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  • GMail Spamfilter-Whitelist: Adressen und Absender auf die Whitelist setzen und nie als Spam markieren

    Ein E-Mail-Postfach ohne Spam? Gibt es nicht. Auch wenn der Spamfilter von Google Mail nahezu perfekt Spams rausfischt, rutschen auch bei GMail immer wieder mal lästige Spam- und Werbenachrichten durch – im Fachjargon false negatives genannt. Viel ärgerlicher ist der umgekehrte false positives-Fall; wenn eigentlich erwünschte E-Mails von Freunden, Bekannten, Kunden oder Geschäftspartnern als Spam eingestuft werden. Die eigentlich wichtige E-Mail verschwindet dann sang- und klanglos im Spam-Ordner. Damit das nicht passiert, sollte man sich für die wichtigsten E-Mail-Adressen eine sogenannte Whitelist anlegen. Das geht mit Gmail ganz einfach.

    Whistelist in Gmail anlegen

    Das Prinzip der Whitelist (Weißen Liste) ist simpel: Alle Mail-Adressen oder Domains, die in der Whitelist stehen, haben quasi VIP-Status und werden vom Spamfilter gar nicht erst untersucht, sondern direkt und ungeprüft in den Posteingang gelegt. Das Problem bei GMail: In den Mail-Einstellungen gibt es keine Whitelist-Funktion. Wer trotzdem eine Whitelist der VIP-Absender anlegen möchte, muss den Umweg über die Filter gehen.

    Damit GMail bestimmte Mails niemals als Spam einstuft, gehen Sie wie folgt vor:

    1. Im Posteingang klicken Sie rechts in der Suchleiste auf den nach unten weisenden Pfeil, um die Suchoptionen einzublenden.

    google-mail-gmail-whiteliste-spamfilter-einrichten

    2. Dann geben Sie in die Zeile Von die E-Mail-Adresse ein, die in die Whitelist aufgenommen werden soll. Sie können auch mehrere E-Mail-Adressen eingeben, indem Sie die Adressen mit dem senkrechten Strich | (Tastenkombination [Alt Gr][<]) voneinander trennen, zum Beispiel so:

    adresse1@mirko.de|adresse2@mirko.de|adresse3@mirko.de

    google-mail-gmail-whiteliste-spamfilter-einrichten-3

    Statt einzelne Adressen anzugeben, lassen sich auch komplette Domains auf die Whitelist setzen, um ungeprüft alle Adressen einer Domain durchzulassen. Um beispielsweise alle E-Mail-Adressen, die auf @mirko.de enden auf die Whitelist zu setzen, geben Sie den Domainnamen inklusive @-Zeichen , zum Beispiel

    @mirko.de

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    3. Zum Fortfahren klicken Sie unten rechts auf Filter mit diesen Suchkriterien erstellen. Auf der folgenden Seite kreuzen Sie die Option Nie als Spam einstufen an und klicken auf Filter erstellen.

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    Das war’s auch schon. Die betreffenden E-Mail-Adressen oder Domains werden ab sofort ohne Prüfung in den Posteingang gelegt und landen garantiert nicht mehr versehentlich im Spam-Ordner. Auch wenn der Spamfilter von Google Mail eigentlich recht zuverlässig arbeitet, empfehlen wir, für alle wichtigen Adressen die Whiteliste-Funktion zu aktivieren. Dazu gehören vor allem die Adressen oder Domains der Familie, von wichtigen Kunden, Geschäftspartnern, Vorgesetzten oder Mitarbeitern und guten Freunden.

    GMail-Whitelist bearbeiten

    Um einen Blick in die aktuelle Whiteliste zu werfen und Einträge zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad und dann auf Einstellungen. Im Bereich Filter sind alle bisher eingerichteten Filter aufgelistet. Die Whiteliste-Einträge erkennen Sie an der Filterregel Ausführen: Nie als Spam markieren. Hier können Sie die Adressen und Domains nachträglich bearbeiten oder den Whitelist-Eintrag komplett löschen.

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  • Gmail aufräumen: Große Mails und Anhänge finden und löschen

    Im Google-Mail-Postfach hat man zwar mehrere Gigabyte Platz. Doch wer regelmäßig E-Mails mit dicken Anhängen erhält, hat auch hier schnell die Postfachgrenze erreicht. Damit es erst gar nicht so weit kommt, sollte man dann und wann im Postfach aufräumen und die dicksten Brocken rauswerfen. Über die Suchfunktionen lassen sich die größten Platzverschwender schnell herausfischen.

    Google Mails nach Mailgröße durchsuchen

    Den meisten Platz gewinnt man durch das Löschen großer Anhänge. Über das Suchfeld lassen sich große Mails beziehungsweise große Anhänge schnell aufspüren, und zwar so:

    1. Oben ins Eingabefeld auf den kleinen Pfeil neben der Lupe klicken.

    gmail-google-mail-grosse-mails-finden-nach-groesse

    2. Im aufgeklappten Suchfenster ganz oben die Option Alle Nachrichten auswählen und dann unten im Feld Größe die gewünschte Minimalgröße eintragen, etwa größer als und 100 MB.

    gmail-google-mail-grosse-mails-finden-nach-groesse-2

    3. Nach dem Klick auf die Lupe listet Gmail alle Mails auf, die größer als die angegebene Mindestgröße sind. Zum Aufräumen muss man nur noch die zu löschenden Mails markieren und auf das Papierkorb-Icon klicken – und schon hat man auf einen Schlag mehrere GB freigemacht.

    gmail-google-mail-grosse-mails-finden-nach-groesse-3

    Übrigens: Statt über das Suchformular können Sie die Suche nach großen Anhängen auch per Suchbegriff starten. Dazu geben Sie oben ins Suchfeld das Stichwort larger: sowie die gewünschte Minimalgröße an. Dabei stehen K für Kilobyte und M für Megabyte, zum Beispiel:

    larger:100K

    larger:200M

    larger:1000M

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  • E-Mail über Google+ deaktivieren: Verhindern, dass jeder über das Google+-Profil E-Mails versenden kann

    Google hat es mal wieder getan: Still und heimlich wurde eine neue Funktion aktiviert, die es in sich hat und kontrovers diskutiert wird. Darum geht’s: Ab sofort können Fremde über die Google+-Seite eine E-Mail an Sie schicken – ohne dass die- oder derjenige die E-Mail-Adresse kennt. Ärgerlich: Die neue Funktion, die bei Vielen bereits für eine E-Mail-Flut geführt hat, ist bei allen Gmail-Konten automatisch aktiviert. Wer wieder Ruhe haben und das Versenden von E-Mails per Google+ verhindern möchte, muss die Funktion in den Einstellungen manuell abschalten.

    E-Mail-Flut über Google+ eindämmen

    Haben Sie sich eventuell gewundert, warum Ihnen plötzlich wildfremde Leute E-Mails schicken? Das könnte an der neuen GMail- und Google+-Funktion liegen, die E-Mails auch ohne Kenntnis der E-Mail-Adresse an Sie verschickt. Um die neue Funktion abzuschalten und zu verhindern, dass jedermann ohne Kenntnis der E-Mail-Adresse Ihnen E-Mails über Google+ schicken kann, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Melden Sie sich in Ihrem GMail-Konto an.

    2. Dann klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad und wählen den Befehl „Einstellungen“.

    google-mail-gmail-emails-ueber-google-plus-abschalten

    3. Im unteren Bereich gibt es die neue Zeile „E-Mail über Google+“. Voreingestellt ist rechts neben dem Fehl „Wer darf mir über mein Google+ Profil E-Mails senden“ die Einstellung „Jeder auf Google+“. Das bedeutet, dass jeder, der Ihre Google+-Seite aufrufen kann, Ihnen darüber auch eine E-Mail an Ihr GMail-Konto schicken kann. Um das zu verhindern und die E-Mail-Lücke zu schließen, ändern Sie die Einstellung auf „Niemand“.

    google-mail-gmail-emails-ueber-google-plus-abschalten-2

    4. Ganz wichtig: Die Änderungen werden erst wirksam, wenn Sie ganz unten auf der Seite auf „Änderungen speichern“ klicken. Ab sofort kann niemand mehr ohne Kenntnis Ihrer E-Mail-Adressen Ihnen E-Mails über das eigene Google+ Profil verschicken.

  • Gmail: Bilder und Grafiken in Google Mail nicht mehr automatisch anzeigen lassen

    Bis vor kurzem hat Google alle Bilder und Fotos in E-Mails erst einmal blockiert. Erst wenn man auf „Bilder unten anzeigen“ geklickt hat, wurden die eingebetteten Fotos und Grafiken sichtbar. Aus gutem Grund. Denn in Spam-Mails sind oft unsichtbare Mini-Grafiken eingebaut, über die der Spam-Versender prüfen kann, ob und zu welchem Zeitpunkt die Mail gelesen wurde. Mittlerweile hat Google das Bilder-Handling geändert. Alle Grafiken und Bilder in E-Mails werden jetzt automatisch angezeigt. Wer das nicht mehr möchte, kann die Automatik abschalten.

    GMail-Grafiken nicht mehr automatisch anzeigen

    Das automatische Anzeigen der Bilder ist auf dem ersten Blick recht praktisch. Allerdings nur bei schnellen Internetverbindungen. Ist die Internetverbindung langsam oder möchten Sie auf dem Smartphone oder Tablet weniger Batteriestrom verbrauchen, lohnt sich das Abschalten der Automatik. Die Nur-Text-Version ist schneller und verbraucht weniger Traffic. Wer Bilder sehen möchte, kann sie per Knopfdruck ja immer noch herunterladen.

    Um wieder wie früher externe Bilder nicht automatisch, sondern erst per Klick anzuzeigen, wechseln Sie in Ihr Google-Mail-Konto und klicken oben rechts auf das Zahnrad und auf „Einstellungen“.

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    Im Register „Allgemein“ wählen Sie anschließend in der Zeile „Bilder“ die Einstellung „Vor dem Anzeigen externer Bilder fragen“. Damit die Änderungen wirksam werden, blättern Sie ganz nach unten und klicken dort auf die Schaltfläche „Änderungen speichern“.

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    Jetzt verhält sich Google Mail wieder wie früher: Sind in der E-Mail Bilder eingebettet, erscheinen statt der Grafiken nur leere Platzhalter. Erst nach einem Klick auf „Bilder unten anzeigen“ werden die Bilder nachgeladen. Das beschleunigt gerade bei langsamen Internetverbindungen die Arbeit mit dem Posteingang, da zuerst nur die schnelle Textversion der E-Mails angezeigt wird.

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    Und was ist mit den Spam-Versendern?

    Spam-Versender versuchen, durch extern verlinkte Bilder den E-Mail-Empfänger auszuspionieren. Das ist technisch ganz einfach: in die E-Mail wird eine unsichtbare Mini-Grafik eingebunden. Sobald die E-Mail geöffnet und Bilder angezeigt werden, werden alle Grafiken – darunter auch die Mini-Grafik – vom Server des Anbieters heruntergeladen. Anhand dieses Zeitstempels kann der Versender genau erkennen, wann Sie die E-Mail geöffnet haben.

    Die gute Nachricht: Google hat dieser Ausspäh-Methode einen Riegel vorgesetzt. Alle Bilder in Google Mail werden nicht direkt vom Server des Versenders geladen, sondern durch einen Bild-Proxyserver von Google geschickt. Der Proxy-Server fungiert wie ein Zwischenspeicher. Da die Bilder vom Proxy-Zwischenspeicher geladen werden, kann der Versender nicht mehr herausfinden wer wann welche Mail geöffnet hat. Der Proxy-Server schützt vor folgenden Spähmethoden und Angriffsversuche: 

    • Absender können das Herunterladen Ihrer Bilder nicht nutzen, um Informationen wie Ihre IP-Adresse oder Ihren Standort zu ermitteln.
    • Absender können in Ihrem Browser keine Cookies setzen oder lesen.
    • Gmail prüft Ihre Bilder auf bekannte Viren oder Malware.
  • Gmail Aliase und das Pluszeichen: Google Mail für Einweg- und Wegwerfadressen nutzen

    Mit der eigenen E-Mail-Adresse sollte man behutsam umgehen. Ansonsten hat man ruck, zuck sein Postfach voll mit Spam, Newslettern und anderen überflüssigem Schrott. Doch was tun, wenn man nur mal eben bei einem Gewinnspiel mitmachen oder sich für ein Forum anmelden möchte? Meist muss man bei Anmeldungen die E-Mail-Adresse nur zu einem Zweck angeben: damit der Anbieter eine Bestätigungsmail schicken kann, die Sie dann nur noch bestätigen müssen. Allerdings passiert es oft, dass der Anbieter die Adresse gleich weiterverkauft an die Werbeindustrie. Mit der Folge, dass das Postfach rasch vor Spam überquillt. Genau für solche Einmal-Einsätze bieten sich Wegwerf- und Einweg-Adressen an. Es geht aber auch ohne Extra-Anbieter. Wer ein Gmail-Konto besitzt, verfügt praktisch über unendlich viele Einweg-Adressen und kann Spammern damit ganz einfach ein Schnippchen schlagen. Das Zauberwort lautet „Aliase“.

    Mit Aliasen unendlich viele Adressen erzeugen

    Ein Beispiel: Sie haben bei Google Mail die Gmail-Adresse peter.muster@gmail.com. Das ist aber noch nicht alles. Ihnen gehören auch alle Adressen, die um ein Pluszeichen und eine beliebige Zeichenkette erweitert werden. Auch diese Adressen gehören Peter Muster und alle Mails dorthin wandern in sein Postfach

    peter.muster+newsletter@gmail.com

    peter.muster+newsletter-von-toller-webseite@gmail.com

    peter.muster+irgendwas@gmail.com

    peter.muster+mirdochegal@gmail.com

    Wichtig ist nur das Pluszeichen hinter dem Namen; alles was dahinter kommt, spielt keine Rolle und kommt auf jeden Fall im Postfach von peter.muster@gmail.com an.

    Aliase als Wegwerfadresse oder zum Filtern nutzen

    Die Aliase bieten unendlich viele Möglichkeiten zur sinnvollen Nutzung. Zum Beispiel für Newsletter. Bei Newslettern könnten Sie sich zum Beispiel mit der Adresse

    peter.muster+newsletter@gmail.com

    anmelden. Über die Filterfunktion von Gmail lassen sich dann alle eingehenden Newsletter in einen eigenen Ordner schieben bzw. mit einem Label versehen und als gelesen markieren. Das eigentliche Postfach bleibt damit immer übersichtlich und sauber.

    Eine andere Möglichkeit ist die Verwendung als Einweg-Wegwerfadresse, etwa für Gewinnspiel-Registrierungen. Dazu verwenden Sie bei der Anmeldung zum Beispiel die Adresse

    peter.muster+trash@gmail.com

    oder etwas unauffälliger, damit der Anbieter die Adresse nicht sofort als Wegwerfadresse erkennt

    peter.muster+einmalig@gmail.com

    In Google Mail richten Sie anschließend einen Filter ein, der die Einwegadressen sofort löscht. Das geht folgendermaßen:

    1. Sobald die erste Mail an peter.muster+newsletter@gmail.com ankommt, öffnen Sie sie in Gmail.

    2. Dann klicken Sie oben rechts auf „Mehr“ und wählen den Befehl „Ähnliche Nachrichten filtern“.

    google-mail-gmail-aliase-wegwerfadresse-newsletter-registrierungen

    3. Im nächsten Formular löschen Sie das Feld „Von“ und geben ins Feld „An“ Ihre persönliche Wegwerf-Adresse an, etwa peter.muster+einmalig@gmail.com. Es folgt ein Klick auf „Filter mit diesen Suchkriterien erstellen“.

    google-mail-gmail-aliase-wegwerfadresse-newsletter-registrierungen-2

    4. Im nächsten Formular legen Sie fest, was mit den E-Mail passieren soll, die an die Wegwerf-Adresse gehen. Am besten kreuzt man hier „Löschen“ an und lässt sie direkt in den Papierkorb wandern. Zur Not (falls man doch mal darauf zugreifen muss) kann man sie ja immer noch eine Zeit lang aus dem Papierkorb fischen. Bestätigen Sie die Auswahl der Filterkriterien mit „Filter erstellen“.

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    Das war’s: ab sofort landen alle E-Mails an die Wegwerfadresse peter.muster+einmalig@gmail.com im Papierkorb. Für die erste Registrierungen müssen Sie also nach der Anmeldung einmal kurz in den Papierkorb schauen und dort zum Beispiel die Bestätigungsmail öffnen – danach haben Sie Ruhe; egal an wen die Adresse vom Anbieter verkauft wird und wer Ihnen dorthin Werbung und Spam schickt.

    Möchten Sie die Filter anpassen oder wieder abschalten, klicken Sie auf das Zahnrad und dann auf „Einstellungen“ und „Filter“. Hier lassen sich alle eingerichteten Filter bearbeiten oder löschen.

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  • Google Mail: Die Anzahl ungelesener Nachrichten im Browser-Tab anzeigen

    Im Posteingang von Google Mail werden alle ungelesenen Nachrichten in Fettschrift dargestellt. So erkennt man auf einen Blick ob neue E-Mails eingetroffen sind. Dafür muss man aber zum Browser-Tab des Gmail-Kontos wechseln. Wenn man auf eine bestimmte Nachricht wartet, muss man für die Posteingangs-Kontrolle immer wieder die aktuelle Webseite verlassen. Mit der experimentellen Funktion „Symbol mit „Ungelesen“-Zähler“ werden die Anzahl der neuen und ungelesenen Nachrichten im Browser-Tab angezeigt.

    Mit dieser Funktion sehen Sie mit einem Blick auf den Tab ob eine neue E-Mail eingegangen ist.

    Und so aktivieren Sie die Funktion:

    Rufen Sie Ihr Google-Mail-Account auf, klicken Sie auf das Zahnradsymbol, und wählen Sie im Kontextmenü „Einstellungen“.

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    Danach suchen Sie in der Kategorie „Labs“ die Funktion „Symbol mit „Ungelesen“-Zähler“ und aktivieren diese. Am Anfang oder am Ende der Seite bestätigen Sie die Änderung mit der Schaltfläche „Änderungen speichern“.

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    Ab sofort sehen Sie schon im Gmail-Browser-Tab ob und wieviel ungelesene E-Mails eingegangen sind.

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    Diese experimentelle Funktion ist aber nicht mit allen Browsern kompatibel. Unterstützt werden nur Opera, Firefox und Google Chrome, sowie auf dem „Chromium“ basierende Browser (z. B. Comodo Dragon).

  • Google Probleme: Im Google-Kontrollzentrum herausfinden ob und warum Google Mail, Drive und andere Dienste nicht funktionieren

    Von Google ist man es eigentlich gewohnt, dass alle Dienste wie Mail, Drive oder Office reibungslos funktionieren. Das ist aber nicht immer so. Mitunter knirscht es im Google-Gebälk und einzelne Dienste wie Google Mail fallen aus. Wenn mal wieder einer der Google-Dienste nicht mehr funktioniert, können Sie ganz einfach herausfinden, ob es a) stimmt und b) woran es liegt.

    Google down? Das Google-Kontrollzentrum verrät es

    Google hat hierzu eine Art Kontrollzentrum eingerichtet. Unter der Adresse www.google.com/appsstatus  gibt eine Statusseite, die den aktuellen „Gesundheitszustand“ der einzelnen Google-Dienste anzeigt, darunter:

    • Google Mail
    • Google Kalender
    • Google Talk
    • Google Drive
    • Google Documents
    • Google Spreadsheets
    • Google Drawing
    • Google Sites
    • Google Video for business
    • Google Groups
    • Admin control panel / API
    • Postini Services

    Die Ampelfarben zeigen an, wie es derzeit um den jeweiligen Dienst steht. Bei Grün ist alles im grünen Bereich; Probleme sind orange oder rot (kompletter Ausfall) markiert. Die Kalenderansicht zeigt, wann es zu welchen Problemen gekommen ist.

    Gab es ein Problem, zeigt ein Klick auf den orangefarbenen oder roten Button, wo der Hase im Pfeffer lag, wie lange das Problem anhielt und welche Lösung es gab – meist inklusive Link zu einer PDF-Datei mit ausführlichen technischen Details („Google Apps Incident Report“).

  • E-Mails von Googlemail (Gmail) mit dem Firefox Add-On „Gmail Manager“ abrufen

    Der E-Mail-Dienst von Google, in Deutschland früher als Googlemail bezeichnet, heute identisch mit der amerikanischen Fassung in „Gmail“ umbenannt, erfreut sich großer Beliebtheit, da der angebotene Speicherplatz die kostenlosen Alternativen um ein Vielfaches übersteigt und der Dienst nicht zuletzt in Android bereits werkseitig integriert ist. Das Abrufen der E-Mails ist jedoch nicht so einfach, da man zunächst die Startseite aufrufen muss und dann über das eigene Konto den Gmail-Posteingang aufrufen muss. Doch wie so oft hat auch hier die Community eine komfortable Lösung, denn mit dem für Firefox erhältlichen Add-On „Gmail Manager“ werden die E-Mails automatisch abgerufen, können direkt angezeigt werden ohne das aktuelle Browserfenster zu verlassen, oder für später aufbewahrt werden.

    Installation und Einrichtung

    Die Installation ist denkbar einfach, da die Plugin Datei einfach über den Add-On-Manager in den Firefox eingefügt werden kann. Auf addons.mozilla.org/de/firefox/addon/gmail-manager gelangen Sie direkt zum Installer, und nach einem kurzen Neustart des Browsers ist das Add-On sofort verfügbar. Jetzt beginnt die Einrichtung, die nachfolgend in der Schritt-für-Schritt-Anleitung erklärt wird.

    1. Falls nicht schon geschehen, öffnen Sie die Add-On-Leiste, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die obere Hauptleiste klicken und diese auswählen. Oder rufen Sie den Befehl „Extras | Google Mail Manager | Einstellungen auf“. Ist die Symbolleiste mit dem „Extras“-Menü nicht sichtbar, können Sie sie durch Drücken der [Alt]-Taste einblenden.

    2. In der unteren Ecke des Browsers ist jetzt das von Gmail bekannte Symbol aufgetaucht. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie den Menüpunkt „Einstellungen“. Sollte das Gmail-Symbol ganz unten nicht sichtbar sein, rufen Sie den Befehl „Ansicht | Symbolleisten | Add-On-Leisten“ auf, oder drücken Sie die Tastenkombination [Strg][Shift/Umschalten][7].

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    3. Wechseln Sie auf das Untermenü „Konten“ und klicken Sie auf den Button „Hinzufügen“, um ihr Gmail-Konto mit dem Add-On zu verknüpfen. Dazu benötigen Sie lediglich den Benutzernamen und das Kennwort. Optional können Sie zudem die automatische Anmeldung aktivieren, damit der Gmail-Manager sich künftig beim Windows-Start mit diesem Konto verbindet.

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    4. Falls Sie über mehrere Gmail-Konten verfügen, wiederholen Sie Schritt 3, bis sich alle gewünschten Konten in der Liste befinden.

    5. Sollte Punkt 4 zutreffen, wechseln Sie auf den Menüpunkt „Allgemein“ und setzen Sie ein Häkchen bei der Option „Mit allen Konten anmelden“, um die E-Mails aller Konten gleichzeitig abzurufen.

    6. Bestätigen Sie die Änderungen mit einem Klick auf „Übernehmen“.

    Danach verbindet sich der Gmail Manager automatisch mit allen verfügbaren Konten und zeigt diese zukünftig in der unteren Ecke des Bildschirms an. Fährt man mit der Maus über das Symbol, wird zudem eine Vorschau für alle gespeicherten E-Mails angezeigt und mit einem Klick öffnet sich der gewohnte Posteingang von Gmail. Per Rechtsklick auf das Gmail-Symbol erhalten Sie Zugriff auf alle wichtigen Befehle, etwa zum Verfassen neuer E-Mails.

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  • Workshop E-Mails sicher verschlüsseln mit PGP – So funktioniert es mit Google Mail, Yahoo, GMX oder Outlook.com

    Erstaunlich: In E-Mails wird munter über intime und sensible Themen geplaudert. Und das, obwohl die elektronischen Nachrichten nicht mehr sind als digitale Postkarten. E-Mails wandern auf ihrem Weg zum Empfänger über Dutzende Postverteiler und können dort von jedermann gelesen werden. Es gibt keinen Briefumschlag, der vor neugierigen Blicken schützt. Wer in E-Mails vertrauliche Daten und Informationen auf die Reise schicken möchte, sollte sie verschlüsseln. Das geht am sichersten mit dem PGP-Verfahren. Wie das Schritt für Schritt für Webmailer wie Google Mail funktioniert, zeigt unser Workshop.

    E-Mails sicher verschlüsseln

    Für jede per E-Mail verschickte Nachricht gilt das Postkartenprinzip: Jede Mailstation kann den Inhalt der Nachricht im Klartext lesen. Wenn Sie E-Mails für Unbefugte unlesbar verschicken möchten, können Sie die Nachrichten verschlüsseln. Die Nachricht wird dabei vor dem Versenden chiffriert und erst beim Empfänger wieder entschlüsselt. Damit spielt es keine Rolle, ob die Nachricht unterwegs abgefangen wird; ohne die Schlüssel und das zugehörige Kennwort lässt sich der Inhalt nicht entziffern.

    PGP, das sicherste Verschlüsselungsverfahren

    Zum sicheren Verschlüsseln reichen einfache Verfahren mit Kennwörtern nicht aus. Zwar können sich Absender und Empfänger auf ein gemeinsames Kennwort einigen und damit alle Nachrichten damit verschlüsseln. Damit tauchen allerdings zwei wichtige Fragen auf: Über welchen sicheren Kanal tauschen Absender und Empfänger das Kennwort aus und was passiert, wenn E-Mails mit zwei, fünf oder zehn Empfängern verschlüsselt werden sollen? Alleine die Frage, wie das Kennwort ausgetauscht werden soll – per E-Mail im Klartext, per Telefon, per Brief? – stellt ein Sicherheitsrisiko dar. Wer das Kennwort belauscht, kann alle damit chiffrierten Nachrichten entziffern.

    Das normale Kennwortverfahren fällt damit für eine sichere Verschlüsselung aus. Mit dem PGP-Verfahren (Pretty Good Pricacy) gibt es aber eine Methode, die beide Probleme elegant löst. Die Verschlüsselung per PGP funktioniert im Prinzip folgendermaßen:

    • Beide Kommunikationspartner erzeugen mit einem speziellen Programm je zwei Schlüssel, einen privaten und einen öffentlichen Schlüssel. Die Schlüssel bestehen aus einer langen Folge von Zahlen und Buchstaben.
    • Beide Kommunikationspartner tauschen die öffentlichen Schlüssel aus. Das Praktische am PGP-Verfahren: Es keine Rolle, ob die öffentlichen Schlüssel abgehört werden; der öffentliche Schlüssel kann sogar auf einer Webseite veröffentlicht oder im Klartext per E-Mail verteilt werden. Mit dem öffentlichen Schlüssel alleine können Angreifer nichts anfangen. Lediglich die privaten Schlüssel bleiben geheim und beim ursprünglichen Besitzer.
    • Der öffentliche Schlüssel hat eine wichtige Aufgabe: er dient der Verschlüsselung von Nachrichten an den Besitzer des öffentlichen Schlüssels. Die E-Mail wird also mit dem öffentlichen Schlüssel des Empfängers kodiert.
    • Nur der richtige Empfänger kann die E-Mail wieder entschlüsseln. Er verwendet dazu seinen eigenen privaten Schlüssel. Grundsätzlich gilt: Mit dem privaten Schlüssel lassen sich alle E-Mails entschlüsseln, die mit dem eigenen öffentlichen Schlüssel kodiert wurden.

    pgp-verfahren-skizze

    Das Prinzip der öffentlichen und privaten Schlüssel ist im Grunde simpel. Auf jeder Seite gibt es je einen öffentlichen und privaten Schlüssel (1). Die öffentlichen Schlüssel werden untereinander ausgetauscht (2). Verschlüsselt wird mit dem öffentlichen Schlüssel des Empfängers (3), entschlüsselt mit dem eigenen privaten Schlüssel (4).

    Auch wenn es auf den ersten Blick ungewöhnlich anmutet, dass aus dem öffentlichen Schlüssel kein Geheimnis gemacht wird und er sogar auf Webseiten veröffentlicht werden darf; die Kombination aus öffentlichem und privatem Schlüssel macht das Verfahren sicher. Bislang gibt es kein praktikables Verfahren, um die PGP-Verschlüsselung ohne den privaten Schlüssel zu knacken.

    OpenPGP für GMail, Yahoo, GMX, Outlook & Co.

    Das sichere PGP-Verfahren können Sie auch für Ihren Rechner nutzen. Die passende Software gibt es kostenlos im Internet. Im ersten Schritt müssen Sie die PGP-Erweiterung „Mailvelope“ für den Browser installieren und die Schlüssel generieren – das müssen Sie nur einmalig durchführen. Für Google Mail und den Chrome-Browser funktioniert das zum Beispiel folgendermaßen:

    1. Rufen Sie die Webseite

    chrome.google.com/webstore/detail/mailvelope/kajibbejlbohfaggdiogboambcijhkke

    auf, und installieren Sie die kostenlose Erweiterung „Mailvelope“.

    2. Dann generieren Sie Ihr persönliches Schlüsselpaar aus öffentlichem und privatem Schlüssel, indem Sie oben rechts auf das Schlosssymbol sowie „Options“ klicken.

    3. Klicken Sie auf „Generate Keys“, und füllen Sie das Formular aus. Die „Passphrase“ ist das Kennwort, mit dem Sie Ihren privaten Schlüssel schützen. Wählen Sie hier ein möglichst sicheres Kennwort. Wie sichere Passwörter aussehen, steht zum Beispiel in unserem Tipp „Unknackbare und sichere Passwörter„.

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    4. Nach einem Klick auf „Submit“ werden die beiden Schlüssel generiert und in den digitalen Schlüsselbund des Mailvelope-Add-Ons eingebunden.

    5. Die beiden Schlüssel sind enorm wichtig. Alle damit verschlüsselten E-Mails können Sie später nur noch mit diesem Schlüssel entschlüsseln. Sie sollten daher unbedingt eine Sicherheitskopie anlegen, indem Sie auf „Display Keys“ klicken, das Schlüssel markieren und dann auf „Export“ sowie „Display key pair“ klicken.

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    6. Dann klicken Sie auf „Create file“ sowie „Download key“, um das Schlüsselpaar herunterzuladen. Speichern Sie das Backup zum Beispiel auf einen USB-Stick, und verwahren Sie ihn sicher auf. Speichern Sie die Sicherheitskopie nicht auf der Festplatte des Rechners, da ansonsten im Falle eines Hackerangriffs oder Rechnerdiebstahls die Schlüssel in falsche Hände gelangen können. Mit dem Backup können Sie die Schlüssel weiterverwenden, falls Sie den Rechner neu installieren oder die Verschlüsselung auf einem anderen PC nutzen möchten.

    Die Einrichtung der beiden Schlüssel ist damit abgeschlossen. Sie besitzen jetzt einen einmaligen und sicheren digitalen Schlüssel. Die Schlüsselgenerierung müssen Sie nur einmal durchführen; die beiden Schlüssel sind praktisch lebenslang gültig.

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    Öffentliche Schlüssel austauschen

    Im nächsten Schritt müssen Sie allen E-Mail-Partnern, mit denen Sie verschlüsselt kommunizieren möchten, Ihren eigenen öffentlichen Schlüssel mitteilen. Nur dann können Ihnen die E-Mail-Partner verschlüsselte Nachrichten schicken. Umgekehrt benötigen Sie die öffentlichen Schlüssel der E-Mail-Partner, um selbst Nachrichten an diese verschlüsseln zu können. Erst der gegenseitige Austausch der öffentlichen Schlüssel ermöglicht einen sicheren E-Mail-Verkehr. Wichtig: Ausgestauscht wird nur der öffentliche Schlüssel; der private Schlüssel bleibt geheim und gehört nur in Ihre Hände.

    Um mit dem E-Mail-Partner die öffentlichen Schlüssel auszutauschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Klicken Sie in Chrome oben rechts auf das Schlosssymbol und auf „Options“.

    2. In der linken Spalte klicken Sie auf „Display Keys“.

    3. Markieren Sie Ihr Schlüsselpaar, klicken Sie auf „Export“ und dann auf „Send public key by mail“.

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    4. Damit wird automatisch eine neue E-Mail erzeugt und der öffentliche Schlüssel (den ruhig jedermann sehen und haben kann) eingefügt. Sollte es nicht funktionieren, können Sie mit dem Befehl „Display private key“ den Schlüssel auch in einem Extrafenster anzeigen. Von hier aus können Sie ihn dann mit „Copy to clipboard“ in die Zwischenablage einfügen und mit [Strg][V] manuell in eine E-Mail einfügen.

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    5. Mit einem Klick auf „Senden“ schicken Sie den öffentlichen Schlüssel an den Empfänger. Diese Schritte sollte auch Ihr E-Mail-Partner wiederholen, damit Sie dessen öffentlichen Schlüssel erhalten.

    Öffentliche Schlüssel von Freunden importieren

    Sobald Sie von Ihrem E-Mail-Partner dessen öffentlichen Schlüssel erhalten, müssen Sie ihn ebenfalls in Ihren Schlüsselbund einbinden.

    1. Dazu markieren Sie in der E-Mail den Part zwischen „BEGIN PGP PRIVATE KEY BLOCK“ und „END PGP PRIVATE KEY BLOG“. Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Bereich und rufen den Befehl „Kopieren“ auf.

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    2. Dann klicken Sie oben rechts auf das Schlosssymbol und „Options“.

    3. Wechseln Sie zu „Import Key“, klicken Sie ins Eingabefeld, und fügen Sie mit [Strg][V] den kopierten öffentlichen Schlüssel ein. Bestätigen Sie den Import mit „Submit“.

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    Dieselben Schritte sollte Ihr E-Mail-Partner mit Ihrem öffentlichen Schlüssel durchführen. Der Austausch der öffentlichen Schlüssel ist nur einmal notwendig. Sobald beide Seiten über die jeweils anderen öffentlichen Schlüssel verfügen, kann die verschlüsselte Kommunikation beginnen.

    E-Mails verschlüsseln

    Nachdem die öffentlichen Schlüssel ausgetauscht wurden und jeder im Besitz der öffentlichen Schlüssel der Kommunikationspartner ist, kann die verschlüsselte Kommunikation beginnen. Um zum Beispiel mit Google Mail eine verschlüsselte Mail zu verschicken, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Schreiben Sie wie gewohnt mit Google Mail eine neue E-Mail, klicken Sie aber noch nicht auf „Senden“.

    2. Um die Nachricht zu verschlüsseln, klicken Sie im Nachrichtenfenster auf das gelbe Schloss-Symbol.

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    3. Es erscheint ein kleines Fenster, aus dem Sie den Empfänger (und damit den richtigen Schlüssel zum Verschlüsseln) auswählen. Markieren Sie den Empfänger aus der Liste, und klicken Sie auf „Add“. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.

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    4. Die Nachricht wird daraufhin mit dem öffentlichen Schlüssel des Empfängers verschlüsselt. Zu sehen ist nur noch ein unlesbarer Zahlen- und Buchstabensalat. Standardmäßig kann nur der Empfänger die Nachricht wieder entschlüsseln.

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    5. Klicken Sie auf „Senden“, um die verschlüsselte Nachricht auf die Reise zu schicken. Jetzt spielt es keine Rolle, ob die E-Mail unterwegs abgefangen wird. Nur der Empfänger kann aus dem Buchstabensalat wieder die lesbare Nachricht machen.

    Verschlüsselte E-Mails wieder entschlüsseln

    Sobald Ihr E-Mail-Partner die verschlüsselte Nachricht erhält, kann er sie nur mit seinem eigenen privaten Schlüssel wieder entschlüsseln. Das geht zum Beispiel bei Google Mail folgendermaßen:

    1. Öffnen Sie die verschlüsselte E-Mail.

    2. Im Nachrichtenfenster erscheint die verschlüsselte E-Mail, über die ein Briefumschlag mit Schloss gelegt wurde; der Mauszeiger nimmt die Form eines Schlüssels an. Klicken Sie damit auf den Briefumschlag.

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    3. Geben Sie das Kennwort für Ihren eigenen privaten Schlüssel ein, und bestätigen Sie mit OK. Sofern Sie das richtige Kennwort eingegeben haben, erscheint die Mail in entschlüsselter Form.

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