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Excel Zeiterfassung: Korrektes Addieren von Stunden und Minuten
Zeiterfassung hin oder her: Man sollte die eigene Wochenarbeitszeit trotzdem kontrollieren. Die einfachste Kontrollmöglichkeit ist das Notieren in Exceltabellen. Hier ist aber die Wahl der Formatierung wichtig, damit das Ergebnis richtig angezeigt wird.
Die Arbeitsstunden können auf zwei Arten bei Excel eingegeben werden. Im Uhrzeitformat (Stunden:Minuten) oder im Dezimalformat (z. B. 8,5 Stunden).
Für eine Zeiterfassung mit Stempelkarte, die im 15-Minuten-Takt stempelt, ist das ja noch in Ordnung, aber bei elektronischer Zeiterfassung, die die Arbeitszeit minutengenau speichert, ist das schon etwas aufwendiger.
Mit dem richtigen Format ist das bei Excel gar kein Problem. Normalerweise würde die Addition der Wochenarbeit mit der normalen Formatierung „hh:mm“ so aussehen…
Alle Zeitangaben die über die 24-Stunden-Grenze hinausgehen, fallen einfach unter den Tisch. Mit einer Formatierung in Dezimalzahlen würde aber das richtige Ergebnis angezeigt werden.
Dabei handelt es sich hier bei Excel nur um ein Darstellungsproblem, weil der Übertrag zur nächsten Einheit (24 Stunden = 1 Tag) automatisch erkannt und umgerechnet wird. Mit einer kleinen Änderung in der Formatierung wird das entsprechend behoben.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Ergebnisfeld der Wochenarbeitszeit (hier ist es die Zelle B8), und wählen Sie im Kontextmenü „Zellen formatieren“.
Im gleichnamigen Dialogfenster wählen Sie, wenn nicht automatisch erkannt, auf der Registerkarte „Zahlen“ die Kategorie „Benutzerdefiniert“ aus. Im Feld „Typ“ suchen Sie das Format „hh:mm“ aus und ändern es in „[hh]:mm“. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“.
Die eckige Klammer verhindert, dass die Darstellung der Stunden über die 24-Stunden-Grenze hinaus, in Tage umgerechnet wird.
Die Formatierung funktioniert mit allen Excel-Versionen.
Windows 7 und Vista: Offene Ordner im Explorer und Registry-Editor besser erkennen
Früher konnte man bei Windows XP geöffnete Order oder Schlüssel der Registry an Markierungen und Symbolen auf einen Blick erkennen. Bei Vista und Windows 7 sind diese Markierungen nicht mehr automatisch sichtbar und man muss dauernd in der Statuszeile kontrollieren, in welchem Schlüssel man sich gerade befindet. Auch eine Systemeinstellung für die Ordnereinstellung wurde entfernt. Abhilfe kann man hier nur über die systemeigenen Shell Icons schaffen. Damit können Sie geöffnete Ordner oder Schlüssel mit anderen Symbolen darstellen.
So nehmen Sie die Einstellungen vor:
1. Öffnen Sie das Startmenü und geben in das Eingabefeld „Regedit“ ein und bestätigen mit der [Enter] Taste. Bei Vista bestätigen Sie die Meldung der Benutzerkontensteuerung mit „Fortsetzen“.
2. Nun navigieren Sie im Registry-Editor zum Schlüssel „HKEY_LOCAL_MACHINESOFTWAREMicrosoftWindowsCurrent VersionExplorer“ und suchen den Unterschlüssel „Shell Icons“.
Ist er nicht vorhanden, legen Sie ihn mit „Bearbeiten | Neu | Schlüssel“ an.
3. Wechseln Sie in den (neuen) Ordner „Shell Icons“ und erzeugen mit „Bearbeiten | Neu | Zeichenfolge“ den Eintrag „4“. Vier ist der Name, nicht der Wert der Zeichenfolge. Es ist die Kennziffer für das Systemsymbol eines geöffneten Ordners.
4. Öffnen Sie den Eintrag „4“ mit einem Doppelklick und geben als „Wert“ zum Beispiel „shell32.dll,-173“ ein. Bestätigen Sie mit „OK“ und schließen die Registry.
Mit dem nächsten Start des Explorerfensters wird der aktive Ordner zusätzlich mit einem Stern dargestellt.
Für auffälligere Markierungen können Sie auch folgende Werte wählen:
- „imageres.dll,-115“
- „shell32.dll,-115“
- „shell32.dll,-290“
Praktisch jedes Symbol aus einer DLL- oder ICO-Datei können Sie hier verwenden. Die Nummer ist für die Verwendung des Symbols in der DLL-Datei entscheidend.
Windows-Firewall: Auch ausgehende Verbindungen überwachen und kontrollieren
Windows ist mit einer recht guten Firewall ausgestattet. Allerdings kontrolliert die Windows-Firewall nur den eingehenden Datenverkehr und sorgt so dafür, dass von außen kein Schadprogramm reinkommt. Doch wie sieht’s mit dem ausgehenden Datenverkehr aus, also den Daten, die der eigene Rechner ins Netz schickt? Diese wandern ungeprüft ins Internet. Mit einer kleinen Konfigurationsänderung nimmt die Windows-Firewall auch ausgehende Daten unter die Lupe.
Damit die Windows-Firewall auch die andere Richtung überwacht, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Rufen Sie den Befehl „Start | Systemsteuerung“ auf, und klicken Sie auf „System und Sicherheit“ sowie „Windows-Firewall“. Danach klicken Sie in der linken Spalte auf „Erweiterte Einstellungen“.
2. Im nächsten Fenster klicken Sie in der mittleren Spalte auf „Windows-Firwalleigenschaften“.
3. Im nächsten Fenster wechseln Sie ins Register „Privates Profil“.
4. Damit auch ausgehende Nachrichten überwacht werden, wählen Sie im Feld „Ausgehende Verbindungen“ den Eintrag „Blockieren“.
5. Schließen Sie alle Fenster mit OK. Jetzt achtet die Windows-Firewall bei ausgehenden Verbindungen darauf, dass Ihr eigener Rechner keine Schadsoftware verteilt und zur „Virenschleuder“ wird.