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Excel: Formeln mit Kommentaren ergänzen
Werden Excel-Tabellen von mehreren Nutzern bearbeitet, dann kann es nützlich sein, wenn Zellen mit Formeln durch Kommentare erklärt werden. Excel bietet zu diesem Zweck eine überraschend einfache Lösung an.
Der Kommentar wird in der betreffenden Zelle einfach hinter der Formel eingefügt und ist nur dann sichtbar, wenn die Zelle zur Bearbeitung angeklickt wird.
Um den Kommentar einzufügen, tippst du zuerst die Formel ein. Anschließend folgt ein Leerschritt und der Parameter +N gefolgt vom Kommentar, der in Klammern und Anführungszeichen stehen muss.
In der Praxis sollte das Ganze wie folgt aussehen:
=NETTOARBEITSTAGE(A4;B4) +N(„Start- und Enddatum angeben“)
Der Kommentar inklusive dem +N ist nur in der Bearbeitungszeile sichtbar, wenn die Zelle angeklickt wird. In der Tabelle selbst und auch in einem Ausdruck bleibt er unsichtbar. Die Formel und das Ergebnis werden natürlich nicht beeinträchtigt.
Teste das ganze einfach mal, indem du die obige Formel kopierst und in eine Excel-Zelle einfügst.
Arbeitszeiten und Überstunden mit Excel blitzschnell dokumentieren
Für die Dokumentation von Arbeitszeiten ist das Office-Tool Excel am besten geeignet. Hier lassen sich durch Verwendung verschiedener Formeln die Arbeitszeiten, Über- und Minusstunden schnell errechnen. In früheren Artikeln haben wir auch schon über das Rechnen mit Uhrzeiten zur Zeiterfassung berichtet. Wenn deine Zeit es nicht erlaubt, sich mit Formeln und Gliederung der Tabelle zu befassen, dann gibt es auch eine fertige Lösung.
Die passende Vorlage verwenden
Mit der richtigen Vorlage geht die Erfassung von Arbeitszeiten dann wesentlich schneller. Einen professionellen Überstundenrechner (Arbeitszeitnachweis) findest du auf der Webseite Kostenlose-office-vorlagen.de.
Nur noch Arbeitszeiten eintragen
Die Bedienung der Vorlage für die Arbeitszeiten ist sehr übersichtlich strukturiert. Im Bereich Monat tippst du das aktuelle Monatsdatum, zum Beispiel 01.12.2017 (für Dezember 2017) ein und erfasst anschließend im Feld Soll-Stunden die tägliche Regel-Arbeitszeit im Format 08:00.
Die Tagesdaten sowie die Wochentage werden automatisch in die Tabelle eingefügt. Du musst dann nur noch den Arbeitsbeginn und das -ende, sowie die Pausenzeiten eintippen.
Durch die bereits hinterlegten Formeln werden Überstunden und Minusstunden automatisch berechnet und können in den Spalten G und H abgelesen werden.
Ganz unten werden alle Zeiten addiert und gegeneinander aufgerechnet. Zuzüglich enthält die Vorlage auch Unterschriften-Felder für Arbeitnehmer und Vorgesetzten.
Fazit:
Die Vorlage erspart jedem Arbeitnehmer viel Arbeit. Sie ist mit Excel ab Office-Version 2010 kompatibel und funktioniert auch mit Open Office Calc.
Tipp:
Auf der Webseite des Anbieters befinden sich neben dem Überstundenrechner noch weitere, interessante Vorlagen. Darunter befinden auch ein Haushaltsbuch, ein Kassenbuch oder ein Haushaltsbuch für Wohngemeinschaften.
Excel: Nettoarbeitstage per Formel blitzschnell ausrechnen
Wenn man wissen möchte, wie viele Tage man in einem bestimmten Zeitraum gearbeitet hat, beziehungsweise arbeiten soll, dann kann man dies mit einer Formel schnell herausfinden.
Dazu benötigst du nur Excel, das Datum des ersten und letzten Arbeitstages, sowie die Grundformel =NETTOARBEITSTAGE.
Die Daten des Arbeitszeitraumes tippst du in zwei nebeneinander liegende Zellen deiner Excelarbeitsmappe ein. Untereinander Eintippen geht natürlich auch.
In eine dritte Zelle gibst du nun die Formel =NETTOARBEITSTAGE gefolgt von den Bezeichnungen der Datumszellen ein. Das sollte dann wie folgt aussehen:
=NETTOARBEITSTAGE(A4;B4)
Bestätige die Formel mit der Taste [Enter] und das Ergebnis wird direkt angezeigt.
Hinweis:
Bei der Berechnung der Nettoarbeitstage ist noch zu beachten, dass etwaige Feiertage durch diese Formel nicht berücksichtigt werden.
Excel: Grafische Darstellung der linearen Regression
Der Zusammenhang von zwei unterschiedlichen Werten lässt sich mit einem statistischen Verfahren (lineare Regression) messen. Im Tabellenprogramm Excel kann diese lineare Regression in einem Diagramm visualisiert werden.
Die Diagrammansicht ist mit ein paar Mausklicks schnell erstellt. Öffne in Excel die betreffende Datei und markiere in der Arbeitsmappe die Datenpaare (z. B. Schuh- u. Körpergröße), die grafisch abgebildet werden sollen.
Diagramm erstellen
Im Register Einfügen der Menüleiste klickst du im Bereich Diagramme auf den Diagrammtyp Punkt (XY) und bestätigst mit Weiter. Im nächsten Schritt wirst du nach den Datenbereichen gefragt, die du aber zuvor schon markiert hast. Klicke in diesem Fall wieder auf Weiter.
Anschließend kannst du bei Bedarf noch die Achsen des Diagramms beschriften. Wenn nicht, klicke einfach auf Weiter und abschließend auf Fertig stellen. Damit ist das Diagramm in Punkten erstellt.
Trendlinie einfügen
Im letzten Arbeitsschritt wird noch die Trendlinie dem Diagramm hinzugefügt. Markiere das Diagramm und wähle im Menüband Trendlinie hinzufügen aus.
In älteren Excelversionen klickst du mit der rechten Maustaste auf einen der Datenpunkte im Diagramm und fügst die Trendlinie über das Kontextmenü hinzu.
Im Dialogfenster von Trendlinie hinzufügen aktivierst du noch die Optionen Linear, Formel im Diagramm darstellen und Bestimmtheitsmaß darstellen.
Damit ist die Visualisierung der linearen Regression abgeschlossen und das Ergebnis wird in dem Diagramm dargestellt.
Auch möglich: Schutz einzelner Zellen in Excel einschalten
Ein komplettes Excel-Arbeitsblatt vor unberechtigter Veränderung zu schützen, ist recht einfach und schnell erledigt. Aber auch einzelne, nicht nebeneinander liegende Zellen können gegen einen Zugriff geschützt werden. Das erfordert nur einige zusätzliche Mausklicks.
Starte dazu dein Excel-Programm und öffne das betreffende Tabellenblatt. Als erstes klickst du mit der rechten Maustaste links oben auf das kleine Quadrat im Schnittbereich der Spalte A und Zeile 1. Anschließend wählst du im Kontextmenü Zellen formatieren aus.
In der Dialogbox Benutzerdefinierte Listen deaktivierst du auf der Registerkarte Schutz die Option Gesperrt und bestätigst die Änderung mit dem Button OK.
Jetzt wählst du den zu sperrenden Zellenbereich oder die einzelnen Zellen aus. Nicht nebeneinander liegende Zellen markierst du per Mausklick und der gedrückten Taste [Strg]. Dann öffnest du mit einem Rechtsklick auf den markierten Bereich das Kontextmenü, wählst Zellen formatieren aus und aktivierst im Register Schutz die Option Gesperrt. Mit OK speichern.
Im letzten Arbeitsschritt muss nur noch der Blattschutz eingeschaltet werden. Dies kannst du auf zwei verschiedene Arten erledigen.
Die klassische Art führt über die Menüleiste von Excel. In der Menüleiste, im Register Überprüfen, klickst du auf die Schaltfläche Blatt schützen. Im gleichnamigen Dialogfenster kannst du nun noch ein optionales Kennwort zur Entsperrung festlegen. Ist das nicht gewollt, dann bestätige diese Aktion nur mit OK. Achte aber darauf, dass die Option Arbeitsblatt und Inhalt gesperrter Zellen schützen aktiviert ist.
Die zweite und etwas schnellere Variante des Blattschutzes lässt sich über die Registerlasche am linken unteren Rand des Tabellenblattes einschalten.
Mit einem Rechtsklick auf diese Lasche (z. B. Tabelle 1) öffnet sich das Kontextmenü. Wähle den Eintrag Blatt schützen aus, damit sich die bereits oben genannte Dialogbox öffnet.
Vergiss zu guter Letzt aber nicht, die vorgenommenen Schutzmaßnahmen im Dokument zu speichern.
Bei Word 2016 lassen sich mehr Sonderzeichen als nur drei Klammern-Arten verwenden.
Benötigst du gelegentlich (oder regelmäßig) bestimmte Sonderzeichen? Und du suchst dir auch einen Wolf, weil sie nicht sofort über die Tastatur zu finden sind? Die schnelle Hilfe befindet sich im Menüband des Word-Programms.
Für Sonderzeichen, die nicht so einfach über eine Tastenkombination wie [Alt Gr][8] (= eckige Klammer) zu erreichen sind, kann man die Tabelle mit Sonderzeichen aufrufen. Das funktioniert mit allen Word-Programmen ab Version 2007.
Sie befindet sich im Register Einfügen, am rechten Rand der Bearbeitungsleiste. Im Kontextmenü der Schaltfläche Symbol verbergen sich einige weitere Sonderzeichen, wie das Plus-Minus-Zeichen, Summenzeichen und einige Währungssymbole. Die Option Weitere Symbole blendet die Liste der Sonderzeichen ein.
Zum Einfügen in das aktuelle Dokument, markierst du das betreffende Sonderzeichen und klickst auf den Button Einfügen. Ein Doppelklick auf das Zeichen reicht aber auch.
In dem Dialogfenster wird dir aber auch der Zeichencode für das ausgewählte Sonderzeichen angezeigt. Tippe diesen Code in das Word-Dokument ein und bestätige ihn mit der Tastenkombination [Alt][C], damit es eingefügt wird.
Für häufig genutzte Sonderzeichen aus dieser Tabelle, sind diese beiden Varianten recht umständlich. Über die Schaltfläche Tastenkombination kannst du dem Sonderzeichen einen eigenen Shortcut zuweisen. Bei der Vergabe der Tastenkombination gleicht Word ab, ob sie an anderer Stelle schon verwendet wird und zeigt das auch direkt an.
Tipp:
Die Tabelle mit den Sonderzeichen ist unter den gleichen Voraussetzungen auch in Excel, sowie im E-Mail-Client Outlook verfügbar.
Charmap – Die komplette Liste aller Zeichen
Diese Sonderzeichen-Tabelle ist nur ein Teil der Zeichentabelle, die man über das Suchfeld im Startmenü aufrufen kann. Gib dort den Befehl Charmap ein, um auf alle verfügbaren Zeichen zugreifen zu können.
Solltest du noch Word 2003 nutzen, dann musst du direkt auf die Charmap zugreifen, die Zeichentabelle suchst du hier leider vergebens.
In der Charmap kann du ebenfalls eigene Tastenkombinationen hinterlegen, oder lieber die Zeichencodes verwenden. Was du halt bevorzugst.
Längere Texte in einer Excel-Zelle anzeigen? Kein Problem mit dem Zeilenumbruch
Wer in dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel Texte eingeben möchte, die über einen Zellenrand hinausgehen, steht meist vor einem oder mehreren Anzeigeproblemen. In der Bearbeitungszeile wird zwar der Text komplett angezeigt, aber in dem Tabellenblatt nicht. Er verschwindet entweder unterhalb der Zelle in der benachbarten Spalte oder verdeckt sie. Mithilfe des Zeilenumbruchs kann der Text in einer einzigen Zelle angezeigt werden.
Und zwar so:
Markiere in der Excel-Datei die betreffende Zelle mit dem Text. Im Menüband klickst du dann auf das Register Start und auf den kleinen Pfeil der Option Ausrichtung.
Im Dialogfenster Zellen formatieren aktivierst du unter Ausrichtung die Einstellung Zeilenumbruch und bestätigst die Änderung mit dem Button OK. Die Änderung wird von Excel sofort übernommen.
Sollte nach dieser Aktion der Text immer noch in eine andere Spalte laufen, oder zu sehr verkleinert sein, ist noch eine weitere Änderung erforderlich.
Im Menüband, in der Gruppe Zellen klickst du auf Format | Zeilenhöhe automatisch anpassen.
Anschließend wiederholst du den ersten Arbeitsschritt und aktivierst noch einmal den Zeilenumbruch. Dann sollte das Ergebnis so oder ähnlich aussehen:
Excel: Trotz Fehlermeldung „#Wert!“ ungestört rechnen
Die in Excel häufig auftretende Fehlermeldung #Wert! kann zahlreiche Ursachen haben. Ein Fehler in der Formel oder einfach nur ein Text in einer formatierten Zelle. Das ist so lange kein Problem, bis man mit diesen Zellen ebenfalls rechnen will. Da mit solchen Strings keine Rechenoperationen durchgeführt werden können, muss man zu einem Trick greifen und Excel anweisen, die fehlerhafte Zelle zu ignorieren.
Mit der Istfehler-Funktion wird die Fehlermeldung durch eine Null ersetzt, die dann weitere Rechenoperationen wieder möglich macht.
Am Beispiel eines Fahrtenbuches wird das Problem deutlich. Hier verhindert eine Texteingabe in der Spalte Entfernung die korrekte Berechnung der Formel, was wiederum die Addition des Gesamtbetrages verhindert.
Die Texteingabe, hier in den Zellen D9, D13 und D14, muss durch die Istfehler-Funktion unschädlich gemacht werden.
Sie sagt dem Excel-Programm eigentlich nur: Ist ein Fehler in der Formel, dann gib den Wert Null an, ansonsten berechne die Formel wie gewohnt.
Um die Istfehler-Funktion anzuwenden, markierst du eine beliebige Zelle außerhalb deiner Tabelle und gibst in die Bearbeitungszeile folgende Formel ein:
=Wenn(Istfehler(D9*0,65);0;(D9*0,65))
Bestätige die Eingabe mit der Taste [Enter]. Dann kopierst du die Funktion und fügst sie in die anderen Zelle ein.
Danach sind mit diesen Zellen wieder Rechenoperationen möglich.
In kleinen oder einfach strukturierten Tabellen wie dieser, wird man wohl kaum einen solchen Aufwand betreiben und die Null direkt in das Feld eintragen.
Bei komplexeren Tabellen und Formeln kann die Istfehler-Formel viel Arbeit ersparen.
Apple`s Office-Programm iWork ist jetzt auch für Windows-Nutzer verfügbar
Im vergangenen März berichteten wir bereits, wie Windows-User Dokumente öffnen und konvertieren können, die mit Apple´s Textverarbeitungsprogramm Pages erstellt wurden. Seit kurzem können auch die Windows-Nutzer endlich die Büroprogramme von iWork verwenden. Und das gratis.
Die einzige Voraussetzung für die Nutzung ist eine kostenlose Apple-ID, die du direkt über die Webseite beta.icloud.com erstellen kannst.
Nach der Registrierung hast du direkten Zugriff auf die Web-Apps von iWork.
Die Programme Pages, Numbers und Keynote sind die Konkurrenzprodukte zu den Office-Programmen Word, Excel und Powerpoint von Microsoft.
Zusätzlich spendiert Apple jedem Nutzer noch einen Speicherplatz von 1 GB in der iCloud.
Dieser Gratis-Zugang ist derzeit noch eine Beta-Version. Wann und in welchem Umfang die finale Version erscheint und ob sie dann ebenfalls kostenfrei ist, bleibt abzuwarten.
Auf jeden Fall muss Apple einiges dafür tun, um aus dem Schatten von Office heraus zu treten.
Microsoft Excel: Per Funktion immer das aktuelle Datum in eine Tabelle einfügen
Verschiedene Excel-Dokumente, wie zum Beispiel Rechnungen oder Statistiken, benötigen ein aktuelles Tagesdatum. Dieses wird häufig per Hand eingegeben, kann aber auch automatisch eingefügt werden. Dazu wird nur eine recht einfache Formel benötigt.
Die Formel =HEUTE() erzeugt in Excel das aktuelle Tagesdatum. Geben Sie diese Formel in die gewünschte Zelle ein und bestätigen Sie die Eingabe mit [Enter].
Dokumente vordatieren
Sollte es mal erforderlich sein, ein Excel-Dokument vorzudatieren, dann kann dies mit der Erweiterung +X durchgeführt werden. X steht dabei für die Anzahl der Tage, um die das Dokument vordatiert wird. In diesem Beispiel soll die Tabelle das Datum des 15.10. 2014 tragen. Die ganze Funktion lautet dann wie folgt:
=HEUTE()+2
Zurückdatieren geht auch
Wo man ein Dokument vordatieren kann, funktioniert eine Rückdatierung natürlich auch. Hier heißt die Erweiterung der Excel-Funktion -X.
Somit lautet die gesamte Formel =HEUTE()-2 um das Dokument auf den 11.10.2014 zurück zu datieren.
Speichern nicht vergessen
Haben Sie ein Excel-Dokument mit der Datumsformel =HEUTE() ausgestattet, vergessen Sie nicht die Änderung in der Datei zu speichern.