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Outlook: Automatische Erinnerungsfunktion für Geburtstage einrichten

Hast du auch schon einmal einen (oder mehrere) Geburtstag vergessen? Besser ist es, sich automatisch daran erinnern zu lassen. Das übernehmen meist die Kalender-Apps in Smartphones. Was ist aber mit den Kontakten, die in Outlook gespeichert sind? Dafür müssten sie per Synchronisation an das eigene Handy übertragen werden. Ist aber eine Vermischung von Outlook- und Handy-Kontakten nicht erwünscht, muss man eine andere Variante wählen. Outlook kann man zu diesem Zweck mit einer Erinnerungsfunktion nachrüsten.

Die SmartTools-Geburtstags-Erinnerung für Outlook ist kostenlos im Web, zum Beispiel bei Chip.de, als Download erhältlich.

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Bevor du die Installation vornimmst, beende zuerst den Outlook Client. Starte dann die Installation. Im ersten Schritt wirst du zur Eingabe eines Produkt-Codes aufgefordert. Den erhälst du ebenfalls kostenlos durch die Eingabe einer Email-Adresse und dem Button Anfordern.

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Nach Abschluß des Setups ist die Erinnerungsfunktion direkt einsatzbereit. Starte nun dein Outlook und die ersten Geburtstagserinnerungen werden in einem separaten Fenster angezeigt.

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In diesem Erinnerungsfenster kann man auch die Liste der Geburtstage aller Outlook-Kontakte in Word exportieren und ausdrucken. Dies wird über die Registerkarte Liste drucken gesteuert.

Besonders gut fanden wir auch die Erkennung der Geburtstage und der Jahrestage anhand von Stichworten. Gib die Stichworte im Register Geburts- /Jahrestage erkennen ein. Bei der Verwendung mehrerer Begriffe müssen diese durch Semikolons getrennt werden.

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Natürlich funktioniert SmartTools Geburtstags-Erinnerung für Outlook nur dann zuverlässig, wenn die Kontaktdaten gut gepflegt werden und Jahres-/Geburtstage in die entsprechenden Felder eingegeben werden.

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Urteil:

Tolles Tool mit dem man keinen Geburtstag oder anderen Jahrestag mehr vergisst.

Kleiner Tipp für „extrem Vergessliche“: Den Hochzeitstag der Ehefrau oder des Ehemannes auch in die Kontaktdaten eingeben, sonst könnte der Haussegen an diesem Tag etwas schräg hängen…

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Outlook Feiertage: Heilige vier Könige (oder: Nikolaus am 1. März) – Die Feiertagsdatei von Outlook bearbeiten

Feiertage ändern sich in der Regel selten. Mitunter kommt es jedoch vor, daß der Gesetzgeber Feiertage streicht oder sich der Termin eines Feiertags ändert. Man denke nur an den Tag der Deutschen Einheit. Zudem unterscheiden sich einige Feiertage von Bundesland zu Bundesland. Doch keine Sorge: Outlook ist für alle Eventualitäten gewappnet.

Alle Feiertage in einer Datei

Wenn Sie in Outlook Feiertage hinzufügen, greift der Informations-Manager auf die Textdatei Outlook.txt zurück. Hier sind alle Feiertage der einzelnen Länder gespeichert. Sie können dort vor dem Importieren der Feiertage Hand anlegen und die einzelnen Tage bearbeiten und ändern.

Öffnen Sie hierzu den Windows-Explorer, und wechseln Sie in den Unterordner ProgrammeMicrosoft OfficeOffice. Klicken Sie mit der rechten(!) Maustaste auf die Datei Outlook.txt, und wählen Sie den Befehl „Eigenschaften“. Schalten Sie das Kontrollkästchen „Schreibgeschützt“ aus, und schließen Sie das Dialogfenster mit „Ok“. Öffnen Sie Datei Outlook.txt anschließend per Doppelklick.

In der Textdatei sind die Feiertage nach Ländern sortiert. Das Prinzip ist einfach: Jeder Feiertag steht in einer eigenen Zeile und weist das Format

Beschreibung, Jahr/Monat/Tag

auf. Anhand der Einträge wird deutlich, daß Outlook leider keine Regelmäßigkeiten erkennt, sondern für jedes Jahr eine neue Zeile verwendet. Auf welchen Tag der Ostermontag 2007 fällt, bleibt für Outlook also ein Geheimnis.

Neue Feiertage einfügen

In der Textdatei können Sie beliebige Einträge löschen, ergänzen oder bearbeiten. Sollte ein Feiertag in Ihrem Bundesland kein gesetzlicher Feiertag sein – in Bremen ist Fronleichnam zum Beispiel kein Feiertag -, können Sie ihn aus der Liste löschen oder die Beschreibung entsprechend anpassen.

Sie können die Feiertagsliste aber auch für Ihre eigenen Bedürfnisse „mißbrauchen“. Ergänzen Sie persönliche Jahrestage, um sie später automatisch als Feiertag eintragen zu lassen. Machen Sie beispielsweise Ihren Hochzeitstag zum gesetzlichen Feiertag, indem Sie folgende Zeile ergänzen:

Hochzeitstag, 1997/08/22

Beim Importieren der Feiertage kennzeichnet Outlook dann den 22. August 1997 als Feiertag. Bedenken Sie, daß Sie für jedes Jahr eine neue Zeile einfügen müssen, da Outlook Sie sonst lediglich 1997 an den Hochzeitstag erinnern würde.