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Outlook: Blitzschnell auf die erweiterte Adressbuchsuche zugreifen

Beim Verfassen von E-Mails bietet Outlook die automatische Vervollständigung der Empfängeradresse an. Findet diese Funktion mal nicht den passenden Namen, dann lässt sich mit dem Button Namen überprüfen die gespeicherten Kontakte aufrufen. Dieser Prozess lässt sich aber noch beschleunigen.

Je nach Outlook-Version kann der Standard-Weg zur der Überprüfung der Kontakte etwas unterschiedlich ausfallen. In allen Versionen lässt sich die erweiterte Adressbuchsuche mit der Tastenkombination [Strg][K] blitzschnell öffnen.

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iPhone: Unerwünschte SMS-Nachrichten blockieren

Vor einiger Zeit berichteten wir über das Blockieren von SMS-Nachrichten bei Android-Handys. Natürlich ist auch bei den iPhones eine ähnliche Funktion vorhanden.

Um eine Rufnummer zu sperren, wählst du die Kontakte-App aus oder öffnest die SMS-App und tippst dann auf das runde Informations-Icon.

Anschließend wählst du den Kontakt oder die Rufnummer aus, die blockiert werden soll und bestätigst den Vorgang mit der Option Kontakt sperren.

Ab sofort hast du vor diesem Kontakt keine Belästigungen mehr zu befürchten.

Hinweis

Ähnlich wie bei Android, lässt sich auch beim iPhone nur die komplette Nummer blockieren. Du erhältst dann weder SMS-Nachrichten noch Telefonanrufe von dieser Rufnummer.

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Bei Android-Handys unerwünschte SMS sperren

Auch in den Zeiten von Threema, Telegram, WhatsApp & Co ist die SMS nicht überflüssig geworden. Sie gehört für viele Unternehmen noch immer zu den beliebtesten Werbeplattformen. Außerdem wird die SMS auch von vielen Messenger-Diensten, Banken und Onlineshops für den Versand von Zugangsdaten oder für eine Passwort-Wiederherstellung genutzt. Ganz überflüssig ist der gute, alte SMS-Dienst also nicht geworden. Trotzdem kann es mal erforderlich sein, einen SMS-Absender sperren zu wollen (oder zu müssen).

Erstmalig mit der neuen Android-Version 7.0 (Nougat) ist es möglich, SMS und Telefonanrufe zu blockieren. Diese Funktion ist vergleichbar mit der Blockierung von WhatsApp-Chat-Kontakten.

Blockieren über die SMS-App

Die Blockade kann auf drei unterschiedlichen Wegen eingerichtet werden. In der Chatliste der SMS-App tippst du etwas länger auf den betreffenden Kontakt und wählst oben in der Bearbeitungsleiste  das durchgestrichene Kreissymbol aus. Die nachfolgende Sicherheitsabfrage beantwortest du dann mit Blockieren.

Über die Anrufliste blockieren

Die zweite Möglichkeit ähnelt der Ersten. In der Anrufliste deiner Telefon-App tippst du auch wieder etwas länger auf den betreffenden Eintrag und wählst aus dem Kontextmenü die Option Nummer blockieren aus und bestätigst auch hier den Sicherheitsdialog.

Kontakte blockieren

Aber auch bereits gespeicherte Kontakte können blockiert werden. Rufe den gewünschten Kontakt auf und tippe in der Menüleiste auf das Stift-Symbol, um die Bearbeitungsmaske zu aktivieren. Mit einem langen Druck auf die Telefonnummer speicherst du sie in der Zwischenablage.

Dann wechselst du in die Telefon-App und tippst zuerst auf das Icon mit den drei Punkten und dann auf die Einstellungen. In der Kategorie Anrufblockierung fügst du abschließend die Rufnummer aus der Zwischenablage ein.

Über diese Variante lassen sich auch bereits blockierte Kontakte wieder reaktivieren.

Ältere Androiden

In den vorigen Android-Versionen (5.x und 6.X) war es nur möglich, nervige Kontakte direkt auf die Mailbox umzuleiten. Wenn hier keine Mailbox aktiviert wurde, bekommt der „blockierte“ Anrufer ein Besetztzeichen zu hören.

Natürlich gibt es für alle Android-Betriebssysteme auch im Google Play Store entsprechende Apps, zum Beispiel Calls Blacklist, die mal mehr oder weniger gut die gewünschte Blockade-Funktion umsetzen. Hier muss man vielleicht ein paar Apps testen, um zu einem zufriedenstellenden Ergebnis zu gelangen.

Hinweis

Je nach Version des Betriebssystems und des Geräteherstellers, kann es eventuell zu geringfügigen Abweichungen in der Menüführung kommen.

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Outlook: Protokoll-Funktion für Gesprächsnotizen oder andere Informationen einsetzen

Ob am heimischen PC oder am Arbeitsplatz, meist ist Outlook die erste Wahl für die Verwaltung von Kontaktdaten. Zudem enthält der E-Mail-Client viele nützliche Features und oftmals unbekannte Zusatzfunktionen. Zu diesen, wenig beachteten Tools, gehört auch die Journal-Funktion.

Mit ihr kann man Informationen zu einem Outlook-Kontakt erfassen oder auch einen Gesprächsverlauf protokollieren. Ebenfalls vorhanden ist eine Zeiterfassung, mit der man die Gesprächsdauer und kundenbezogene Tätigkeiten zeitlich messen kann.

Die Journalfunktion wird in Outlook mit der Tastenkombination [Strg][8] gestartet. Um Zeiten zu protokollieren, klickst du auf Zeitmessung starten und auf Zeitgeber anhalten, wenn das Gespräch oder die Tätigkeit beendet ist. Dann tippst du einen Betreff und die kontaktierte Firma /Gesprächspartner ein. Damit sind die wichtigsten Informationen angelegt. Dann nur noch die benötigten Informationen eingeben und die Notiz speichern, fertig.

Das angefertigte Journal kann nun zu Abrechnungszwecken oder zur Weiterbearbeitung durch andere Personen oder Kollegen per E-Mail weitergeleitet werden.

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In Outlook eine Abwesenheitsnotiz erstellen

Wenn du deine E-Mails eine Zeitlang nicht beantworten kannst, empfiehlt es sich eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen. Dann weiß auch der Absender, dass eine schnelle Antwort nicht erfolgen wird. Für die privaten Outlook-Nutzer kommt meist nur die Variante per Regel-Assistent zur Anwendung, weil diese E-Mail-Konten über POP3/IMAP-Server versendet werden. Und so funktioniert´s:

Starte dein Outlook 2013/2016 und klicke auf Start | Neue E-Mail um zuerst den Text der Abwesenheitsnotiz anzulegen. Nachdem der Text verfasst wurde, speicherst du diese Nachricht als Outlook-Vorlage. Das erledigst du über Datei | Speichern unter. Im Dialogfenster Speichern unter wählst du als Dateityp Outlook-Vorlage aus und vergibst dieser Vorlage einen Namen (z. B. Abwesenheit).

Outlook-Regel anlegen

Mit den nächsten Schritten wird die Outlook-Regel für die Benachrichtigungen angelegt. Klicke im Menüband auf Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

Im nachfolgenden Dialogfenster wählst du die Option Neue Regel aus, die den Regelassistenten startet. Im Bereich Regel ohne Vorlage öffnest du die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden. Mit Weiter gelangst du zum nächsten Arbeitsschritt.

Wähle hier die Bedingung(en) aus, auf die die neue Regel reagieren soll und bestätige die Auswahl mit Weiter. Normalerweise braucht man hier keine Auswahl zu treffen, da bereits in der Anzeige 2. Schritt schon der Parameter Nach Erhalt einer Nachricht aktiviert ist.

Im nächsten Fenster legst du fest, was mit der Nachricht passieren soll. Aktiviere hier die Einstellung diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten. Unter 2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten klickst du auf den unterstrichenen Wert und stellst über das Aufklappmenü Suchen in der nachfolgenden Dialogbox die Option Vorlagen in Dateisystem ein. Daraufhin wird deine zuvor erstellte Abwesenheitsnotiz angezeigt, die du per Mausklick auswählst und mit dem Button Öffnen bestätigst. Du kehrst damit automatisch zum Regelassistenten zurück und klickst hier auf Weiter.

Im vorletzten Fenster kannst du bei Bedarf noch Ausnahmen definieren. Ein Klick auf Weiter bringt dich nun zum letzten Arbeitsschritt. Eine Auswahl ist aber nicht zwingend erforderlich.

Im letzten Fenster gibst du der Regel einen Namen, aktivierst sie mit einem Häkchen der gleichnamigen Kontrollbox und klickst auf Fertig stellen. Deine Abwesenheitsnotiz ist nun scharf geschaltet.

PC eingeschaltet lassen

Damit Outlook die Abwesenheitsmeldung versenden kann, muss das Programm während deiner Abwesenheit ausgeführt werden.  Die Outlook-Regel versendet in jeder Sitzung nur eine Benachrichtigung pro Absender, um unnötigen Datentransfer zu vermeiden.

Nach deiner Rückkehr deaktivierst du die Abwesenheitsnotiz über Start | Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

E-Mails über Exchange-Server

Wer seine E-Mails über ein Exchange-Konto (z. B. vom Arbeitgeber) erhält, der hat es etwas einfacher. Hier kann man in einem Arbeitsschritt zwei unterschiedliche Abwesenheitsvarianten anlegen. Wie das funktioniert, erfährst du ab 24. Juli 2016 in diesem Artikel.

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Auch das geht: WhatsApp anonym benutzen

Seit ein paar Wochen werden nun auch bei WhatsApp die Nachrichten zwischen den Chatpartnern mit einer End-2-End-Verschlüsselung abgesichert. Soweit so gut. Damit ist aber noch keine zufriedenstellende Anonymität erreicht. Jede Person die irgendwo mal deine Handynummer aufgeschnappt hat, kann zumindest kontrollieren, wann du online bist oder zuletzt warst. Auch Lesebestätigungen können die Chatpartner einsehen. Das dies ist nicht ganz im Sinne des Wunsches nach Anonymität ist, versteht sich von selbst. Mit dem nachfolgenden Trick schaffst du viel mehr Privatsphäre.

Auf Wunsch kannst du in den WhatsApp-Einstellungen im Bereich Datenschutz dafür sorgen, wer dein Profilbild, den Status und deine letzte Online-Aktivität sehen darf. Zur Auswahl stehen: Jeder, Meine Kontakte und Niemand. Auch ein Schalter für das Ein- und Ausschalten der Lesebestätigung ist hier zu finden.

Der Nachteil ist aber, dass du bei der Auswahl Niemand auch die Statusanzeigen deiner Chatpartner nicht mehr siehst.

Bei WhatsApp ist es nicht so einfach, nur einzelnen Personen und nicht dem gesamten Adressbuch den Kontakt zu dir zu erlauben. Ungefragt scannt WhatsApp bei der erstmaligen Einrichtung das gesamte Adressbuch des Handys und fügt diese Daten den WhatsApp-Kontakten hinzu.

Wenn du einen gewissen Personenkreis von WhatsApp ausschließen möchtest, dann geht das nur mit einer anderen Mobilfunk-Nummer.

Die neue Handynummer gilt nur für WhatsApp. Keine Angst, du bist trotzdem unter deiner „alten“ Nummer weiterhin telefonisch erreichbar!

Mit der Option Nummer ändern wird über Einstellungen | Account nur eine neue Telefonnummer für WhatsApp festgelegt.

Dazu besorgst du dir beim Discounter deiner Wahl einfach eine neue Prepaid-Karte. Alternativ kannst du auch im Web eine Gratis-Simkarte bestellen. Zum Beispiel bei PrepaidFreikarten.com oder bei Gratis-Sim-Karten.de.

Tipp:

Aktiviere die neue Sim-Karte mit einem beliebigen, alten Handy oder über das Internet, damit nicht versehentlich Kontaktdaten auf der neuen Karte landen.

Nachdem die neue Nummer freigeschaltet ist, tauschst du bei WhatsApp, wie oben beschrieben, die Nummer einfach aus. Damit bist du nur für WhatsApp-Chats mit der neuen Telefonnummer erreichbar, die du ausschließlich dem ausgewählten Personenkreis zur Verfügung stellst. Alle anderen Kontakte deines Handys bleiben von dieser Kommunikation ausgeschlossen.

Wichtig:

Bist du Chatgruppen beigetreten, die auch von ungewünschten Personen genutzt werden, dann musst du den Administrator vor dem Nummerntausch bitten, dich aus der Gruppe zu entfernen. Die Chatgruppen bleiben nämlich auch nach dem Nummerntausch bestehen! Ist dies nicht möglich, dann musst du deinen alten WhatsApp-Account komplett löschen und neu einrichten.

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Outlook 2016: Weiterleitung von E-Mails anlegen

Eine Weiterleitung von E-Mail ist besonders dann praktisch, wenn man nicht immer Zugriff auf das betreffende E-Mail-Konto hat. Zum Beispiel auf die private Adresse, wenn man auf der Arbeit ist, oder umgekehrt. Bei Outlook von Microsoft konnte man auch schon in der Vergangenheit eine E-Mail-Weiterleitung einrichten. Diese Funktion ist zwar immer noch in den Regeln vorhanden, das Einrichten ist aber nicht mehr so versteckt und unübersichtlich gestaltet wie früher.

Bei Outlook 2016 gehst du für eine E-Mail-Weiterleitung wie folgt vor:

Im Register Start klickst du in der Bearbeitungsleiste im Bereich Verschieben auf Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

Neue Regel erstellen

Im nachfolgenden Dialogfenster gelangst du über die Schaltfläche Neue Regel zur Dialogbox des Regel-Assistenten. Hier wählst du aus dem Bereich Regel ohne Vorlage erstellen die Option Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden. Klicke dann auf den Button Weiter.

Bedingungen festlegen

Im nächsten Fenster spezifizierst du, wann eine empfangene E-Mail weitergeleitet werden soll. Etliche Kriterien stehen hier zur Auswahl. Zum Beispiel kannst du einen Abwesenheitszeitraum definieren, oder nur bestimmte E-Mails per Stichwortfilterung weiterleiten. Mit Weiter gelangst du zum nächsten Bearbeitungsschritt.

Was soll mit der Nachricht passieren?

In diesem Schritt legst du die Aktion fest, wie mit der eingehenden Mail verfahren werden soll. Du kannst sie weiterleiten oder beispielsweise auch automatisch beantworten lassen. Mit dem Button Weiter gelangst du zum vorletzten Arbeitsschritt.

Die Ausnahme(n) von der Regel

Nun kannst du noch Ausnahmen definieren, welche Nachrichten von dieser Regelung ausgenommen werden sollen.

Fertig stellen und aktivieren

Unabhängig davon, ob du Ausnahmen festlegst oder nicht, führt dich der Weiter-Button zum letzten Dialogfenster. Im ersten Feld gibst du der Regel einen Namen, im zweiten Schritt aktivierst du die Regel und speicherst sie mit der Schaltfläche Fertig stellen.

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Windows 10: Nervt die Feedback-Funktion? Dann schalte sie einfach ab.

In mehr oder weniger häufigen Abständen fragt Windows 10 nach deiner Meinung über verschiedene Themen. Standardmäßig ist diese Feedback-Funktion auf Automatisch eingestellt. Dadurch wird die Häufigkeit der Kontaktaufnahme von Microsoft bestimmt. Wen das nervt, oder eine Kontaktaufnahme nicht möchte, kann die Häufigkeit selbst festlegen oder die Feedback-Funktion ganz abschalten.

Dazu klickst du auf Start | Einstellungen | Datenschutz. Wechsle dann im linken Bereich zur Kategorie Feedback und Diagnose. Im Anzeigebereich legst du dann bei Feedbackhäufigkeit über das Aufklappmenü die entsprechende Anzahl fest. Mit Nie wird die Kontaktaufnahme komplett deaktiviert.