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Excel Hardware & Software Office

Excel: Automatische Farbmarkierung von Zellen erreichen

Mit Excel-Tabellen lassen sich sehr leicht Pläne für die eine Arbeitszeiterfassung oder auch für Warenbestände erstellen. Bei der Auswertung solcher Aufstellungen kann es sehr hilfreich sein, wenn man bestimmte Werte auf einen Blick erkennen kann. In der Regel erfolgt dies durch eine farblich markierte Zelle. Excel kann so konfiguriert werden, dass vorher festgelegte Werte automatisch eingefärbt werden. Auf diese Weise vergisst man gegenüber einer manuellen Auswertung keinen Wert zu markieren.

Das Zauberwort heißt hier bedingte Formatierung. Mit dem Anlegen einer entsprechenden Regel wird der benötigte Wert und die Farbe festgelegt. Pro Tabelle können auch mehrere bedingte Formatierungen angelegt werden, um unterschiedliche Farben darzustellen.

Zum Anlegen dieser bedingten Formatierung öffnest du die Excel-Tabelle und markierst durch Ziehen mit der Maus den betreffenden Bereich.

Anschließend klickst du im Register Start der Menüleiste auf die Schaltfläche Bedingte Formatierung. Im Aufklappmenü befindet sich der Eintrag Regeln zum Hervorheben von Zellen. Über dieses Untermenü werden weitere Optionen wie Größer als, Kleiner als oder Gleich zur Auswahl angeboten. Ein Klick auf die benötigte Funktion wählt sie aus und öffnet eine Dialogbox.

Gib hier den gewünschten Wert ein und wähle über das rechte Auswahlmenü eine Colorierung. Ist die passende Farbe nicht dabei, dann gelangst du über den Eintrag benutzerdefiniertem Format zum Dialogfenster Zellen formatieren. Im Register Ausfüllen findest du dann die Farbpalette mit allen verfügbaren Farben.

Nach der Farbauswahl bestätigst du mit dem Button OK, damit die neue Regel gespeichert wird und in Kraft treten kann.

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Handy & Telefon iPad iPhone

iPhone: MP3-Titel als Hörbuch kennzeichnen und schnelles Springen in 15-Sekunden-Schritten aktivieren

Ob Musik oder Hörbuch – beides lässt sich auf dem iPhone oder iPad problemlos abspielen. Einen Unterschied gibt es aber doch. Und zwar bei der Bedienung. Während Sie Musik nur „normal“ vorspulen können, gibt es bei Hörbüchern mehr Komfort. Hier haben Sie die Möglichkeit, das Buch in 15-Sekunden-Schritten vor- und zurückzuspulen. Zudem merkt sich das iPhone die letzte Abspielposition. Die Zusatzfeatures gibt es aber nur Titeln, die als Hörbuch gekennzeichnet sind. Was kaum bekannt ist: Mit einem Trick können Sie aus jedem MP3-Stück ein Hörbuch machen und die Komfortfunktionen nutzen.

Jede MP3 als Hörbuch kennzeichnen

Auf vielen Rechnern sind Hörbücher als normale MP3-Datei gespeichert und als Musik gekennzeichnet. Das bedeutet: obwohl es sich eigentlich um ein Hörbuch handelt, müssen Sie bei der Wiedergabe auf die Hörbuchfunktion verzichten. Dabei sind die beiden Zusatzfunktionen für Hörbücher äußerst praktisch:

  • Abspielposition: Das iPhone merkt sich die letzte Abspielposition, so dass Sie zum Beispiel am nächsten Tag genau an der Stelle fortfahren, an der Sie zuletzt aufgehört haben.
  • 15-Sekunden-Schritte: Beim Vor- und Zurückspulen gibt es zwei neue Funktionen, mit der Sie je 15 Sekunden vor oder zurückspringen können. Ideal, um eine Stelle noch einmal zu hören.

Bei normalen MP3-Titeln gibt es diese Zusatzfunktionen nicht; sie lassen sich aber nachrüsten. Mit folgenden Schritten machen Sie aus jeder MP3-Datei ein Hörbuch inklusive der neuen Hörbuchfunktionen:

1. Starten Sie iTunes, und wählen Sie die gewünschte MP3-Datei aus, die ab sofort mit den Hörbuchfunktionen ausgestattet werden soll.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl „Information“.

3. Wechseln Sie ins Register „Optionen“, und stellen Sie im Feld „Medienart“ die Option „Hörbuch“ ein. Bei Windows bestätigen Sie die Änderung mit OK; beim Mac schließen Sie das Fenster einfach. Der Titel wandert damit in die Kategorie „Hörbücher“ – zu finden in der Mediathek unter „Bücher | Hörbücher“.

4. Schließen Sie das iPhone an den Rechner an, klicken Sie in der linken Spalte aufs Geräte, und wechseln Sie ins Register „Bücher“. Stellen Sie sicher, dass hier das Kontrollkästchen „Hörbücher“ angekreuzt ist. Damit stellen Sie sicher, dass auch die neuen Hörbücher mit dem iPhone synchronisiert werden.

Das war’s auch schon. Sobald Sie das nächste Mal Ihre Musik und Hörbücher synchronisieren, können Sie die Hörbuchfunktion sofort nutzen. Und zwar an zwei Stellen:

  • In der Taskleiste: Sobald der Titel läuft, drücken Sie zweimal den Home-Button, um die Taskleiste einzublenden. Dann wischen Sie die Leiste einmal nach rechts, um die Steuer-Buttons für den laufenden Titel einzublenden. Statt der üblichen Vor- und Rückspultasten gibt es bei den Hörbuchtiteln jetzt die 15-Sekunden-Sprungtasten.
  • In der Musik-App: Innerhalb der Musik-App haben Sie die Wahl. Am unteren Rand erscheinen zunächst wie gewohnt die normalen Vor- und Rückspultasten. Wenn Sie einmal in die Bildmitte tippen, erscheinen oben zusätzlich die 15-Sekunden-Vor- und Rückspultasten. Zudem können Sie mithilfe des „1x“-Symbols oben rechts die Abspielgeschwindigkeit ändern und das Stück zum Beispiel doppelt oder nur halb so schnell abspielen.

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Handy & Telefon iPad iPhone

iPhone & iPad: Alle E-Mails als gelesen markieren

Apple will es so: in der Mail-App lassen sich immer nur einzelne E-Mails als gelesen markieren – aber niemals alle gleichzeitig. Wer viele E-Mails erhält und alle als gelesen kennzeichnen möchte, hat also viel zu tun. Was Apple noch nicht weiß: mit einem Trick oder besser gesagt einem Fehler im iOS-Betriebssystem lassen sich doch alle E-Mails auf einen Schlag als gelesen markieren.

Und es geht doch: Alle Mails als gelesen kennzeichnen

Wenn Sie in der Mail-App möglichst schnell und einfach alle E-Mails als bereits gelesen markieren möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Rufen Sie die Mail-App auf.

2. Tippen Sie oben rechts auf „Bearbeiten“.

3. Wählen Sie eine beliebige der ungelesenen Mails aus.

4. Drücken Sie unten rechts die „Markieren“-Schaltfläche und – ganz wichtig – halten Sie diese gedrückt.

5. Jetzt tippen Sie – mit weiterhin gedrückt gehaltener „Markieren“-Schaltftläche – auf die zuvor markierte E-Mail, um sie wieder abzuwählen.

6. Jetzt erst lassen Sie den „Markieren“-Button los und tippen auf „Als gelesen markieren“.

Und siehe da: Alle ungelesenen E-Mails sind in einem Rutsch als gelesen markieren. Die Kehrseite der Medaille: da das gleichzeitige Kennzeichnen aller E-Mails nicht im Sinne von Apple ist, wird Apple den Fehler vermutlich mit einem der nächsten iOS-Updates korrigieren und den Umweg über die Markieren-Schaltfläche leider wieder schließen.

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Hardware & Software Outlook

Outlook E-Mails zitieren: Textpassagen aus einer Nachricht schnell und einfach in eine neue E-Mail übernehmen

Wenn man eine bestimmte Textstelle aus einer E-Mail zitieren, drückt man normalerweise auf die Schaltfläche „Antworten“ und schreibt seinen Kommentar in die Antwort-Mail. Ist die ursprüngliche E-Mail aber sehr lang, muss die Stelle vom Empfänger gesucht werden, oder man muss vor dem Versenden den restlichen Text entfernen. Es geht aber sehr viel einfacher und vor allem schneller. Mit einem Trick können Sie ganz einfach die betreffende Textpassage mit einem  Klick in einer neuen Email zitieren.

Zitate markieren

Das Zitieren ist eine einfache und schnelle Möglichkeit, Texte effektiv zu kommentieren, ohne sich erst durch einen langen Text scrollen zu müssen. Und so einfach ist es:

1. Starten Sie Outlook, und rufen Sie die betreffende E-Mail auf. Stellen Sie sicher, dass die Nachricht in verkleinerter Ansicht geöffnet wird, damit man den linken Navigationsbereich sehen kann.

2. Scrollen Sie zu der Textstelle, die zitiert oder kommentiert werden soll, und markieren Sie sie.

3. Mit gedrückter, linker Maustaste ziehen Sie die Textstelle auf den „Posteingang“. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird automatisch eine neue E-Mail-Nachricht geöffnet. Der markierte Text wird dabei automatisch in die E-Mail eingetragen.

4. Nun können Sie Ihre eigenen Kommentare noch hinzufügen, die Empfänger-Email-Adresse einfügen und auf „Senden“ klicken. Fertig.

Hinweis: Beim automatischen Einfügen der Textpassage werden von Outlook keine Charakteristika wie zum Beispiel Anführungszeichen hinzugefügt. Zur besseren Hervorhebung eines Zitates müssen Sie entsprechende Zeichen eingeben, oder den Text farblich verändern.

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Outlook

Outlook bittet um Rückruf: Wie Sie wichtige Nachrichten mit einer speziellen Kennzeichnung versehen

Besonders wichtige Nachrichten sollten auch als solche gekennzeichnet sein. In den meisten Fällen reicht dafür die Vergabe einer hohen Priorität. Doch wenn Sie noch mehr Aufmerksamkeit erregen möchten, sollten Sie der Nachricht eine spezielle Kennzeichnung mit auf den Weg geben. Auf diese Weise können Sie den Empfänger beispielsweise eindringlich um eine Antwort bitten. Gekennzeichnete Nachrichten erhalten ein zusätzliches Fähnchen-Symbol. Der Empfänger wird oberhalb der eigentlichen Nachricht über die Art der Kennzeichnung informiert und erfährt somit, daß er die Nachricht zum Beispiel nur zur Kenntnisnahme erhalten hat oder unbedingt antworten soll.

Kennzeichnung anbringen

Um eine Nachricht mit einer Kennzeichnung zu versehen, öffnen Sie die gewünschte Nachricht und rufen den Befehl Bearbeiten > Nachricht Kennzeichnen auf. Wählen Sie im nachfolgenden Dialogfenster die Art der Kennzeichnung aus. Outlook stellt standardmäßig folgende Kennzeichnungen zur Verfügung:

  • – Antwort nicht erforderlich
  • – Bitte um Antwort
  • – Bitte um Antwort an alle
  • – Bitte um Telefonanruf
  • – Bitte um Weiterleitung
  • – Nicht weiterleiten
  • – Zur Durchsicht
  • – Zur Nachverfolgung
  • – Zur Kenntnisnahme
  • – Zur Überprüfung

Sie können in das Listenfeld auch eigene Kennzeichnungen eingeben, beispielsweise „Bitte Peter darüber informieren“ oder „Für Ihre Akten“.

Möchten Sie zusätzlich zur Kennzeichnung ein Datum festlegen, bis wann zum Beispiel der Empfänger der Bitte um Antwort entsprechen soll, wählen Sie das gewünschte Datum sowie die Uhrzeit im Feld Bis/Am. Schließen Sie das Dialogfenster anschließend mit Ok.

Kennzeichnung ruck zuck

Sie können die gewünschten Nachrichten übrigens auch direkt im Posteingang kennzeichnen oder die Kennzeichnung löschen. Klicken Sie einfach mit der rechten(!) Maustaste auf die gewünschte Nachricht, und wählen Sie aus dem nachfolgenden Kontextmenü den Befehl Nachricht kennzeichnen. Bei bereits gekennzeichneten Nachrichten können Sie im Kontextmenü den Befehl Als Erledigt Kennzeichnen und Kennzeichnung löschen aufrufen. Einziger Nachteil: Outlook vergibt automatisch die Kennzeichnung Zur Nachverfolgung.

Rote Fähnchen

In den jeweiligen Mail-Ordnern, zum Beispiel im Posteingang, markiert Outlook gekennzeichnete Nachrichten mit einer kleinen roten Fahne. Somit ist sofort erkennbar, daß die Nachricht noch mit einer wichtigen Botschaft gekennzeichnet ist. Wenn Sie die gekennzeichnete Nachricht öffnen, erfahren Sie oberhalb der Nachricht, um was für eine Kennzeichnung es sich handelt und bis wann Sie zum Beispiel die Nachricht beantworten sollten. Sollte das angegebene Datum überschritten sein, erscheinen die verfallenen Nachrichten im Outlook-Fenster automatisch im auffälligen Rot.

Sobald Sie die Bedingung der Kennzeichnung erfüllt und beispielsweise – wie vom Absender gewünscht – auf die Nachricht geantwortet haben, können Sie die Kennzeichnung als erledigt markieren. Hierzu öffnen Sie die gewünschte Nachricht und rufen den Menübefehl Bearbeiten > Nachricht kennzeichnen auf. Aktivieren Sie hier das Kontrollkästchen Erledigt. In der Informationszeile des Nachrichtenfensters erscheint daraufhin der Zusatz Erledigt am Datum. Um erledigte von unerledigten Nachrichten unterscheiden zu können, sind erledigte Kennzeichnungen mit einem grauen Fähnchen markiert.