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Outlook: Protokoll-Funktion für Gesprächsnotizen oder andere Informationen einsetzen

Ob am heimischen PC oder am Arbeitsplatz, meist ist Outlook die erste Wahl für die Verwaltung von Kontaktdaten. Zudem enthält der E-Mail-Client viele nützliche Features und oftmals unbekannte Zusatzfunktionen. Zu diesen, wenig beachteten Tools, gehört auch die Journal-Funktion.

Mit ihr kann man Informationen zu einem Outlook-Kontakt erfassen oder auch einen Gesprächsverlauf protokollieren. Ebenfalls vorhanden ist eine Zeiterfassung, mit der man die Gesprächsdauer und kundenbezogene Tätigkeiten zeitlich messen kann.

Die Journalfunktion wird in Outlook mit der Tastenkombination [Strg][8] gestartet. Um Zeiten zu protokollieren, klickst du auf Zeitmessung starten und auf Zeitgeber anhalten, wenn das Gespräch oder die Tätigkeit beendet ist. Dann tippst du einen Betreff und die kontaktierte Firma /Gesprächspartner ein. Damit sind die wichtigsten Informationen angelegt. Dann nur noch die benötigten Informationen eingeben und die Notiz speichern, fertig.

Das angefertigte Journal kann nun zu Abrechnungszwecken oder zur Weiterbearbeitung durch andere Personen oder Kollegen per E-Mail weitergeleitet werden.

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Hardware & Software Windows 7

Windows 7: Verstecktes Grafik-Programm mit Millimeterpapier

Windows 7 ist immer wieder für eine Überraschung gut. Sogar für positive. Die aber sind meistens versteckt oder standardmäßig deaktiviert. Wie dieses Grafik-Tool, das eigentlich für ein Tablet-PC gedacht ist. Das kleine Grafik-Programm stellt sogar Millimeterpapier zur Verfügung. Damit kann zum Beispiel der nächste Möbelkauf etwas planmäßiger ablaufen, da sich vorab eine Skizze anfertigen lässt.

Millimeterpapier aktivieren

Das Programm muss lediglich aktiviert, und die entsprechenden Druckertreiber installiert werden. Das ist keine große Sache, da beim erstmaligen Start alles mit einem Klick erledigt werden kann. So geht´s:

1. Klicken Sie nacheinander auf „Start | Alle Programme | Zubehör | Tablet PC | Windows-Journal“.

2. Die nachfolgende Meldung bestätigen Sie mit „Installieren“.

3. Nach der automatischen Installation startet das Grafikprogramm. Über die Multifunktionsleiste lassen sich verschiedene Einstellungen wie Stiftbreite, -farbe oder Textmarker vornehmen.

Auch Texte oder Bilder lassen sich ganz einfach erstellen bzw. über die Menüleiste importieren.

Das Programm ist zwar kein High-Tech-Produkt, aber für die schnelle Zeichnung zwischendurch ganz brauchbar. Außerdem muss man keine seitenlange Bedienungsanleitung oder eine Hilfe-Seite aufrufen, um es bedienen zu können.

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Hardware & Software Outlook

Outlook Zeiterfassung: Mit Outlook Arbeitszeiten ermitteln und dokumentieren

Gerade wenn Sie selbstständig oder freiberuflich tätig sind, ist es wichtig, die Arbeitszeiten, welche für einzelne Kunden oder Projekte benötigt wurden zu ermitteln. Dies ist insbesondere für eine korrekte Rechnungsstellung von Bedeutung. Eine spezielle Buchhaltungssoftware ist jedoch recht teuer, weshalb es sinnvoller ist, dies mit Outlook zu erledigen.

Outlook zur Zeiterfassung nutzen

Outlook ist mit einer eigenen Zeiterfassung versehen. Um diese zu nutzen, sollten Sie zunächst – falls nicht bereits geschehen – die Journalfunktion aktivieren. Hierzu klicken Sie links in der Navigationsspalte auf „Journal“ und beantworten die Frage mit „Ja“.

 

Um die Zeiterfassung zu beginnen, öffnen Sie den Ordner „Kontakte“. Wählen Sie den Kunden aus, für den die Arbeitszeit dokumentiert werden soll. Wählen Sie dann den Punkt „Neuer Journaleintrag für Kontakt“ aus. Bei Outlook 2010 klicken Sie auf „Weitere“ sowie „Journaleintrag“.

Es öffnet sich daraufhin ein Fenster, in welchem Sie unter „Betreff“ die Tätigkeit benennen können. Sie haben zudem die Möglichkeit, einen „Eintragstyp“ auszuwählen. Zur Verfügung stehen die Punkte „Telefonanruf“, „Unterhaltung“ und „Dokument“. Im unteren Eingabefeld können Sie die für den Kunden ausgeführte Tätigkeit nochmals genauer beschreiben. Sobald Sie mit der jeweiligen Tätigkeit beginnen klicken Sie einfach auf den Punkt „Zeitmessung beginnen/starten“. Daraufhin beginnt Outlook die mit der Zeitmessung.

Während der Bearbeitung können Sie den aktuellen Stand jederzeit im Feld „Dauer“ einsehen. Nach Beendigung der Tätigkeit können Sie die Zeitmessung durch „Zeitmessung anhalten“ (bzw. „Zeitgeber anhalten“) und „Speichern und Schließen“ beenden und entsprechend abspeichern.

Um die aufgewendete Zeit für den Kunden zu ermitteln, öffnen Sie einfach in der Ansicht „Kontakte“ den entsprechenden Eintrag mit einem Doppelklick. Für den Fall, dass Sie eine ältere Version als Outlook 2003 nutzen, öffnen Sie die Registerkarte „Aktivitäten“. Bei der Version 2007 steht hierfür in der Multifunktionsleiste der Punkt „Aktivitäten“ auf der Registerkarte „Kontakt zur Verfügung. Im Anschluss erhalten Sie eine Auflistung von allen dokumentierten Aktivitäten zum jeweiligen Kunden auf. Wenn Sie ausschließlich die erfassten Arbeitszeiten einsehen möchten, wählen Sie einfach unter der „Rubrik „Anzeigen“ den Punkt „Journal“ aus.

In der Standardansicht von Outlook erhalten Sie keine Gesamtzeit der einzelnen Journaleinträge angezeigt. Falls Sie dies nicht wünschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in der Liste auf die Überschriften und öffnen den Punkt „Feldauswahl“. Hier wählen Sie in der Kombinationsbox die Option „Alle Journalfelder“ aus und ziehen dann das Feld „Dauer“ via Drag & Drop in die Überschriftenzeile. Anschließend können Sie einfach auf „Schließen“ klicken.

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Mit einfachen Tastenkombinationen sehr viel schneller zwischen den Outlook-Modulen wechseln

Tastenkombinationen (Shortcuts) sind nicht nur für Schnelltipper und Tastaturakrobaten, die durch Maus-Aktivitäten ausgebremst werden. Auch für den normalen User bedeutet die eine oder andere Tastenkombination eine Beschleunigung der Arbeit. Gerade dann, wenn ein Programm(-teil) nicht auf Anhieb sichtbar ist und im Verzeichnis mühsam gesucht werden muss. Auch Outlook enthält eine Vielzahl von Shortcuts, zum Beispiel die, um zwischen den einzelnen Modulen schnell zu wechseln. Diese kann man sich ganz einfach merken.

Jede Kombination setzt sich aus der Taste [Strg] und einer Zahlentaste zusammen. Dabei ist es egal, ob Sie den Ziffernblock oder die Zahlentasten oberhalb der Tastatur nutzen.

Drücken Sie:

  • [Strg][1] für Posteingang
  • [Strg][2] für den Kalender
  • [Strg][3] für die Kontakte
  • [Strg][4] für Aufgaben
  • [Strg][5] für Notizen
  • [Strg][6] für die Ordnerliste
  • [Strg][7] für Verknüpfungen
  • [Strg][8] für die Journal-Funktion

Hier ist es egal, ob Sie den Ziffernblock oder die Zahlentasten oberhalb der Tastatur nutzen.

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Arbeitszeiten ganz einfach mit Outlook erfassen

In den Office Produkten von Microsoft sind oft übersehene aber hilfreiche Funktionen vorhanden, die man meistens auf den ersten Blick nicht erkennt, ohne die ganze Bedienungsanleitung zu lesen. Bei Outlook zum Beispiel, ist eine dieser hilfreichen Funktionen die Arbeitszeit-Erfassung.

Gerade Freiberufler denken oftmals nicht daran, wenn sie für mehrere Kunden an Projekten arbeiten, ihre Arbeitszeiten zu dokumentieren. Auch Angestellte können so ihre Arbeitszeiten aufzeichnen und die Angaben mit der firmeneigenen Zeiterfassung kontrollieren. Im Nachhinein Arbeitszeiten zu rekonstruieren ist dann sehr schwierig und zeitaufwendig. Etliche Buchhaltungsprogramme besitzen solch eine Funktion. Der Nachteil: sie kosten Geld. Aber warum Geld ausgeben, wenn diese Funktionen ohnehin in vorhandener Software integriert sind?  Bei Outlook ist es ein kostenloses Bestandteil und dazu noch einfach zu bedienen.

So nutzen Sie die Zeiterfassung:

1. Starten Sie Outlook und wechseln zum Ordner „Kontakte“.

2. Suchen Sie den Namenseintrag für den Sie jetzt arbeiten wollen und wählen ihn mit einem Rechtsklick aus.

3. Im Kontextmenü klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Befehl „Neuer Journaleintrag für Kontakt“. Bei Outlook 2007 heißt der Befehl „Erstellen | Neuer Journaleintrag für Kontakt“.

4. In dem neuen Fenster können Sie jetzt im Textfeld „Betreff“ eine Kurzbeschreibung der folgenden Tätigkeiten eingeben.

5. Im darunter liegenden Textfeld „Eintragstyp“ klassifizieren Sie Ihre Tätigkeit. Beispielsweise als „Telefonanruf“, „Besprechung“ oder „Brief“.

6. Im unteren, großen Textfeld können Sie nun eine detaillierte Aufgabenbeschreibung erstellen.

7. Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Zeitmessung beginnen“ starten Sie die Aufzeichnung. Im Feld „Dauer“ können Sie die Zeitspanne ablesen. Die Zeitmessung beenden Sie mit dem Klick auf „Zeitmessung anhalten“. Jetzt nur noch auf „Speichern und Schließen“ klicken und die Zeiterfassung wird unter dem Namenseintrag im Kontakte-Ordner abgespeichert.

8. Für die spätere Rechnungserstellung oder für die Arbeitszeitkontrolle öffnen Sie wieder den Ordner „Kontakte“, dann den entsprechenden Namenseintrag mit einem Doppelklick.

9. Öffnen Sie die Registerkarte „Aktivitäten“. Ab Version 2007 nutzen Sie die Funktionsleiste auf der Registerseite „Kontakt“. Im Bereich „Anzeigen“ klicken Sie auf „Aktivitäten“. Nun werden hier alle dokumentierten Tätigkeiten angezeigt und Sie können die Angaben für die Kontrolle oder zur Rechnungserstellung nutzen.

Es  kann sein, dass in der Standardansicht die Gesamtdauer nicht angezeigt wird. Um zu vermeiden, dass Sie jeden Journaleintrag öffnen müssen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Überschriften und öffnen den Programmpunkt „Feldauswahl“. In der Kombinationsbox wählen Sie „Alle Journalfelder“ und ziehen das Feld „Dauer“ mit Drag & Drop in die Überschriftenzeile. Danach schließen Sie die Kombinationsbox „Feldauswahl“ mit der Systemschaltfläche.