Tipps, Tricks & Kniffe

Schlagwort: kopierer

  • Das Smartphone zum Speichern von Papierdokumenten und als Kopierer einsetzen

    Wir leben zwar in einer elektronischen Welt, doch noch spielen Papierdokumente in vielen Bereichen des täglichen Lebens eine große Rolle. Sei es die Kommunikation mit Ämtern oder Papierrechnungen, jeden Monat flattern zahlreiche Papiere ins Haus. Möchten Sie die Dokumente auch elektronisch speichern oder auch einfach nur eine Kopie erstellen, können Sie das sehr einfach mit nur wenigen Handgriffen und den richtigen Apps mit dem Smartphone tun. Hier eine kurze Anleitung, wie Sie das Smartphone als elektronischen Dokumentenspeicher oder Kopierer einsetzen.

    Bei vielen Smartphone benötigen Sie keine zusätzlichen Apps sondern die Bordmittel reichen zur Dokumentenerfassung und zum Druck bereits aus. Die integrierten Digitalkameras sind mittlerweile so gut und hochauflösend, dass Sie das betreffende Dokument einfach auf eine gut beleuchtete Unterlage legen und mit dem Smartphone fotografieren können. Sind auf dem erstellten Bild alle gewünschten Details erkennbar, speichern Sie das Dokument einfach und schon haben Sie eine digitale Kopie.

    Haben Sie auch eine Cloudanbindung werden die Dokumente sogar automatisch auf Servern im Netz gespeichert und sind so gegen Verlust gesichert. Möchten Sie eine Kopie auf Papier erstellen, drucken Sie das Dokument einfach aus. Bei vielen Smartphone- und Druckermodellen geht dies sogar direkt vom Smartphone aus.

    Etwas mehr Komfort bieten so genannte Scan Apps, die massenweise in den verschiedenen Appstores verfügbar sind, oft sogar gratis, für Apple zum Beispiel

    oder für Android-Smartphones

    Diese Programme unterstützen Sie beim Fotografieren, wandeln das Dokument anschließend in das gewünschte Format um, können bei Bedarf eine Texterkennung durchführen und speichern die Dateien lokal und optional automatisch in der Cloud. Da die erstellten Dokumente dann zum Beispiel im PDF Format vorliegen, sparen Sie im Vergleich zu den Bilddateien erheblichen Speicherplatz und können so hunderte von Dokumente auf Ihrem Smartphone ablegen. Die Texterkennung ist sehr nützlich, wenn Sie die Texte der gescannten Dokumente anschließend weiterverwenden oder ändern möchten. Auch das Drucken von Dokumenten mit verschiedenen Optionen wird von diesen Apps meist unterstützt.

  • Adobe Reader: PDF-Seiten drehen

    Manchmal erhält man PDF-Dateien, die nicht in der richtigen Ansicht formatiert wurden. Um diese Dateien in eine lesbare Position zu bringen, gibt es beim Adobe Reader die Funktionen „Drehen im Uhrzeigersinn“ und „Drehen gegen den Uhrzeigersinn“.

    PDF rechts- oder linksherum drehen

    Man erreicht sie zum einen über die Menüleiste „Anzeige| Ansicht drehen | Im UZS“ und „Gegen UZS“ (UZS = Uhrzeigersinn). Der Nachteil per Menüleiste ist aber, dass man nur einen Drehvorgang auf einmal durchführen kann, da dieser nur eine Drehung um 90 Grad durchführt. Steht ein Dokument auf dem Kopf, dann muss man diesen Arbeitsschritt zweimal durchführen.

    Vorteilhafter sind hier die Tastenkombinationen. Die ist komfortabler und viel schneller zu bedienen:

    • Drehen im Uhrzeigersinn = [Umschalt][Strg][0]
    • Drehen gegen den Uhrzeigersinn = [Umschalt][Strg][1]

    Auch hier wird pro Tastendruck die Ansicht um 90 Grad gedreht. Man erreicht also mit viermaligem Drücken eine komplette Drehung des Dokuments um 360 Grad.

  • Druckkosten reduzieren durch Druckertreiberkontrolle

    In fast jeder Firma drucken Mitarbeiter schon mal für private Zwecke. Das kann für Verstimmung beim Chef sorgen, wenn die Druckkosten explodieren. Farblaserkartuschen und Tintenpatronen sind teuer und ein unkalkulierbarer Kostenfaktor. Selbst für den internen Gebrauch, zum Beispiel bei E-Mails, sind Farbdrucke nicht unbedingt erforderlich. Die Lösung hierfür ist ein Monochrom-Treiber, der aber bei jedem Druckvorgang aktiviert werden muss. Das geht aber auch einfacher.

    Nicht jeder Kollege denkt beim Drucken daran, den Treiber des Druckers auf Monochrom umzustellen.  Viele Druckerhersteller bieten für ihre Produkte mittlerweile auch reine Monochrom-Treiber an. Dies ist eine gute Lösung für Einzelplatz-Drucker, die nicht in ein Netzwerk eingebunden sind und sorgt für überschaubare Druckkosten.

    Für Farbkopierer und Drucker, die in Netzwerkinfrastrukturen eingebunden sind, können durch eine zentrale Benutzerverwaltung Farbdruck-Berechtigungen an einzelne Mitarbeiter vergeben werden.  Es ist auch möglich, eine Farbdrucksperre auf den Computern der Mitarbeiter einzustellen. Damit kann dann nur nach Eingabe eines Passwortes farbig gedruckt werden. Die Firma Brother hat eine solche Farbdrucksperre in ihren Treibern für verschiedene Drucker integriert.