Beim Erstellen von Word-Dokumenten bleiben oft auf der letzten Seite nur ein paar Textzeilen übrig. Gerade bei einem Brief sieht das nicht besonders gut aus. Eine manuelle Umformatierung ist meist mit etlichen Arbeitsschritten verbunden. Aber es geht auch automatisch. Der Befehl Um eine Seite verkleinern ist aber gut versteckt.
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Ältere Computer per USB-Stick oder SD-Karte schneller machen
Einem Computerwechsel muss nicht immer ein Defekt des Altgerätes vorausgehen. Meist liegt der Grund im Alter der Komponenten. In so einem Fall ist es aber zu schade, den alten Rechner einfach zu entsorgen. Er eignet sich hervorragend als Zweitgerät für die Kinder oder für allgemeine Bürotätigkeiten. Die Crux ist nur das Betriebssystem. Ältere Rechner laufen zwar mit Windows 7 oder 8, sind dann aber recht langsam. Mithilfe eines USB-Sticks kann man dem Altrechner auf die Sprünge helfen und die Performance erheblich verbessern.
Einer für Alle: Der „Mailstore Home“ archiviert alle E-Mails verschiedener Konten und Clients
Nutzen Sie auch für unterschiedliche E-Mail-Konten verschiedene E-Mail-Programme? Sind Sie dann auch etwas genervt, wenn Sie eine bestimmte E-Mail suchen und dazu alle E-Mail-Konten durchforsten müssen? Je nachdem wo Sie sich auch gerade befinden, haben Sie unter Umständen gar keinen Zugriff auf alle Ihre E-Mail-Konten. Aber damit ist jetzt Schluss. Mit dem kostenlosen Programm „Mailstore Home“ archivieren Sie alle E-Mail-Konten auf einmal.
Outlook: Durch Vorlagenerstellung blitzschnell E-Mails versenden
Einer der größten Zeitfallen ist die Erstellung immer wiederkehrender Korrespondenz. Das betrifft den Arbeitsalltag genauso wie den privaten Bereich. Das beste Beispiel für effektives Arbeiten ist der Serienbrief bei Word. Die Grundstruktur eines Briefes wird erstellt und bei Bedarf geringfügig angepasst. Was bei Word funktioniert ist aber auch mit Outlook möglich.
Word 2007/2010: Eigene Vorlagen erstellen, richtig speichern und wiederfinden
Erstellt man in Word 2007/2010 eigene Vorlagen, werden diese – trotz Formatierung als Vorlage – ganz normal im Ordner „Dokumente“ abgelegt. Hat man dort nicht einen Vorlagen-Ordner selbst angelegt, ist die Wahrscheinlichkeit ziemlich groß, dass er versehentlich überschrieben wird. Während in den älteren Versionen wie Word 2003, die als Vorlage formatierten Dokumente automatisch im Ordner „Vorlagen“ (bzw. „Templates“) abgelegt wurden, muss man bei den Versionen 2007 und 2010 selber auf den richtigen Speicherort achten. Aber auch bei Word 2007/2010 ist das nicht schwieriger als mit jedem anderen Ordner.
Mit Excel ganz leicht ein zukünftiges Datum errechnen
Für die Erstellung von Rechnungen, Angeboten, usw. ist es oft erforderlich ein zukünftiges Datum zu ermitteln. Standardformulierungen sind zum Beispiel: 3 Wochen Lieferzeit, 14 Tage Zahlungsziel, etc. Mit Excel lässt sich anhand einer ganz einfachen Formel ein zukünftiges Datum errechnen. So lassen Sich ganz leicht Zahlungsziel oder Lieferdatum ermitteln.
Microsoft Word: Per Shortcut den Zeilenabstand ändern
Etliche Nutzer von Word, die über professionelle Schreibmaschinenkenntnisse verfügen, wie zum Beispiel Sekretärinnen oder ganz einfach Schnelltipper, werden durch die Mausbedienung oftmals ausgebremst. Dafür nutzen diese Personen gerne Tastenkombinationen (Shortcuts). Bei Word kann man durch solche Shortcuts auch Zeilenabstände verändern. Das öffnen der Zeilenabstands-Funktion über die Menüleiste oder Symbolleisten ist damit überflüssig.
Word 2003, 2007 und XP: Häufig genutzte Textbausteine auf dem Desktop zwischenspeichern
Bei der täglichen Korrespondenz, die meistens mit Word erstellt wird, kommt es sehr häufig vor, dass bei Briefen, Angeboten etc. immer wiederkehrende Textbausteine genutzt werden. Die häufigsten sind zum Beispiel Begrüßungs- und Schlussformulierungen. Diese kann man ganz einfach auf dem Desktop zwischenspeichern und für die spätere Verwendung in anderen Briefen sehr gut nutzen.