Tipps, Tricks & Kniffe

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  • Windows 7, 8, XP und Vista: Wann werden Dateien verschoben, kopiert oder verknüpft und wie kann ich das erkennen?

    Auf den ersten Blick ist es nicht ersichtlich warum Windows-Dateien, die mit der Maus verschoben werden, mal kopiert, mal verschoben oder verknüpft werden. Windows entscheidet selbständig welche Funktion zum Einsatz kommt. Natürlich werden diese Entscheidungen aufgrund von unterschiedlichen Voraussetzungen getroffen. Mit insgesamt drei Symbolen wird angezeigt, welche Funktion gerade stattfindet.

    Wann geschieht was?

    Ist beim Verschiebevorgang das Ursprungs- und Zielverzeichnis identisch, wird keine Kopie der Datei angefertigt, und es erscheint ein waagerechter Pfeil.

    Wird die Datei dagegen in das Startmenü oder die Taskleiste bewegt, wird nur eine Verknüpfung angelegt, um Speicherplatz zu sparen. Angezeigt wird dieser Vorgang durch einen nach oben geschwungenen Pfeil.

    Entscheiden Sie sich beim Verschiebevorgang für ein anderes Laufwerk, legt Windows auf dem Ziellaufwerk automatisch eine Kopie gleichen Namens an. Symbolisiert wird dieser Vorgang mit einem Pluszeichen.

    So entscheiden Sie selbst was passiert

    Während des Verschiebevorgangs können Sie selbst entscheiden welche der oben genannten Möglichkeiten genutzt werden soll.

    • Verschieben: Drücken und halten Sie die Taste [Umschalt] während Sie mit der linken Maustaste die gewünschte Datei zum Zielort ziehen. Dabei wird die gesamte Datei zum neuen Zielort verschoben, ohne dass eine Kopie erstellt wird.
    • Kopieren: Drücken und halten Sie die Taste [Strg], und ziehen Sie die Datei zum neuen Speicherort. Diese Kombination erstellt im Zielverzeichnis eine Kopie der Ursprungsdatei, unabhängig vom ursprünglichen Speicherort.
    • Verknüpfen: Drücken und halten Sie die Taste [Alt] um beim Verschieben der Datei nur eine Verknüpfung anzulegen. Diese Variante ist vorteilhaft, wenn die benötigten Dateien oder Programme auf einer externen Festplatte liegen.

  • iPhone- und iPad-Backup: Sicherheitskopien auf dem lokalen Rechner oder in der iCloud speichern

    Wer ein iPhone besitzt und es auch ausgiebig nutzt, kann sich sicherlich kaum noch vorstellen, ohne den kleinen digitalen Helfer den Alltag zu bestreiten. So dient das iPhone als Kalender, Notizbuch, Fotoapparat und vieles weitere mehr. Auf dem Gerät sammeln sich mit der Zeit viele Daten, Apps und Einstellungen, die Sie ungern missen möchten. Geht allerdings ein Gerät mal verloren, wird gestohlen oder durch ein neueres ersetzt, möchten Sie, dass alle Daten gesichert sind und ohne Probleme auf das neue iPhone übertragen werden können. Apple bietet alle Möglichkeiten, stets ein aktuelles Backup verfügbar zu haben, ohne dass Sie, wenn einmal eingerichtet, noch darüber nachdenken müssen. Allerdings gibt es unterschiedliche Arten seine Daten zu sichern. Nachfolgend eine kurze Anleitung, wie Sie am besten vorgehen, damit Sie nie mehr Angst vor Datenverlust haben müssen.

    Grundsätzlich können Sie das iPhone auf zwei unterschiedliche Arten sichern. Über das iTunes Programm auf dem PC und in Apples iCloud. Sie sollten wenn möglich von beiden Backupoptionen Gebrauch machen.

    iPhone-Backup per iTunes

    Verbinden Sie das iPhone mit dem PC und iTunes, legt das Programm automatisch eine Sicherung an. Ob die automatische Datensicherung aktiviert ist, können Sie leicht nachprüfen: Klicken Sie in iTunes auf das angeschlossene iPhone – ab iTunes 11 finden Sie dafür oben rechts eine „iPhone“-Schaltfläche.

    Die Backup-Einstellungen finden Sie im Register „Übersicht“ im Bereich „Backups“.

    Mit der Einstellung „Dieser Computer“ wird die Sicherheitskopie lokal auf dem PC gespeichert und kann auch nur von dort zurück gesichert werden. Stellen Sie bei den Sicherungsoptionen die verschlüsselte Sicherung ein, damit Ihre Daten vor Zugriffen Dritter am PC gesichert sind. Je nachdem wie oft Sie das Smartphone mit iTunes verbinden, erhalten Sie mehr oder weniger regelmäßig ein lokales Backup. Dies funktioniert übrigens auch per WLAN und nicht nur per Kabel. Da Sie aber nicht davon ausgehen können, dass das iPhone regelmäßig lokal gesichert wird, sollten Sie zusätzlich noch das Backup in der iCloud aktivieren.

    Die Sicherung in Apples iCloud

    Sie aktivieren die Funktion ebenfalls in iTunes oder direkt auf dem iPhone oder iPad über „Einstellungen | iCloud | Speicher&Backup“ indem Sie den „iCloud-Backup“ Schiebeschalter auf „1“ stellen.

    Von nun an sichert das iPhone automatisch jedes Mal, wenn es mit dem Netzteil und einem WLAN verbunden sowie gesperrt ist, automatisch die Daten. Sie müssen also nie mehr daran denken, manuell einen Backup durchzuführen, da Sie davon ausgehen können, dass das iPhone regelmäßig am Netz geladen wird. Achten Sie allerdings darauf, dass die fünf Gigabyte kostenloser Speicher in der Cloud ausreichend sind und kaufen Sie wenn nötig mehr Speicherplatz.

    Haben Sie beide Sicherungen vorliegen, können Sie im Ernstfall entscheiden, ob Sie die lokale oder die iCloud Sicherung zurück spielen möchten und welche gegebenenfalls die aktuellere von beiden ist.

  • Word: Wasserzeichen in Dokumente einfügen

    Wasserzeichen sehen nicht nur schick aus, sondern haben auch einen praktischen Nutzen. Damit können Sie Dokumente mit einem deutlich sichtbaren „Stempel“ als Entwurf oder vertrauliches Schriftstück kennzeichnen ohne dass die Lesbarkeit leidet. Das Einbinden eigener Wasserzeichen, die sich halb durchsichtig schräg übers Dokument legen, hört sich kompliziert an, ist aber ganz einfach.

    Wasserzeichen einbauen

    Um ein Dokument mit einem Wasserzeichen zu versehen, gehen Sie wie folgt vor:

    1. Öffnen Sie das gewünschte Dokument, und rufen Sie bis Word 2003 den Befehl „Format | Hinterrgund | Gedrucktes Wasserzeichen“ auf. Bei Word 2007/2010/2013 klicken Sie in der Menüleiste „Seitenlayout“ bzw. „Entwurf“ auf „Wasserzeichen“ und „Benutzerdefiniertes Wasserzeichen“.

    2. Im nächsten Fenster haben Sie die Wahl zwischen einem Bild- und einem Textwasserzeichen. Bei Bildern sollten Sie die Option „Auswaschen“ aktivieren, damit das Wasserzeichen möglichst in blassen Farben erscheint und der eigentliche Text lesbar bleibt. Bei Textwasserzeichen sorgt die Option „Halbtransparent“ für eine optimale Lesbarkeit.

  • Texte aus gesperrten PDF-Dateien mit Google Chrome extrahieren

    Wenn Textpassagen aus Word- oder Excel-Dokumenten herauskopiert werden sollen, wird das häufig mit Rechtsklick und den Befehlen „Kopieren“ und „Einfügen“ gemacht. Diese Vorgehensweise funktioniert auch bei PDF-Dokumenten, meistens jedenfalls. Die Ausnahme: Bei gesperrten PDF-Dateien ist das Herauskopieren von Texten nicht möglich. Damit es doch klappt, können Sie zu einem Trick greifen. Dieser funktioniert am besten mit Google-Chrome ab Version 21.

    Gesperrte PDF? Kein Problem für Chrome

    Um auch bei gesperrten PDF-Dokumenten Textpassagen zu kopieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Starten Sie Google Chrome, und ziehen Sie mit gedrückt gehaltener Maustaste das gesperrte PDF-Dokument in ein aktives Tab.

    2. Als nächstes drücken Sie die Tastenkombination [Strg][P]. Im Druckmenü wählen Sie im Bereich „Ziel“ die Option „Als PDF speichern“.

    3. Mit der Schaltfläche „Speichern“ legen Sie nun eine Kopie des bereits vorhandenen PDF-Dokuments an, die keine Sperre mehr enthält.

    3. Nun können Sie wie gewohnt mit den üblichen Arbeitsschritten den Text aus dem ehemals gesperrten PDF herauskopieren.

    Wichtig: Denken Sie an eventuelle Urheberrechte, wenn Sie den herauskopierten Text weiter verwenden möchten.

  • Word 2007/2010: Nur den Text aus einem Word-Dokument in einer E-Mail versenden

    Bis zur Word -Version 2003 konnte man noch ein Word-Dokument als direkten E-Mail-Text versenden. Seit Word 2007 ist diese Funktion auf den ersten Blick nicht mehr auffindbar. Natürlich kann man den Text aus dem Dokument herauskopieren  und in die E-Mail einfügen. Außerdem kann das Dokument immer noch als Anhang versendet werden. Die Funktion „An E-Mail-Empfänger versenden“ ist aber immer noch in den Unterfunktionen vorhanden. Mit ein paar Klicks ist sie aber wieder in der Schnellzugriffsleiste verfügbar.

    E-Mail-Funktion wieder einbauen

    Vor der Einbindung in die „Symbolleiste für den Schnellzugriff“ kann ein Word-Dokument nur über die „Office“-Schaltfläche als Anhang versendet werden.

    Um die gewünschte E-Mail-Funktion in die „Symbolleiste für den Schnellzugriff“ einzubinden, starten Sie Microsoft Word, klicken mit der rechten Maustaste auf die „Symbolleiste für den Schnellzugriff“ und wählen im Kontextmenü die Option „Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen“.

    Im Bearbeitungsfenster „Word-Optionen“ klicken Sie auf der linken Seite auf die Kategorie „Anpassen“. Im Bereich „Befehle auswählen“ wechseln Sie im Drop-Down-Menü zur Option „Befehle nicht in der Multifunktionsleiste“.

    Scrollen Sie bis zum Eintrag „An E-Mail-Empfänger senden“ und klicken Sie in der Mitte auf „Hinzufügen“. Mit der Schaltfläche „OK“ wird die E-Mail-Funktion in die Schnellzugriffsleiste eingefügt.

    Öffnen Sie nun das Word-Dokument dessen Text Sie als E-Mail versenden möchten und klicken Sie in der Schnellzugriffsleiste auf das E-Mail-Symbol.

    Eine vereinfachte E-Mail-Bearbeitungs-Leiste wird eingeblendet. Tragen Sie nun die Empfänger-E-Mail-Adresse oder den E-Mail-Verteiler ein. Natürlich können Sie wie gewohnt auch die anderen E-Mail-Optionen nutzen (Wichtigkeit, Email-Konten-Auswahl, etc.)

    Zum Versenden klicken Sie abschließend auf den Button „Kopie senden“.

  • Mozilla Firefox: Passwörter von Webseiten sichern und auf andere Computer übertragen

    Mozilla Firefox speichert auf Wunsch im Laufe der Zeit alle im Internet vergebenen Passwörter im Hintergrund ab. Von Zeit zu Zeit sollte aber eine Sicherheitskopie aller Passwörter angelegt werden, da man sich nicht immer alle Zugangsdaten merken kann. Das Add-On „Password Exporter“ ermöglicht auf einfache Weise das extrahieren aller vorhandenen Kennwörter und das Abspeichern auf Festplatte, USB-Stick oder Speicherkarte. Dadurch hat man auch die Möglichkeit, die Daten auf das Notebook, oder den Computer am Arbeitsplatz zu übertragen.

    Es gibt natürlich auch die Möglichkeit mit „Firefox Sync“ alle, von Ihnen genutzte Computer, zu synchronisieren. Das ist zwar mit ein wenig Aufwand verbunden, aber bei dem eigenen PC und Notebook normalerweise kein Problem. Da aber alle Browserdaten auf einem externen Server gespeichert werden, muss jeder für sich entscheiden, ob er das mit einem gewissen Risiko behaftete Auslagern von Dateien eingehen will. Zum Anderen ist es aber auch nicht allen Mitarbeitern gestattet, private Computer mit dem PC am Arbeitsplatz zu synchronisieren. Wie Sie die Synchronisierung durchführen, können Sie in diesem Artikel nachlesen.

    Aber nun zur Passwort-Sicherung mit dem Add-On „Password Exporter“:

    1. Starten Sie den Firefox Browser und rufen die Seite „https://addons.mozilla.org/de/firefox/addon/password-exporter/“ auf.

    2. Mit dem Button „Add to Firefox“ laden Sie das Add-On herunter und folgen dann den Installationsanweisungen. Nach einem Neustart des Browsers ist die Installation des „Password Exporters“ abgeschlossen.

    3.  Klicken Sie nun oben links auf den „Firefox“ Button und rufen im Kontextmenü die Option „Add-ons“ auf.

    4. Im Bereich „Erweiterungen“ suchen Sie den Eintrag „Password Exporter“, klicken dort auf die Schaltfläche „Einstellungen“ und im neuen Dialogfenster auf „Passwörter exportieren“. Den Sicherheitshinweis bestätigen Sie mit dem Button „Akzeptieren“, andernfalls wird das Exportieren der Daten abgebrochen.

    5. Wählen Sie nun einen Speicherort aus und klicken auf „Speichern“. Nach ein paar Sekunden sind die Passwörter exportiert. Bestätigen Sie das Informationsfenster mit „OK“ und schließen das offene Dialogfenster.

    6. Wechseln Sie nun zu dem anderen Computer oder Notebook, starten den Firefox-Browser und prüfen, ob dort auch das Tool „Password Exporter“ installiert ist. Wenn nicht, dann wiederholen Sie hier die ersten beiden Arbeitsschritte. Danach schließen Sie den USB-Stick oder die Speicherkarte an den PC an.

    7. Wechseln Sie im Browser zu den Add-Ons mit Klick auf den „Firefox“ Button und im Kontextmenü auf „Add-ons“ und suchen im Register „Erweiterungen“ den Eintrag „Password Exporter“.

    8.  Hier klicken Sie wieder auf „Einstellungen“ und dann auf „Passwörter importieren“.

    9. Wählen Sie nun den Speicherort auf Ihrem Wechseldatenträger. Mit einem Doppelklick auf die Datei „password-export…“ werden alle Kennwörter auf diesem PC gespeichert.

    10. Im Dialogfenster „Passwörter importieren/exportieren“ wird der Fortschritt des Kopiervorganges angezeigt. Warten Sie, bis die Anzeige komplett ist und der „Import abgeschlossen“ ist. Danach können Sie das Fenster schließen und den Wechseldatenträger wieder entfernen.

    Sicherheitshinweis: Sollten Sie die Passwörter auf einen Computer/Notebook übertragen haben, mit dem mehrere Personen arbeiten, ist ratsam alle Passwörter wieder zu entfernen.

    In diesem Artikel können Sie nachlesen, wie die Löschung der Kennwörter vorgenommen wird. 

  • Office Word 2003, 2007: Texte aus beschädigten Dateien retten

    Viele Anwender kennen das Problem nach einem Programm- oder Computerabsturz: Das Dokument, an dem gerade gearbeitet wurde, ist beschädigt und kann nicht wieder geöffnet werden. Noch schlechter ist es, wenn man keine Sicherheitskopie angefertigt hat. Word ab Version 2002 hat einen Konverter, mit dem man beschädigte Word-Dateien auslesen und somit retten kann. Mit diesem Konverter können sogar Nicht-Word-Dateien wie zum Beispiel OpenOffice-Dateien (.odt) gerettet werden.

    So retten Sie Ihre Textdateien:

    1. Starten Sie Word und klicken oben in der Menüleiste auf „Datei | Öffnen“. Bei Word 2007 wählen Sie „Microsoft Office | Öffnen“.

    2. In dem Dialogfenster ändern Sie den „Dateityp“ auf „Text aus beliebiger Datei wiederherstellen“.

    Hinweis: nachdem der Text wieder hergestellt wurde, muß der Dateityp wieder auf „Alle Dateien“ oder „*.doc“ zurückgesetzt werden, damit nachfolgende Dateien beim Öffnen nicht konvertiert werden. Word setzt das Feld nicht automatisch wieder zurück.

    3. Wählen Sie nun die beschädigte Datei aus und klicken auf „Öffnen“. Word konvertiert nun den beschädigten Text und stellt ihn wieder her.

    Ist das beschädigte Dokument kein Word-Dokument, gehen Sie vor dem Öffnen des wie folgt vor:

    • Starten Sie Word und klicken auf „Extras | Optionen“. Bei Word 2007 wählen Sie „Microsoft Office | Word-Optionen“.
    • Wechseln Sie zur Registerkarte „Allgemein“ und wählen die Option „Dateikonvertierung beim Öffnen bestätigen“ aus und bestätigen mit „OK“.

    • Anschließend fahren Sie mit den Arbeitsschritten 1 – 3 fort.

    Es ist noch zu erwähnen, dass nur Texte gerettet werden. Das betrifft Kopf- und Fußzeilen, Endnoten und Feldtexte. Sie werden als einfacher Text wieder rekonstruiert. Alle Nicht-Text-Elemente wie Zeichnungen, Grafiken, Tabellen und Ähnliches gehen verloren.

    Der beste Schutz gegen beschädigte Dateien ist allerdings das regelmäßige Sichern der wichtigen Dateien.