Tipps, Tricks & Kniffe

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  • Outlook 2007/2010: Alte Termineinträge auf einmal löschen

    Bei Outlook werden nicht nur die in Ordner verschobenen E-Mails archiviert, sondern auch alle vergangenen Termineinträge. Die Outlook PST-Datenbank (=Personal Store) wird somit immer größer und beansprucht mit der Zeit immer mehr Festplattenkapazität. Das kann bisweilen bei mobilen Geräten wie Laptop, Netbook, Tablet-PCs zu Speicherengpässen führen. Man sollte daher regelmäßig prüfen, ob wirklich alle gespeicherten Elemente noch benötigt werden. Leider bleiben meist die Termineinträge davon unberührt, da man die vergangenen Monate nicht einzeln kontrollieren möchte. Dabei bietet Outlook ab Version 2007 die Möglichkeit, alle Termine vor einem bestimmten Datum auf einmal zu löschen.

    Weg mit alten Terminen

    Diese Funktion ermöglicht sogar, wenn mehrere PST-Dateien in Ihr Outlook eingebunden sind, auch diese nacheinander zu bearbeiten und auch dort alle nicht benötigten Termine zu entfernen. Damit die alten Termine nicht mühselig aus den Kalenderblättern herausgesucht werden müssen, hat Microsoft eine Listenansicht geschaffen, die es qermöglicht, alle Termine aufzulisten, zu sortieren und sie mit einem Schlag zu löschen.

    Und so gehen Sie vor:

    1. Starten Sie Outlook, und wählen Sie im Navigationsbereich „Kalender“ aus. Anschließend klicken Sie in der Menüleiste auf „Ansicht | Aktuelle Ansicht | Alle Termine“. Bei Outlook 2010 wählen Sie in der Multifunktionsleiste das Register „Ansicht“ und klicken danach auf „Ansicht ändern | Liste“.

    2. Sortieren Sie nun die Liste der Termineinträge indem Sie auf die Spaltenüberschriften „Beginn“ oder „Ende“ klicken. Überprüfen Sie, ob die Sortierung die von Ihnen gewählte chronologische Auflistung (absteigend oder aufsteigend) anzeigt.

    Markieren Sie nun den ersten Termineintrag unter dessen Datum alle anderen Termine gelöscht werden sollen. Scrollen Sie anschließend zum letzten Termineintrag und markieren diesen ebenfalls. Dazu halten Sie die „Umschalt“-Taste gedrückt, damit alle zu löschenden Termine ebenfalls markiert werden. Löschen Sie die Termin nun mit der Taste „Entf“, oder mit einem Rechtsklick auf die Markierung und wählen im Kontextmenü „Löschen“.

    3. Bevor die ausgewählten Termin endgültig gelöscht werden, befinden Sie sich noch im Ordner „Gelöschte Objekte“ und können bis zur endgültigen Löschung noch zurückgeholt werden.

    Hinweis: Achten Sie genau darauf, in welchem Bereich Sie die Löschungen vornehmen. Die Listenansicht ist möglicherweise in mehrere Bereiche aufgeteilt. Das ist davon abhängig, welchen Serien-Typ Sie für die Termine ausgewählt haben.

    Für regelmäßig wiederkehrende Termine, wie zum Beispiel Geburtstage, Namenstage, wöchentliche Meetings etc., kann der Serientyp „Jährlich“, „Monatlich“, „Wöchentlich“ und „Täglich“ gewählt werden. Löschen Sie einen dieser Termine, dann entfernen Sie vielleicht ungewollt eine Terminserie. Entfernen Sie also nur Termine, die im Bereich „Serientyp: (keine Angabe)“ aufgelistet sind.

    Bei allen anderen sollten Sie sich wirklich sicher sein, dass Sie diese nicht mehr benötigen.

  • Windows 7: Schnelles Öffnen von doppelten Explorer-Fenstern

    Manchmal benötigt man zwei Explorer-Fenster – etwa zum Kopieren von Dateien. Normalerweise klickt man zum Öffnen auf das Explorer-Symbol in der Taskleiste, öffnet dann mit einem Rechtsklick auf „Computer“ das Kontextmenü und wählt die Option „In neuem Fenster öffnen“. Etwas schneller geht es schon mit zweimaligem Drücken der Tastenkombination [Windows][E]. Für alle, die wenig oder gar keine Tastenkombinationen nutzen, geht es aber noch komfortabler.

    Halten Sie die Taste [Umschalt] gedrückt, und klicken Sie mit kurzer Verzögerung zweimal hintereinander auf das Explorer-Symbol in der Taskleiste. Also nicht mit einem Doppelklick, sondern zwei Einzelklicks hinterinander. Die beiden neuen Fenster werden überlappend angezeigt.

    Anschließend klicken Sie, immer noch mit gedrückter [Umschalt]-Taste,  mit der rechten Maustaste erneut auf das Explorer-Symbol und wählen im Kontextmenü „Fenster nebeneinander anzeigen“.

    Natürlich funktioniert dieser Trick auch mit drei oder mehr Fenstern. Wie sinnvoll oder praktikabel ist, muss jeder für sich entscheiden…

  • Windows 7: „Eigenschaften“-Fenster ohne Rechtsklick öffnen

    Der übliche Weg das Fenster „Eigenschaften“ einer Datei zu öffnen ist der Rechtsklick auf das Icon und das Auswählen der gleichnamigen Option im Kontextmenü. Es geht aber auch ohne den Umweg über das Kontextmenü.

    Eigenschaften per Tastatur öffnen

    Drücken und halten Sie die Taste [Alt], und führen Sie einen Doppelklick auf das Programm-Icon aus. Oder drücken Sie alternativ die Tastenkombination [Alt][Enter/Return]. In beiden Fällen wird  sofort das Fenster „Eigenschaften“ angezeigt.

    Das Ganze funktioniert übrigens auch mit Windows XP und Vista.

  • Outlook E-Mails zitieren: Textpassagen aus einer Nachricht schnell und einfach in eine neue E-Mail übernehmen

    Wenn man eine bestimmte Textstelle aus einer E-Mail zitieren, drückt man normalerweise auf die Schaltfläche „Antworten“ und schreibt seinen Kommentar in die Antwort-Mail. Ist die ursprüngliche E-Mail aber sehr lang, muss die Stelle vom Empfänger gesucht werden, oder man muss vor dem Versenden den restlichen Text entfernen. Es geht aber sehr viel einfacher und vor allem schneller. Mit einem Trick können Sie ganz einfach die betreffende Textpassage mit einem  Klick in einer neuen Email zitieren.

    Zitate markieren

    Das Zitieren ist eine einfache und schnelle Möglichkeit, Texte effektiv zu kommentieren, ohne sich erst durch einen langen Text scrollen zu müssen. Und so einfach ist es:

    1. Starten Sie Outlook, und rufen Sie die betreffende E-Mail auf. Stellen Sie sicher, dass die Nachricht in verkleinerter Ansicht geöffnet wird, damit man den linken Navigationsbereich sehen kann.

    2. Scrollen Sie zu der Textstelle, die zitiert oder kommentiert werden soll, und markieren Sie sie.

    3. Mit gedrückter, linker Maustaste ziehen Sie die Textstelle auf den „Posteingang“. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird automatisch eine neue E-Mail-Nachricht geöffnet. Der markierte Text wird dabei automatisch in die E-Mail eingetragen.

    4. Nun können Sie Ihre eigenen Kommentare noch hinzufügen, die Empfänger-Email-Adresse einfügen und auf „Senden“ klicken. Fertig.

    Hinweis: Beim automatischen Einfügen der Textpassage werden von Outlook keine Charakteristika wie zum Beispiel Anführungszeichen hinzugefügt. Zur besseren Hervorhebung eines Zitates müssen Sie entsprechende Zeichen eingeben, oder den Text farblich verändern.

  • Microsoft Word: Schnelles Einschalten des Thesaurus für die Synonymsuche eines Begriffs

    Beim Verfassen von Texten sollte eine übermäßige Wiederholung von Begriffen vermieden werden. Manchmal fehlen einem aber die Worte und man sucht krampfhaft nach Synonymen. Bei Word hilft hier die „Thesaurus“-Funktion. Da Thesaurus nur über ein Untermenü erreichbar ist, benötigt man mehrere Klicks um dorthin zu gelangen. Aber es gibt zwei schnellere Wege um Thesaurus aufzurufen.

    Um schneller an Synonyme und ähnliche Begriffe zu gelangen, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Im betreffenden Word-Dokument klicken Sie in den Begriff, für den Sie ein Synonym suchen.

    2- Drücken Sie die Tastenkombination [Umschalt][F7].  Word öffnet daraufhin auf der rechten Bildschirmseite das Thesaurus-Fenster mit den alternativen Begriffen.

    Die andere Möglichkeit ist das Drücken und Halten der [Alt]-Taste, gefolgt von einem Doppelklick auf das betreffende Wort. Auch damit erscheint die Thesaurus-Seitenleiste mit sinnverwandten Wörtern.

  • Word ab Version 2002: Im abgesicherten Modus starten

    Wenn bei Word Erweiterungen, Standardvorlagen oder die globale Vorlage geändert werden, kann es durchaus vorkommen, dass Word nicht mehr startet und immer wieder abstürzt. In diesem Fall lässt sich das Textverarbeitungsprogramm im abgesicherten Modus starten.

    Rettungsanker Abgesicherter Modus

    Der abgesicherte Modus startet Word ohne Vorlagen und Erweiterungen. Dann können Sie die Einstellungen die für den Absturz verantwortlich sind, wieder rückgängig machen.

    Drücken Sie die [Strg]-Taste so lange, während Sie auf das Programm-Icon oder die Programmverknüpfung klicken, bis die folgende Meldung erscheint:

    Bestätigen Sie diese Meldung mit „Ja“ und Word startet direkt im abgesicherten Modus.

  • iPhone & iPad: Schneller durch den Kalender blättern

    In der Kalender-App des iPhones oder iPads geht es eigentlich recht flott durch die Kalenderblätter. Per Tipp auf die Pfeilschaltflächen blättern Sie die Tage und Monate vor oder zurück. Für den Sprung um ein oder zwei Monate vor oder zurück reicht das aus. Wer allerdings mehrere Monate überspringen möchte, muss sich in Geduld üben. Denn bei jedem Tipp auf den Rechts- oder Linkspfeil, muss man erst warten, bis das neue Kalenderblatt aufgebaut ist. Erst dann können Sie weitertippen. Mit einem Trick geht’s flotter.

    Wenn Sie  mehrere Monate überspringen möchten, tippen Sie auf den Pfeil und halten den Finger auf dem Pfeil gedrückt. Und siehe da: Solange der Pfeil gedrückt gehalten wird, fliegt das iPhone nur so durch die Monate oder Tage. Pro Sekunde werden rund 12 Monate durchgeblättert.

    Um wieder zurück zum aktuellen Tag zu springen, tippen Sie unten links auf „Heute“.

  • iPhone: Telefonkonferenzen mit bis zu fünf Teilnehmern führen

    An Handysprächen nehmen normalerweise nur zwei Leute teil: der Anrufende und der Angerufene. Was viele nicht wissen: Mit dem iPhone können Sie problemlos eine Telefonkonferenz mit bis zu fünf Teilnehmern abhalten. Jeder hört denn jeden; jeder kann mit jedem sprechen.

    Um mit dem iPhone eine Telefonkonferenz mit bis zu fünf Teilnehmern zu starten, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Rufen Sie den ersten Teilnehmer der Telefonkonferenz an.

    2. Sobald die Leitung steht, tippen Sie auf „Anruf hinzufügen“, und rufen Sie über die Kontaktliste oder den Ziffernblock den zweiten Teilnehmer an. Wiederholen Sie diesen Schritt, bis alle (bis zu fünf) Teilnehmer erreicht sind.

    3. Tippen Sie auf „Konferenz“, um die Konferenz zu starten. Jetzt kann jeder jeden hören und jeder mit jedem anderen sprechen.

    Um einen Teilnehmer „rauszuschmeißen“ und den Anruf zu beenden, tippen sie auf „Anruf beenden“ bzw. die Auflegen-Schaltfläche rechts neben der jeweiligen Telefonnummer.

    Um privat und „geheim“ mit einem Teilnehmer zu sprechen (ohne dass die anderen mithören können), tippen Sie auf „Konferenz“ und dann auf „Privat“ rechts neben der jeweiligen nummer. Mit „Konferenz“ geht’s zurück zu den anderen Teilnehmern der Konferenz.

    Möchten Sie einen weiteren Teilnehmer zur laufenden Konferenz einladen, tippen Sie auf „Halten + Neuer Anruf“ und anschließend auf „Konferenz“.

  • Apple iPhone: Gespräche stummschalten (Mute) und Gespräche halten

    Sie haben Ihr iPhone aus das Betriebssystem iOS 4 aktualisiert? Dann werden Sie beim Telefonieren die Funktion „Halten“ vermissen. Denn Apple hat beim iOS4 den „Halten“-Button einfach durch den neuen „FaceTime“-Button ersetzt. Und nun? Wie werden Gespräche jetzt gehalten? Wie zeigen, wie’s trotz fehlender „Halten“-Schaltfläche funktioniert.

    Es ist ganz einfach: Apple hat die „Halten“-Funktion einfach auf die „Stumm/Mute“-Schaltfläche gelegt. „Stumm“ ist zweifach belegt:

    Stumm schalten (Mute-Funktion)

    Wenn Sie während eines Gesprächs einmal auf „Stumm“ tippen, wird lediglich das eigene Mikrofon stummgeschaltet. Sie können zwar noch hören, was der Gesprächspartner sagt, er kann Sie aber nicht mehr hören. Das eigene Mikrofon ist deaktiviert.

    Anruf halten

    Wenn Sie auf „Stumm“ tippen und – ganz wichtig – den Finger zwei bis drei Sekunden auf der Taste lassen, aktivieren Sie die „Halten“-Funktion. Das Icon auf dem iPhone-Display ändert sich entsprechend in „Halten“. Der Effekt: Wird das Gespräch gehalten, kann keiner der Gesprächsteilnehmer den anderen hören. Zudem hört der Gesprächspartner die Ansage „Ihr Gespräch wird gehalten“.