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Word: Logos und Grafiken auf jeder Seite wiederholen
Für den Fall, dass Sie für Ihre Briefe ein vorgedrucktes Briefpapier mit einem Firmenlogo verwenden, können Sie Geld sparen, indem Sie das Briefpapier mit Word selbst erstellen. Word bietet die Möglichkeit, bestimmte Standardelemente gemeinsam mit dem eigentlichen Text des Briefes auszudrucken. Dabei stellt sich die Frage wie sich beispielsweise ein Logo auf jeder Seite wiederholen lässt. Am einfachsten lässt sich dies realisieren, indem Sie das Logo in die Kopfzeile einfügen und den Brieftext um das Logo herum fließen lassen.
Wechseln Sie zunächst in die Kopfzeile. Wenn Sie eine Version bis Word 2003 nutzen, gehen Sie hierzu auf „Ansicht | Kopf- und Fußzeile“. Bei den Word Versionen 2007 und 2010 lautet der Befehl „Einfügen | Kopf- und Fußzeile | Kopfzeile bearbeiten“. Nun fügen Sie das Logo in der Kopfzeile ein. Wenn Sie die entsprechende Grafik auf Ihrem Rechner gespeichert haben, gehen Sie auf „Einfügen | Grafik | Aus Datei“. Ab Word 2007 können Sie direkt in den Kopf- und Fußzeilen Tools in das Register „Entwurf“ wechseln und hier das Symbol „Grafik“ anklicken. Navigieren Sie danach zur entsprechenden Datei und diese wird dann in der Kopfzeile eingefügt.
Klicken Sie nun mit der Maus auf die Grafik, wodurch diese markiert wird. Gehen Sie nun bei Word 2007 in den Bildtools in der Gruppe „Anordnen auf das Register „Format“ und klicken Sie das Symbol „Zeilenumbruch“ an. In Word 2010 heißt das entsprechende Symbol „Textumbruch“. Es öffnet sich nun eine Liste, in der Sie bitte die Option „Passend“ auswählen. In den anderen Word-Versionen kommen Sie zur Option „Passend“ indem Sie in der Menüleiste auf „Grafik“ gehen und hier das Symbol „Textfluss“ anklicken.
Für den Fall, dass die eingefügte Grafik noch nicht die passende Größe hat, können Sie diese anpassen, indem Sie die Eckpunkte mit der Maus verschieben. Ziehen Sie die Grafik nun auf die gewünschte Position, auf der Sie danach im Brief erscheinen soll. Nachdem Sie das Logo an die richtige Position gesetzt haben, können Sie die Kopfzeile schließen und den normalen Dokumententext hinzufügen. Das Logo wird nun auf jeder Seite des Dokuments an derselben Stelle gedruckt.
Word: Überschriften von Kapiteln automatisch in die Kopfzeile übernehmen
Bei langen Word-Dokumenten empfiehlt es sich, dieses in einzelne Kapitel zu unterteilen. Dabei kann es sinnvoll sein, die jeweils aktuelle Kapitelüberschrift in die Kopfzeile jeder Seite einzufügen. Da es sehr umständlich wäre, dies für jedes Mal manuell zu erledigen, bietet es sich an, diesen Vorgang zu automatisieren.
Um die entsprechenden Informationen automatisch in die Kopfzeile eintragen zu lassen, können Sie einfach die Feldfunktionen von Word nutzen. Für alle Versionen bis zu Word 2003 öffnen Sie hierzu auf einer beliebigen Seite „Ansicht | Kopf- und Fußzeile“. Daraufhin öffnet sich das Bearbeitungsfenster der Kopfzeile. Hier klicken Sie nun auf „Einfügen | Feld“. Im nächsten Feld wählen Sie dann die Kategorie „Verknüpfungen und Verweise“ aus. Für den Fall, dass Sie eine Version ab Word 2007 nutzen, dann wählen Sie im Register „Einfügen“ den Punkt „Kopfzeile“ aus. Klicken Sie im Anschluss auf „Kopfzeile bearbeiten“. Danach wählen Sie das Symbol „Schnellbausteine“ im Register „Einfügen“ aus. Anschließend klicken Sie auf „Feld“.
Für Word 97 und 2000 wählen Sie den Feldnamen „FVREF“ und für spätere Versionen den Feldnamen „StyleRef“. Nach einem Klick auf „Optionen“ können Sie nun zur Registerkarte „Formatvorlagen“ wechseln. Falls Sie die Kapitelüberschriften zum Beispiel als Überschrift 2″ formatiert haben, markieren Sie die entsprechende Formatvorlage und klicken auf „Hinzufügen“. Zum Abschluss bestätigen Sie dann den Dialog mit „OK“. Word übernimmt nun die aktuelle Kapitelüberschrift in die Kopfzeile. Für Versionen ab 2002 wählen Sie „StyleRef“ und aus. Auf derselben Registerkarte finden Sie auch das Listenfeld „Formatvorlagenname“. In diesem können Sie die entsprechende Formatvorlage der Kapitelüberschrift auswählen – zum Beispiel „Überschrirft 1“ – und die Auswahl mit „OK“ bestätigen.
Für den Fall, dass auf einer Seite mehrere Überschriften mit derselben Formatierung vorhanden sind bzw. mehrere Absätze auf derselben Formatvorlage basieren, dann zeigt Word den ersten mit dieser Vorlage formatierten Absatz als Feldergebnis an. Wenn Sie unter Feldfunktionen den Formatierungsschalter „l“ hinzufügen, dann zeigt Word statt des Ersten den letzten Absatz an, der mit der entsprechenden Vorlage formatiert wurde. Um dies bei Versionen ab Word 2002 zu erreichen, müssen Sie die Option „Seite von unten nach oben durchsuchen“ aktivieren.
Sollte Sie später weiteren Text einfügen oder löschen bzw. Kapitel umbenennen, so wird Word die Kopfzeile automatisch aktualisieren. Voraussetzung ist jedoch, dass Sie alle Kapitelüberschriften dieselbe Formatierung zuweisen.
Outlook: Mobilen Datenverkehr gering halten und nur die Kopfzeilen herunterladen
Wer unterwegs viel mit dem Laptop arbeitet, und dabei sehr oft das Internet nutzen muss, stellt des öfteren fest, dass nicht immer (kostenfreie) Hotspots zur Verfügung stehen. Daher wird gerne auf Surfsticks ausgewichen, die mit sehr kostengünstigen Tarifen von vielen Providern angeboten werden. Hier empfiehlt es sich, um die Datenmenge zu minimieren, bei E-Mails nur die Kopfzeilen herunterzuladen und die Anlagen, die oft mehrere Megabyte groß sind, erst einmal auf dem Server zu belassen. Sollte eine dieser E-Mail wichtig sein, können Sie die Kopfzeile anklicken und den Rest der Nachricht herunterladen.
Haben Sie noch keinen günstigen Surfstick, oder wollen zu einem günstigeren Anbieter wechseln, dann finden Sie eine umfangreiche Auswahl von günstigen Surfsticks und Mobilfunk-Tarifen auf der Internetseite von Kostenlos.de.
So ändern Sie die Einstellungen um nur die Kopfzeilen herunterzuladen:
1. Starten Sie Outlook und klicken auf „Extras | Optionen“.
2. Im Dialogfenster von „Optionen“ wählen Sie das Register „E-Mail-Setup“. Klicken Sie hier auf „Senden/Empfangen“.
3. Im neuen Fenster „Übermittlungsgruppen“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.
4. Im Fenster „Übermittlungseinstellungen-Alle Konten“ wählen Sie das gewünschte E-Mail-Konto aus. Wählen Sie dann die Option „Nur Kopfzeilen downloaden“ aus und bestätigen mit „OK“.
5. Beenden Sie die offenen Fenster mit „Schließen“ und mit „OK“.
Tipp: Wenn Sie bereits einen kostengünstigen Surfstick besitzen, dann haben Sie unter Arbeitsschritt 4 die Möglichkeit, den Download von kompletten E-Mails von der Größe abhängig zu machen. Wählen Sie in diesem Fall die Option „Nur Kopfzeilen downloaden, wenn das Element größer ist als“.
Stellen Sie dann nur noch die gewünschte Dateigröße ein. Danach werden nur komplette E-Mails heruntergeladen, die kleiner als die eingestellte Größe sind. Alle anderen werden nur als Kopfzeile heruntergeladen.
Hier gilt dann wieder: Ist die E-Mail wichtig, muss sie per Klick separat zum Download angewählt werden.