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In Word auch mal andere Unterstreichungen verwenden

Eine einfache Unterstreichung von Texten reicht manchmal zur Hervorhebung nicht aus oder ist schlichtweg nur langweilig. Word enthält zusätzliche Unterstreichungs-Varianten die zudem auch noch farblich angepasst werden können.

In der Bearbeitungsleiste von Word ist im Register Start die Schaltfläche U für die Unterstreichung zuständig. Der kleine Pfeil rechts daneben öffnet das Kontextmenü, in dem schon einige Möglichkeiten zur Verfügung stehen. Eine größere Auswahl, sowie die Bearbeitungs-Tools werden über den Eintrag Weitere Unterstreichungen angeboten.

word-unterstreichen-text-wort-bearbeitung-farbe-wechseln-hervorheben-besser-langweilig-wellenlinie

Im Dialogfenster Schriftart stehen im Aufklappmenü Unterstreichung wesentlich mehr Alternativen zur Auswahl bereit. Rechts daneben, kannst du mit der Option Farbe die Unterstreichung farblich anpassen.

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Anschließend speicherst du die Änderungen mit OK.

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Hardware & Software Office Outlook Software Word

Zwei Varianten, in Word und Outlook schnell ganze Sätze oder Wörter groß zu schreiben

Die einfachste und wahrscheinlich auch die am häufigsten verwendete Methode um Text besonders hervorzuheben ist wohl die Großschreibung. Die [Feststelltaste], die sich oberhalb der von [Umschalt] befindet, erleichtert die Großschreibung während der Texterfassung. Oftmals stellt sich beim Korrekturlesen heraus, dass auch andere Worte, Sätze oder ganze Textpassagen auf diese Weise hervorgehoben werden können. Aber auch nächträglich lässt sich dies blitzschnell bewerkstelligen.

Mit zwei Techniken können die gewünschten Texte in Großschrift umgewandelt werden.

1. Du markierst die betreffenden Texte und öffnest mit der Tastenkombination [Strg][D] das Dialogfenster Schriftart. Alternativ klickst du in der Menüleiste auf den kleinen Pfeil im Bereich Schriftart. Hier aktivierst du die Option Großbuchstaben und bestätigst die Änderung mit OK. Das Vorschaufenster zeigt dir an, wie die Änderung in der Word-Datei aussehen wird.

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Diese Technik eignet sich besonders dann, wenn noch weitere Formatierungsoptionen hinzukommen sollen. Bei Bedarf aktivierst du zusätzliche Optionen wie Schriftfarbe, Unterstreichungen oder weitere Effekte.

2. Die etwas schnellere Variante der Großschreibung beschränkt sich lediglich auf die Tastenkombination [Umschalt][F3]. Markiere alle gewünschten Wörter oder Textpassagen und drücke diese Tastaturkombination gegebenenfalls mehrere Male, bis das gewünschte Ergebnis erzielt wurde.

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Tipp:

Bei häufig wiederkehrenden Wörtern oder Textkombinationen kann man sogar noch eine dritte Technik anwenden.

Über die Funktion Suchen und Ersetzen, die mit der Tastenkombination [Strg][F] gestartet wird, erspart man sich sogar das Markieren der betreffenden Wörter. Idealerweise markierst du nur ein Wort oder eine Textkombination und öffnest dann das Fenster Suchen und Ersetzen. So wird der Text schon automatisch in das Suchfeld des Registers Ersetzen übernommen.

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Gib nun die neue Schreibweise in das Feld Ersetzen durch ein und starte den Vorgang mit dem Button Alle ersetzen.

Diese Variante hat – insbesondere bei langen Texten – den Vorteil, dass keine Wörter vergessen werden. Außerdem können diese drei Möglichkeiten auch im E-Mail-Client Outlook angewendet werden.

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Hardware & Software Office Outlook Software

Outlook: E-Mail-Texte in anderen Farben schreiben

Im Textverarbeitungsprogramm Word kann man ohne Probleme die Schriftfarben des Textes beliebig anpassen. Auch bei dem E-Mail-Client Outlook, dessen Texterfassung auf Word basiert, ist eine Farbänderung genau so einfach.

Mit einer anderen Textfarbe kann man bestimmte Passagen besonders gut hervorheben, besser als mit Fett- oder Kursivschrift. Diese Optionen stehen weiterhin zur Verfügung und können zusätzlich zum Einsatz kommen.

Und so geht´s:

Einfach eine neue E-Mail wie gewohnt schreiben und den Text markieren, der eine andere Farbe bekommen soll. Dann klickst du in der Menüleiste im Bereich Text auf den kleinen Pfeil neben dem A-Symbol. Dann wählst du aus der Farbpalette deine gewünschte Farbe aus.

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Wenn keine passende Farbe vorhanden ist, dann öffnest du über die Option Weitere Farben die erweiterte Farbpalette mit Standard-Farbschattierungen…

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…oder die benutzerdefinierte Farbpalette mit RGB-Farben.

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Tipp:

Wenn der komplette E-Mail-Text in einer anderen Farbe als der Standard-Farbe geschrieben werden soll, dann kannst du auch vorher die Schriftfarbe ändern.

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Hardware & Software Office Word

Microsoft Word: Textpassagen oder Absätze mit Initialen als Blickfang

Mann kennt es aus Märchenbüchern oder auch aus der Bibel: Großbuchstaben am Anfang eines Kapitels oder eines Absatzes. Diese Initiale lenken den Blick auf auf den Anfang des Textes und gliedern diesen in einer außergewöhnlichen Weise. Das Einfügen der Initiale ist zudem mit nur drei Mausklicks schnell erledigt.

Zum Einsetzen des Großbuchstabens starten Sie Word und rufen das betreffende Dokument auf. Klicken Sie mit der Maus in den Absatz, der hervorgehoben werden soll. Im Register Einfügen klicken Sie im Bereich Text auf die Schaltfläche Initiale.

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Im Aufklappmenü können Sie direkt aus zwei Möglichkeiten auswählen:

  • Im Text
  • Im Rand

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Die Option Kein macht die Änderung wieder rückgängig.

Zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten werden mit Initialoptionen angezeigt.

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Hier kann die Schriftart ausgewählt, die Initialhöhe und der Abstand zum Text manuell geändert werden. Mit OK bestätigen Sie die neuen Einstellungen.

Und so kann das Ergebnis aussehen:

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Die Funktion mit den Initialen steht ab Word Version 2007 zur Verfügung.

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Excel Hardware & Software Office

Microsoft Excel: Zur besseren Übersicht die Diagrammgitter farbig gestalten

Die Gitter in einem Excel-Diagramm sorgen für eine bessere Übersicht. Bei Diagrammen mit ein paar wenigen Balken ist das nicht ganz so gravierend, aber bei größeren und/oder dreidimensionalen Diagrammen sind diese Gitterlinien sehr hilfreich. Um die Darstellung weiter zu verbessern, können die Gitterlinien seit Excel 2007 farblich angepasst werden. Auch die Breite der Linien kann hier verändert werden.

Öffnen Sie ein Excel-Diagramm und klicken mit der rechten Maustaste auf eine der Gitterlinien. Im Kontextmenü wählen Sie dann die Option „Gitternetzlinien formatieren“.

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Im Formatierungsfenster aktivieren Sie in der Kategorie „Linienfarbe“ die Einstellung „Einfarbige Linie“. Danach wählen Sie über das Aufklappmenü „Farbe“ die passende Colorierung aus.

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Wenn Sie möchten, können Sie im nächsten Schritt noch die Linienbreite ändern. Wenn nicht, bestätigen Sie die Farbänderung mit der Schaltfläche „Schließen“.

Zum Ändern der Breite wechseln Sie auf der linken Seite in die Kategorie „Linienart“. Die „Breite“ können Sie über das Aufklappmenü ändern. Bestätigen Sie die Änderungen mit „Schließen“.

bild-3-linienart-breite-ändern-pt-punkte-linie-einfarbig-aufklappmenü-gitternetz-linienfarbe-excel-office

Das Ergebnis wird sofort angezeigt und kann dann wie üblich gespeichert werden.

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Hardware & Software Office Word

Microsoft Word: Mit Leerzeichen eingerückte Textpassagen oder Tabellen durch Tabstopps optimieren

Während der Erstellung von Word-Dokumenten werden bestimmte Textpassagen, die besonders hervorgehoben werden sollen, oftmals per Leertaste eingerückt. Wenn es dabei nicht mehr als ein oder zwei Zeilen sind, sieht das noch sauber aus. Wenn es aber mehr Zeilen sind, die dann vielleicht noch mit unterschiedlich großen Buchstaben, Zahlen oder Zeichen beginnen, wird das immer unansehnlicher. Es ist dann sinnvoller, die Leerzeichen durch Tabstopps zu ersetzen. Damit man nicht jedes Leerzeichen per Hand ändern muss, kann man hier alle betreffenden Elemente auf einen Schlag durch die Tabs ersetzen.

Gleichmäßige Textstruktur durch Verwendung von Tabstopps

Starten Sie Word und rufen Sie das benötigte Dokument auf. Mit der Tastenkombination [Strg][H] öffnen Sie die Dialog „Suchen und Ersetzen“ und klicken auf „Erweitern“ um die zusätzlichen Funktionen einzublenden.

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Die Suche nach Leerzeichen

Klicken Sie danach in das Feld von „Suchen nach“ und legen  mit dem Button „Sonderformat“ die Einstellung „Leerzeichen“ fest.

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Ersetzen durch die Tabstopps

Wiederholen Sie diesen Schritt mit dem Feld „Ersetzen durch“, indem Sie über die Schaltfläche „Sonderzeichen“ die Einstellung „Tabstoppzeichen“ wählen.

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Jetzt können die Leerzeichen durch die Tabstoppzeichen ausgetauscht werden. Hierzu stehen zwei Schaltflächen zur Verfügung:

  1. „Ersetzen“
  2. „Alle ersetzen“

Da es in den allermeisten Fällen nicht praktikabel ist, alle Leerzeichen automatisch zu ersetzen, sollte man die Schaltfläche „Weitersuchen“ benutzen. Mit dieser Taste springen Sie von Leerzeichen zu Leerzeichen und ersetzen es bei Bedarf mit dem gleichnamigen Button durch ein Tabstoppzeichen.

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Gleichmäßiges Schriftbild

Sind alle gewünschten Leerzeichen ersetzt, erscheint das Dokument aufgeräumter und eingerückte Elemente sind gerade ausgerichtet.

Speichern Sie das Dokument anschließend wie gewohnt.

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Excel Hardware & Software

Microsoft Excel: Geburtstage tagesaktuell hervorheben

Wenn Sie eine Geburtstagsliste per Excel verwalten, erfordert das einen gewissen Zeit- und Arbeitsaufwand. Die Festtage müssten beispielsweise monatlich in einem separaten Tabellenblatt eingetragen werden. Auch andere Sortiermöglichkeiten sind hier denkbar. Excel bietet aber eine einfache Möglichkeit, Datumseinträge automatisch farblich hervor zu heben.

Die Lösung heißt „Bedingte Formatierung“. Einmal angelegt, werden auch neue Geburtstagseintragungen berücksichtigt. Eine Sortierung der Geburtstagsliste ist nicht nötig. Und so geht’s:

1. Starten Sie Excel, rufen Sie die Geburtstagsliste auf, und markieren Sie alle Einträge.

bild-1-excel-microsoft-office-liste-geburtstag-optisch-hervorheben-datum-markieren

2. Danach klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“ und wählen im Untermenü die Option „Neue Regel“ aus.

bild-2-neue-regel-bedingte-formatierung-excel-alle-versionen-anlegen-eintragen

3. Im Dialogfenster „Neue Formatierungsregel“ wählen Sie den Regeltyp „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“ aus. In das Eingabefeld von „Regelbeschreibung bearbeiten“ tragen Sie folgende Formel ein:

=UND(MONAT(A1)=MONAT(HEUTE());TAG(A1)=TAG(HEUTE()))

bild-3-neue-formatierungsregel-regeltyp-auswählen-formel-formatieren

4. Mit der Schaltfläche „Formatieren“ wechseln Sie zum nächsten Dialogfenster. Auf der Registerkarte „Ausfüllen“ wählen Sie eine Farbe aus, mit der die betreffenden Zellen hervorgehoben werden sollen. Bestätigen Sie beide offenen Dialogfenster mit „OK“.

bild-4-zelle-formatieren-ausfüllen-register-reiter-auswählen-farbe-bestätigen

Die neue Regel wird von Excel sofort umgesetzt und das Ergebnis wird sofort sichtbar.

bild-5-datum-eintrag-vor-1900-1899-ergebnis-farblich-markiert-geburtstag-liste-tabelle-zelle-zeile-formatieren-ausfüllen-formel-regel

Wie man aber in diesem Beispiel feststellt, wurde der Geburtstag des römischen Kaisers Carcalla nicht markiert. Das liegt daran, dass Excel keine Datumseinträge vor 1900 erkennt.

Mit dieser „Bedingten Formatierung“ lassen sich beispielsweise auch Lieferverzögerungen markieren. Mehr dazu in diesen Artikel.

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Excel Hardware & Software Office

Microsoft Excel: Überfällige Termine optisch hervorheben

Kontrollieren Sie Ihre Bestell- und Liefertermine auch mit Excel? Je nach dem wie viele Bestellungen getätigt werden, ist der tägliche Abgleich der Liefertermine langwierig. Jeder abgelaufene Liefertermin muss aus dieser Liste herausgesucht werden. Mit einer bei Excel enthaltenen Funktion und einer kleinen Formel lassen sich abgelaufene Liefertermine ganz einfach optisch hervorheben.

Um die Verspätungen hervorzuheben, müssen in der Liste zwei Datumseingaben vorhanden sein (z. B. zugesagter Liefertermin und tatsächlicher Liefertermin), da die Formel die zwei Datumsangaben miteinander vergleicht.

Und so funktioniert´s:

1. Starten Sie Excel, und rufen die entsprechende Tabelle auf.

2. Markieren Sie den ganzen Bereich der Liste, jedoch ohne die Überschrift.

bild-1-excel-microsoft-office-formel-markierung-liste-datum-verspätung-hervorheben-optisch-farblich-bedingte-formatierung

3. Anschließend klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche „Bedingte Formatierung“ und wählen im Kontextmenü die Option „Neue Regel“.

bild-2-bedingte-formatierung-excel-neue-regel-kontext-menü-starten-tabelle-liste-datum-verzug-liefertermin

4. Im Dialogfenster „Neue Formatierungsregel“ wählen Sie den untersten Regeltyp, „Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden“. Geben Sie in das Formelfeld unter „Regelbeschreibung bearbeiten:“ die Formel

=$D2>$E2

ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Formatieren“.

bild-3-neue-formatierungsregel-anlegen-ermittlung-format-formatierung-festlegen-excel-office-microsoft-datum-zelle-markierung

5. Im nächsten Dialogfenster legen Sie auf der Registerkarte „Ausfüllen“ die Farbe der Zellen mit der Lieferverzögerung fest. Bestätigen Sie die Auswahl mit „OK“ und schließen das vorige Dialogfenster ebenfalls mit „OK“.

bild-4-zelle-formatieren-ausfüllen-register-karte-wählen-festlegen-farbe-bestätigen-ok-vorschau-beispiel

Das Ergebnis wird direkt in der aktiven Tabelle angezeigt.

bild-5-ergebnis-farblich-markiert-hervorgehoben-lieferverzögerung-zeile-zelle-farbe-auf-einen-blick

6. Möchten Sie nicht direkt am ersten Tag der Verspätung den Lieferverzug angezeigt bekommen, verwenden Sie diese modifizierte Formel:

=($E2-$D2)>4

Mit dieser abgewandelten Formel werden die Verspätungen erst nach vier Tagen angezeigt.

bild-6-mehrtägig-verzögerung-anzeigen-modifiziert-formel-abgewandelt-lieferzeitraum

Diese Formatierung kann gewählt werden, wenn beispielsweise anstatt eines Fixtermins ein Lieferzeitraum vereinbart wurde. Der Wert „>4“ kann individuell an Ihre Tabelle angepasst werden.

Die hier in den Formeln verwendeten Werte „$E2“ und „$D2“ sind nur beispielhafter Natur und sollte Ihren Tabellenwerten angepasst werden.