Tipps, Tricks & Kniffe

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  • In Outlook eine Abwesenheitsnotiz erstellen

    Wenn du deine E-Mails eine Zeitlang nicht beantworten kannst, empfiehlt es sich eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen. Dann weiß auch der Absender, dass eine schnelle Antwort nicht erfolgen wird. Für die privaten Outlook-Nutzer kommt meist nur die Variante per Regel-Assistent zur Anwendung, weil diese E-Mail-Konten über POP3/IMAP-Server versendet werden. Und so funktioniert´s:

    Starte dein Outlook 2013/2016 und klicke auf Start | Neue E-Mail um zuerst den Text der Abwesenheitsnotiz anzulegen. Nachdem der Text verfasst wurde, speicherst du diese Nachricht als Outlook-Vorlage. Das erledigst du über Datei | Speichern unter. Im Dialogfenster Speichern unter wählst du als Dateityp Outlook-Vorlage aus und vergibst dieser Vorlage einen Namen (z. B. Abwesenheit).

    Outlook-Regel anlegen

    Mit den nächsten Schritten wird die Outlook-Regel für die Benachrichtigungen angelegt. Klicke im Menüband auf Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

    Im nachfolgenden Dialogfenster wählst du die Option Neue Regel aus, die den Regelassistenten startet. Im Bereich Regel ohne Vorlage öffnest du die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden. Mit Weiter gelangst du zum nächsten Arbeitsschritt.

    Wähle hier die Bedingung(en) aus, auf die die neue Regel reagieren soll und bestätige die Auswahl mit Weiter. Normalerweise braucht man hier keine Auswahl zu treffen, da bereits in der Anzeige 2. Schritt schon der Parameter Nach Erhalt einer Nachricht aktiviert ist.

    Im nächsten Fenster legst du fest, was mit der Nachricht passieren soll. Aktiviere hier die Einstellung diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten. Unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten klickst du auf den unterstrichenen Wert und stellst über das Aufklappmenü Suchen in der nachfolgenden Dialogbox die Option Vorlagen in Dateisystem ein. Daraufhin wird deine zuvor erstellte Abwesenheitsnotiz angezeigt, die du per Mausklick auswählst und mit dem Button Öffnen bestätigst. Du kehrst damit automatisch zum Regelassistenten zurück und klickst hier auf Weiter.

    Im vorletzten Fenster kannst du bei Bedarf noch Ausnahmen definieren. Ein Klick auf Weiter bringt dich nun zum letzten Arbeitsschritt. Eine Auswahl ist aber nicht zwingend erforderlich.

    Im letzten Fenster gibst du der Regel einen Namen, aktivierst sie mit einem Häkchen der gleichnamigen Kontrollbox und klickst auf Fertig stellen. Deine Abwesenheitsnotiz ist nun scharf geschaltet.

    PC eingeschaltet lassen

    Damit Outlook die Abwesenheitsmeldung versenden kann, muss das Programm während deiner Abwesenheit ausgeführt werden.  Die Outlook-Regel versendet in jeder Sitzung nur eine Benachrichtigung pro Absender, um unnötigen Datentransfer zu vermeiden.

    Nach deiner Rückkehr deaktivierst du die Abwesenheitsnotiz über Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

    E-Mails über Exchange-Server

    Wer seine E-Mails über ein Exchange-Konto (z. B. vom Arbeitgeber) erhält, der hat es etwas einfacher. Hier kann man in einem Arbeitsschritt zwei unterschiedliche Abwesenheitsvarianten anlegen. Wie das funktioniert, erfährst du ab 24. Juli 2016 in diesem Artikel.

  • Yahoo und Windows 10 – Zwei die wieder zusammenkommen wollen

    Oder ist es vielmehr nur einer, der am Erfolg des Anderen teilhaben möchte? In den ersten Jahren dieses Jahrtausends kam kaum einer an Yahoo vorbei, aber mittlerweile dümpelt der einstige Internetriese dem Sumpf des Vergessens entgegen. Daher ist es nicht verwunderlich, dass Yahoo recht schnell eine Mail-App auf den Markt gebracht hat.

    Die App Yahoo Mail ist kostenlos im Windows Store erhältlich. Ist sie installiert, kannst du deine eingehenen E-Mails auf drei Arten anzeigen lassen:

    1. Per Lockscreen
    2. Als Systembenachrichtigung von Windows 10
    3. Im Startmenü (aber nur dann, wenn eine Yahoo-Mail-Verknüpfung angelegt ist)

    Beim Starten von Yahoo Mail fällt als erstes auf, dass die Ansicht stark an einen Webmail-Dienst erinnert. Das ist auch so gewollt, da das Programm zusätzlich alle Möglichkeiten und Vorteile des bisherigen Web-Interfaces bieten will. Leider bedeutet das aber auch, dass nervige Werbung eingeblendet wird. Aber das Geld muss ja schließlich  irgendwo herkommen…

    Außergewöhnliche Features sind uns bei Yahoo Mail nicht aufgefallen. Lediglich die Personalisierung des Posteingangs durch insgesamt 20 Designs hat bei uns einen positiven Eindruck hinterlassen. Ansonsten kann diese E-Mail-App nicht mehr oder weniger als andere auch.

    Bleibt nur zu hoffen, dass Yahoo mit diesem Produkt wieder auf den rechten Weg  zurückfindet und uns nicht weiter mit unnützen Browser-Vergewaltigungs-Toolbars und anderem sinnfreien Zeug auf die Nerven geht.

  • Windows 10: Nach dem Upgrade alle E-Mail-Ordner weg?

    Etliche Nutzer haben nach der Installation von Windows 10 festgestellt, dass die E-Mails und die Ordner nicht in die neue E-Mail-App importiert wurden. Bei der Installation werden zwar die zuvor auf dem Rechner vorhandenen Programme mit in das neue Betriebssystem übernommen, aber die Zugriffssteuerung wurde zugunsten der Windows-10-Produkte geändert. Die E-Mail-Kachel im Startmenü ist nämlich ein eigenes E-Mail-Programm. Das alles ist aber kein Grund zur Verzweiflung. Alle deine E-Mails sind immer noch vorhanden. Du musst eigentlich nur an der richtigen Stelle suchen.

    Ursache der verschwundenen E-Mails

    Die Ursache für die fehlenden Ordner und Nachrichten liegt darin, dass POP3-Konten nicht importiert werden. Das betrifft im Wesentlichen die Outlook- und Windows-Live-Mail-Nutzer. Dagegen werden IMAP- und Exchange-ActiveSync-Konten in die neue E-Mail-App übernommen.

    Programmauswahl über das Startmenü

    Du gelangst, wie zu Windows-7-Zeiten auch, über das Startmenü zu deinem gewohnten E-Mail-Programm. Klicke auf das Windows-Symbol unten links und wähle Alle Apps aus.

    Die Liste aller Programme ist alphabetisch sortiert. Office-Produkte wie Outlook findest du ab sofort unter dem Buchstaben M wie Microsoft.

    Tipp:

    Beim Start deines bevorzugten E-Mail-Programms wirst du darauf hingewiesen, dass sich dieses Tool auch als Standard definieren lässt.

    Das erreichst du ebenfalls über das Startmenü | System | Standard-Apps.

    Im rechten Bereich legst du dann für die aufgelisteten Funktionen dein Lieblingsprogramm fest.

  • Nachrichten von Google+ und Gmail auch mit Outlook empfangen

    Die Nachrichten, die über Google+ gesendet werden, landen im Postfach Ihres Googlemail-Kontos. So weit, so gut. Nutzen Sie aber neben Gmail noch ein weiteres E-Mail-Konto über Outlook, dann kann das ständige hin- und herwechseln ziemlich nervig sein. Dann ist es an der Zeit beide E-Mail-Konten in Outlook zusammen zu fassen.

    Wie bei anderen E-Mails auch, wird Googlemail auf die gleiche Weise dem Outlook hinzugefügt.

    Starten Sie das E-Mail-Programm und klicken Sie auf „Datei | Konto hinzufügen“.

    Im Dialogfenster „Konto hinzufügen“ tragen Sie nun Ihren Namen, E-Mail-Adresse und das Kennwort ein. Mit der Schaltfläche „Weiter“ startet Outlook den Einrichtungsprozess.

    Nach ein paar Augenblicken ist Ihr Gmail-Konto konfiguriert und in Outlook als IMAP-Konto eingebunden. Klicken Sie auf „Fertig stellen“ um den Vorgang abzuschließen.

    Kehren Sie nun zu Ihrem Outlook-Posteingang zurück. Im linken Navigationsbereich wird das Gmail-Konto angezeigt.

    Sogar alle Unterordner, wie zum Beispiel Entwürfe, Gesendet, Spam, Papierkorb wurden integriert. Ab sofort können Sie über Outlook alle Gmail-Nachrichten wie gewohnt verwalten.

  • Outlook 2007/2010: Durch Abschalten nicht genutzter Add-Ons Outlook schneller und stabiler machen

    Wenn Outlook zu langsam startet und reagiert oder häufig abstürzt, dann kann die Ursache bei den Zusatzfunktionen (Add-ins) liegen. Diese Erweiterungen, die mitunter von Drittanbietern stammen, können Outlook sinnvoll ergänzen, bremsen aber auch kräftig aus. Nicht benötigte Add-ins sollten Sie daher abschalten.

    Add-Ons: Weniger ist mehr

    Eines der bekanntesten Bremsklötze ist das iTunes-Add-in. Es synchronisiert Outlook mit iOS-Hardware. Mit ein paar einfachen Arbeitsschritten können Sie dieses und weitere überflüssige Add-ins deaktivieren und Outlook wieder Beine machen:

    1. In der Menüleiste von Outlook klicken Sie auf „Extras | Vertrauensstellungscenter“.

    2. Wählen Sie im linken Bereich die Kategorie „Add-Ins“, sowie ganz unten neben „Verwalten“ die Option „COM-Add-Ins“. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche „Gehe zu“.

    Bei Outlook 2010 rufen Sie den Befehl „Datei | Optionen“ auf, klicken auf „Add-Ins“ und dann auf die Schaltfläche „Gehe zu“.

    3. Das nächste Fenster, „COM-Add-Ins“, listet alle abschaltbaren Outlook-Erweiterungen auf. Entfernen Sie alle Häkchen deren Add-Ins Sie nicht nutzen und bestätigen Sie die Auswahl mit dem Button „OK“.

    Bei Outlook deaktivierbare Add-Ins sind beispielsweise:

    • Microsoft Exchange Unified Messaging  = für Nutzer von Voicemails
    • Microsoft CharePoint Server-Kollegenimport-Add-In = nur bei Nutzung von SharePoint-Servern im Unternehmensumfeld
    • Microsoft Outlook Mobile Service = für den Versand und Empfang von Nachrichten per SMS
    • Microsoft VBA für Outlook-Add-in = für Anzeige von aufwendigen Formularen und Tool in E-Mails
    • Microsoft Outlook Connector für soziale Netzwerke = Darstellung von Neuigkeiten Ihrer Kontakte aus Facebook etc.
    • OneNote-Notizen zu Outlook-Elementen = Unterstützung von OneNote-Notizen.
    • Microsoft Exchange-Add-in = nur für Exchange-E-Mail-Konten. Nutzer von POP3 oder IMAP können dieses Add-in bedenkenlos abschalten
    • Windows Search Email Indexer = ermöglicht eine schnellere Suche von E-Mail, da alle Nachrichten in den Speicher geladen und somit indiziert werden. Dieses Add-in ist sehr nützlich und sollte aktiviert bleiben.

    Dies ist nur eine kleine Auswahl von Outlook-Add-ins, die bei Ihnen installiert sein könnten. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob die eine oder andere Erweiterung abgeschaltet werden kann, erhalten Sie auf der Support-Seite von Microsoft Office eine detaillierte Beschreibung aller Microsoft-Office Add-ins. Für Erweiterungen von Drittanbietern finden Sie die Beschreibungen im Web oder auf deren Webseiten.

  • Google Mail: E-Mails von Google Mail auch über Outlook, Thunderbird und andere Mailprogramme abrufen

    Google Mail ist eigentlich ein reiner Onlinedienst. Das bedeutet: E-Mails werden ausschließlich über den Browser verfasst und abgerufen. Allerdings ist so ein Browerpostfach nicht jedermanns Sache. Wer lieber mit klassischen Mailprogrammen wie Outlook, Opera Mail oder Thunderbird arbeitet, kann auch damit sein Google-Mail-Postfach nutzen.

    POP oder IMAP?

    Generell haben Sie die Wahl zwischen den Varianten POP3 und IMAP. Beim POP3-Zugang werden alle neuen Nachrichten von den Google-Servern ins lokale Postfach des Mail-Clients kopiert. Wählen Sie diese Variante, wenn Sie Mails nur von einem Rechner aus abholen, etwa nur von Zuhause.

    Wenn Sie jedoch mehrere Rechner verwenden – etwa einen Rechner zuhause, einen im Büro und das Notebook – sollten Sie das IMAP-Protokoll verwenden. Während bei POP3 die eingetroffene Mails vom Google-Server auf den PC kopiert und gleich vom Server gelöscht werden, bleiben die Mails bei IMAP (Internet Message Access Protokoll) auf dem Server, können aber trotzdem im Mail-Programm gelesen, verschoben oder gelöscht werden. Daher ist IMAP ideal für den Zugriff von mehreren Rechnern aus.

    Um Google-Mails mit Mail-Clients abzurufen – egal ob per POP3 oder IMAP -, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Zunächst müssen Sie das Google-Konto umkonfigurieren. Hierzu klicken Sie in Google Mail oben rechts auf das Zahnrad und dann auf „Einstellungen“.

    2. Danach klicken Sie auf „Weiterleitung und POP/IMAP“.

    3. Im nächsten Fenster können Sie POP3 und/oder IMAP (Sie können auch beides verwenden) aktivieren.

    4. Per Klick auf den Link „Konfigurationsanleitung“ zeigt Google auch gleich die passenden Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die gängigsten Mailprogramme wie

    • Apple Mail
    • Outlook Express
    • Outlook 2003
    • Outlook 2007
    • Outlook 2010
    • Thunderbird
    • Windows Mail
    • Entourage
    • Eudora
    • Netscape Mail
    • SnapperMail
    • The Bat!
    • iPhone

  • Outlook: Mobilen Datenverkehr gering halten und nur die Kopfzeilen herunterladen

    Wer unterwegs viel mit dem Laptop arbeitet, und dabei sehr oft das Internet nutzen muss, stellt des öfteren fest, dass nicht immer (kostenfreie) Hotspots zur Verfügung stehen. Daher wird gerne auf Surfsticks ausgewichen, die mit sehr kostengünstigen Tarifen von vielen Providern angeboten werden. Hier empfiehlt es sich, um die Datenmenge zu minimieren, bei E-Mails nur die Kopfzeilen herunterzuladen und die Anlagen, die oft mehrere Megabyte groß sind, erst einmal auf dem Server zu belassen. Sollte eine dieser E-Mail wichtig sein, können Sie die Kopfzeile anklicken und den Rest der Nachricht herunterladen.

    Haben Sie noch keinen günstigen Surfstick, oder wollen zu einem günstigeren Anbieter wechseln, dann finden Sie eine umfangreiche Auswahl von günstigen Surfsticks und Mobilfunk-Tarifen auf der Internetseite von Kostenlos.de.

    So ändern Sie die Einstellungen um nur die Kopfzeilen herunterzuladen:

    1. Starten Sie Outlook und klicken auf „Extras | Optionen“.

    2. Im Dialogfenster von „Optionen“ wählen Sie das Register „E-Mail-Setup“. Klicken Sie hier auf „Senden/Empfangen“.

    3. Im neuen Fenster „Übermittlungsgruppen“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.

    4. Im Fenster „Übermittlungseinstellungen-Alle Konten“ wählen Sie das gewünschte E-Mail-Konto aus. Wählen Sie dann die Option „Nur Kopfzeilen downloaden“ aus und bestätigen mit „OK“.

    5. Beenden Sie die offenen Fenster mit „Schließen“ und mit „OK“.

    Tipp: Wenn Sie bereits einen kostengünstigen Surfstick besitzen, dann haben Sie unter Arbeitsschritt 4 die Möglichkeit, den Download von kompletten E-Mails von der Größe abhängig zu machen. Wählen Sie in diesem Fall die Option „Nur Kopfzeilen downloaden, wenn das Element größer ist als“.

    Stellen Sie dann nur noch die gewünschte Dateigröße ein. Danach werden nur komplette E-Mails heruntergeladen, die kleiner als die eingestellte Größe sind. Alle anderen werden nur als Kopfzeile heruntergeladen.

    Hier gilt dann wieder: Ist die E-Mail wichtig, muss sie per Klick separat zum Download angewählt werden.

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