Tipps, Tricks & Kniffe

Schlagwort: kollegin

  • Outlook 2013 und 2016: Unterschiedliche Abwesenheitsnotizen für Kunden und Kollegen erstellen

    Der nächste Urlaub kommt bestimmt und sorgt dann wieder für ein volles E-Mail-Postfach. Um dies einzuschränken, kann man bei Outlook eine Abwesenheitsnotiz erstellen. Sie wird automatisch versendet, wenn in deinem Postfach eine Nachricht eingeht. Seit Outlook 2013 gibt es die Möglichkeit, bei den automatischen Abwesenheitsnotizen zwischen Kollegen und externen Kontakten zu unterscheiden.

    Normalerweise wird für die Formulierung des Infotextes bei Kunden auf eine förmliche Gestaltung des Textes geachtet, während man unter Kollegen einen etwas lässigeren Ton verwenden kann. Die zwei unterschiedlichen Abwesenheitsnotizen zu erstellen, ist nicht so zeitaufwendig wie es sich anhört.

    Starte dein Outlook 2013 oder 2016 und klicke auf Datei | Automatische Antworten | Automatische Antworten senden. Aktiviere im Dialogfenster die Option Automatische Antworten senden und lege den Zeitraum deiner Abwesenheit fest.

    Wird diese Option nicht aktiviert, musst du nach deiner Rückkehr die automatischen Antworten manuell über Keine automatischen Antworten senden deaktivieren.

    Im darunterliegenden Textbereich tippst du deine Abwesenheitsnachricht ein. Die Registerkarte Innerhalb meiner Organisation ist für die Benachrichtigung der Kollegen gedacht, den Antworttext für die Kunden erfasst du über die Registerkarte Außerhalb meiner Organisation. Anschließend wählst du noch aus, ob die Antworten an jeden außerhalb deiner Organisation versendet werden soll, oder nur an deine gespeicherten Kontakte. Abschließend bestätigst du die Erstellung nur noch mit dem Button OK.

    Leider funktioniert diese Art der automatischen Antwort nur über ein Exchange-Server-Konto, die meistens von Firmen verwendet werden. Im privaten Bereich kommen bei Outlook meist POP3- und Imap-Konten zum Einsatz. In diesem Fall kann nur eine generelle Abwesenheitsnotiz über die Outlook-Regeln erstellt werden. Wie das funktioniert, steht in diesem Artikel.

  • Word 2007/2010: Eigene Dokumente gegen unbefugtes Lesen schützen

    Teilen Sie sich einen Computer mit Ihrer Familie oder mit Arbeitskollegen, oder ärgern Sie sich oft über versendete Dokumente die unnötigerweise verändert wurden? Dann sollten Sie wichtige Word-Dokumente gegen unbefugtes Lesen, Kopieren oder Verändern schützen. In den älteren Word-Versionen musste man sich durch etliche Einstellungen klicken, um seine Dokumente per Word Standardverschlüsselung zu schützen. Seit Version 2007 lässt sich der Schutz mit nur vier Klicks aktivieren.

    Um ein Dokument zu schützen, öffnen Sie es in Word, klicken auf den „Office“-Button und wählen im Menü „Vorbereiten | Dokument verschlüsseln“. Bei Word 2010 lautet der Befehl „Datei | Informationen | Dokument schützen | Mit Kennwort verschlüsseln“.

    Im nächsten Dialogfenster „Dokument verschlüsseln“ geben Sie ein Passwort Ihrer Wahl ein und klicken auf „OK“. Achten Sie hierbei auf Groß- und Kleinschreibung. Sichere Passwörter enthalten Zahlen, Buchstaben und Zeichen wie zum Beispiel Klammern, Prozentzeichen, Unterstrich, etc…

    Nach dem Klick auf „OK“ müssen Sie Ihr Passwort in einem zusätzlichen Dialog nochmals bestätigen.

    Auch hier bestätigen Sie die Eingabe nochmals mit „OK“. Nun ist das Dokument gegen unbefugtes Öffnen geschützt.

    Mit ein paar zusätzlichen Arbeitsschritten lassen sich auch separate Rechte zum Lesen (= nur Öffnen) und zum Schreiben erteilen. Klicken Sie hierzu wiederum auf die „Office“-Schaltfläche (bei Word 2010 auf „Datei“), und wählen Sie „Speichern unter | Word-Dokument“.

    Im nächsten Fenster legen Sie den Speicherpfad und -ort fest und geben dem Dokument einen Namen. Öffnen Sie anschließend am unteren Rand das Drop-Down-Menü der Schaltfläche „Tools“ und wählen „Allgemeine Optionen“.

    Geben Sie im gleichnamigen Dialogfenster im Bereich „Dateiverschlüsselungsoptionen für dieses Dokument“ ein Kennwort zum Öffnen der Datei ein. Im Bereich „Dateifreigabeoptionen für dieses Dokument“ vergeben Sie ein Passwort für das Bearbeiten des Dokuments.

    Wenn Sie abschließend auf „OK“ klicken, folgen noch zwei Bestätigungsfenster, in denen Sie die beiden vergebenen Passwörter nochmals bestätigen müssen. Beim E-Mail-Versand dieses Dokuments können Sie nun selbst entscheiden, wer es nur lesen und wer es bearbeiten darf.

  • Windows 7: Kennen und nutzen Sie die praktische Notizzettel-Funktion?

    Suchen Sie auf Ihrem Schreibtisch schon mal den gelben Notizzettel-Block? Meistens ist er gerade verschwunden, wenn man eine Info notieren möchte. Damit Sie nicht immer dem Kollegen oder der Kollegin die kleinen gelben Zettel „klauen“ müssen, nutzen Sie doch einfach die digitalen Notizzettel bei Windows 7. Die kann man außerdem auch nicht aus Versehen verlieren.

    Damit die Notizzettel-Funktion immer schnell zur Verfügung steht, folgen Sie einfach den nächsten Arbeitsschritten zu den „Sticky Notes“:

    1. Klicken Sie auf „Start | Alle Programme | Zubehör | Kurznotizen“, und schon wird das kleine gelbe Notizzettelchen geöffnet.

    Mit dem Pluszeichen in der linken oberen Ecke öffnen Sie eine neue Kurznotiz gleicher Farbe. Per Rechtsklick in die Notiz öffnen Sie das Kontextmenü, in dem Sie die Farbe die ändern können. Fahren Sie an den Rand der Notiz, können Sie sie mit gedrückter, rechter Maustaste an dieser Seite vergrößern. 

    2. Nun können Sie die Notiz ganz normal beschriften. Sie bleibt so lange auf dem Desktop, bis sie mit dem kleinen „x“ in der rechten oberen Ecke geschlossen wird. Und das auch über einen Windows Neustart hinaus.

    3. Damit die „Sticky Notes“ immer schnell zur Verfügung stehen, ist es empfehlenswert, sie an die Taskleiste anzuheften.  Klicken Sie dazu auf „Start | Alle Programme | Zubehör“ und mit der rechten Maustaste auf „Kurznotizen“. Wählen Sie dann im Kontextmenü die Option „An Taskleiste anheften“.

    Nun steht die Notizzettel-Funktion mit einem Klick zur Verfügung.

    Zum Entfernen von der Taskleiste klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol von „Sticky Notes“ und wählen im Kontextmenü „Dieses Programm von der Taskleiste lösen“.

  • Etwas Spaß muss sein: Webseiten zerschießen mit dem Firefox Add-On „Destroy-the-Web“

    Ein kleiner Pausenfüller für die Zeit zwischen zwei Telefonaten oder für die kleine Pause zwischendurch: Zerschießen Sie Webseiten mit einem kleinen, kostenlosen Add-On für den Mozilla Firefox. Sie erhalten für das Zerschießen von verschiedenen Webseiten-Elementen unterschiedliche Punkte. Erspielen Sie sich Ihren persönlichen Highscore und übermitteln ihn an die Spieler-Liste.

    Webseiten zerstören

    Um das kleine Ballerspiel „Destroy the Web“ zu spielen, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Starten Sie Ihren Firefox-Browser und rufen die Seite addons.mozilla.org/de/firefox/addon/destroy-the-web auf.

    2. Klicken Sie auf den Button „Weiter zum Download“ und auf der nächsten Seite auf die Schaltfläche „Zu Firefox hinzufügen“.

    3. Folgen Sie den Installationshinweisen, und starten Sie zum Schluß den Browser neu.

    4. Zum Starten des Spiels klicken Sie auf den neuen Button, der sich links neben der Adresszeile des Browsers befindet. Nach einem kurzen Countdown startet das Spiel und dauert 30 Sekunden.

    Sie können nun alle Elemente der aktuellen Webseite abschießen.

    Nach der Spielzeit wird Ihnen Ihre Punktzahl angezeigt, die Sie mit dem Button „Submit Score“ an die Spielerliste übermitteln können.

    Damit Ihr Highscore in der Spielerliste angezeigt wird, müssen Sie nur noch einen Spielernamen bei „Player Tag“ eingeben und optional ein Passwort vergeben. Mit „Submit Score“ senden Sie Ihre Spieldaten…

    …und können in der Liste Ihren Rang ablesen.

    Kleiner Tipp noch: Drehen Sie vor dem Spiel den Ton leiser, wenn Sie keine Kollegen stören wollen. Der Spielsound ist recht laut. Viel Vergnügen.