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Durch das Definieren von Regeln können Sie Outlook nach ihren individuellen Bedürfnissen anpassen. Nachdem Sie gewünschten Regeln im Dialog „Regeln und Benachrichtigungen“ eingetragen und aktiviert haben werden diese jedoch automatisch ausgeführt, sobald die festgelegten Bedingungen erfüllt sind. Je nach Regel kann es in der Praxis jedoch sinnvoller sein, wenn diese nur auf Ihre ausdrückliche Anweisung hin ausgeführt werden. Hierzu müssen Sie zunächst im Dialog „Regeln und Benachrichtigungen“ den Haken vor dem Regelnamen entfernen. Anschließend können Sie die Regel ganz gezielt anwenden.