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Outlook: Anzeige Kalenderwochen aktivieren

Das Microsoft Office-Paket mit dem E-Mail-Client Outlook ist bei den meisten Firmen immer noch die erste Wahl. Speziell die integrierte Kalenderfunktion wird im kaufmännischen Bereich sehr häufig genutzt. Hier wird nicht selten auch die Anzeige der Kalenderwochen benötigt. Da Outlook diese in der Monatsansicht nicht automatisch anzeigt, muss sie manuell eingeschaltet werden.

Öffne Outlook und wechsle zur Kalenderoption. Dann klickst du in der Menüleiste auf Datei | Optionen | Kalender.

Im Bereich Anzeigeoptionen aktivierst du die Funktion Wochennummern in der Monatsansicht und im Datumsnavigator anzeigen und bestätigs die Änderung mit OK.

In den älteren Versionen, wie beispielsweise Outlook 2007, findest du diese Einstellungen unter Extras | Optionen. Im Register Einstellungen klickst du dann im Bereich Kalender auf Kalenderoptionen.

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Google Notizen: Die ganz andere Art sich erinnern zu lassen

Die Kalender- und Erinnerungsfunktion von Handys und Tablets arbeiten immer nach dem gleichen Prinzip. Der Termin und die zu erledigenden Aufgaben werden mit Datum und Uhrzeit gespeichert. Doch bei Google Notizen gibt es noch eine andere, sinnvolle Erinnerungsfunktion.

Ein Beispiel: Du möchtest in einem bestimmten Geschäft einen Artikel kaufen, der nicht sofort benötigt wird. Über Google Notizen kannst du die betreffende Erinnerung mit einer Ortsangabe anstatt einer Datums-/Zeitangabe versehen.

Der Vorteil: Die Erinnerung wird angezeigt, wenn du dich in der Nähe dieses Geschäftes befindest.

Beim Speichern wählst du in der App Google Notizen die Option Ort aus und gibst anschließend die betreffende Adresse des Geschäftes an. Das war´s schon.

Die Benachrichtigung wird automatisch angezeigt, wenn du dich in der Nähe der eingetragenen Adresse befindest.

Die App Google Notizen ist kostenlos für Android und bei iOS erhältlich. Darüberhinaus gibt es auch eine Version für den Chrome Browser und eine Web-Version auf der Google Notizen Webseite.

Fazit:

Diese ortsgebundene Erinnerungsfunktion ist insbesondere für nicht so eilige Ereignisse geeignet und vermeidet unnötige Umwege. Außerdem lassen sich auf diese Weise auch Sprachnotizen und Bilder speichern.

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Hardware & Software Office Outlook Software

Outlook: Ferien und Feiertage 2018 in die Kalenderfunktion einfügen

Wenn du deinen Urlaub 2018 planen möchtest, dann geht das mit dem Outlook-Kalender recht schnell und einfach. Allerdings zeigt er keine Schulferien und Feiertage an. Diese müssen manuell eingepflegt werden. Oder du lädst dir die benötigten Daten einfach herunter und importierst sie in deinen Outlook-Kalender. Das spart viel Arbeit und wertvolle Zeit.

Ferien- und Feiertagsdaten gibt es als kostenlosen Download im iCal-Format. Die Datei lässt sich dann problemlos mit ein paar Klicks in Outlook importieren. Aber alles der Reihe nach.

Kalenderdateien herunterladen

Auf der Webseite www.schulferien.org/deutschland/ical suchst du dir für dein Bundesland die Ferien- und Feiertagsdateien aus und lädst sie herunter.

Importieren der Ferien- und Feiertagsdaten

Dann startest du dein Outlook und klickst in der Menüleiste auf Datei | Importieren/Exportieren. Über das Explorerfenster wählst du die Dateien aus und fügst sie mit dem Button Öffnen deinem Kalender hinzu.

Nun steht deiner Urlaubsplanung 2018 nichts mehr im Weg.

Tipp

Bei deiner Planung solltest du auch die Brückentage rund um die Feiertage beachten. Da lassen sich etliche Urlaubstage sparen. Mehr dazu erfährst du in diesem Artikel.

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Hardware & Software Office Outlook

Outlook: E-Mails und Kalender mit einem Passwort schützen

Gemeinsam genutzte Computer bedürfen eines besonderen Sicherheitskonzeptes. Programme, die von anderen Nutzern nicht verwendet werden sollen, müssen separat mit einem Passwort vor unberechtigtem Zugriff versehen werden. Insbesondere gilt das natürlich auch für den E-Mail-Client Outlook von Microsoft. Hier kannst du mit ein paar Mausklicks einen effektiven Kennwort-Schutz einrichten.

Zuvor aber ein paar Anmerkungen. Der Schutzmechanismus verhindert den Zugriff auf die PST-Datei (Outlook-Datendatei). Damit können andere Personen Outlook zwar verwenden, haben aber keinen Zugriff auf deine E-Mail- und Kalenderdaten.

Einzelne Ordner lassen sich mit dieser Methode nicht schützen. Das Passwort gilt für die gesamte PST-Datei des betreffenden Outlook-Kontos. Entweder wird alles geschützt, oder nichts.

Kennwort-Schutz einrichten

Zum Einrichten des Passwortes startest du zuerst das Programm Outlook. Dann klickst du mit der rechten Maustaste im linken Anzeigebereich auf den Kontonamen des zu schützenden E-Mail-Accounts. Öffne nun über das Kontextmenü die Option Datendateieigenschaften.

In älteren Outlook-Versionen heißt diese Option Eigenschaften für „Kontoname“.

Auf der Registerkarte Allgemein klickst du auf den Button Erweitert und im nächsten Dialogfenster auf Kennwort ändern.

Hier tippst du in das Feld Neues Kennwort ein sicheres Passwort ein, bestätigst es im darunterliegenden Feld und speicherst die Angaben mit OK. Da in der Regel kein altes Passwort existiert, lässt du das Eingabefeld Altes Passwort einfach leer.

Kennwort in der Kennwortliste speichern

Mit Vorsicht ist die Aktivierung der Option Dieses Kennwort in der Kennwortliste speichern zu sehen. Wird hier ein Häkchen gesetzt, dann bleibst du während der Bedienung von Outlook angemeldet und musst nicht nach jedem Arbeitsschritt dein Passwort erneut eingeben.

Zugegeben, die stetige Eingabe des Passwortes kann ziemlich nervend sein und ist zudem zeitaufwendig.

Sinnvoll ist das Einschalten der Option nur, wenn du längere Zeit mit Outlook arbeitest und kein anderer Nutzer auf diesen PC Zugriff hat. Danach solltest du aber das Häkchen wieder entfernen, damit deine Outlook-Daten geschützt bleiben.

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Excel Hardware & Software Office

Excel ab Version 2010: Für ein beliebiges Datum blitzschnell die richtige Kalenderwoche herausfinden

In fast jedem (analogen) Kalender sind auch die Kalenderwochen eingetragen. Die Crux ist aber, das die Wenigsten einen solchen Kalender in Papierform haben. Auch ein Klick auf die Datums- und Uhrzeit-Anzeige in der Taskleiste des Computers bringt meist keine Klarheit. Aber über Excel lässt sich blitzschnell die richtige Kalenderwoche zu einem beliebigen Datum ermitteln.

Um eine Kalenderwoche zu berechnen, startest du Excel und tippst in eine beliebige Zelle (z. B. B5) das gewünschte Datum ein.

Anschließend gibst du in eine andere, beliebige Zelle folgende Funktion ein:

=Kalenderwoche(B5;21)

Bestätige die Formel mit der Taste [Eingabe] und die dazugehörige Kalenderwoche wird angezeigt.

Der Wert in der Klammer setzt sich aus zwei Parametern zusammen. Die Zellenbezeichnung (hier: B5) ist variabel und muss entsprechend deinen Vorgaben geändert werden. Der zweite Parameter, hinter dem Semikolon (21), bezeichnet den Wochenanfang, der bei uns mit dem Montag beginnt. Mit dem Wert 21 bist du auf jeden Fall auf  der sicheren Seite.

Kalenderwochen können auch mit einem anderen Wochentag beginnen. Dies wird durch die Eingabe der Werte 11-17 (Montag-Sonntag) geregelt. Beginnt die Kalenderwoche am Mittwoch, dann würde der Befehl wie folgt aussehen:

=Kalenderwoche(B5;13)

 

Info

In Europa gilt für die Berechnung von Kalenderwochen die Norm ISO 8601. Sie legt, neben dem Datumsformat und weiteren Bestimmungen auch fest, dass die Woche mit dem ersten Donnerstag eines Jahres als Kalenderwoche 1 bezeichnet wird.

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Hardware & Software Office Outlook

Outlook-Kalender an berechtigte Personen freigeben

Der Outlook-Kalender kann für eine bessere Terminplanung an beliebig viele Personen weitergegeben werden. Die berechtigten Personen legt jeder Nutzer individuell fest. Theoretisch (und auch praktisch) kann der Kalender an jeden Adressaten aus dem Adressbuch oder durch direkte Eingabe der Adresse per E-Mail versendet werden.

Für die Freigabe des Outlook-Kalenders (oder auch einem Teil davon) wechselst du in die Kalenderansicht. Bei den neueren Outlook-Versionen (z. B. Outlook 2016) klickst du im Menü-Register Start auf die Schaltfläche Kalender per E-Mail senden.

In älteren Versionen, wie Outlook 2007, findest du die Option Kalender über E-Mail versenden im linken Bereich unterhalb der Dreimonatsansicht.

Nach dem Klick auf die Funktion öffnet sich eine neues E-Mail-Formular sowie die Dialogbox Kalender über E-Mail senden. Im Dialogfenster kannst du den Datumsbereich bestimmen und die Details festlegen. die angezeigt werden sollen. Mit dem Button OK wird der Kalender(bereich) in das E-Mail-Formular als Anhang übernommen.

Jetzt muss du nur noch den oder die Empfänger einfügen und die E-Mail wie gewohnt versenden.

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Hardware & Software Office Outlook Software

Mit wenigen Mausklicks Kontaktdaten in Outlook einfügen

Der E-Mail-Client Outlook ist Bestandteil des Microsoft Office-Paketes und somit eines der bekanntesten und am häufigsten genutzten E-Mail-Programme. Outlook enthält viele zusätzliche Funktionen wie Kalender- und Terminverwaltung. Natürlich werden auch Kontaktdaten gespeichert. In einem kürzlich erschienenen Artikel haben wir beschrieben, wie diese Daten als Backup gesichert werden können. Das Wiedereinfügen (importieren) der Kontakte in eine neue, oder neu aufgesetzte Outlook-Version ist ebenso einfach.

Bei Outlook 2003/2007 klickst du in der Menüleiste auf Datei | Importieren/Exportieren. Bei den Outlook-Versionen 2010/2013 und 2016 klickst du auf Datei | Optionen | Erweitert | Exportieren.

Dadurch wird der Import/Export-Assistent gestartet. Wähle die Aktion Aus anderen Programmen oder Dateien importieren aus und bestätige mit Weiter.

In der Anzeige Zu importierender Dateityp legst du Kommagetrennte Werte (Windows), beziehungsweise Durch Trennzeichen getrennte Werte fest.

Mit dem Button Weiter geht es zum Speicherort der Backup-Datei. Über die Schaltfläche Durchsuchen kannst du den Speicherpfad recht komfortabel finden und festlegen. Im darunterliegenden Bereich Optionen stellst du ein, ob Kontaktduplikate erstellt werden dürfen, oder nicht. Zur Auswahl stehen folgende Einstellungen:

  • Duplikate durch importierte Elemente ersetzen
  • Erstellen von Duplikaten zulassen (ist standardmäßig voreingestellt)
  • Keine Duplikate importieren

Wähle jetzt die passende Option aus und bestätige wieder mit Weiter.

Im nächsten Fenster legst du im Outlook-Verzeichnisbaum den Ordner Kontakte als Zielordner für die Speicherung fest. Diese Aktion bestätigst du mit Weiter und das nächste Dialogfenster mit Fertig stellen.

Nach ein paar Sekunden sind alle Daten in die neue Outlook-Version importiert und können wie gewohnt verwendet werden.

Extra-Tipp:

Im ersten Anzeigefenster des Import/Export-Assistenten kannst du auch iCalendar- (ICS) oder vCalendar-Dateien (VCS) einfügen. Es lassen sich je nach Outlook-Version auch noch andere Daten wie RSS-Feeds, VCARD-Dateien oder Internet-Mail-Adressen und -Kontoeinstellungen auf Wunsch importieren.

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Hardware & Software Office Outlook

Outlook: Mit dem Daten-Export gespeicherte E-Mails, Termine und Kontakte sichern

Bei dem E-Mail-Client Outlook ist es, genauso wie bei anderen sensiblen Daten, sehr wichtig, eine regelmäßige Datensicherung durchzuführen. Im Gegensatz zu den auf der Festplatte befindlichen Dateien ist bei Outlook keine zusätzliche Backupsoftware erforderlich, die die Daten komprimiert und sichert. Mit ein paar Mausklicks ist der gesamte Outlook-Datenbestand blitzschnell an einem beliebigen Ort gesichert.

Exportieren der Outlook Datendatei (pst)

Starte Office Outlook und klicke auf Datei | Öffnen und Exportieren | Importieren/Exportieren.

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Im Outlook Assistenten wählst du anschließend In Datei exportieren aus und gelangst mit Weiter zum nächsten Arbeitsschritt.

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Im nächsten Fenster klickst du auf den Eintrag Outlook-Datendatei (.pst) und auf Weiter

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…um den Hauptordner, sowie die Unterordner für das Backup auszuwählen.

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Mit der Schaltfläche Weiter wird im nächsten Fenster der Speicherort der Datensicherung festgelegt. Außerdem kann man auf Wunsch in den Optionen die Erstellung von Duplikaten zulassen.

outlook-assistent-speicher-verzeichnis-backup-festlegen-duplikat-zulassen-verhindern

Mit dem Button Fertig stellen gelangst du abschließend noch zur Kennwortvergabe. Soll kein Passwort das Backup zusätzlich sichern, dann klicke sofort auf OK um die Dateisicherung zu starten. Nach ein paar Sekunden ist der ganze Vorgang beendet.

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Import und Wiederherstellung der gesicherten Outlookdateien

Die Wiederherstellung der Backup-Daten ist ebenso einfach. Klicke wieder in Outlook auf Datei | Öffnen und Exportieren | Importieren/Exportieren und im Outlook-Assistenten anschließend auf Aus anderen Programmen oder Dateien importierten.

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Mit Weiter gelangst du zur Auswahl der Outlook-Datendatei (.pst).

outlook-assistent-import-datendatei-pst-wiederherstellen-datenbestand-retten

Folgen dann dem Assistenten weiter bis zum Abschluß des Import-Vorgangs.