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  • Easy2Sync für Outlook: Doppelte E-Mails und Kontakte in Outlook löschen

    Ohne Dublikate und Dubletten geht’s im Outlook-Postfach kaum. Ruck, zuck gibt es Dutzende Kopien und doppelte E-Mails oder Kontakte. Das muss nicht sein. Um in einem Outlook-Postfach voller doppelter E-Mails und Kontakte wieder für Ordnung zu sorgen, gibt es das Freeware-Programme „Easy2Sync“. Obwohl es eigentlich zum Synchronisieren gedacht ist, ist es auch ein Meister im Aufspüren von Dubletten.

    Um mit dem Gratisprogramme „Easy2Sync“ das Outlook-Postfach von doppelten Einträgen zu befreien, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Laden Sie von der Webseite http://www.easy2sync.de/de/sync/doppelte_emails_kontakte_termine.php die Freeware-Version von „Easy2Sync“ herunter. Den Downloadlink „Jetzt die Freeware-Version runterladen“ finden Sie ganz unten auf der Webseite. Das Gratisprogramm funktioniert mit den Versionen Outlook 2010 (32 und 64 Bit), Outlook 2007, Outlook 2003, Outlook XP (2002) und Outlook 2000.

    2. Im Start-Fenster wählen Sie die Option „Eine neue Aufgabe anlegen“ und klicken auf OK sowie „Weiter“.

    3. Im nächsten Fenster wählen Sie „Synchronisieren“ und klicken auf „Weiter“. Der Befehl heißt zwar „Synchronisieren“ – Sie können damit später aber trotzdem doppelte Einträge finden.

    4. Anschließend wählen Sie unter „Alle Ordner in“ den Eintrag „Persönliche Ordner“ und klicken dann auf „Weiter“. Die Abfrage beantworten Sie mit „Nein“.

    5. Jetzt klicken Sie auf „Lokale Datei oder freigegebene Datei im lokalen Netzwerk“ und wählen im folgenden Fenster das Ziel „Weitere:..“. Mit einem Klick auf „Weiter“ fahren Sie fort.

    6. Entfernen Sie das Häkchen bei „Beim Klick auf Fertig stellen mit der Synchronisierung beginnen“, und klicken Sie auf „Fertig stellen“.

    7. Um Dubletten zu finden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die neu erstellte Aufgabe und wählen „Dublette suchen | beim Speicherort 1“. Und schon macht sich Easy2Sync auf die Suche nach doppelten Einträgen.

    Sobald die Suche abgeschlossen ist, können Sie die doppelten Einträge bequem löschen. Um mehrere Einträge zu markieren, halten Sie beim Markieren die [Strg]-Taste gedrückt. Mit „Alle selektieren“ werden auf einen Schlag alle Einträge ausgewählt. Per Klick auf „Selektierte Double löschen“ sind die Doubletten aus dem Postfach verschwunden.

    Hier gibt’s den kostenlosen Dublettenfinder „Easy 2 Sync für Outlook“:
    http://www.easy2sync.de/de/sync/doppelte_emails_kontakte_termine.php

  • Mit einfachen Tastenkombinationen sehr viel schneller zwischen den Outlook-Modulen wechseln

    Tastenkombinationen (Shortcuts) sind nicht nur für Schnelltipper und Tastaturakrobaten, die durch Maus-Aktivitäten ausgebremst werden. Auch für den normalen User bedeutet die eine oder andere Tastenkombination eine Beschleunigung der Arbeit. Gerade dann, wenn ein Programm(-teil) nicht auf Anhieb sichtbar ist und im Verzeichnis mühsam gesucht werden muss. Auch Outlook enthält eine Vielzahl von Shortcuts, zum Beispiel die, um zwischen den einzelnen Modulen schnell zu wechseln. Diese kann man sich ganz einfach merken.

    Jede Kombination setzt sich aus der Taste [Strg] und einer Zahlentaste zusammen. Dabei ist es egal, ob Sie den Ziffernblock oder die Zahlentasten oberhalb der Tastatur nutzen.

    Drücken Sie:

    • [Strg][1] für Posteingang
    • [Strg][2] für den Kalender
    • [Strg][3] für die Kontakte
    • [Strg][4] für Aufgaben
    • [Strg][5] für Notizen
    • [Strg][6] für die Ordnerliste
    • [Strg][7] für Verknüpfungen
    • [Strg][8] für die Journal-Funktion

    Hier ist es egal, ob Sie den Ziffernblock oder die Zahlentasten oberhalb der Tastatur nutzen.

  • iPhone: Nervende Anrufer erkennen, blockieren und abweisen

    Leider gibt es sie immer wieder: nervende Anrufer, die wiederholt anrufen und partout nicht aufgeben. Seien es Versicherungsvertreter, Autoverkäufer oder sonstige Störenfriede. Und jedes Mal kosten die lästigen Anrufer wertvolle Zeit. Nicht zu reden von der Mühe, die Nervensägen wieder loszuwerden. Für solche Fälle gibt es einen einfachen Trick, mit dem Sie „Wiederholungstäter“ sofort erkennen und den Anruf direkt abweisen oder auf die Mailbox schicken.

    Der Trick ist so simpel wie effektiv:

    1. Richten Sie im Adressbuch einen neuen Kontakt mit dem Namen „Blockieren“ oder „NICHT annehmen“ an.

    2. Sobald der Störenfried wieder anruft, weisen Sie die Nummer dem neuen Kontakt „NICHT annehmen“ zu. Hierzu müssen Sie zum Beispiel in der Anrufliste nur die Detailseite aufrufen und auf „Zu Kontakt hinzufügen“ tippen.

    Wiederholen Sie den Schritt für alle Anrufer, die nur Zeit und Nerven kosten und mit denen Sie in Zukunft nicht mehr sprechen möchten. Alle Störenfriede werden damit unter der virtuellen Kontaktadresse „NICHT annehmen“ gesammelt.

    3. Zusätzlich sollten Sie dem virtuellen Kontakt „NICHT annehmen“ einen grässlichen Klingelton zuweisen, um nervende Anrufer sofort zu erkennen. Ein passendes Kontaktfoto, das beim Anruf erscheint – etwa ein Stopp-Schild – unterstützt die abschreckende Wirkung.

    Alternativ verwenden Sie einen leisen oder lautlosen Klingelton, um gar nicht erst gestört zu werden. Wie Sie eigene Klingeltöne aufs iPhone bringen, haben wir hier beschrieben:

    Sobald mal wieder eine der Nervensägen anrufen, erkennen Sie anhand des Klingeltons oder des Anruferfotos sofort, dass es sich um einen unerwünschten Kontakt handelt. Jetzt können Sie immer noch entscheiden, ob Sie den Anruf annehmen oder ihn direkt abweisen oder auf die Mailbox schicken. Wie das geht, steht hier:

  • iPhone: Schneller neue Telefonnummern speichern

    Welchen Weg wählen die meisten iPhone-Nutzer, um eine neue Telefonnummer ins Handy einzutragen? Richtig: das Kontakte-Register. Meist wird die Kontakte-App geöffnet, auf das Pluszeichen in der rechten oberen Ecke geklickt, das Feld „Mobil“ angetippt und erst dann die Rufnummer eingetragen. Viel zu umständlich. Wenn Sie neue Telefonnummern von Freunden oder Bekannten schneller „notieren“ möchten, sollten Sie die Telefon-App verwenden.

    Die schnellste Methode, um beim iPhone eine neue Rufnummer einzutragen, funktioniert folgendermaßen:

    1. Drücken Sie auf dem Home-Screen das Programm „Telefon“, und wechseln Sie zum „Ziffernblock“.

    2. Tippen Sie die Rufnummer ein, die Sie im Adressbuch speichern möchten.

    3. Tippen unten links auf die „Plus“-Schaltfläche neben dem grünen Abheben-Symbol.

    5. Mit dem Befehl „Neuen Kontakt erstellen“ legen Sie sofort einen neuen Adressbucheintrag an; die eingetippte Rufnummer steht bereits im Feld „Mobil“.

    Falls Sie mit dem Kontakt schon einmal telefoniert haben, ist es noch einfacher. Dann müssen Sie nur in der Telefon-App zur „Anrufliste“ wechseln, auf den blauen Pfeil des jeweiligen Anrufs tippen und dann mit „Neuen Kontakt erstellen“ einen neuen Adressbucheintrag anlegen. Der Befehl „Zu Kontakt hinzufügen“ ist praktisch, wenn sich die Rufnummer einer Person geändert hat, die bereits im Adressbuch steht.

  • iPhone: Adressen andersherum sortieren – Nachname Vorname statt Vorname Nachname

    Im Adressbuch sortiert das iPhone die Adressen – wie es sich gehört – zwar nach den Nachnamen. Angezeigt werden sie aber trotzdem im Format „Vorname Nachname“. Falls Sie statt der Reihenfolge „Vorname Nachnam“e lieber die Standard-Sortierung „Nachname Vorname“ wünschen, können Sie die Anzeigefolge im iPhone-Adressbuch jederzeit umkehren.

    Nach welchem Schema die Adressen im iPhone-Adressbuch sortiert werden, legen Sie mit folgenden Schritten fest:

    1. Wechseln Sie in den Bereich „Einstellungen“.

    2. Tippen Sie auf „Mail, Kontakte, Kalender“.

    3. Blättern Sie weiter nach unten zum Bereich „Kontakte“.

    Das Feld „Sortierfolge“ gibt an, wie die Adressen sortiert werden. Standardmäßig ist die Sortierreihenfolge „Nach-, Vorname“ aktiv. Per Tipp auf „Sortierfolge“ können Sie auch eine alternative Sortierreihenfolge wählen.

    Unabhängig von der Sortierreihenfolge können Sie mit „Anzeigefolge“ das Schema für die Anzeige innerhalb der Liste festlegen. Damit die Namen hier ebenfalls nach dem Schema „Nachname Vorname“ angezeigt werden, tippen Sie auf „Anzeigefolge“ und dann auf „Nach-, Vorname“.

  • Outlook: Zusätzliche Import-Filter für Symantec Act, NetManage Ecco und Starfish Sidekick installieren

    Outlook ist keineswegs eigennützig. Im Gegenteil: Im Kalender und Kontaktregister von Outlook sind auch die Termine und Adressen der Konkurrenz gerne gesehen. Wenn Sie Ihre Daten bereits mit anderen Organizern – beispielsweise mit Schedule+ – verwaltet haben, zaubert der Import-Assistent von Outlook im Handumdrehen aus dem „alten“ Datenbestand neue, moderne Outlook-Daten.

    Bislang kamen jedoch nur Anwender von Microsoft-Produkten, wie Schedule+ oder Access in den Genuß der Importfilter. Wer Daten aus den Terminplanern von Symantec, NetManage oder Starfish importieren wollte, mußte bis dato den beschwerlichen Weg über manuell exportierte ASCII-Tabellen gehen. Die Zeit der Umwege ist jedoch vorbei: Microsoft stellt im Internet auf den Outlook-Webseiten zusätzliche Import-Filter zur Verfügung. Damit können jetzt auch Anwender von Symantec Act 2.0, NetManage Ecco Pro 3.0x und Starfish Sidekick 1.0/95 ihre Daten nahtlos nach Outlook überführen.

    Download nur per Paßwort

    Bevor Sie die zusätzlichen Filter herunterladen können, müssen Sie sich auf der Microsoft-Seite anmelden. Erst nachdem Sie sich ein Paßwort ausgesucht und die nachfolgenden Formulare ausgefüllt haben, gewährt Microsoft freien Zugriff auf alle Dateien des Outlook-Bereichs.

    Neue Filter braucht das Land

    http://www.microsoft.com/officefreestuff/outlook/default.htm

    Klicken Sie auf der Outlook-Seite auf den Eintrag „Additional Microsoft Outlook Converters“, um mit der Datenübertragung bzw. der Anmeldung zu beginnen.

    Die neuen Filter sind schnell installiert: Nachdem Sie die Datei OUTCVT.EXE von der Microsoft-Webseite (siehe links) heruntergeladen haben, starten Sie die Installation per Doppelklick auf die Datei OUTCVT.EXE. Nach der erfolgreichen Installation stehen die neuen Filter sofort im Importieren/Exportieren-Assistenten zur Verfügung, den Sie mit dem Menübefehl „Datei -> Importieren/Exportieren“ aufrufen. Wählen Sie im ersten Dialogfenster des Assistenten den Eintrag „Import aus Schedule+ oder anderen Programmen/Dateien“, um die neuen Filter einzusetzen.

    Dank des Assistenten erfolgt der Import der Act-, Ecco- und Sidekick-Daten nun genauso komfortabel, wie die Übernahme von Schedule+- oder Access-Daten. Je nach verwendetem Filter erfolgt der Import nahezu automatisch oder erfordert lediglich kleinere Eingriffe, beispielsweise zur eindeutigen Zuordnung der einzelnen Datenfelder des Kontaktregisters.

    Einziger Wermutstropfen: Die neuen Filter sind eine Einbahnstraße; Sie können die „fremden“ Daten lediglich importieren, das Exportieren Ihrer Outlook-Kontakte oder Termine in das Act-, Sidekick- oder Ecco-Format ist leider nicht möglich. 

  • Outlook: Kontakte im Adreßbuch

    Damit die E-Mail-Adressen aus dem Kontaktregister automatisch im Adreßbuch erscheinen, muß die richtige Option eingeschaltet sein. Im Zeitalter der Internet-Kommunikation nimmt das Kontaktregister von Outlook nicht nur Name und Adresse, sondern auch die E-Mail-Adresse auf. Schließlich ist eine E-Mail-Adresse mittlerweile fast so wichtig wie eine Telefonnummer. Damit Outlook die eingetragene E-Mail-Adresse aber später auch automatisch im Adreßbuch auflistet, müssen Sie eine kleine, aber äußerst wichtige Einstellung im Eigenschaftsfenster des Kontaktregisters vornehmen.

    Diesen Ordner als Adreßbuch anzeigen

    Um Outlook mitzuteilen, daß alle E-Mail-Adressen aus dem Kontaktregister automatisch auch im E-Mail-Adreßbuch erscheinen sollen, klicken Sie zunächst in der Outlook-Leiste mit der rechten(!) Maustaste auf das Symbol Kontakte. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Eigenschaften, und wechseln Sie im nachfolgenden Dialogfenster in das Register Outlook-Adreßbuch. Aktivieren Sie anschließend per Mausklick die Option Diesen Ordner als E-Mail-Adreßbuch anzeigen. Nur dann können Sie die E-Mail-Adressen des Kontaktregisters direkt zum Versenden von elektronischen Nachrichten einsetzen. Unter welchem Namen das Kontaktregister später im E-Mail-Adreßbuch auftauchen soll, bestimmen Sie im Feld Name des Adreßbuchs. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK.

    E-Mail-Adressen im Adreßbuch

    Ab sofort stehen Ihnen alle E-Mail-Adressen, die Sie in Ihrer Kontaktdatenbank eingefügt haben, auch beim Versenden von elektronischen Nachrichten zur Verfügung. Wenn Sie eine neue E-Mail schreiben und per Mausklick auf die Schaltfläche An das Adreßbuch öffnen, können Sie aus dem Listenfeld Namen anzeigen aus den Eintrag Kontakte auswählen. Outlook blendet daraufhin in der Liste des Dialogfensters alle Adressaten ein, für die Sie eine E-Mail-Adresse und/oder eine Faxnummer eingetragen haben. Einziger Wermutstropfen: Leider sind die Namen nur nach dem Vornamen sortiert, so daß sich das Auffinden eines bestimmten Adressaten mitunter als recht mühsam erweist.