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  • Musik und Filme mit dem VLC Media Player in andere Formate konvertieren

    Ein Desktop-Rechner oder ein Notebook kann viele unterschiedliche Video- und Audioformate (z. B. MP4, Vorbis, WMV, Flac) erkennen und abspielen. Dafür sorgen Media Player die es zum großen Teil kostenlos im Web gibt. Möchtest du nun diese Multimediadateien auf ein anderes Gerät, wie zum Beispiel auf ein Smartphone oder Tablet kopieren, muss diese Datei das richtige Format haben um abgespielt werden zu können. Auch hierfür gibt es die passende Konvertierungssoftware im Netz. Die Nutzer des VLC Media Player benötigen aber keine zusätzlichen Programme für diesen Zweck.

    Mit der eingebauten Konvertierungsfunktion des VLC Media Player lassen sich 24 verschiedene Dateiformate umwandeln. Sogar Filme mit Untertiteln können verarbeitet werden.

    Mit wenigen Arbeitsschritten ist eine Musik-, oder Videodatei schnell und einfach umgewandelt. Starte den VLC Media Player und klicke in der Menüleiste auf Medien | Konvertieren/Speichern. Im Dialogfenster Medien öffnen suchst du dir über den Button Hinzufügen die betreffende Multimedia-Datei heraus.

    Handelt es sich dabei um einen Film mit Untertiteln, dann aktiviere die entsprechende Funktion und füge mit der Schaltfläche Durchsuchen die Untertiteldatei hinzu. Über das Aufklappmenü von Konvertieren/Speichern gelangst du zur nächsten Dialogbox.

    Im Bereich Profil legst du das neue Format fest oder passt mit dem Werkzeug-Icon die Ausgabedatei entsprechend an.

    Über den Button Durchsuchen wird der Name und der Speicherort der neuen Ausgabedatei angelegt. Abschließend sorgt ein Mausklick auf den Start-Button für die Konvertierung, die je nach Größe der Originaldatei unterschiedlich lange dauern kann.

  • PowerPoint 2016: Andere Bildformate als die Standard-Einstellungen auswählen

    Viele Computer-Monitore und Beamer sind standardmäßig auf die Bildformate 4:3 und 16:9 eingestellt. Bei der Erstellung von PowerPoint-Präsentationen muss man also meist nicht darüber nachdenken, in welchem Format die Folien erstellt werden sollen. Triffst du aber mal auf Geräte mit abweichenden Bildformaten, so kannst du deine Folien blitzschnell an die geänderten Umstände anpassen.

    Anderes Seitenverhältnis einstellen

    Starte PowerPoint und öffne die gewünschte Präsentation. In der Menüleiste klickst du auf Entwurf und wählst im Bereich Anpassen des Menübandes Foliengröße | Benutzerdefinierte Foliengröße aus.

    In der Dialogbox Foliengröße kannst du nun über das Aufklappmenü von Papierformat ein passenderes Seitenverhältnis festlegen. Bestätige die Änderung mit OK und klicke im Nachfolgedialog abschließend auf Passend skalieren.

    Eigene Bildformate einstellen

    Neben diesen vordefinierten Bildformaten kann man aber auch eigene Foliengrößen definieren und diese als Standard übernehmen.

    Dazu öffnest du eine (neue) Präsentation und navigierst, wie oben beschrieben, zu dem Dialogfenster Foliengröße. Wähle im Papierformat Benutzerdefiniert aus und lege die Werte für Breite und Höhe fest. Bestätige die Änderungen wieder mit OK, sowie der Option Passend skalieren.

    Im Register Entwurf klickst du mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Foliendesign und wählst im Kontextmenü anschließend den Eintrag Für alle Folien übernehmen.

  • Excel: Verhindern, dass die eigenen Formeln von anderen Personen verwendet werden

    Wer im Tabellenkalkulationsprogramm Excel selber Formeln erstellt, der weiß wie kompliziert und zeitaufwendig dies sein kann. Umso ärgerlicher ist es, wenn Dritte diese Formeln ohne deine Erlaubnis kopieren und selber verwenden. Zum Schutz deiner Formeln stehen dir zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

    Zum Einen kannst du deine Excel-Formeln schützen, indem du von dem Tabellenblatt eine Kopie im PDF-Format erstellst. Dies kannst du über den Dialog Datei | Speichern unter | PDF erledigen.

    Möchtest du aber deine Tabelle im Excel-Format versenden, dann musst du anders vorgehen. Öffne die Original-Datei und anschließend eine neue, leere Excel-Datei.

    Kopiere nun aus der Originaldatei die gewünschten Zellen in die Zwischenablage.

    excel-formeln-nicht-versenden-kopieren-schutz-gegen-dritte

    Anschließend wechselst du in die neue Excel-Datei und klickst mit der rechten Maustaste in die Ziel-Zelle und wählst im Kontextmenü die Option Inhalte einfügen aus.

    Im nachfolgenden Dialogfenster Inhalte einfügen wählst du die Einstellung Werte aus und bestätigst deine Auswahl mit OK.

    Es wurden nur die Tabellenwerte kopiert, die Formeln wurden nicht übertragen. Jetzt kannst du die neue Datei gefahrlos versenden oder weitergeben.

    Grundsätzlich solltest du ohnehin davon absehen, Original-Dateien der Office-Programme weiterzugeben. Sie enthalten Werkzeuge, mit denen Vorgängerversionen wiederhergestellt werden können. Also gilt: Nur Kopien versenden!

    Microsoft Word

    Ähnlich kannst du auch mit Word-Dokumenten verfahren. In neue Dateien kopierte Texte oder Textfragmente enthalten keine Wiederherstellungsoptionen.

  • Wichtige Textpassagen in Word-Dokumenten unleserlich machen

    Wer Textpassagen mit wichtigem Inhalt vor dem Versenden unleserlich machen will, der muss sich etwas anstrengen. Ein schwarzer Balken und die Konvertierung in das PDF-Format reichen leider nicht aus. Diesen vermeintlichen „Schutz“ hebelt die Copy/Paste-Funktion sehr leicht aus. Hier sind ein paar Arbeitsschritte erforderlich, damit der Text wirklich nicht mehr wiederherstellbar ist.

    Es ist zwar sehr bequem, bei Word die Funktion Texthervorhebungsfarbe zu verwenden und dann das Dokument als PDF zu speichern. Dies ist aber nur eine trügerische Sicherheit.

    Bei diesem Verfahren wird der schwarze Balken nur über den Text gelegt. Diese Stelle wird aber trotzdem als Text konvertiert. Um dies zu demonstrieren, markiere einen Text mit gelber Farbe anstatt mit schwarz und speichere die Datei als PDF.

    Im Adobe Reader kann man den schwarzen Balken zwar nicht entfernen, aber man kann den Text sichtbar machen. Dazu kopierst du die geschwärzte Stelle in die Zwischenablage und fügst sie in ein Word-Dokument ein. Und voilá: Der Text ist sichtbar!

    Mit einem PDF-Editor Markierungen entfernen

    Die schwarzen Balken entfernt man mit einem PDF-Editor wie dem Foxit Phantom. Er ist als kostenlose Testversion erhältlich.

    Sichere Varianten

    Zum Anonymisieren von Texten führen eigentlich nur drei Maßnahmen zum Erfolg.

    1.) Überschreibe die betreffenden Texte mit Platzhaltern wie XXXXXXXX oder mit Sonderzeichen und erstelle von dieser Datei eine Kopie im PDF-Format. Anschließend machst du den überschriebenen Text im Word-Dokument wieder rückgängig.

    2.) Ein sicheres Schwärzen von Texten in PDF-Dateien ermöglicht nur ein professionelles Programm wie der Adobe Acrobat Pro. Doch dieser ist nach Ablauf der 30-tägigen Testphase recht teuer. Ein Abo kostet derzeit 17,84 Euro, die Kaufversion schlägt mit stolzen 665,21 Euro zu Buche.

    3.) Am sichersten ist immer noch die klassische Methode. Word-Dokument ausdrucken, Texte mit einem schwarzen Filzstift unkenntlich machen und wieder im PDF-Format einscannen.

    Tipp:

    Mit den PDF-Versionen von Powerpoint- und Excel-Dateien ist ähnlich zu verfahren, da sie genauso unsicher sind wie die Word-Dokumente.

  • Gmail: Mehrere E-Mails auf einen Schlag als PDF herunterladen

    Alle Nachrichten in Google-Mail können für einen späteren Zugriff archiviert werden. Leider kann man aber ohne eine aktive Internetverbindung nicht auf die archivierten E-Mail zurückgreifen. Einzelne Mails können jedoch über die Druckfunktion (als PDF speichern) auf dem Computer abgelegt werden. Benötigt man aber mehrere Nachrichten, dann wird das ganze schon etwas zeitaufwendiger. Wie heißt es doch so schön: Zeit ist Geld! Mit der Erweiterung Duffel lassen sich beliebig viele Nachrichten als PDF in einem Arbeitsschritt herunterladen und speichern.

    Duffel funktioniert nur in Verbindung mit Gmail und dem Chrome-Browser. Du kannst das Gmail-Add-On entweder über den Chrome Web Store oder über die Duffel Homepage gratis herunterladen.

    Die Erweiterung Duffel fügt der Gmail-Bearbeitungsleiste einen Download-Button hinzu. Dieser steht dir in jeder geöffneten E-Mail zur Verfügung. Dieser wird ebenfalls im Posteingang angezeigt, sobald du eine Nachricht per Checkbox markierst.

    Eine einzelne E-Mail wird direkt als PDF im Download-Ordner gespeichert. Hast du mehrere Nachrichten markiert, werden alle in einem ZIP-Archiv zusammengefasst.

    Die ZIP-Order finde ich persönlich sehr praktisch, da ich – nach Kalendertag sortiert – meinen Posteingang immer offline zur Verfügung habe.

  • Umfangreiche PDF-Dateien schnell und unkompliziert komprimieren

    PDF-Dateien sind für das Verteilen von Informationen sehr beliebt, da man diese Dateien nicht so einfach ändern kann. Nicht selten ist man überrascht, wie groß diese Dateien werden können. Dies ist oft auch der Grund, warum sie nicht so einfach per E-Mail versendet werden können. Das gleiche Problem tritt unter Umständen auf, wenn die betreffende Datei auf ein Smartphone übertragen werden soll. Nicht selten ist dann der verfügbare Speicher überfordert. Für eine vernünftige Datenverkleinerung sorgen verschiedene Komprimierungsprogramme.

    Online PDF-Dateien komprimieren

    Am schnellsten und einfachsten erledigt man die Verkleinerung der Dateien mit einem Online-Dienst. Als besonders effektiv ist uns das Online-Tool SmallPDF aufgefallen. Es ist unkompliziert, da man die Dateien per Drag & Drop oder über den Button Datei auswählen zu diesem Dienst hochladen kann.

    Nach ein paar Augenblicken ist die PDF-Datei komprimiert und kann anschließend über die Schaltfläche Datei herunterladen wieder auf deinem Rechner gespeichert werden.

    Mehr SmallPDF

    Für alle, die Dateien von PDF oder in´s PDF-Format konvertieren möchten, können ebenfalls auf den Dienst von SmallPDF zurückgreifen. Hier kannst du Word-, Excel, JPG- und Powerpointdateien in das PDF-Format umwandeln und umgekehrt.

    Datensicherheit

    Die einzige Überlegung, die man hier anstellen sollte, betrifft die Datensicherheit. Für die Komprimierung werden die (PDF-)Dateien in die Cloud hochgeladen. Hier musst du entscheiden, wie sensibel deine Daten sind und ob du sie an einen fremden Server übertragen möchtest.

    Wenn du keine Dateien fremden Online-Diensten anvertrauen möchtest (oder darfst), dann kannst du auch auf Freeware-Tools zurückgreifen, die du auf deinem Rechner installierst. Als empfehlenswert sind hier die Gratis-Tools PDF24Creator und doPDF zu nennen.

  • PowerPoint 2013: Präsentation als Video-Clip formatieren

    Detaillerte PowerPoint-Präsentationen entfalten oftmals einen viel besseren Eindruck, wenn man sie zum Beispiel auf der Homepage als Video einbettet. Da gerade im beruflichen Bereich oftmals ein enormer Zeitdruck herrscht, darf die Umwandlung und Bearbeitung nicht viel Zeit kosten. Mit PowerPoint 2013 ist die Konvertierung bereits nach spätestens sechs Mausklicks abgeschlossen.

    Öffne die betreffende Präsentation und klicke in der Menüleiste zunächst auf Datei | Exportieren | Video erstellen. Im rechten Bildschirmbereich stellst du über die Option Computer- und HD-Anzeigen die Auflösung des zukünftigen Videos fest. Drei Einstellungen stehen hier zur Verfügung:

    1. Computer- und HD-Anzeigen (1920 x 1080 Pixel)
    2. Internet und DVD (1280 x 720 Pixel)
    3. Tragbare Geräte (852 x 480 Pixel)

    Standardmäßig wird jede Folie für fünf Sekunden angezeigt, wenn die Option Aufgezeichnete Zeitabläufe und Kommentare nicht verwenden aktiv ist. Die Anzeigedauer der Folien kannst du über die darunterliegende Funktion entsprechend anpassen.

    Dann nur noch auf die Schaltfläche Video erstellen klicken und nach ein paar Augenblicken ist das Video konvertiert und einsatzbereit.

  • YouTube-Videos über WhatsApp versenden und nicht nur den Link teilen

    Normalerweise werden YouTube-Clips über die integrierte Teilen-Funktion an andere Personen versendet. Das spart jede Menge Datenvolumen. So weit, so gut. Wer aber ein richtiges Video über WhatsApp versenden möchte und nicht nur einen Link, der sucht vergeblich eine Download-Möglichkeit bei YouTube. Dies kann aber eine separate App übernehmen.

    Mit dem kostenlosen TubeMate lassen sich die Videos problemlos auf dein Android-Handy herunterladen und anschließend über WhatsApp ganz normal versenden. Leider ist TubeMate nicht im Google Play Store, sondern nur in alternativen Android App Stores erhältlich. Da diese App Stores nicht immer seriös sind, empfehlen wir den Download über Chip.de oder die Webseite von TubeMate.net.

    Beim ersten Start von TubeMate wirst du direkt mit YouTube verbunden und kannst wie gewohnt den gewünschten Video-Clip aufrufen. Um das Video herunter zu laden, tippst du auf den grünen Pfeil am oberen Rand des Bildschirms.

    Dadurch wird die Liste der zur Verfügung stehenden Videoauflösungen angezeigt. Hast du eine passende Auflösung ausgewählt, tippe unten auf den grünen Pfeil und der Download wird gestartet.

    Nach ein paar Augenblicken ist das Video auf deiner Speicherkarte abgelegt, und kann nun abgespielt und/oder per WhatsApp versendet werden.

    Über einen kleinen Umweg ist auch die Konvertierung von Musik-Videos in MP3-Audio-Dateien möglich. Hier benötigst du zusätzlich die App MP3 Video Konverter. Der wird dir bei der Auswahl der Auflösung Audio (MP3, 128k) von TubeMate ohnehin vorgeschlagen.

  • Tabelleninhalte in Word-Dokumenten in Fließtext umwandeln

    Tabellen in Word-Dokumente einfügen ist für viele Menschen tägliche Arbeit. Während das Einfügen recht einfach ist, ist aber das Umwandeln von Tabelleninhalten in Fließtext meistens sehr mühselig und mit viel Tipperei verbunden. Dabei geht das mit den richtigen Word-Tools sehr schnell.

    Öffne das betreffende Word-Dokument mit der Tabelle. Natürlich kannst du auch ein neues Dokument erstellen und eine Tabelle einfügen. Dann markierst du die Tabelle und klickst im Menüband auf Tabellentools | Layout.

    Im Bereich Daten öffnest du mit dem Button In Text konvertieren das Dialogfenster Tabelle in Text umwandeln. Hier legst du die Texttrennung der Zelleninhalte fest.

    Drei vordefinierte Texttrennungen (Absatzmarken, Tabstopps, Semikolon) und eine benutzerdefinierte Variante (Andere) stehen zur Verfügung. Bei der Option Andere kannst du ein beliebiges Zeichen zur Texttrennung festlegen.

    Für unseren Tipp haben wir uns für die Tabstopps entschieden.

    Diese Funktion spart viel Zeit und Arbeit. Schneller kann man Texte aus einer Tabelle nicht extrahieren.

  • Auf Windows-Computern *.pages-Dateien vom MAC lesbar machen

    Die Office-Programme von Windows und Apple sind wie Hund und Katze: Sie verstehen sich untereinander einfach nicht. Bekommt man als Windows-Nutzer eine Datei die mit dem Apple-Texteditor Pages erstellt wurde, dann kann sie über Word nicht geöffnet werden. Bekommt man nur vereinzelt Pages-Dateien, so lohnt sich die Anschaffung eines separaten Konvertierungsprogramms nicht unbedingt. Der Inhalt dieser Pages-Dateien lässt sich unter Windows recht schnell anzeigen.

    Zwei Versionen zur Auswahl

    Dazu kann man im Wesentlichen aus zwei Möglichkeiten auswählen. Die erste und einfachste Variante ist die durch Umbenennung in eine ZIP-Datei. Diese hat zudem noch den Vorteil dass sie auch offline funktioniert.

    Öffne dazu mit einem Rechtsklick auf die Pages-Datei das Kontextmenü und wähle Umbenennen aus. Dann änderst du die Dateiendung .pages auf .zip.

    Dann entpackst du die ZIP-Datei mit einem beliebigen Entpack-Programm, wie zum Beispiel dem kostenlosen 7Zip.

    Unter den entpackten Dateien befinden sich nun Bild- (.jpg) und/oder PDF-Dateien, die mit den einschlägigen Windows-Programmen geöffnet werden können.

    Sollte die Bildqualität so schlecht sein, dass man kaum etwas erkennt, dann kann die Pages-Datei auch über die allgemein zugängliche iCloud geöffnet werden.

    Online über iCloud öffnen

    Diese zweite Möglichkeit erfordert allerdings eine Apple-ID. Diese erhälst du kostenlos auf der Webseite von Apple. Fülle dazu einfach das Formular auf der rechten Seite aus.

    Nach der Aktivierung der Apple-ID, rufst du in deinem Browser die Webseite www.icloud.com auf. Melde dich mit den soeben erstellten Login-Daten in der Cloud an.

    Im nächsten Bildschirm wählst du das Programm Pages aus…

    …und ziehst das Pages-Dokument per Drag-and-Drop in die Cloud.

    Nach ein paar Sekunden wird das Dokument als Miniaturansicht auf dem Bildschirm angezeigt. Hier kannst du nun per Doppelklick die Datei öffnen, bearbeiten und ausdrucken.

    Die Pages-Datei lässt sich aber auch direkt konvertieren und wieder auf deinen Rechner herunterladen. Klicke mit der rechten Maustaste auf die Miniansicht und wähle im Kontextmenü Dokument laden aus.

    Im folgenden Dialogfenster legst du das gewünschte Format fest. Außer dem Pages-Format stehen noch folgende Dateiformate zur Auswahl:

    • PDF
    • Word
    • ePub

    Die Auswahl des Formats startet automatisch den Windows-Explorer, über den du dann wie gewohnt das neue Dokument speichern kannst.

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