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Hardware & Software Office Outlook

Die Liste sicherer Absender für die Neuinstallation von Outlook speichern

Um zu vermeiden dass E-Mail-Versender bei Ihnen im Spam-Ordner landen, werden diese als „sichere Absender“ in Outlook gespeichert. Das kann manuell geschehen, oder man erstellt eine Regel, die den Absender automatisch in dieser Liste speichert. Diese Liste kann in wenigen Monaten sehr umfangreich werden. Umso mühsamer ist es im Falle einer Neuinstallation von Outlook, die Liste wieder herzustellen. Da dies kaum möglich ist, sollte man die Liste vorsichtshalber regelmäßig separat speichern.

Outlook sichert zwar die PST-Dateien, allerdings ohne die Liste der sichern Absender. Daher wird sie in eine Textdatei exportiert.

Export der „Sicheren Absender“

So führen Sie den Export der Liste durch:

1. Starten Sie Outlook und klicken Sie im Register „Start“ der Menüleiste auf „Junk-E-Mail | Junk-E-Mail-Optionen“. Wahlweise geht das auch mit einem Rechtsklick auf eine beliebige E-Mail.

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2. Im nächsten Fenster wechseln Sie zur Ansicht „Sichere Absender“. Dort sind alle als sicher eingestuften E-Mail-Adressen aufgelistet. Mit dem Button „Exportieren“ gelangen Sie zum nächsten Arbeitsschritt.

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3. Im dritten Arbeitsschritt öffnet sich der Windows-Explorer. Hier navigieren Sie zu dem Speicherort in dem die „sicheren Absender“ abgelegt werden sollen. Im Feld „Dateiname“  vergeben Sie der Liste einen Namen und betätigen die Schaltfläche „Speichern“. Die Liste wird nun als Textdokument in dem gewählten Ordner abgelegt.

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Importieren der gespeicherten Liste

Sollen die sicheren Absender nach der Outlook Neuinstallation wieder importiert werden, dann wiederholen Sie die ersten beiden Arbeitsschritte und wählen auf der Registerkarte „Sichere Absender“ den Button „Importieren“. Navigieren Sie dann zum Speicherort der Liste, markieren Sie diese, und bestätigen Sie die Auswahl mit „Öffnen“. Schon sind die sicheren Absender wieder verfügbar.

Fast noch wichtiger: Die blockierten Absender

Auf die gleiche Weise funktioniert der Export und Import der Liste „Blockierte Absender“.

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Da nach einer Neuinstallation von Outlook auch diese Liste fehlt, ist es mindestens genauso wichtig, die blockierten Absender zu speichern. Andernfalls erhalten Sie wieder eine Menge an Spam-E-Mails, die erneut als Junk-E-Mail markiert werden müssen.

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Microsoft Outlook: Aussehen und Struktur der linken Navigationsleiste anpassen

Im linken Navigationsbereich befinden sich hauptsächlich der Verzeichnisbaum des Posteingangs-Ordners, die gelöschten und gesendeten Objekte, sowie weitere E-Mail-Ordner. Der untere Bereich der Navigationsleiste enthält die Schaltflächen der weiteren Outlook-Elemente wie beispielsweise Kontakte, Kalender und Aufgaben. Dieser Bereich lässt sich seit Outlook Version 2007 individuell anpassen. Schaltflächen lassen sich hinzufügen oder entfernen; auch die Größe des Schaltflächenbereichs ist frei einstellbar.

Navi-Leiste individuell konfigurieren

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Um die Größe des Bereichs festzulegen, klicken Sie auf die Trennleiste mit den Punkten und ziehen sie mit gedrückter Maustaste in die gewünschte Position.

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Elemente lassen sich aus diesem Bereich entfernen oder hinzufügen, indem Sie unten auf den kleinen Pfeil klicken…

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…und über die Option „Schaltflächen hinzufügen oder entfernen“ die gewünschten Elemente auswählen oder abwählen.

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Die im Navigationsbereich aktiven Elemente werden mit gelblichem Hintergrund dargestellt, inaktive mit weißem Hintergrund.

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Outlook 2007/2010: So bestimmen Sie automatisch für den Junk-Filter sichere Absender

Bei Outlook schützt der „Junk-E-Mail-Filter“ vor ungewollter elektronischer Post. Bisweilen passiert es aber, dass E-Mails von Arbeitskollegen, Freunden oder Firmen ebenfalls in den Ordner „Junk-E-Mail“ verschoben werden. Besonders ärgerlich ist es dann, wenn es nicht sofort auffällt. Der häufigste Grund dafür ist, dass es sich um E-Mail-Adressen mit der Endung „.com“ handelt. Damit dies nicht passiert, pflegt man am besten die Liste „Sichere Absender“.

Die Liste der sicheren Absender von Hand zu führen, ist allerdings ganz schön mühsam. Zur manuellen Pflege können Sie die Junk-E-Mails mit einem Rechtsklick markieren…

…und mit dem Befehle „Junk-E-Mail | Absender zur Liste sicherer Absender hinzufügen“ in die Weiße Liste der Absender aufgenommen, die niemals als Spam aussortiert werden sollen.

Da aber die tägliche Korrespondenz  mittlerweile per E-Mail erledigt wird, ist diese Art der Pflege der Whitelist sehr zeitaufwendig, da jede gesendete E-Mail auf diese Weise bearbeitet werden muss. Außerdem ist die Gefahr, dass man dies im täglichen Arbeitsstress mal vergisst, ziemlich groß. Auch die Markierung der gesamten Absender-Domain ist da keine große Hilfe.

Eine wesentliche Hilfe ist da eher das automatische Hinzufügen sicherer E-Mail-Absender. Hier werden die E-Mail-Adressen, an die Sie schreiben oder antworten, automatisch der Whitelist hinzugefügt. Somit landen E-Mails, die Sie von diesen Absendern erhalten, nicht mehr im Müll.

Diese Option muss aber erst über die „Extras“ aktiviert werden. Und das geht so:

1. Klicken Sie in der Outlook-Menüleiste  auf „Extras | Optionen“. Im gleichnamigen Dialogfenster wählen Sie die Registerkarte „Allgemein“ und klicken dort im Bereich „E-Mail“ auf die Schaltfläche „Junk-E-Mail“. Bei Outlook 2010 klicken Sie im Posteinang mit der rechten Maustaste auf eine beliebige E-Mail und wählen im Kontextmenü den Befehl „Junk E-Mail | Junk-E-Mail-Optionen“.

2. Im Fenster „Junk-E-Mail-Optionen“ wechseln Sie zum Register „Sichere Absender“.

3. In der unteren Hälfte des Fensters sollte die erste Option „Meine Kontakte sind auch vertrauenswürdige Absender“ bereits aktiviert sein. Wenn nicht, dann setzten Sie hier auch ein Häkchen in die Checkbox. Aktivieren Sie anschließend die zweite Option „Personen, an die ich E-Mails schicke, automatisch der Liste sicherer Absender hinzufügen“. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“ und schließen die offenen Fenster ebenfalls mit dem Button „OK“.

Ab sofort wird Ihnen die Pflege der Liste der sicheren Absender von Outlook automatisch abgenommen.