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Outlook: Signatur je nach Konto automatisch einfügen

In vielen Fällen werden für geschäftliche und private Mails unterschiedliche E-Mail-Konten mit jeweils angepassten Signaturen verwendet. Dabei wäre es sinnvoll, wenn Outlook je nach gewähltem Outlook-Konto die passende Signatur automatisch einfügt. Für diese Aufgabe bietet Outlook ab der Version 2003 die passende Lösung an.

Signaturen anlegen

Zunächst sollten Sie für jedes E-Mail-Konto die passende Signatur anlegen. Um eine Signatur anzulegen, gehen Sie bitte zunächst auf „Extras | Optionen“ (bzw. „Datei | Optionen“ bei Outlook 2010) und aktivieren Sie anschließend das Register „E-Mail Format“ (bzw. „E-Mail“). In diesem Register klicken sie dann bitte auf „Signaturen“ und danach auf „Neu“. Geben Sie der Signatur zunächst einen Namen. Danach können Sie auswählen ob Sie die Signatur neu oder auf Basis einer bereits bestehenden Signatur erstellen möchten. Nachdem Sie auf „Weiter“ geklickt haben, können Sie den Text bearbeiten und die Bearbeitung dann mit einem Klick auf „Fertig stellen“ abschließen.

Um die Signaturen zuzuordnen, gehen Sie auf den Abschnitt „Signaturen“ bzw. „Standardsignatur auswählen“. Geben Sie in den folgenden Kombinationsfeldern an, welche Signatur bei welchem Konto verwendet werden soll. Pro Konto können Sie separat entscheiden, ob die Signatur nur für neue Mails oder auch für Antworten und Weiterleitungen verwendet werden soll. Nachdem Sie alle Einstellungen getätigt haben, können Sie diese mit einem Klick auf „Übernehmen“ speichern. Nun können Sie noch weitere Festlegungen für andere Signaturen treffen.

In vorigen Versionen von Outlook war es so, dass lediglich eine Signatur automatisch in eine Mail eingefügt werden konnte. Sollten andere Signaturen verwendet werden, so mussten diese einzeln über den Befehl „Einfügen | Signatur“ eingefügt werden. Um zu vermeiden, dass die Signaturen doppelt eingefügt werden, können Sie das automatische Einfügen auch abschalten. Wechseln Sie hierzu einfach auf das Menü „Extras | Optionen“. Gehen Sie dann im Register „E-Mail Format“ auf den Abschnitt „Signatur“ und wählen Sie in allen Kombinationsfeldern die Option „Keine“ aus.

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Verschiedene Signaturen in Outlook automatisch für das jeweilige Konto einfügen

Wenn Sie beispielsweise für den privaten und gewerblichen Gebrauch unterschiedliche E-Mail-Konten verwenden, dann sollen dabei vermutlich auch verschiedene Signaturen zum Einsatz kommen. Dabei ist es dann sinnvoll, wenn Outlook abhängig vom gerade genutzten Konto die passende Signatur automatisch einfügt.

Zwei Konten, zwei Signaturen – oder mehr

Ab der Version 2003 bietet Outlook eine passende Funktion, mit der sich dies einfach und schnelle einrichten lässt. Zu Beginn schreiben Sie für jedes Ihrer E-Mail-Konten eine passende Signatur. Gehen Sie dann anschließend im Menü „Extras“ auf den Unterpunkt „Optionen“ und wählen Sie dort den Punkt „E-Mail Format“ aus. Bei Outlook 2010 klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich innerhalb des Mailfensters und wählen den Befehl „Signaturen“.

Nach einem Klick auf „Signaturen“ können Sie danach im anschließenden Dialog auf „Neu“ klicken. Geben Sie zuerst der Signatur einen passenden Namen. Anschließend können Sie auswählen, ob Sie den Anhang auf einer Vorlage basierend oder komplett neu erstellen möchten. Indem Sie einfach auf „Weiter“ klicken, können Sie den Text entsprechend bearbeiten. Die Bearbeitung schließen Sie mit einem Klick auf „Fertig stellen“ ab.

Signaturen den Konten zuordnen

Nun geht es daran, die erstellten Signaturen einem bestimmten E-Mail-Konto zuzuordnen. Wählen Sie hierzu im Abschnitt „Signaturen“ bzw. „Standardsignatur auswählen“ im Kombinationsfeld ein Konto aus. Im Anschluss können Sie in den beiden Kombinationsfeldern „Signatur für neue Nachrichten“ und „Für Antworten und Weiterleitungen“ die entsprechenden Signaturen auswählen. Wenn Sie alle Einstellungen getätigt haben, klicken Sie auf „Übernehmen“ und wiederholen Sie den Vorgang für die restlichen angelegten Signaturen.

Bei vorhergehenden Outlook Versionen war es so, dass jeweils nur eine Signatur einem bestimmten E-Mail-Konto zugeordnet werden konnte. Kamen mehrere Schlusstexte zur Anwendung, so mussten diese im jeweiligen Nachrichtenfenster über den Befehl „Einfügen | Signatur“ einzeln ausgewählt werden. Um zu verhindern, dass Signaturen doppel eingefügt werden, haben Sie auch die Möglichkeit die Automatik abzuschalten. Gehen Sie dazu einfach nochmal unter dem Menü „Extras“ auf den Punkt „Optionen“ und weiter zum Register „E-Mail Format“. Dort können Sie dann in den beiden angezeigten Kombinationsfeldern jeweils die Option „Keine“ einstellen. Anschließend müssen Sie die geänderte Einstellung nur noch bestätigen.