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Microsoft Word: Markierten Text nicht drucken

Das Drucken einer markierten Textstelle gehört zum Alltag von Word. Manchmal ist es aber nötig, eine mitten im Text gelegene Passage nicht auszudrucken. Wenn man diese Passage nicht ausdrucken will, kann man sie natürlich per Mausklick oder mit der Rückschritt-Taste herauslöschen und den restlichen Text ausdrucken. Die Gefahr hierbei ist aber, dass diese Änderung aus Versehen gespeichert wird. Existiert keine Sicherheitskopie, ist der ausgeschnittene Text verloren. Auch die Möglichkeit das Originaldokument zu kopieren und dann die Textstelle herauszuschneiden ist nicht optimal, da es zusätzlichen Aufwand bedeutet und unnötige Dateikopien produziert. Word kennt eine einfache Möglichkeit, Textpassagen auszublenden ohne diese auszuschneiden.

Auch das Markieren von mehreren Textstellen mit [Strg] und linker Maustaste zum Ausdrucken funktioniert leider nicht.

Das Ausblenden der nicht benötigten Textstelle ist die komfortabelste Lösung und hat zudem noch den Vorteil, dass der nachfolgende Text automatisch nachrückt und keine Lücke im Gesamtdokument entsteht.

So gehen Sie dabei vor:

1. Starten Sie Word und rufen das gewünschte Dokument auf.

2.  Suchen Sie die Textstelle, die nicht gedruckt werden soll, markieren sie und klicken in der Menüleiste auf „Format | A Zeichen“. Ab Word 2007 wählen Sie den Weg über „Start | Schriftart“.

3. Im Dialogfenster „Zeichen“ aktivieren Sie im Bereich „Effekte“ die Option „Ausgeblendet“ und klicken zur Bestätigung auf „OK“.

4. Der markierte Text verschwindet zwar, ist aber nicht gelöscht. Er wird mit dem folgenden Arbeitsschritt wieder sichtbar gemacht. Klicken Sie auf „Extras | Optionen“ und wechseln zur „Ansicht“. In der Checkbox vor „Eingeblendeten Text“ setzen Sie ein Häkchen.

5. Wechseln Sie nun von der Registerkarte „Ansicht“ zu „Drucken“ und stellen sicher, dass hier die Option „Ausgeblendeten Text“ deaktiviert ist. Gegebenenfalls entfernen Sie hier den Haken aus der Checkbox. Bestätigen Sie die Änderungen mit „OK“.

Wer Word ab Version 2007 nutzt, der geht bei diesem Arbeitsschritt so vor: Klicken Sie auf „Word-Optionen | Anzeigen“ und setzen das Häkchen in die Checkbox von „Ausgeblendeten Text“. Prüfen Sie das sich kein Haken in der Checkbox von „Ausgeblendeten Text drucken“ befindet. Auch hier abschließend mit „OK“ bestätigen.

6. Die Textpassage, die nicht gedruckt werden soll, ist im Dokument mit einer gepunkteten Linie markiert. Jetzt können Sie die ganz normale Druckfunktion nutzen und das Dokument ohne die Textpassage ausdrucken.

Hinweis: Da die oben genannten Änderungen im Dokument gespeichert werden, empfiehlt es sich nach erfolgtem Druck, die ausgeblendeten Textpassagen (siehe punktierte Linie), wieder dem Gesamttext hinzuzufügen, da bei erneutem Druck die Passage fehlen wird. Hierzu wiederholen Sie die ersten drei Arbeitsschritte und entfernen das Häkchen bei „Ausgeblendet“ wieder.

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Word 2003 / 2007: Bilder mit Hilfe von Gitternetzlinien genauer im Dokument platzieren

Wer seine Word-Dokumente oft mit Bilder veranschaulicht, merkt schnell das das Einfügen von Bildern nicht immer beim ersten Mal klappt. Oft muss noch nachjustiert werden, da das Bild nicht an der richtigen Stelle ist. Diese Optimierungen kosten viel Zeit und manchmal auch Nerven. Abhilfe schafft das integrierte Tool „Gitternetz“. Blendet man es ein, können die Bilder viel besser, schneller und millimetergenau ausgerichtet werden.

So aktivieren Sie die Gitternetzlinien:

1. Starten Sie Word 2003 und rufen ein Dokument auf, in das Sie eine Grafik oder ein Bild einfügen möchten.

2. Am unteren, linken Bildschirmrand klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche „Zeichnen“ und im Kontextmenü auf „Gitternetz“. Bei Word 2007 klicken Sie auf „Ansicht | Gitternetzlinien“.

3. Im Dialogfenster „Zeichnungsraster“ aktivieren Sie durch ein Häkchen in der Checkbox die Option „Rasterlinien am Bildschirm anzeigen“. Bestätigen Sie die Änderungen mit „OK“.

4. Nun wird das Gitternetz in Ihrem Dokument angezeigt und das Foto / Grafik kann nun exakt platziert werden. Um das Gitternetz wieder abzuschalten, entfernen Sie im Arbeitsschritt 3 das Häkchen wieder.

 

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Microsoft Excel: Aufwertung Ihrer Tabelle durch Einfügen von Fotos und Grafiken als Kommentar

Excel bietet viele Möglichkeiten, von denen kaum jemand etwas weiß. Es sei denn, man hat das komplette Handbuch gelesen. Eins dieser kleinen Tools ist zum Beispiel das Einfügen von Kommentaren. Das ist zwar ziemlich unspektakulär, aber zusammen mit der Möglichkeit, in die Kommentare auch noch Bilder einzufügen, kann man das Layout seiner Tabellen, Listen etc. grafisch aufwerten.

Ideal ist das für Kleine- und Mittelständische Unternehmen, die anhand von Excel-Listen zum Beispiel Wareneingänge dokumentieren. Da kann man wunderbar Transportschäden oder Entladevorgänge bildlich festhalten und der Warenbestandsliste beifügen. Auch für den privaten Nutzer, wie Modellbauer oder -sammler, ist dieses Tool von Vorteil bei der Katalogisierung der eigenen Sammlung. Hierbei kann man die Fotos einfügen und somit bei jeder Gelegenheit der Familie und Freunden die Sammlung zeigen.

Das Einfügen von Bildern in Kommentare ist genauso einfach wie die Erstellung der Kommentare selbst:

1. Starten Sie Excel und erstellen die Liste oder Tabelle. Existiert bereits eine Datei, dann rufen Sie diese auf.

2. Suchen Sie den Tabelleneintrag in den Sie ein Foto als Kommentar einfügen wollen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in diese Zelle und wählen im Kontextmenü die Option „Kommentar einfügen“. Ist bereits ein Kommentar vorhanden, dann wählen Sie die entsprechende Option „Kommentar bearbeiten“

3. Führen Sie einen Doppelklick mit der linken Maustaste auf den Rand des Kommentar-Fensters aus.

4. Im neuen Dialogfenster „Kommentar formatieren“ wählen Sie die Registerkarte „Farben und Linien“ aus.

5.  Im Bereich „Ausfüllen“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Farbe“ und wählen im Drop-Down-Menü „Fülleffekte“ aus.

6. Es öffnet sich das Fenster „Fülleffekte“, in dem Sie das Register „Grafik“ auswählen.

7. Mit der Schaltfläche „Grafik auswählen“ navigieren Sie zum Speicherort des gewünschten Fotos. Mit dem Button „Einfügen“ bestätigen Sie die Auswahl.

8. Bestätigen Sie beide offenen Dialogfenster mit „OK“ und das Foto ist im Kommentar hinterlegt.

Wenn Sie noch möchten, können Sie über die normale Funktion „Kommentar bearbeiten“ noch weitere Texteingaben vornehmen. Da das Foto oder die Grafik im Hintergrund eingefügt wurde, verschwindet während der Texteingabe das  Foto zwar, aber nach drücken der [Enter] Taste erscheint es (mit dem Text) wieder.

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Powerpoint ab Version 2000: Zusätzliche Hilfslinien zur genaueren Positionierung einfügen

Bei Powerpoint werden standardmäßig nur zwei Hilfslinien zur Positionierung von Inhalten bereitgestellt. Benötigt man aber zusätzliche Linien für mehrere Objekte, kann man diese vervielfältigen. Da diese Funktion standardmäßig deaktiviert ist, muss man vorher ein paar kleine Einstellungen vornehmen.

Um bei PowerPoint zusätzliche Hilfslinien nutzen zu können, sind folgende Schritte notwendig:

1.  Starten Sie Powerpoint und klicken oben in der Menüleiste auf „Ansicht | Raster und Führungslinien“.

2. In dem neuen Fenster „Raster und Linien“ setzten Sie unter „Linieneinstellung“ das Häkchen vor der Option „Zeichnungslinien auf dem Bildschirm anzeigen“.

3. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“.

Wenn Sie nun bei Powerpoint zusätzliche Hilfslinien  brauchen, halten Sie die Taste [Strg] gedrückt und klicken mit der linken Maustaste auf die vorhandene Linie und ziehen diese mit gedrückter Maustaste auf die gewünschte Position. Das funktioniert natürlich mit der senkrechten und waagerechten Linie.

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Microsoft Office Word: Rahmen von importierten Exceltabellen entfernen

Excel-Tabellen in Word-Dokumente zu importieren ist eigentlich kein Problem. Allerdings kostet es eine Menge Zeit, bei Bedarf die schwarzen Rahmenlinien zu entfernen. Lässt man die importierten Tabellen unbearbeitet, kann der Lesefluss und die Optik des Word-Dokumentes wesentlich beeinträchtigt werden. Gut, dass eine Tastenkombination gibt, die umständlichen Mausklicks abkürzt.

Am schnellsten entfernen Sie die schwarzen Rahmenlinien von importierten Excel-Tabellen, wenn Sie direkt nach dem Einfügen der Tabelle die Tastenkombination [Strg][Alt][U] drücken. Diese Tastenkombination funktioniert ab Word Version 2000.