Tipps, Tricks & Kniffe

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  • PowerPoint-Folien: Zeitstrahl erstellen und bearbeiten

    Verschiedene zeitliche Abläufe lassen sich am besten mit einer Zeitleiste oder Zeitstrahl erklären. In einem unserer früheren Artikel beschrieben wir bereits wie man bei Excel-Tabellen einen Zeitstrahl erzeugt. Für Präsentationen lässt sich natürlich auch mit PowerPoint eine Zeitleiste erstellen. Und das sogar noch einfacher als bei Excel.

    Wie auch in Excel, ist bei PowerPoint keine eigene Zeitstrahl-Funktion vorhanden, die einfach nur eingefügt werden muss. Ein paar Arbeitsschritte sind dazu schon notwendig.

    Zeitstrahl einfügen

    In der geöffneten PowerPoint-Folie klickst du im Menüband auf Einfügen | Formen. Im Kontextmenü werden etliche Grafikelemente zur Auswahl angeboten. Ein Pfeil oder eine Linie ist die geeignete Auswahl.

    Mit den Anfasspunkten kannst du den Pfeil in Länge und Breite deiner Präsentation beliebig anpassen. Mit einem Rechtsklick in die Pfeilgrafik lässt sich auch noch die Füllfarbe ändern.

    Zeitmarkierung erstellen und beschriften

    Um die senkrechten Markierungen zu erstellen, klickst du wieder im Register Einfügen auf Formen und wählst die passende Grafik (z. B. Linie) aus, die du dann auf der Zeitleiste entsprechend positionierst. Im Menü Format lässt sich dann noch das Aussehen dieser Markierung(en) beliebig in Form und Farbe anpassen.

    Wenn noch eine Beschriftung der Markierungen erforderlich ist, kannst du sie mit Einfügen | Textfeld erstellen und bearbeiten.

  • Excel: Mehrfarbige Diagramme in einfarbige umwandeln

    Wenn man bei Excel Diagramme erstellt, werden diese automatisch mehrfarbig dargestellt. Die Farben können auch manuell noch geändert werden. Möchten Sie ein Diagramm mal einfarbig darstellen, dann müssen die Elemente nicht separat eingefärbt werden. Über das Kontextmenü des Diagramms geht das einfacher und wesentlich komfortabler.

    1. Starten Sie Excel wie gewohnt, und rufen Sie die betreffende Tabelle mit dem Diagramm auf. Gegebenenfalls erstellen Sie jetzt das Diagramm neu.

    2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Grafik, und wählen Sie im Kontextmenü die Option „Datenreihen formatieren“.

    3. Im Dialogfenster „Datenreihen formatieren“ klicken Sie auf das Symbol „Füllung“. Aktivieren Sie hier die „Einfarbige Füllung“, legen Sie dann die gewünschte Farbe und gegebenenfalls noch die Transparenz der Elemente fest.

    4. Sollte Ihnen die „Transparenz“ zur Abgrenzung der einzelnen Werte nicht gefallen,  können Sie über die Funktion „Rahmen“ die Farbe und die Breite der Trennlinien ändern.

  • Microsoft Excel: Zur besseren Übersicht die Diagrammgitter farbig gestalten

    Die Gitter in einem Excel-Diagramm sorgen für eine bessere Übersicht. Bei Diagrammen mit ein paar wenigen Balken ist das nicht ganz so gravierend, aber bei größeren und/oder dreidimensionalen Diagrammen sind diese Gitterlinien sehr hilfreich. Um die Darstellung weiter zu verbessern, können die Gitterlinien seit Excel 2007 farblich angepasst werden. Auch die Breite der Linien kann hier verändert werden.

    Öffnen Sie ein Excel-Diagramm und klicken mit der rechten Maustaste auf eine der Gitterlinien. Im Kontextmenü wählen Sie dann die Option „Gitternetzlinien formatieren“.

    Im Formatierungsfenster aktivieren Sie in der Kategorie „Linienfarbe“ die Einstellung „Einfarbige Linie“. Danach wählen Sie über das Aufklappmenü „Farbe“ die passende Colorierung aus.

    Wenn Sie möchten, können Sie im nächsten Schritt noch die Linienbreite ändern. Wenn nicht, bestätigen Sie die Farbänderung mit der Schaltfläche „Schließen“.

    Zum Ändern der Breite wechseln Sie auf der linken Seite in die Kategorie „Linienart“. Die „Breite“ können Sie über das Aufklappmenü ändern. Bestätigen Sie die Änderungen mit „Schließen“.

    Das Ergebnis wird sofort angezeigt und kann dann wie üblich gespeichert werden.

  • Excel ab 2007: Grafische Symbole in Tabellen einfügen

    In einer umfangreichen Excel-Tabelle können viele verschiedene Daten zusammengefasst dargestellt werden. So viele Daten sind gut und schön, bedürfen aber meistens auch einer Erklärung, wenn spezielle Zusammenhänge sichtbar gemacht werden sollen. Während einer Präsentation ist das meist kein Problem, wenn die Excel-Tabelle per E-Mail versendet wird, fehlen aber diese Zusammenhänge. Um sie dennoch sichtbar zu machen, können grafische Symbole verwendet werden.

    Pfeile, Kästen und weitere Symbole in Tabellen einfügen

    Dazu starten Sie Excel, öffnen die betreffende Datei und klicken in der Menüleiste auf „Einfügen“. In der Bearbeitungsleiste unter „Formen“ wählen Sie das für Sie passende Symbol aus.

    Verbinden Sie nun die gewünschten Zellen und dessen Zusammenhang hervorzuheben.

    Wenn Sie in Schritt eins, bei der Auswahl des grafischen Symbols, die Taste [Alt] gedrückt halten, werden die Linien automatisch an den Eckpunkten der Zellen verankert. So erzeugen Sie exakt ausgerichtete Verbindungen.

  • Word: Präzises Anordnen von Elementen mittels individueller Rasterlinien

    Vielfach setzen Sie in Word-Dokumenten vermutlich auch andere Elemente ein, als nur reinen Text. Dies können beispielsweise, Bilder, Tabellen oder Diagramme sein. Damit das Dokument einen professionellen Eindruck macht, ist es wichtig, dass alle Elemente exakt ausgerichtet und positioniert werden. Für diese Aufgabe bietet Word den Einsatz von Gitternetzlinien an. Ihnen wird dabei ein Raster angezeigt, an dem Sie die jeweiligen Elemente ganz einfach ausrichten können. Dabei können Sie diese sogar individuell anpassen, um eine höchstmögliche Genauigkeit zu erreichen.

    Raster in Word 2007 und 2010

    Um den Raster einzublenden, gehen Sie auf „Seitenlayout | Anordnen | Ausrichten“. Im sich öffnenden Menü können Sie nun einfach die Option „Gitternetzlinien anzeigen“ auswählen. Möchten Sie Gitternetzlinien wieder ausblenden, dann entfernen Sie das Häkchen einfach wieder. Möchten Sie das Raster nun individuell anpassen, gehen Sie bitte auf „Seitenlayout | Anordnen | Ausrichten | Rastereinstellungen“. Es öffnet sich daraufhin ein Dialogfenster, indem Sie verschiedene Einstellungen vornehmen können. So können Sie beispielsweise die Rasterweite verändern oder einstellen, dass nur bestimmte Rasterlinien angezeigt werden sollen. Geben Sie hierzu einfach unter „Raster anzeigen“ höhere Werte in den Feldern „Vertikal“ bzw. „Horizontal“ ein. Im Bereich „Rasterquelle“ können Sie zudem noch den Beginn des Rasters verschieben.

    Raster in Word 2003, 2002/XP, 2000

    In den älteren Versionen für Word lässt sich das Raster ausschließlich über das Dialogfeld mit den Rasteroptionen ein- bzw. ausblenden. Gehen Sie zunächst auf „Ansicht | Symbolleisten | Zeichnen“. Daraufhin wird die Symbolleiste „Zeichnen“ eingeblendet. In dieser klicken Sie zunächst auf „Zeichnen“ und im sich öffnenden Menü auf „Gitternetz“. Anschließend können Sie im folgenden Dialogfeld die Gitternetzlinien ein- bzw. ausblenden. Klicken Sie zum Abschluss auf „OK“.

    Sie können die individuellen Einstellungen zu den Gitternetzlinien im selben Dialogfeld vornehmen. Dabei sind die möglichen Einstellungen überwiegend gleich wie bei Word 2007 und 2010. Mit Hilfe der nun angezeigten passenden Gitternetzlinien stellt es nun kein großes Problem mehr dar, die einzelnen Objekte exakt zu positionieren.

  • Word: Lange Linien für einen Lückentext erstellen

    Lückentexte sind Schriftstücke, in die der Leser eigene Notizen eintragen kann. Den klassischen Lückentext haben wir wohl alle mal in der Schule zum Ergänzen bekommen. Möchte man aber lange Linien erzeugen, nutzt man normalerweise die Taste mit dem Unterstrich [_] bzw. [Shift/Umschalten][-]. Allerdings müssen Sie dafür die Unterstrich-Taste viel zu oft drücken. Mit einem kleinen Trick geht’s schneller.

    Starten Sie Word, öffnen Sie das betreffende Dokument oder erstellen es neu. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der die Linie beginnen soll. Anschließend klicken Sie in der Symbol-Leiste auf die Schaltfläche „Unterstrichen“ oder nutzen alternativ die Tastenkombination [Strg][Umschalt][U]. Danach drücken Sie die [Tabulator]-Taste bis die Linie die gewünschte Länge hat.

    Dieser Trick funktioniert mit allen Word-Versionen ab 2000. 

  • Excel: Farbe der Gitternetzlinien für den Druck ändern

    Wenn Sie eine Excel Tabelle inklusive der Gitternetzlinien ausdrucken, erscheinen diese immer im standardmäßigen Hellgrau. Für den Fall, dass Sie die Gitternetzlinien beispielsweise in Blau ausdrucken möchte, können Sie dies in den betreffenden Einstellungen ändern.

    Gitternetz andersfarbig drucken

    Um die Farbe des Gitternetzes zu ändern, wählen Sie in allen Versionen bis zu Excel 2003 unter dem Menüpunkt „Extras“ den Befehl „Optionen“ aus. Im Anschluss aktivieren Sie das Register „Ansicht“ und prüfen Sie, ob das Kotrollkästchen bei „Gitternetzlinien“ aktiviert ist. Sie finden dieses im Abschnitt „Fensteroptionen“. Darunter finden Sie das Kombinationsfeld „Farbe“, in dem Sie die gewünschte Farbe einstellen können. Nach dem Ändern der Farbe können Sie den Dialog über einen Klick auf „OK“ wieder schließen.

    Gehen Sie im Anschluss auf den Menüpunkt „Datei“ und wählen Sie dort den Befehl „Seite einrichten“ aus. Aktivieren Sie nun im Register „Tabelle“ das Kontrollkästchen „Gitternetzlinien“. Diese Einstellung bewirkt, dass das Gitter auch auf dem Ausdruck erscheint. Zu beachten gilt, dass diese Einstellung nur für das jeweilige Tabellenblatt gültig ist.

    So geht’s ab Excel 2007

    Für Versionen ab Excel 2007 weicht die Vorgehensweise etwas von der eben beschriebenen ab. Sie finden die benötigten Einstellungen hier unter „Datei | Optionen | Erweitert“. Im anschließenden Fenster blättern Sie dann etwas nach unten, bis Sie zum Eintrag „Gitternetzlinienfarbe“ kommen. Im betreffenden Auswahlfeld können Sie nun einfach die Farbe der Gitternetzlinien wie gewünscht abändern. Zur Bestätigung der gemachten Änderungen klicken Sie auch hier auf „OK“.

    Anschließend können Sie dann zum Register „Seitenlayout“ wechseln. Gehen Sie hier bitte zum Bereich „Blattoptionen“ und setzen Sie einen Haken bei „Drucken“. Das betreffende Feld finden Sie bei „Gitternetzlinien“. Auch hier gilt, dass diese Einstellung nur beim aktuell verwendeten Arbeitsblatt Anwendung findet. Bei späteren Ausdrucken muss diese wiederholt werden.

  • Microsoft Word: Markierten Text nicht drucken

    Das Drucken einer markierten Textstelle gehört zum Alltag von Word. Manchmal ist es aber nötig, eine mitten im Text gelegene Passage nicht auszudrucken. Wenn man diese Passage nicht ausdrucken will, kann man sie natürlich per Mausklick oder mit der Rückschritt-Taste herauslöschen und den restlichen Text ausdrucken. Die Gefahr hierbei ist aber, dass diese Änderung aus Versehen gespeichert wird. Existiert keine Sicherheitskopie, ist der ausgeschnittene Text verloren. Auch die Möglichkeit das Originaldokument zu kopieren und dann die Textstelle herauszuschneiden ist nicht optimal, da es zusätzlichen Aufwand bedeutet und unnötige Dateikopien produziert. Word kennt eine einfache Möglichkeit, Textpassagen auszublenden ohne diese auszuschneiden.

    Auch das Markieren von mehreren Textstellen mit [Strg] und linker Maustaste zum Ausdrucken funktioniert leider nicht.

    Das Ausblenden der nicht benötigten Textstelle ist die komfortabelste Lösung und hat zudem noch den Vorteil, dass der nachfolgende Text automatisch nachrückt und keine Lücke im Gesamtdokument entsteht.

    So gehen Sie dabei vor:

    1. Starten Sie Word und rufen das gewünschte Dokument auf.

    2.  Suchen Sie die Textstelle, die nicht gedruckt werden soll, markieren sie und klicken in der Menüleiste auf „Format | A Zeichen“. Ab Word 2007 wählen Sie den Weg über „Start | Schriftart“.

    3. Im Dialogfenster „Zeichen“ aktivieren Sie im Bereich „Effekte“ die Option „Ausgeblendet“ und klicken zur Bestätigung auf „OK“.

    4. Der markierte Text verschwindet zwar, ist aber nicht gelöscht. Er wird mit dem folgenden Arbeitsschritt wieder sichtbar gemacht. Klicken Sie auf „Extras | Optionen“ und wechseln zur „Ansicht“. In der Checkbox vor „Eingeblendeten Text“ setzen Sie ein Häkchen.

    5. Wechseln Sie nun von der Registerkarte „Ansicht“ zu „Drucken“ und stellen sicher, dass hier die Option „Ausgeblendeten Text“ deaktiviert ist. Gegebenenfalls entfernen Sie hier den Haken aus der Checkbox. Bestätigen Sie die Änderungen mit „OK“.

    Wer Word ab Version 2007 nutzt, der geht bei diesem Arbeitsschritt so vor: Klicken Sie auf „Word-Optionen | Anzeigen“ und setzen das Häkchen in die Checkbox von „Ausgeblendeten Text“. Prüfen Sie das sich kein Haken in der Checkbox von „Ausgeblendeten Text drucken“ befindet. Auch hier abschließend mit „OK“ bestätigen.

    6. Die Textpassage, die nicht gedruckt werden soll, ist im Dokument mit einer gepunkteten Linie markiert. Jetzt können Sie die ganz normale Druckfunktion nutzen und das Dokument ohne die Textpassage ausdrucken.

    Hinweis: Da die oben genannten Änderungen im Dokument gespeichert werden, empfiehlt es sich nach erfolgtem Druck, die ausgeblendeten Textpassagen (siehe punktierte Linie), wieder dem Gesamttext hinzuzufügen, da bei erneutem Druck die Passage fehlen wird. Hierzu wiederholen Sie die ersten drei Arbeitsschritte und entfernen das Häkchen bei „Ausgeblendet“ wieder.

  • Word 2003 / 2007: Bilder mit Hilfe von Gitternetzlinien genauer im Dokument platzieren

    Wer seine Word-Dokumente oft mit Bilder veranschaulicht, merkt schnell das das Einfügen von Bildern nicht immer beim ersten Mal klappt. Oft muss noch nachjustiert werden, da das Bild nicht an der richtigen Stelle ist. Diese Optimierungen kosten viel Zeit und manchmal auch Nerven. Abhilfe schafft das integrierte Tool „Gitternetz“. Blendet man es ein, können die Bilder viel besser, schneller und millimetergenau ausgerichtet werden.

    So aktivieren Sie die Gitternetzlinien:

    1. Starten Sie Word 2003 und rufen ein Dokument auf, in das Sie eine Grafik oder ein Bild einfügen möchten.

    2. Am unteren, linken Bildschirmrand klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche „Zeichnen“ und im Kontextmenü auf „Gitternetz“. Bei Word 2007 klicken Sie auf „Ansicht | Gitternetzlinien“.

    3. Im Dialogfenster „Zeichnungsraster“ aktivieren Sie durch ein Häkchen in der Checkbox die Option „Rasterlinien am Bildschirm anzeigen“. Bestätigen Sie die Änderungen mit „OK“.

    4. Nun wird das Gitternetz in Ihrem Dokument angezeigt und das Foto / Grafik kann nun exakt platziert werden. Um das Gitternetz wieder abzuschalten, entfernen Sie im Arbeitsschritt 3 das Häkchen wieder.

     

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