alternative besteht zudem die Möglichkeit, den Überschriften über das Dialogfeld für das Absatzformat eine passende „Gliederungsebene“ zuzuweisen. Ist dies erledigt, wechseln Sie als nächsten Schritt in die Gliederungsansicht. Dies funktioniert einfach über die Tastenkombination [Alt] [Strg] [G]. Nun ist es erforderlich, die Ansicht auf eine bestimmte Gliederungsansicht zu reduzieren. Möchten Sie beispielsweise lediglich die Hauptkapitel neu ordnen, dann lassen Sie sich nur die Ebene 1 anzeigen.

Für die Umstellung der Unterkapitel wählen Sie die entsprechende Ebene aus. Um die Ansicht zu reduzieren, öffnen Sie in Word 2007 bzw. Word 2010 zunächst im Dropdown-Menü das Feld „Ebene anzeigen“ und anschließend die gewünschte Ebene aus. Sie finden das Feld unter „Gliederung | Gliederungstools“. In früheren Word-Versionen gehen Sie zur Gliederungssymbolleiste und öffnen hier das Feld „Ebene anzeigen“ um die gewünschte Ebene auszuwählen.

Sie finden nun links neben den Überschriften ein Plussymbol. Mit diesem können Sie das Kapitel einfach nach oben bzw. nach unten an die gewünschte Position ziehen. Anhand der eingeblendeten waagerechten Linie können Sie die neue Position des Kapitels erkennen. Sie können auf diese Weise nun alle Kapital in die von Ihnen gewünschte Reihenfolge bringen. Haben Sie alle Kapitel umgestellt, dann können Sie wieder in die standardmäßige Layoutansicht wechseln. Drücken Sie hierzu die Tastenkombination [Alt] + [Strg] + [L]. Anschließend können Sie erkennen, das Word nicht nur die Überschriften, sondern auch den kompletten Inhalt der Kapitel verschoben hat.

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Microsoft Word: Automatische Seitenzahlen erst ab einer späteren Seite starten lassen

Bei umfangreichen Dokumenten wird normalerweise die automatische Seitennummerierung eingesetzt, die ab der ersten Seite startet. Bestimmte Formate, wie beispielsweise Dissertationen und Manuskripte starten oft mit einer Einleitung, Vorwort und einer Gliederung. Soll aus diesem Grund die Seitennummerierung erst später starten (z. B. ab Seite 4, mit Seitenzahl 4), dann ist die Standardnummerierung nicht praktikabel. Word bietet aber eine Lösung an, mit der dieses Problem gelöst werden kann.

Diese Art der Seitennummerierung ist seit Word 2003 möglich, die Arbeitsschritte sind gegenüber den Versionen 2007/2010 etwas unterschiedlich.

Word 2003

Starten Sie Word und rufen Sie die gewünschte Datei auf. Setzen Sie den Cursor an den Anfang der ersten Zeile der Seite ab der die Nummerierung starten soll. Anschließend klicken Sie in der Menüleiste auf „Einfügen | Manueller Umbruch“.

Im Dialogfenster „Manueller Umbruch“ aktivieren Sie im Bereich „Abschnittsumbruch“ die Option „Nächste Seite“. Bestätigen Sie die Änderung mit der Schaltfläche „OK“.

Im nächsten Schritt klicken Sie wieder in der Menüleiste auf „Ansicht | Kopf- und Fußzeile“…

…und deaktivieren in der Symbolleiste „Kopf- und Fußzeile“ die Option „Verknüpfung zum Vorherigen“. Die Symbolleiste kann dann mit der Schaltfläche „Schließen“ beendet werden.

In der Menüleiste geht es mit Klicks auf „Einfügen | Seitenzahlen“ weiter. Im darauffolgenden Fenster klicken Sie auf den Button „Format“…

…und wählen im nächsten Dialogfenster zuerst das gewünschte Zahlenformat aus. Aktivieren Sie dann unter „Seitennummerierung“ die Option „Beginnen bei“ und tragen rechts daneben in das Eingabefeld die gewünschte Seitennummer ein. Bestätigen Sie beide offenen Dialogfenster mit „OK“.

Ab sofort wird die Seitennummerierung ab der gewünschten Dokumentenseite in der Fußzeile angezeigt.

Word 2007/2010

Starten Sie Word und rufen Sie die gewünschte Datei auf. Setzen Sie den Cursor an den Anfang der ersten Zeile der Seite ab der die Nummerierung starten soll. Im Register „Seitenlayout“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Umbrüche“ und wählen im Drop-Down-Menü im Bereich „Abschnittsumbrüche“ die Option „Nächste Seite“ aus.

Führen Sie am Ende der Seite auf der die Nummerierung starten soll einen Doppelklick aus, um die Fußzeilenansicht einzuschalten. Im Menüband klicken Sie im Bereich „Navigation“ auf die Funktionsschaltfläche „Mit vorheriger verknüpfen“ um diese auszuschalten.

Anschließend wählen Sie das Register „Einfügen“. Im Bereich „Kopf- und Fußzeile“ klicken Sie auf „Seitenzahl | Seitenzahlen formatieren“.

Im nächsten Dialogfenster legen Sie das gewünschte Zahlenformat fest. Danach aktivieren Sie im Bereich „Seitennummerierung“ die Option „Beginnen bei“ und geben die Seitenzahl ein, bei der die automatische Nummerierung beginnen soll. Bestätigen Sie die Änderungen mit „OK“.

Im letzten Arbeitsschritt wechseln Sie wieder zum Register „Einfügen“, klicken erneut auf „Seitenzahl“. Im Kontextmenü wählen Sie „Seitenende“ und bestimmen mit einem Linksklick das gewünschte Seitenzahlen-Layout.

Die so festgelegte Seitennummerierung wird sofort durchgeführt…

…und die davor liegenden Seiten erhalten keine Seitenzahlen.

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Word 2010 Navigationsbereich: In umfangreichen Dokumenten einfacher navigieren

Bei umfangreichen Word-Dokumenten verliert man oftmals leicht die Übersicht und das Navigieren innerhalb des Dokuments ist dann nur sehr umständlich möglich. Für Word 2010 gibt es dabei Tricks, wie man auch in größeren Dokumenten wie Diplom oder Doktorarbeiten schneller und einfacher navigieren kann.

Aktivieren Sie hierzu in der Navigationsleiste von Word die Registerkarte „Ansicht“. Danach können Sie im Bereich „Anzeigen“ die Option „Navigationsbereich mit einem Häkchen auswählen. Anschließend erscheint auf der rechten Seite der aus drei Registern bestehende Bereich „Navigation“.

Gliederung und Struktur auf einen Blick

Durch Auswahl des ersten Registers „Durchsuchen der Überschriften in Ihrem Dokument“ erhalten Sie eine optische Anzeige der vorhandenen Gliederung. Um den Cursor an einer bestimmten Stelle zu positionieren, klicken Sie einfach die entsprechende Überschrift an. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit durch Drücken der linken Maustaste den ausgewählten Abschnitt an eine andere Position innerhalb der Gliederung zu verschieben. Wenn Sie im Eingabefeld am oberen Rand einen Suchbegriff eintragen, so werden alle Überschriften mit dem entsprechenden Suchbegriff markiert.

Besser suchen

Im zweiten Register „Durchsuchen der Seiten in Ihrem Dokument“ werden alle Seiten des Dokuments in einer Miniaturansicht dargestellt. Durch die Eingabe eines Suchbegriffs werden dann nur noch diejenigen Seiten angezeigt, welche den entsprechenden Suchbegriff beinhalten.

Das letzte Register „Durchsuchen der Ergebnisse der aktuellen Suche“ beinhaltet nur die für den aktuell verwendeten Suchbegriff entsprechenden Treffer innerhalb des Dokuments.

Sie haben übrigens nicht nur die Möglichkeit nach einzelnen Textzeilen zu suchen. Wenn Sie nach Graphiken, Tabellen oder Formeln suchen möchten, klicken Sie einfach auf den Pfeil neben der Option „Dokument durchsuchen“. Über die Auswahl von „Optionen“ können Sie die Art und Weise des Suchvorgangs definieren. Hier können Sie beispielsweise festlegen, ob bei der Suche auch die Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt werden soll. Über eine andere Option kann zudem bestimmt werden, dass nur ganze Wörter berücksichtigt werden.