Beim Erstellen von Word-Dokumenten bleiben oft auf der letzten Seite nur ein paar Textzeilen übrig. Gerade bei einem Brief sieht das nicht besonders gut aus. Eine manuelle Umformatierung ist meist mit etlichen Arbeitsschritten verbunden. Aber es geht auch automatisch. Der Befehl Um eine Seite verkleinern ist aber gut versteckt.
Damit der Befehl Um eine Seite verkleinern nicht jedes Mal aufgerufen werden muss, kannst du ihn problemlos der Schnellzugriffsleiste hinzufügen.
Klicke in der kleinen, blauen Schnellzugriffsleiste auf den kleinen Pfeil und öffne die Option Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Anschließend wählst du im Menü Weitere Befehle | Befehle auswählen | Alle Befehle aus.
Scrolle in der Auswahlliste bis zum Eintrag Um eine Seite verkleinern. Markiere ihn und klicke auf den Button Hinzufügen. Mit OK bestätigst du die Auswahl und der Befehl ist dann in der Schnellzugriffsleiste verfügbar.
Ab sofort lässt sich ein Word-Dokument mit einem Klick automatisch formatieren, wenn auf der letzten Seite nur noch ein paar Zeilen übrig bleiben. Das Layout bleibt dabei erhalten.
Einem Computerwechsel muss nicht immer ein Defekt des Altgerätes vorausgehen. Meist liegt der Grund im Alter der Komponenten. In so einem Fall ist es aber zu schade, den alten Rechner einfach zu entsorgen. Er eignet sich hervorragend als Zweitgerät für die Kinder oder für allgemeine Bürotätigkeiten. Die Crux ist nur das Betriebssystem. Ältere Rechner laufen zwar mit Windows 7 oder 8, sind dann aber recht langsam. Mithilfe eines USB-Sticks kann man dem Altrechner auf die Sprünge helfen und die Performance erheblich verbessern.
ReadyBoost für Vista, Windows 7 / 8
Die Betriebssysteme von Vista, Windows 7 und 8 enthalten von Haus aus den ReadyBoost, der häufig verwendete Programme dann vom USB-Stick anstatt von der Festplatte aus startet. Der in Sticks und Speicherkarten verwendete Flashspeicherermöglicht viel schnellere Zugriffszeiten als eine Festplatte und entlastet so den Computer.
Aktivierung über das Autostart-Fenster
Das Aktivieren von ReadyBoost ist sehr einfach. Einfach den USB-Stick oder die Speicherkarte in den PC stecken und im Autostart-Fenster die Option System beschleunigen auswählen.
Erscheint die Option System beschleunigen nicht, erfüllt das Speichermedium nicht die Mindestanforderungen. Man benötigt einen Stick oder eine SD-Karte mit mindestens 256 MB Größe, von denen 230 MB freier Speicherplatz sein müssen. Auch eine Lesegeschwindigkeit von mindestens 3 MB/s und eine Schreibgeschwindigkeit von mindestens 5 MB/s müssen gewähleistet sein. Treffen diese Anforderungen nicht zu, wird die Option System beschleunigen nicht angezeigt.
Im Dialogfenster Eigenschaften von Wechseldatenträger stellt man auf der Registerkarte ReadyBoost mit dem Schieberegler den Speicherplatz ein, der für die Beschleunigung reserviert werden soll. Auch die Einstellung Dieses Gerät verwenden muss ebenfalls aktiviert werden.
Dann brauchst du nur noch mit OK bestätigen. Das ausgewählte Speichermedium wird sofort für die Systembeschleunigung verwendet und muss natürlich während des Computer-Betriebs eingesteckt bleiben.
Testen von Speichermedien
Wenn vorab geprüft werden soll, ob die USB-Sticks/SD-Karten für ReadyBoost geeignet sind, dann kann man mit Tools wie HD_Speed (Freeware) die Geschwindigkeiten von USB-Sticks, Speicherkarten, optischen Laufwerken und Festplatten testen.
Die meisten dieser Diagnose-Tools haben noch einen weiteren, positiven Aspekt. Sie checken die Speichermedien auf Fehler. Speicherkarten die zu viele defekte Stellen aufweisen, können dann sofort ausgemustert und weggeworfen werden.
Nutzen Sie auch für unterschiedliche E-Mail-Konten verschiedene E-Mail-Programme? Sind Sie dann auch etwas genervt, wenn Sie eine bestimmte E-Mail suchen und dazu alle E-Mail-Konten durchforsten müssen? Je nachdem wo Sie sich auch gerade befinden, haben Sie unter Umständen gar keinen Zugriff auf alle Ihre E-Mail-Konten. Aber damit ist jetzt Schluss. Mit dem kostenlosen Programm „Mailstore Home“ archivieren Sie alle E-Mail-Konten auf einmal.
Dabei können Sie entscheiden, ob die Datenbank auf CD/DVD, USB-Stick oder (externe) Festplatte gespeichert werden soll. Installieren Sie das Tool auf einem mobilen Speicher, dann können Sie die Datenbank sogar überall hin mitnehmen.
Download von „Mailstore Home“
Laden Sie das Programm „Mailstore Home“ von der Webseite…
…herunter und installieren Sie es auf einem beliebigen Datenträger. Dazu klicken Sie einfach auf die Download-Schaltfläche und folgen dann den Installationsanweisungen.
Während des Installations-Verlaufs können Sie eine Version zur Installation auswählen.
Der erste Programmstart und Archivierung
Nach dem ersten Programmstart müssen Sie zuerst Ihre die E-Mails Ihrer verschiedenen Konten archivieren. Klicken Sie dazu im linken Bereich von „Mailstore Home“ auf „E-Mails archivieren“. Dann wählen Sie auf der rechten Seite unter „E-Mail-Programme“ den betreffenden E-Mail-Client aus. In unserem Beispiel wählten wir „Microsoft Outlook“. Das ausgewählte E-Mail-Programm wird im Bereich „Gespeicherte Profile“ angezeigt. Mit einem Doppelklick auf den Eintrag wird die Archivierung gestartet.
Die Archivierung von Googlemail- und Webmail-Konten ist ähnlich einfach. Geben Sie unter „Profil erstellen“ die betreffende E-Mail-Adresse ein und wählen Sie im Aufklappmenü von „Erweitert“ die passende Einstellung.
Dann klicken Sie auf „Start“ und geben Sie im Nachfolgedialog die Zugangsdaten zu dem Webmail-Konto an.
Mit „Weiter“ gelangen Sie zur Auswahl der zu archivierenden Ordner.
Nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, wird die Archivierung mit „Fertigstellen“ gestartet.
Nachdem alle E-Mail-Konten archiviert wurden, wechseln Sie im linken Bereich zum Register „Eigenes Archiv“.
Dort finden Sie alle archivierten E-Mails. Der rechte Anzeigebereich ist unterteilt in den Vorschaubereich und den Listenbereich der Nachrichten.
Zukünftig benötigen Sie nur noch einen Doppelklick auf die gespeicherten E-Mail-Profile um Ihre komplette Korrespondenz zu aktualisieren.
Die Suchfunktion
Besonders erwähnenswert ist noch die mächtige Suchfunktion. Im linken Bereich können Sie eine „Schnellsuche“, oder auch eine durch etliche Parameter individuell konfigurierbare Suche starten.
Mit dem Archiv von „Mailstore Home“ haben Sie jederzeit Zugriff auf alle gespeicherten Mails. Man könnte es auch als „Must have“ bezeichnen.
Übrigens:
Durch die Archivierung wurden keine Nachrichten in den ursprünglichen Dateien gelöscht. Somit haben Sie immer noch ein zusätzliches Backup des gesamten E-Mail-Bestandes.
Dort finden Sie alle archivierten E-Mails. Der rechte Anzeigebereich ist unterteilt in den Vorschaubereich und den Listenbereich der Nachrichten.
Einer der größten Zeitfallen ist die Erstellung immer wiederkehrender Korrespondenz. Das betrifft den Arbeitsalltag genauso wie den privaten Bereich. Das beste Beispiel für effektives Arbeiten ist der Serienbrief bei Word. Die Grundstruktur eines Briefes wird erstellt und bei Bedarf geringfügig angepasst. Was bei Word funktioniert ist aber auch mit Outlook möglich.
Die Erstellung von Vorlagen verschafft einem nicht nur einen Zeitvorteil, sondern erspart ebenfalls das immer neue Formulieren von Schriftstücken mit gleichem Inhalt.
Eigene Vorlagen ganz einfach erstellen
Möchten Sie nun eine E-Mail-Vorlage erstellen, dann starten Sie Outlook und erstellen eine ganz „normale“ E-Mail.
Im nächsten Schritt wird die E-Mail noch nicht versendet. Zuerst muss sie noch als Vorlage gespeichert werden. Dazu klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei | Speichern unter“. Bei den neueren Outlook-Versionen verwenden Sie den Office-Button gefolgt von der Option „Speichern unter“.
Outlook findet den Vorlagenordner automatisch
Im nachfolgenden Speicherdialog des Windows-Explorers geben Sie der Vorlage einen Namen und wählen im darunterliegenden Bereich „Dateityp“ das Format „Outlook Vorlage“ aus. Daraufhin wechselt der Windows-Explorer automatisch in den Ordner „Templates“ (Vorlagen). Mit dem Button „Speichern“ wird die Vorlage im Ordner „Templates“ abgelegt.
Eigene Vorlagen aufrufen und verwenden
Um eigene Vorlagen aufzurufen ist ein wenig aufwendiger als das Speichern von neuen Vorlagen. Aber trotz allem überwiegt der Zeitvorteil gegenüber der Erstellung einer neuen E-Mail und ist eigentlich nur Gewöhnungssache.
Zum Aufrufen einer Vorlage klicken Sie im Register „Start“ des Menübandes von Outlook (ab Version 2010) auf „Neue Elemente | Weitere Elemente | Formular auswählen“. In älteren Versionen gelangen Sie mit „Extras | Formulare | Formular auswählen“ zum gleichen Ziel.
Im neuen Fenster „Formular wählen“ ändern Sie die Einstellung im Bereich „Suchen in:“ über dessen Aufklappmenü und wählen „Vorlagen im Dateisystem“. Es werden nun alle selbst erstellten Vorlagen, die automatisch als „.oft“-Datei gespeichert wurden, angezeigt.
Wählen Sie die benötigte Vorlage aus und klicken Sie auf „Öffnen“. Die Vorlage wird nun geöffnet und kann vor dem Versand noch beliebig ergänzt oder bearbeitet werden.
Erstellt man in Word 2007/2010 eigene Vorlagen, werden diese – trotz Formatierung als Vorlage – ganz normal im Ordner „Dokumente“ abgelegt. Hat man dort nicht einen Vorlagen-Ordner selbst angelegt, ist die Wahrscheinlichkeit ziemlich groß, dass er versehentlich überschrieben wird. Während in den älteren Versionen wie Word 2003, die als Vorlage formatierten Dokumente automatisch im Ordner „Vorlagen“ (bzw. „Templates“) abgelegt wurden, muss man bei den Versionen 2007 und 2010 selber auf den richtigen Speicherort achten. Aber auch bei Word 2007/2010 ist das nicht schwieriger als mit jedem anderen Ordner.
Es gibt drei Wege um ein Musterdokument zu erstellen. Sie starten Word und erstellen entweder den Musterbrief ganz neu als leeres Dokument, nutzen ein altes Dokument und ändern es nach Bedarf, oder rufen eine Standard-Vorlage auf, die Sie nach Bedarf anpassen.
Die Standard-Vorlagen erreichen Sie wie folgt:
Klicken Sie auf „Datei“ beziehungsweise auf das „Office“-Symbol, anschließend auf „Neu“…
…und wählen im Dialogfenster „Neues Dokument“ im linken Bereich „Vorlagen“ die passende Datei aus.
Die fertige Dokumenten-Vorlage wird wie folgt gespeichert:
Klicken Sie auf „Datei“ oder auf das „Office“-Symbol, und wählen Sie „Speichern unter“.
Im folgenden Dialogfenster „Speichern unter“ wählen Sie als erstes im linken oberen Bereich den Ordner „Templates“ aus. Anschließend vergeben Sie einen „Dateinamen“ und wählen im Aufklappmenü von „Dateityp“ die Formatierung „Word-Vorlage“ aus. Mit dem Button „Speichern“ wird die neue Vorlage im Ordner „Templates“ abgelegt.
Möchten Sie nun die neue Vorlage als Basis für eine schriftliche Korrespondenz verwenden, dann klicken Sie auf „Datei“ bzw. auf das „Office“-Symbol, danach auf „Neu“ und im Dialogfenster „Neues Dokument“ auf „Meine Vorlagen“.
Es öffnet sich der Dialog „Neu“ und im Register „Meine Vorlagen“ finden Sie die erstellte Vorlage.
Mit einem Doppelklick wählen Sie die Vorlage aus und ergänzen das Dokument mit den erforderlichen Daten.
Für die Erstellung von Rechnungen, Angeboten, usw. ist es oft erforderlich, ein zukünftiges Datum zu ermitteln. Standardformulierungen sind zum Beispiel: 3 Wochen Lieferzeit, 14 Tage Zahlungsziel, etc. Mit Excel lässt sich anhand einer ganz einfachen Formel ein zukünftiges Datum errechnen. So lassen Sich ganz leicht Zahlungsziel oder Lieferdatum ermitteln.
Tragen Sie dazu ein beliebiges Datum in ein Feld ein (z. B. A3). Klicken Sie danach in ein anderes freies Feld, in dem das neue, zukünftige Datum erscheinen soll. Geben Sie nun in dieses Feld folgende Formel ein:
=A3+21
„A3“ steht für das ursprüngliche Datumsfeld, „+21“ für die Anzahl der zukünftigen Tage. Die Anzahl der Tage ist natürlich variabel und individuell anzupassen.
Drücken Sie die [Enter]-Taste, um das zukünftige Datum anzuzeigen.
Möchten Sie aber lieber das Tagesdatum als Startpunkt nutzen, dann geben Sie einfach in eine freie Zelle die Formel „=Heute()+21“ ein.
Etliche Nutzer von Word, die über professionelle Schreibmaschinenkenntnisse verfügen, wie zum Beispiel Sekretärinnen oder ganz einfach Schnelltipper, werden durch die Mausbedienung oftmals ausgebremst. Dafür nutzen diese Personen gerne Tastenkombinationen (Shortcuts). Bei Word kann man durch solche Shortcuts auch Zeilenabstände verändern. Das umständliche öffnen der Zeilenabstands-Funktion über die Menüleiste oder Symbolleiste ist damit überflüssig.
Für die übliche private und geschäftliche Korrespondenz wurden drei Tastenkombinationen festgelegt:
[Strg][1] für den einzeiligen Zeilenabstand
[Strg][5] für den anderthalbzeiligen Zeilenabstand
[Strg][2] für den zweizeiligen Zeilenabstand
Es gibt aber natürlich auch noch weitere Zeilenabstands-Möglichkeiten, die aber nur über den Button der Symbolleiste oder über die Menüleiste, „Format | Absatz“, erreichbar sind.
Bei der täglichen Korrespondenz, die meistens mit Word erstellt wird, kommt es sehr häufig vor, dass bei Briefen, Angeboten etc. immer wiederkehrende Textbausteine genutzt werden. Die häufigsten sind zum Beispiel Begrüßungs- und Schlussformulierungen. Diese kann man ganz einfach auf dem Desktop zwischenspeichern und für die spätere Verwendung in anderen Briefen sehr gut nutzen.
Es gibt zwar auch noch andere Möglichkeiten, wie Text markieren und in die Zwischenablage kopieren oder sich Abkürzungen für Textbausteine ausdenken und diese per Autokorrektur automatisch einfügen. Das hat aber auch Nachteile: Die Zwischenablage funktioniert nur so lange, bis das nächste Objekt dort abgelegt wird, die Autokorrektur-Funktion benötigt mehr Zeit, um Textbausteine anzulegen.
Die Speicherung auf dem Desktop ist daher ein sehr einfacher und schnell umzusetzender Trick. So gehen Sie dabei vor:
1. Öffnen Sie Word und rufen das gewünschte Dokument auf.
2. Verkleinern Sie nun das Fenster mit dem Dokument auf eine Größe bis eine Größe, dass ein freier Bereich Ihres Desktops zu sehen ist.
3. Markieren Sie den entsprechenden Textbaustein und ziehen ihn per Drag & Drop auf Ihren Desktop. Es wird eine neue Datei auf dem Desktop erstellt, mit Namen „Datenauszug aus Dokument…“ inklusive den ersten Begriffen aus dem Textbaustein.
Zur Kontrolle des kopierten Textbausteins, klicken Sie doppelt auf das Desktopsymbol.
4. Erstellen oder öffnen Sie das neue Dokument und gehen an die Stelle in das die gespeicherte Formulierung eingesetzt werden soll. Klicken Sie auf den gespeicherten Datenauszug und fügen ihn per Drag & Drop an die gewünschte Stelle ein. Fertig!
Der Datenauszug auf Ihrem Desktop bleibt Ihnen erhalten, auch wenn Sie Word und Windows beenden.
Tipp:
Wenn es mit der Zeit zu viele Datenauszüge werden, ist der Desktop sehr unübersichtlich. Dann ist es hilfreich, im Windows Explorer ein eigenes Verzeichnis für diesen Zweck anzulegen.
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