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Excel: Werte aus den Zellen ohne Formel extrahieren

Das Erstellen von Formeln für Excel-Tabellen ist zeit- und arbeitsintensiv. Wer nicht möchte dass seine eigene Arbeit einfach kopiert wird, der kann dies recht einfach unterbinden. Man kopiert einfach die Werte ohne Formel aus den Zellen und fügt sie dann in eine neue Tabelle ein.

Allerdings ist vor dem Einfügen ein Zwischenschritt erforderlich um die Formel aus den Zellen zu entfernen.

Markiere die Zellen, deren Werte kopiert und wieder eingefügt werden sollen. Um sie an neuer Stelle einzufügen, klickst du mit der rechten Maustaste in die neue Zelle und wählst im Kontextmenü die Option Inhalte einfügen. Im nachfolgenden Dialogfenster aktivierst du die Option Werte und bestätigst den Vorgang mit OK.

Alternativ kannst du hierfür auch die Tastenkombination [Strg][Alt][V] verwenden.

Anschließend erscheinen ausschließlich die Werte in der neuen Tabelle, die du nun per Mail oder auf anderem Wege mit anderen Nutzern teilen kannst.

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Hardware & Software Software

OCR-Erkennung: Texte aus Fotos und schreibgeschützten PDF-Dateien auslesen

Immer wieder kommt es vor, dass man mit einer Kamera oder dem Handy Texte fotografiert, die man später in das Word-Format umwandeln möchte. Das gleiche gilt für schreibgeschützte PDF-Dateien, wenn man mal wieder das Passwort vergessen hat. In der Vergangenheit stellten wir auch schon Software und Webdienste vor, die per OCR-Technik Texte aus Bildern extrahiert kann. Diesmal möchten wir eine schlanke Software vorstellen, mit der man unkompliziert den Text aus PDF-Dateien herauskopiert, ohne das PDF in eine Bilddatei umzuformatieren.

Das betreffende Tool nennt sich GT Text und ist kostenlos im Web, z. B. bei Softonic herunterladbar.

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Nach Download und Installation des Programms, musst du für die (deutsche) Texterkennung noch das entsprechende Sprachenpaket herunterladen. Dazu startest du GT Text per Doppelklick auf das Desktop-Icon. Es öffnet sich zuerst der Windows-Explorer, den du direkt wieder beendest.

Dann erst öffnet sich das GT-Text-Programmfenster. Hier klickst du in der Menüleiste auf File | Preferences

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…im nächsten Dialogfenster dann auf Add language

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…und wählst dann die erforderliche Sprache, zum Beispiel Download and install German language data, aus. Bestätige deine Auswahl mit der Schaltfläche Install.

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Nach erfolgreicher Installation des Sprachpaketes wählst du es in dem Programmfenster Preferences aus und bestätigst die Auswahl mit OK. Nun ist GT Text für die ausgewählte Sprache einsatzbereit.

Text aus Bilddateien herauskopieren

Um einen Text aus einer Bild-Datei zu extrahieren, starte GT Text per Doppelklick und wähle über den Windows Explorer das betreffende Foto aus. Alternativ kannst du es natürlich auch in der Menüleiste über das Ordner-Symbol hochladen.

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Mit dem Dokumenten-Icon in der Menüleiste kannst du den Text der kompletten Datei auf einen Schlag extrahieren. Wird aber nur ein Teil des Textes benötigt, dann markiere ihn mit gedrückter linker Maustaste. Der erkannte Text wird in einem Dialogfenster angezeigt. Ist das Ergebnis nicht ganz zufriedenstellend, dann klicke auf Wiederholen bis das Optimum erreicht ist.

Die Schaltfläche Weiter kopiert den extrahierten Text in die Zwischenablage, der dann in Word, Notepad oder in eine E-Mail eingefügt werden kann.

Text aus PDF´s extrahieren

Die Textextraktion aus (geschützten) PDF-Dateien funktioniert ähnlich. Im Gegensatz zu den Bilddateien muss du zuerst das PDF-Dokument mit einem geeigneten PDF-Viewer (z. B. Adobe Reader) öffnen. Danach startest du GT Text und fertigst mit dem Screenshot-Icon ein Foto der PDF-Anzeige an.

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Die Textextraktion funktioniert dann genauso wie bei den Foto-Dateien.

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Hardware & Software Office Word

Microsoft Office: Alle Bilder eines Dokuments auf einen Schlag herauskopieren

Dateien, die mit den Office-Programmen Excel, PowerPoint und Word erstellt werden, enthalten nicht selten etliche Fotos. Werden die Bilder für weitere Dokumente benötigt, kann man sie aus der ursprünglichen Datei per Rechtsklick herauskopieren. Bei ein oder zwei Fotos ist das ja noch praktikabel. Enthält das Office-Dokument eine ganze Reihe Bilder mehr, gibt es eine viel schnellere Methode, um diese auf einmal aus der Datei zu extrahieren.

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Der Aufbau von Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumenten unterscheidet sich kaum von dem einer ZIP-Datei. Dies machen wir uns hier für die Extraktion der Bilder zunutze.

Zuerst navigierst du über den Windows-Explorer zum Speicherort der Office-Datei mit den Bildern. Erstelle von der Original-Datei eine Kopie…

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…und ändere die Datei-Endung der Kopie von .docx auf .zip. Die nachfolgende Warnmeldung bestätigst du einfach mit Ja.

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Danach entpackst du die gezippte Datei mit einem Entpackungs-Programm wie WinZip oder 7Zip.

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Im Ordner des entpackten Office-Dokuments befindet sich ein Unterordner namens Media. In diesem sind alle Bilder des Dokuments gespeichert.

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Hier kannst du nun alle benötigten Fotos auf einen Schlag herauskopieren und an anderer Stelle speichern oder weiterverwenden.

Dieser Trick funktioniert leider nicht mit allen Office-Formaten. Es eignen sich nur die Office-Dateien neueren Datums, deren Endung mit einem X endet (docx, xlsx, pptx). Diese werden standardmäßig seit der Office-Version 2007 eingesetzt. Die älteren Programmversionen wurden noch nicht vom ZIP-Format unterstützt.

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Firefox Internet & Medien

Mozilla Firefox: Online-Texte markieren und speichern

Bei Online-Recherchen im Web werden oftmals Textpassagen herauskopiert, um sie später zu bearbeiten oder zu analysieren. Das geht einigermaßen komfortabel, wenn der markierte Text in einem Texteditor wie Notepad, Word oder auch in einer E-Mail gespeichert wird. Besonders gut haben es die Nutzer des Firefox-Browsers. Per Add-on lässt sich ein markierter Text automatisch in einer voher festgelegten Datei speichern.

Die kostenlose Erweiterung Save Text To File erspart dem Nutzer etliche Arbeitsschritte. Auf der Add-on-Seite von Mozilla klicken Sie nur auf den grünen Button Add to Firefox um die Erweiterung Ihrem Browser hinzuzufügen. Ein Neustart ist nicht notwendig.

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Der Standard-Ordner für die gespeicherten Texte ist Ihr Windows Benutzerverzeichnis. In den Einstellungen des Add-ons Save Text to File

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…kann der Speicherort mit der Schaltfläche Durchsuchen individuell festgelegt werden.

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Ab sofort können Sie mit nur zwei Mausklicks eine markierte Textpassage in diesem Ordner speichern. Öffnen Sie dazu das Kontextmenü der Markierung und wählen Sie die Option Save Text in Datei aus.

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Im nächsten Dialogfenster sehen Sie den Dateinamen (Standardname: HighlightedText) und den gewählten Speicherpfad an oberster Stelle. Mit dem Button Save wird der markierte Text in diesem Ordner gespeichert.

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Der Standard-Dateiname HighlightedText wird wird mit einem Datums- und Zeitstempel zur besseren Identifizierung ergänzt.

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Ohne Änderungen in den Einstellungen werden zusätzliche Informationen zum markierten Text gespeichert.

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Da diese Zusatzinformationen eher verwirrend sind, empfehlen wir die Entfernung folgender Optionen in den Einstellungen:

  • Datumsstempel im Einklang?
  • Zeitstempel im Einklang ?
  • Linientrenner?
  • Current Url?

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Nach diesen Einstellungsänderungen wird nur der markierte Text ohne zusätzliche Schnörkel gespeichert. Zum Öffnen der Datei verwenden Sie beispielsweise Notepad, Word oder ein anderes .txt-kompatibles Schreibprogramm.

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Hardware & Software Windows 7 Windows Vista Windows XP

Textdokumente schnell in ein Bildformat umwandeln

Word-Dokumente die per E-Mail oder mit einem Speichermedium weitergegeben werden, sollten gegen unerlaubtes Herauskopieren geschützt werden. Am einfachsten kann man das mit einer Konvertierung in eine Bilddatei oder eines PDF erreichen. Das Umwandeln in eine PDF-Datei ist etwas langwierig und die Konvertierung ins JPG-Format erfolgt am schnellsten per Screenshot. Beide Möglichkeiten sind aber nicht ganz zufriedenstellend. PDF eignet sich nicht für den schnellen Einsatz und ein Screenshot deckt bei längeren Dokumenten nicht den gesamten Bereich ab. Hilfe bietet in diesem Fall aber ein kleines, kostenloses Programm: Der „Image Printer Free“.

Dieses Tool installiert sich als „Drucker“ und wie mit einem normalen Printer werden per Druckauftrag ein Textdokument in eins von fünf Formaten umgewandelt und automatisch in einem Ordner abgelegt.

Diese Formate werden angeboten:

  1. BMP
  2. PNG
  3. JPG
  4. TIFF
  5. PDF

Das Programm „Image Printer Free“ kann auf der Webseite „www.code-industry.net/downloads.php“ heruntergeladen werden. Klicken Sie auf den Link „Download ImagePrinter Free 32 bit“ am Ende der Seite…

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…und führen Sie einen Doppelklick auf die Setup-Datei aus, um die Installation zu starten. Folgen Sie dann den weiteren Anweisungen.

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Durch die Installation hat sich das Tool „Image Printer Free“ als Drucker eingenistet.

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Zum Konfigurieren des Programms (z. B. Speicherordner festlegen) klicken Sie auf „Start | Alle Programme | ImagePrinter | Options ImagePrinter“.

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Im Register „System“ des Programmfensters klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten neben der Option „Output folder“ und legen im Windows-Explorer den zukünftigen Speicherort fest. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“.

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Danach wechseln Sie zum Register „File Format“. Wählen Sie Ihr bevorzugtes Bildformat aus und bestätigen mit „OK“.

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Wenn Sie nun ein Word-Dokument in ein Bildformat umwandeln möchten, dann öffnen Sie im entsprechenden Dokument den Druckdialog, wählen als Drucker den „ImagePrinter“ aus und starten den Druckvorgang.

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Die Bilddatei Ihres Dokuments wird dann automatisch in dem vorher festgelegten Ordner gespeichert.

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Nun kann das Dokument ganz normal als Bild in E-Mails angehängt und/oder auf andere Speichermedien kopiert und versendet werden.

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Chrome Google Internet & Medien

Texte aus gesperrten PDF-Dateien mit Google Chrome extrahieren

Wenn Textpassagen aus Word- oder Excel-Dokumenten herauskopiert werden sollen, wird das häufig mit Rechtsklick und den Befehlen „Kopieren“ und „Einfügen“ gemacht. Diese Vorgehensweise funktioniert auch bei PDF-Dokumenten, meistens jedenfalls. Die Ausnahme: Bei gesperrten PDF-Dateien ist das Herauskopieren von Texten nicht möglich. Damit es doch klappt, können Sie zu einem Trick greifen. Dieser funktioniert am besten mit Google-Chrome ab Version 21.

Gesperrte PDF? Kein Problem für Chrome

Um auch bei gesperrten PDF-Dokumenten Textpassagen zu kopieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Starten Sie Google Chrome, und ziehen Sie mit gedrückt gehaltener Maustaste das gesperrte PDF-Dokument in ein aktives Tab.

2. Als nächstes drücken Sie die Tastenkombination [Strg][P]. Im Druckmenü wählen Sie im Bereich „Ziel“ die Option „Als PDF speichern“.

3. Mit der Schaltfläche „Speichern“ legen Sie nun eine Kopie des bereits vorhandenen PDF-Dokuments an, die keine Sperre mehr enthält.

3. Nun können Sie wie gewohnt mit den üblichen Arbeitsschritten den Text aus dem ehemals gesperrten PDF herauskopieren.

Wichtig: Denken Sie an eventuelle Urheberrechte, wenn Sie den herauskopierten Text weiter verwenden möchten.

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Firefox Internet & Medien

Firefox: Guttenberg-Fehler vermeiden, Texte mit Adresse und Quellenangabe kopieren – und später den Doktortitel behalten

Wenn Texte von Internet-Seiten ohne Quellenangabe herauskopiert werden – egal ob für eine Klausur, eine Doktor- bzw. Diplomarbeit oder einfach nur für die banale Ebay-Auktion -, kann das unerlaubte Kopieren später mal für jede Menge Ärger sorgen. Herr zu Guttenberg, Frau Koch-Mehrin und nun auch noch Dominic Stoiber können ein Lied davon singen. Vielleicht wäre ihnen viel Ärger erspart geblieben, wenn Sie das Firefox-Addon „Copy PlusPlus“ angewendet hätten.

Kopieren – aber mit Köpfchen

Dieses Addon kopiert nicht nur den Text einer Webseite, sondern auf Wunsch auch den Titel und die jeweilige URL der Webseite. Automatisch wird dann der Text, der Titel und die Quellenangabe in das Word-Dokument eingefügt. Aber alles der Reihe nach…

1. Starten Sie Ihren Firefox-Browser, klicken Sie auf den „Firefox“-Button, und wählen Sie im Kontextmenü „Add-Ons“ aus. Geben Sie in das Suchfeld „Copy PlusPlus“ ein und starten die Suche. Anschließend klicken Sie in der Ergebnisliste im gleichnamigen Add-On-Feld auf „Installieren“. Ein Browser-Neustart ist diesmal nicht nötig, da die Erweiterung direkt zur Verfügung steht.

2. Rufen Sie nun die Webseite auf, dessen Text Sie benötigen. Markieren Sie diesen und öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü. Hier wählen Sie beispielsweise „Copy++ | Copy URL + Selection + Title“, wenn Sie Text, Titel und Quellenangabe herauskopieren möchten.

Zwei weitere Optionen stehen noch zur Verfügung:

  1. Copy URL + Title = herauskopieren des Titels und der Adresse der betreffenden Webseite
  2. Copy URL + Selection = herauskopieren von Text und Webseitenadresse

Als letzten Arbeitsschritt öffnen Sie ein Word-Dokument, einen Texteditor oder eine E-Mail und fügen alles mit einem Rechtsklick und „Einfügen“ in das Dokument ein.

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Hardware & Software Word

Text fotografieren und anschließend ins Word-Format umwandeln

Texte aus einem Foto zu extrahieren ist ohne entsprechende Software sehr langwierig, da sie normalerweise abgeschrieben werden müssen. Man kann natürlich auch das Foto ausdrucken, aber so ein Fotodruck kostet im Durchschnitt viel mehr als ein Dokumentdruck. Eine professionelle OCR-Software kostet Geld und ist für Privatpersonen meistens nicht rentabel. Der Online-Dienst von „www.sciweavers.org“ ermöglicht dagegen kostenlos das Extrahieren von Texten aus Fotos.

In drei Arbeitsschritten ist der Text aus einem Foto extrahiert:

  1. Bild hochladen
  2. Konvertieren
  3. Text im Word-Format per Rechtsklick kopieren oder die Downloadfunktion nutzen

Und so wird’s gemacht:

1. Rufen Sie die Webseite http://www.sciweavers.org/free-online-ocr auf. Aktivieren Sie im linken Bereich „Image“ die Option „File“ wenn Sie ein Foto von Ihrem Computer hochladen möchten. Befindet sich das Bild auf einer Webseite, wählen Sie die Option „URL“.

2. Im mittleren Bereich „Language“ wählen Sie die Text-Sprache (in diesem Beispiel „German“) und klicken abschließend auf „Convert“.

Je nach Größe des Fotos (maximal 10 Megapixel), der Größe des Textes und der Uploadgeschwindigkeit kann es bis zu ein paar Minuten dauern, bis der extrahierte Text zur Verfügung steht.

3. Im linken Bereich unter der Schaltfläche „Download Text“ können Sie den aus dem Foto extrahierten Text mit der Rechtsklick-Funktion in den Zwischenspeicher kopieren und anschließend mit [Strg][C] in ein Word-Dokument oder eine E-Mail einfügen. Oder Sie klicken auf „Download Text“ und laden alles im Word-Format herunter.

Voraussetzungen, damit’s klappt

Für die Bearbeitung der Fotos müssen ein paar Voraussetzungen eingehalten werden. Es können nur Fotos mit maximal 10 Megapixeln hochgeladen werden. Außerdem lassen sich keine Screenshots verarbeiten, da die Auflösung nur um 72 dpi liegen. 200 dpi sind hier das Minimum.

Die unterstützten Bildformate sind:

  • TIF
  • JPEG
  • PNG
  • BMP
  • GIF
  • PBM
  • PGM
  • PPM

Da das Programm für englische Texte optimiert wurde, kann es vorkommen, das Schreibfehler vorkommen. Zum Beispiel wird manchmal der Buchstabe „r“ fälschlicherweise als „f“ interpretiert.

Aber dennoch ist dieses Online-Angebot eine wesentliche Arbeitserleichterung. Word hilft hier außerdem mit der automatischen Rechtschreibprüfung. Wenn Sie also mal beim Arzt warten müssen und in einer Zeitschrift einen interessanten Artikel oder ein Rezept finden, Kamera zücken, Text fotografieren und zu Hause als Word Dokument ausdrucken.

Eine weitere, nützliche Funktion steht auch noch zur Verfügung: Das extrahieren von Fotos und Text aus PDF-Dateien. Die Arbeitsschritte sind im wesentlichen identisch wie oben.

Rufen Sie für dieses Format die Seite http://www.sciweavers.org/pdf2x auf, wählen Sie den Speicherort des PDF-Dokuments sowie die Bearbeitungsoptionen aus,  und klicken Sie auf „Convert“.

Im übrigen gibt es hier keine Uploadbeschränkungen, eine Regristrierung oder das Eintragen einer E-Mail-Adresse ist auch nicht nötig.

Aufpassen bei privaten Texten

Eines sollten Sie beim Online-Konvertieren von Bild in Text allerdings bedenken: Da die Texterkennung auf den Servern des Anbieters Sciweavers stattfindet, liegen alle hochgeladenen Bilder auf einem fremden Server. Niemand weiß, wer die Fotos zu Gesicht bekommt. Sensible Dokumente wie Verträge oder Fotos mit privaten Texten sollten Sie daher nicht per Upload in Text umwandeln lassen.