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Word: Sich oft wiederholende Textpassagen per AutoKorrektur blitzschnell einfügen

Nicht nur am Arbeitsplatz, auch zu Hause wird meistens die Korrespondenz über das Microsoft-Office-Programm Word erstellt. Werden in der Korrespondenz immer wieder gleiche Textpassagen verwendet, wie zum Beispiel eine Anrede oder eine Grußformel, kann die Eingabe dieser Texte wesentlich beschleunigt und vereinfacht werden. Gerade bei längeren Textpassagen verhindert man damit zusätzlich noch Schreib- und Flüchtigkeitsfehler. Das spart jede Menge Zeit und Arbeit.

Dabei ist der Trick recht einfach: Man verwendet hier die Ersetzen-Funktion der AutoKorrektur. Richtig konfiguriert, ersetzt sie durch Eintippen eines Kurztextes, diesen mit der gewünschten Langfassung.

Um das Ersetzen individuell zu konfigurieren, öffnest du ein Word-Dokument das den benötigten Text enthält. Alternativ kannst du den Text natürlich auch separat erstellen. Markiere dann die Langfassung des Textes und klicke anschließend auf den Office-Button und dann auf Word-Optionen (Word 2007). In den neueren Word-Versionen klickst du auf Datei | Optionen.

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Im Dialogfenster der Word-Optionen wählst du nun Dokumentprüfung | AutoKorrektur-Optionen aus. Im Unterfenster tippst du im Eingabefeld Ersetzen den Kurztext ein und bestätigst die Eingabe mit Hinzufügen. Anschließend kannst du alle offenen Dialogfenster beenden.

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Ab sofort ist die AutoKorrektur einsatzbereit. Um den gespeicherten Langtext blitzschnell in ein neues Word-Dokument einzufügen, tippst du an die betreffende Stelle einfach nur den Kurztext ein und drückst die Taste [Enter].

Übrigens funktioniert dieser Trick auch mit dem E-Mail-Client Outlook. Hier wählst du entsprechend den Office-Button und die Editoroptionen.

Bei Outlook 2013/2016 ist der Weg etwas länger. In diesem Fall klickst du auf Datei | Optionen | E-Mail | Editoroptionen | Dokumentprüfung | AutoKorrektur-Optionen um zum gewünschten Konfiguration zu gelangen.

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Tipp:

Du musst bei der Auswahl des Kurztextes nur darauf achten, dass du kein Wort auswählst, das auch anderweitig verwendet wird. Sonst könnte es zu einem ungewollten Textaustausch kommen. Vielleicht verwendest du eine Abkürzung wie beispielsweise grußbrief für eine Grußformel am Ende eines Briefes.

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Schreibt man noch „Mit freundlichen Grüßen“? – Zeitgemäße Alternativen zur Standardgrußformel

Jahrelang wurden Briefe mit der Standard-Schlussformel „Mit freundlichen Grüßen“ beendet. Doch schreibt man heute am Ende eines Briefes immer noch „Mit freundlichen Grüßen“, oder ist die Formulierung veraltet? Nicht unbedingt. „Mit freundlichen Grüßen“ ist immer noch aktuell, wirkt aber oft verstaubt und antiquiert. Wer es moderner mag, sollte auf zeitgemäßere Grußformeln setzen.

Um modern und trotzdem stilsicher einen Brief zu verwenden, können Sie statt „Mit freundlichen Grüßen“ folgende allgemeine Grußformeln verwenden:

Mit freundlichem Gruß

Mit freundlichen Grüßen aus Hamburg

Viele Grüße

Viele Grüße aus Schwerin

Freundlicher Gruß

Freundlich grüßt Sie

Freundliche Grüße aus Krefeld

Sonnige Grüße aus Bayern

Es grüßt

Es grüßt Sie

Es grüßt Sie herzlich

Es grüßt Sie aus Dresden

Mit den besten Wünschen für ein schönes Wochenende

Mit bestem Gruß

Mit besten Grüßen

Mit herzlichen Grüßen nach Berlin

Abschließend zwei wichtige Regeln für den korrekten Einsatz der Grußformel. Nach DIN 5008 sollte die Grußformel immer durch eine Leerzeile vom Text platziert werden. Und: Im Gegensatz zum angelsächsischen Raum wir die Grußformel nicht mit einem Komma oder anderen Satzzeichen abgeschlossen. Korrekt sieht es zum Beispiel so aus.

…und vielen Dank für Ihre Kooperation.

Es grüßt Sie aus Köln
Peter Meier

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Outlook Signaturen: Auch beim Antworten und Weiterleiten automatisch die Signatur einfügen

In E-Mails gehört eine Signatur zum guten Ton. Hier stehen die Schlussformel, die Grüße und alle wichtigen Kontaktdaten. Und damit Sie die Fußzeile nicht jedes Mal aufs Neue eingeben müssen, fügt Outlook sie auf Wunsch automatisch ein. Aber nur bei neuen E-Mails. Antworten Sie hingegen auf eine E-Mail, fehlt die Signatur. Das lässt sich ändern.

Automatische Signaturen auch beim Antworten und Weiterleiten

Wenn Sie die Signatur in allen E-Mails – also auch beim Antworten – automatisch einfügen möchten, müssen Sie folgende Konfigurationsänderung vornehmen:

1. Falls noch nicht geschehen, legen Sie zuerst die gewünschten Signatur an, die ans Ende der E-Mails und Antworten erscheinen soll. Wie das geht, steht im Tipp „Signatur je nach Konto automatisch einfügen„.

2. Anschließend klicken Sie auf „Datei“ und „Optionen“.

3. Wechseln Sie in den Bereich „E-Mail“, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Signaturen“.

4. Verwenden Sie mehrere E-Mail-Konten, wählen Sie im Feld „E-Mail-Konto“ das gewünschte Konto aus.

5. In den Feldern darunter legen Sie fest, ob und welche Signaturen bei neuen E-Mails und beim Antworten oder Weiterleiten verwendet werden sollen.

Idealerweise legen Sie gleich zwei verschiedene Signaturen an: eine ausführliche Signatur für neue E-Mails, damit neue Kontakte sofort alle wichtigen Kontaktdaten erhalten. Und eine zweite informellere Variante zum Antworten, die zum Beispiel lediglich die Schlussformel enthält. Die komplette Signatur in der Langversion ist beim Antworten meist überflüssig und Platzverschwendung, da der jeweilige E-Mail-Partner ja bereits bei der ersten E-Mail die komplette Signatur erhalten hat.

6. Sobald Sie das Konfigurationsfenster mit OK schließen, ist die neue Einstellung sofort aktiv. Zusätzlich zu neuen E-Mails versieht Outlook jetzt auch alle Antworten und weitergeleiteten Mails mit der passenden Signatur.

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Word Textbausteine: AutoTexte und Schnellbausteine für wiederkehrende Formulierungen

Wer regelmäßig mit Word Dokumente erstellt, stößt immer wieder auf dieselben Formulierungen. Anrede, Grußformel und andere Textelemente tauchen immer wieder im Dokument auf. Und immer wieder werden sie aufs Neue von Hand eingebenen. Das muss nicht sein. Wenn Sie es leid sind, immer wieder die gleichen Formulierungen einzutippen, sollten Sie für wiederkehrende Texte die Textbausteine, AutoTexte bzw. Schnellbausteine von Word 2007 oder Word 2010 nutzen. Das macht die Arbeit erheblich leichter.

Textbausteine, AutoTexte oder Schnellbausteine sollten Sie immer dann einrichten, wenn sich Formulierungen in Dokumente häufig wiederholen oder diese in vielen Dokumenten verwendet werden. Ein Beispiel: Wenn Sie als Personalchef häufig Zeugnisse anfertigen müssen, können Sie für die Standard-Bewertungen wie „Die Aufgaben sind stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt worden“ einen Textbaustein anlegen und mit einem Kürzel versehen, etwa „z1“ für „Zufriedenheit sehr gut“. In späteren Zeugnissen müssen Sie dann nur noch das Kürzel „z1“ eingeben und die Taste [F3] drücken – Word tauscht dann das Kürzel gegen die passende Formulierung aus.

Neue AutoTexte, Textbausteine und Schnellbausteine anlegen

Übrigens: Microsoft hat mit jeder Word-Version den Namen der Bausteine verändert. Lautete er bis Word 2003 noch „AutoTexte“, sind es bei Word 2007 und 2010 plötzlich „Schnellbausteine“. An der Funktionsweise hat sich jedoch nichts geändert.

Das Anlegen neuer Textbausteine geht mit Word 2000, XP, 2003, 2007 oder 2010 ganz einfach:

1. Geben Sie die Formulierung ein, für die Sie einen Textbaustein anlegen möchten, etwa „Die Aufgaben sind stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt worden“. Anschließend Markieren Sie die Textpassage mit gedrückter Maustaste.

2. Drücken Sie die Tastenkombination [Alt][F3] , um das Dialogfenster „Neuen Baustein erstellen“ aufzurufen.

3. Dann tragen Sie in das Feld „Name“ ein möglichst kurzes und einprägsames Kürzel ein, mit dem Sie den Baustein später aufrufen möchten, etwa „z1“ für die Note „Zufriedenheit: sehr gut“. Je nach Word-Version können Sie im Dialogfenster weitere Einstellungen vornehmen und zum Beispiel festlegen, ob der Baustein später als eigener Absatz oder separate Seite eingefügt werden soll.

4. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK.

AutoTexte, Textbausteine und Schnellbausteine verwenden

Sobald ein neuer Schnellbaustein angelegt wurde, können Sie ihn in allen Dokumenten einsetzen. Hierzu geben Sie das Kürzel ein – etwa „z1“ – und drücken die Taste [F3].  Das Kürzel wird daraufhin gegen den jeweiligen Textbaustein ausgetauscht.

Falls Sie eine Übersicht aller bisher angelegten AutoTexte oder Schnellbausteine benötigen, rufen Sie in Word XP/2020/2003 den Befehl „Einfügen | AutoText | AutoText“ auf oder klicken in Word 2007/2010 im Menüband „Einfügen“ auf „Schnellbausteine“ und „Organizer für Schnellbausteine“.

Textbausteine für alle Windows-Programme

Die in Word angelegten Textbausteine, AutoTexte und Schnellbausteine können Sie nur innerhalb der Textverarbeitung Word nutzen. Wenn Sie Textbausteine generell in allen Windows-Programmen verwenden möchten, empfiehlt sich das Gratisprogramm „Phraseexpress“. Die Freeware macht die Textbausteinfunktion allen Programmen zugänglich. Damit können Sie die Bausteine zum Beispiel auch im Browser, im E-Mail-Programm oder beim Chatten verwenden. Die bestehenden Word-Textbausteine werden auf Wunsch automatisch übernommen.

Hier gibt’s das kostenlose PhraseExpress, mit dem Sie die AutoText-Funktion in allen Programmen nutzen:
http://www.phraseexpress.com/de/