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Word: Auf der letzten Seite eine andere Kopf- oder Fußzeile einfügen

Vielfach gibt es in Word den Wunsch auf der letzten Seite eines Dokuments eine andere Kopf- oder Fußzeile einzufügen. Allerdings bietet das Programm in den Optionen diese Möglichkeit nur für die erste Seite des Dokuments. Allerdings gibt es einen kleinen Trick, wie sie es dennoch schaffen, die Kopf- oder Fußzeile auf der letzten Seite anders zu gestalten. Im Folgenden finden Sie eine Erklärung, wie Sie den Text „Es gibt eine Folgeseite“ auf allen Seiten außer der letzten Seite einfügen. Selbstverständlich funktioniert dies auch mit jedem anderen Text.

Fußzeile immer anzeigen – außer auf der letzten Seite

Öffnen sie das betreffende Dokument und wechseln Sie direkt in die Fußzeile des Dokuments. Setzen sie nun den Cursor auf die Position, an welcher der Text „Es gibt eine Folgeseite“ erscheinen soll. Nun fügen Sie ein Bedingungsfeld ein. Dies funktioniert einfach mit der Tastenkombination [Strg] [F9]. Daraufhin werden die geschweiften Klammern, die für eine Bedingung benötigt werden eingefügt.

Zwischen den Klammern geben Sie nun bitte die Bedingung „IF“ ein. Direkt nach dem Feld kommt nun ein Leerzeichen. Anschließend drücken sie erneut die Tastenkombination [Strg][F9], wodurch ein weiteres Klammernpaar eingefügt. In dieses kommt nun der Feldname „PAGE“. Insgesamt sollte der Ausdruck nun wie folgt aussehen

{ IF { PAGE } }

Setzen Sie nun den Cursor direkt hinter die schließende Klammer des Feldes „PAGE“. Hier geben Sie nun zunächst die Zeichen <> ein. Diese haben die Bedeutung ungleich bzw. ist nicht. Drücken Sie nun erneut die Tastenkombination [Strg][F9] um weitere Klammern einzufügen. In diese Klammern kommt nun die Feldbezeichnung „NUMPAGES“. Als Ergebnis sollte der Ausdruck nun folgendermaßen aussehen

{ IF { PAGE }<>{ NUMPAGES } }

Nun müssen Sie hinter der letzten Klammer noch ein Leerzeichen sowie den gewünschten Text einfügen. Dabei ist es wichtig, dass der Text in Anführungszeichen gesetzt ist. Für dieses Beispiel lautet die gesamte Eintragung

{ IF { PAGE }<>{ NUMPAGES } „Es gibt eine Folgeseite“ }

Um zu erreichen, dass statt des Feldcodes der Text angezeigt wird, drücken Sie nun noch die Taste [F9].

Das Ergebnis der erstellten Bedingung ist nun, dass automatisch geprüft wird, ob die Seitenzahl der aktuellen Seite ungleich der Gesamtseitenzahl ist. Nur wenn diese Bedingung erfüllt, wird der Text auch eingefügt. Somit erscheint der Text auf allen Seiten bis auf der letzten Seite.

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Word: Vollständigen Dateinamen in Fußzeile anzeigen

Mitunter ist es notwendig, dass ein Word-Dokument den Dateinamen und eventuell auch den vollständigen Pfad zum Ordner, in welchem die Datei gespeichert ist, enthalten soll. Am einfachsten ist es, die gewünschten Angaben direkt in der Fußzeile anzeigen zu lassen. Dabei kann es allerdings zu Problemen kommen, falls die Angaben zum Pfad zu lange ausfallen. Reicht der Platz aus, so verteilt das Programm die Angaben automatisch auf mehrere Zeilen. Reicht der Platz jedoch nicht oder befinden sich schon andere Informationen in der Fußzeile, dann kann es passieren, das Word den Text abschneidet. Dies können Sie jedoch durch einen kleinen Trick verhindern.

Sie können die genannten Probleme verhindern, indem Sie die Informationen in der Fußzeile in eine Tabelle setzen. Über die Tabellenbreite können Sie dabei festlegen, wie viel Platz der Pfadangabe eingeräumt werden soll. Sollte der Platz nicht ausreichen, so passt Word automatisch die Höhe der jeweiligen Tabellenzeile an.

Gehen sie zunächst auf die Fußzeile des betreffenden Dokuments und fügen sie dort eine Tabelle ein. Für jede Information, welche hier erscheinen soll, planen Sie dabei eine Tabellenzeile ein. Setzen Sie den Cursor anschließend in die Zeile für die Pfadangabe und der Dateiname erscheinen soll. Wählen sie in Word 2007 bzw. 2010 nun den Befehl „Einfügen | Text | Schnellbausteine | Feld“ aus. Gehen Sie anschließend zur Liste „Feldnamen“ und wählen Sie hier den Eintrag „Filename“ aus. Im Bereich „Feldoptionen“ aktivieren sie nun noch die Option, dass der Pfad zum Dateinamen ebenfalls hinzugefügt werden soll. In früheren Wordversionen müssen Sie lediglich auf „Autotext Einfügen“ gehen und hier die Option „Dateiname und Pfad“ auswählen.

Nun können Sie in den anderen Zeilen noch die Informationen angeben, welche ebenfalls in der Fußzeile erscheinen sollen. Bei Bedarf können Sie nun auch noch die Spaltenbreiten anpassen. Falls Sie keine Rahmenlinie um die Tabelle wünschen, können Sie diese nun ebenfalls noch ausblenden.

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Word: Überschriften von Kapiteln automatisch in die Kopfzeile übernehmen

Bei langen Word-Dokumenten empfiehlt es sich, dieses in einzelne Kapitel zu unterteilen. Dabei kann es sinnvoll sein, die jeweils aktuelle Kapitelüberschrift in die Kopfzeile jeder Seite einzufügen. Da es sehr umständlich wäre, dies für jedes Mal manuell zu erledigen, bietet es sich an, diesen Vorgang zu automatisieren.

Um die entsprechenden Informationen automatisch in die Kopfzeile eintragen zu lassen, können Sie einfach die Feldfunktionen von Word nutzen. Für alle Versionen bis zu Word 2003 öffnen Sie hierzu auf einer beliebigen Seite „Ansicht | Kopf- und Fußzeile“. Daraufhin öffnet sich das Bearbeitungsfenster der Kopfzeile. Hier klicken Sie nun auf „Einfügen | Feld“. Im nächsten Feld wählen Sie dann die Kategorie „Verknüpfungen und Verweise“ aus. Für den Fall, dass Sie eine Version ab Word 2007 nutzen, dann wählen Sie im Register „Einfügen“ den Punkt „Kopfzeile“ aus. Klicken Sie im Anschluss auf „Kopfzeile bearbeiten“. Danach wählen Sie das Symbol „Schnellbausteine“ im Register „Einfügen“ aus. Anschließend klicken Sie auf „Feld“.

Für Word 97 und 2000 wählen Sie den Feldnamen „FVREF“ und für spätere Versionen den Feldnamen „StyleRef“. Nach einem Klick auf „Optionen“ können Sie nun zur Registerkarte „Formatvorlagen“ wechseln. Falls Sie die Kapitelüberschriften zum Beispiel als Überschrift 2″ formatiert haben, markieren Sie die entsprechende Formatvorlage und klicken auf „Hinzufügen“. Zum Abschluss bestätigen Sie dann den Dialog mit „OK“. Word übernimmt nun die aktuelle Kapitelüberschrift in die Kopfzeile. Für Versionen ab 2002 wählen Sie „StyleRef“ und aus. Auf derselben Registerkarte finden Sie auch das Listenfeld „Formatvorlagenname“. In diesem können Sie die entsprechende Formatvorlage der Kapitelüberschrift auswählen – zum Beispiel „Überschrirft 1“ – und die Auswahl mit „OK“ bestätigen.

Für den Fall, dass auf einer Seite mehrere Überschriften mit derselben Formatierung vorhanden sind bzw. mehrere Absätze auf derselben Formatvorlage basieren, dann zeigt Word den ersten mit dieser Vorlage formatierten Absatz als Feldergebnis an. Wenn Sie unter Feldfunktionen den Formatierungsschalter „l“ hinzufügen, dann zeigt Word statt des Ersten den letzten Absatz an, der mit der entsprechenden Vorlage formatiert wurde. Um dies bei Versionen ab Word 2002 zu erreichen, müssen Sie die Option „Seite von unten nach oben durchsuchen“ aktivieren.

Sollte Sie später weiteren Text einfügen oder löschen bzw. Kapitel umbenennen, so wird Word die Kopfzeile automatisch aktualisieren. Voraussetzung ist jedoch, dass Sie alle Kapitelüberschriften dieselbe Formatierung zuweisen.

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Outlook: Mobilen Datenverkehr gering halten und nur die Kopfzeilen herunterladen

Wer unterwegs viel mit dem Laptop arbeitet, und dabei sehr oft das Internet nutzen muss, stellt des öfteren fest, dass nicht immer (kostenfreie) Hotspots zur Verfügung stehen. Daher wird gerne auf Surfsticks ausgewichen, die mit sehr kostengünstigen Tarifen von vielen Providern angeboten werden. Hier empfiehlt es sich, um die Datenmenge zu minimieren, bei E-Mails nur die Kopfzeilen herunterzuladen und die Anlagen, die oft mehrere Megabyte groß sind, erst einmal auf dem Server zu belassen. Sollte eine dieser E-Mail wichtig sein, können Sie die Kopfzeile anklicken und den Rest der Nachricht herunterladen.

Haben Sie noch keinen günstigen Surfstick, oder wollen zu einem günstigeren Anbieter wechseln, dann finden Sie eine umfangreiche Auswahl von günstigen Surfsticks und Mobilfunk-Tarifen auf der Internetseite von Kostenlos.de.

So ändern Sie die Einstellungen um nur die Kopfzeilen herunterzuladen:

1. Starten Sie Outlook und klicken auf „Extras | Optionen“.

2. Im Dialogfenster von „Optionen“ wählen Sie das Register „E-Mail-Setup“. Klicken Sie hier auf „Senden/Empfangen“.

3. Im neuen Fenster „Übermittlungsgruppen“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.

4. Im Fenster „Übermittlungseinstellungen-Alle Konten“ wählen Sie das gewünschte E-Mail-Konto aus. Wählen Sie dann die Option „Nur Kopfzeilen downloaden“ aus und bestätigen mit „OK“.

5. Beenden Sie die offenen Fenster mit „Schließen“ und mit „OK“.

Tipp: Wenn Sie bereits einen kostengünstigen Surfstick besitzen, dann haben Sie unter Arbeitsschritt 4 die Möglichkeit, den Download von kompletten E-Mails von der Größe abhängig zu machen. Wählen Sie in diesem Fall die Option „Nur Kopfzeilen downloaden, wenn das Element größer ist als“.

Stellen Sie dann nur noch die gewünschte Dateigröße ein. Danach werden nur komplette E-Mails heruntergeladen, die kleiner als die eingestellte Größe sind. Alle anderen werden nur als Kopfzeile heruntergeladen.

Hier gilt dann wieder: Ist die E-Mail wichtig, muss sie per Klick separat zum Download angewählt werden.