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Outlook Fax: Mit Outlook Fax-Dokumente in die ganze Welt verschicken

Der klassische Austausch von Dokumenten erfolgt in der Regel immer noch über ein handelsübliches Faxgerät, das auf nicht gerade umweltfreundlichem Thermopapier weltweit Fernkopien entgegennimmt. Wenn Sie über ein faxfähiges Modem verfügen, benötigen Sie im Grunde gar kein externes Faxgerät, da Outlook und Windows aus Ihrem Modem einen waschechten Fernkopierer zaubern, mit allem Komfort, der dazugehört.

Microsoft Fax installieren

Die Faxkommunikation via Outlook erfolgt mittels eines sogenannten Faxmodems. Deshalb ist der erste Schritt in Richtung Fax grundsätzlich die korrekte Installation des Modems. Hierzu stellt Windows einen fähigen Assistenten zur Verfügung. Um das Faxmodem zu installieren, schließen Sie das Modem an die serielle Schnittstelle (COMx) Ihres Computers an, und klicken in der Systemsteuerung doppelt auf Modems. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Hinzufügen, und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten.

Keine Faxmöglichkeit unter Windows NT

Die Faxfunktion von Outlook ist nur verfügbar, wenn Sie mit Windows 95 arbeiten. Unter Windows NT müssen Sie auf das Faxmodul leider verzichten.

Sobald das Faxmodem eingerichtet ist, folgt im nächsten Schritt die Installation des Microsoft-Fax-Dienstes. Rufen Sie in Outlook den Menübefehl Extras -> Dienste auf, und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Anschließend markieren Sie den Eintrag Microsoft Fax und bestätigen die Auswahl mit Ok. Der Installationsassistent begleitet Sie anschließend durch die notwendigen Installationsschritte.

Faxe auf die Reise schicken

Sobald Sie das Faxmodem sowie den Informationsdienst Microsoft Fax installiert haben, können Sie sofort loslegen und Ihr Faxe via Outlook verschicken. Dabei können Sie auf Wunsch direkt auf die Faxnummer Ihrer Kontakte zurückgreifen. Um einer Kontaktperson, die bereits mit Faxnummer im Kontaktregister von Outlook eingetragen ist, ein Fax zukommen zu lassen, markieren Sie zunächst den Kontakt. Rufen Sie anschließend den Menübefehl Kontakte -> Neue Faxnachricht auf. Outlook startet daraufhin den Fax-Assistenten von Windows, der Sie Schritt für Schritt durch die nachfolgenden Dialogfenster führt.

Faxe können Sie übrigens nicht nur von Microsoft Outlook aus verschicken. Da es sich bei dem Faxmodul um eine Windows 95-Komponente handelt, können auch andere Anwendungen auf den Fax-Assistenten zurückgreifen. Insgesamt stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung, um den Fax-Assistenten zu starten:

– Aus der Anwendung heraus: Um ein Dokument direkt aus einer Anwendung heraus zu faxen, beispielsweise aus der Textverarbeitung Word, starten Sie den Druckbefehl, etwa durch den Menübefehl Datei > Drucken. Achten Sie darauf, daß die Ausgabe auf dem „Drucker“ Microsoft Fax Auf Fax: erfolgt.

– Per Drag and Drop: Besonders einfach geht der Faxversand mit der Maus vonstatten. Ziehen Sie einfach die zu druckende Datei – zum Beispiel aus dem Explorer oder aus Outlook – auf das Druckersymbol Microsoft Fax. Hierzu muß das Druckersymbol allerdings auf dem Desktop oder im Drucker-Ordner sichtbar sein.

– Per Senden An-Befehl: Um ein Dokument oder eine andere Datei zu faxen, können Sie sie auch in einem beliebigen Ordner – etwa im Explorer oder in Outlook – mit der rechten(!) Maustaste auf die Datei klicken und aus dem nachfolgenden Kontextmenü den Befehl Senden An -> Fax-Empfänger aufrufen.

– Per Start-Schaltfläche: Klicken Sie auf Start, und rufen Sie den Befehl Programme -> Zubehör -> Fax -> Neues Fax Erstellen auf.

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Outlook: Bestimmen Sie, mit welchem Mail-Dienst Ihre Nachrichten auf die Reise gehen

Für das Multitalent Outlook ist es kein Problem, mit mehreren E-Mail-Diensten gleichzeitig zu arbeiten. Ob CompuServe, Microsoft Network, AOL oder Internet-Mail: Outlook kann mit allen Diensten gleichzeitig jonglieren. Nur, mit welchem der installierten Mail-Dienste soll die E-Mail auf die Reise gehen?

Die E-Mail-Adresse

Die Antwort liegt im Adreßbuch bzw. im Kontakt-Register. Für jede einzelnen E-Mail-Adresse können Sie separat festlegen, über welchen der installierten Informationsdienste die Nachricht Outlook verlassen sollen.

Geben Sie beispielsweise im Kontakt-Dialogfenster eine neue E-Mail-Adresse ein – etwa mirko@msn.com -, und rufen Sie den Menübefehl „Extras -> Namen überprüfen “ auf. Outlook unterstreicht daraufhin die E-Mail-Adresse. Klicken Sie anschließend mit der rechten(!) Maustaste auf die neu eingegebene Adresse, und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl „Eigenschaften“.

Der Adreß-Typ

Das Geheimnis liegt im nachfolgenden Dialogfenster im Feld „E-Mail-Typ“. Hier legen Sie fest, über welchen der installierten Informationsdienste Outlook Nachrichten an diesen Empfänger auf die Reise schickt. Leider können Sie den Typ nicht auswählen, sondern müssen das entsprechende Kürzel für den Mail-Typ in das Eingabefeld eintragen. Die nachfolgende Tabelle zeigt, welche E-Mail-Typen zur Verfügung stehen:

SMTP – Wenn Sie den Informationsdienst Internet Mail installiert haben und die E-Mail über Ihren Internet-Account verschicken möchten, tragen Sie in das Feld E-Mail-Typ SMTP ein.

COMPUSERVE – Wenn Sie den Informationsdienst CompuServe Mail (separat bei Compuserve erhältlich) installiert haben und die E-Mail via CompuServe verschicken möchten, tragen Sie in das Feld E-Mail-Typ Compuserve ein. Achtung: Im Feld „E-Mail-Adresse“ müssen Sie in diesem Fall den Zusatz INTERNET einfügen, zum Beispiel „INTERNET: mirko@msn.com „. Wenn es sich um eine Compuserve-Adresse handelt, genügt auch die Compuserve-ID, zum Beispiel „100041,1465“

AOL – Sollten Sie den Mail-Client für den Online-Dienst AOL installiert haben (separat bei AOL erhältlich), tragen Sie in das Feld „E-Mail-Typ“ das Kürzel AOL ein. Im Feld „E-Mail-Adresse“ geben Sie in diesem Fall die Internet-Adresse oder den AOL-Namen des Empfängers ein, etwa „Mirkomuell“.

MSNINET – Wenn Sie den Informationsdienst Microsoft Network installiert haben, und die E-Mail via MSN verschicken möchten, tragen Sie in das Feld „E-Mail-Typ“ MSNINET ein. Ist der Empfänger ebenefalls MSN-Mitglied, genügt die MSN-ID des Empfängers, etwa „mirko“.

Sobald Sie die gewünschten Kürzel eingetragen haben, schließen Sie das Dialogfenster mit „Ok“. Ab sofort verwenden alle ausgehenden E-Mails auf Anhieb den richtigen Informationsdienst.