Tipps, Tricks & Kniffe

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  • Google Mail aufräumen: Über die Gmail-Suche große E-Mails und E-Mail-Anhänge finden

    Im Gmail-Postfach gibt es je nach Account mit rund 10 bzw. 25 GB pro Postfach zwar Platz satt. Doch wer ständig Mails mit Riesen-Anhängen bekommt, hat auch das größte Postfach bald zugemüllt. Dann heißt es: Aufräumen und die größten Platzverschwender wieder löschen. Uralt-Mails mit Monster-Anhängen braucht man sowieso nicht mehr. Bleibt nur die Frage, wie man im Google-Mail-Postfach die großen Mails herausfischt? Mit einer simplen Suchabfrage.

    Nur Mails größer als xyz MB auflisten

    Um aus dem Google-Mail-Postfach große Mails herauszufischen, brauchen Sie keine Add-Ons oder externe Dienste. Es geht auch mit Bordmitteln. Hierzu müssen Sie in das Suchfeld des GMail-Postfachs nur den Suchparameter size: und die Mindestgröße in Byte angeben. Ein Beispiel: Sollen alle E-Mails mit mehr als 5 MB (etwa 5000000 Bytes) aufgelistet werden, geben Sie ins Suchfeld folgendes ein und drücken [Return] oder klicken auf die Lupe:

    size:5000000

    In der Trefferliste erscheinen jetzt nur noch die E-Mails, die mehr als etwa 5 Megabyte Speicherplatz verbrauchen. Zum Aufräumen müssen Sie nur noch die Platzfresser markieren und zjm Läschen auf das Papierkorb-Icon klicken.

    Natürlich können Sie auch nach anderen Größen suchen, etwa:

    Größer 10 MB: size:10000000

    Größer 100 MB: size:100000000

    Größer 1 GB: size:1000000000

    Um wieder alle E-Mails anzuzeigen und den Suchfilter zu deaktivieren, klicken Sie einfach auf „Posteingang“.

  • Anmeldungen und Registrierungen bei Webseiten: Manchmal ist es besser, eine Wegwerf-Email-Adresse zu nutzen

    So mancher hat es schon bitter bereut, auf einer Webseite unbedacht seine E-Mail-Adresse hinterlassen zu haben. Die anschließende Spam-Flut kann sehr schnell zu einem „Tsunami“ werden. Wer dann keinen anständigen Spamfilter hat, oder ausschließlich mit einem Webmail-Account arbeitet, kommt mit dem Löschen der ungebetenen Emails nicht mehr nach. Daher sollte man sehr darauf achten, wo man seine privaten oder beruflichen Email-Adressen einträgt. Für einmalige und unwichtige Anmeldungen kann man getrost auf Wegwerf-Adressen zurückgreifen.

    Auch wenn das Angebot im Web groß ist, sind nicht alle so übersichtlich und einfach zu bedienen wie das von „Mailinator.com„. Manche Anbieter ermöglichen es dem User beispielsweise eine Email-Adresse anzulegen, die nur für diese Person gültig und für andere nicht einsehbar ist.

    Auf solchen „Luxus“ wird bei „Mailinator.com“ gänzlich verzichtet. Jeder Benutzer, der die Email-Adresse kennt, hat Zugriff auf den Inhalt des Postfaches. Das E-Mail-Schema ist, wie auch bei den anderen Anbietern, „Name@mailinator.com“. Als „Name“ kann eine beliebige Folge von Buchstaben und / oder Ziffern eingesetzt werden.

    Wenn Sie Ihre eingehenden E-Mails einsehen möchten, rufen Sie die Webseite www.mailinator.com, geben den „Namen“ in das Eingabefeld „Check your Inbox“ ein und klicken auf „Go“.

    Jedes Postfach hat aber nur eine geringe Kapazität. Aus diesem Grund werden maximal zehn E-Mails gespeichert und angezeigt. Auch jegliche Anhänge, wie Fotos, Videos etc. werden automatisch entfernt. Somit kann man sich auch keinen Virus oder Trojaner einfangen, wenn man eine Email zweifelhafter Herkunft öffnet.

    „Mailinator.com“ ist kostenlos und ideal, um einmalige Anmeldungen bei Webshops, Foren und Blogs vorzunehmen. Aber auch für „Urlaubsbekanntschaften“, denen man aus welchen Gründen auch immer, nicht die private E-Mail-Adresse nennen möchte.

  • iPhone Mail: Fotos oder Videos in E-Mails einfügen

    E-Mails müssen nicht immer nur aus Text bestehen. Ein Bild sagt eben auch bei elektronischen Briefen mehr als tausend Worte. Beim iPhone ein Foto oder Video an eine E-Mail zu hängen, ist aber gar nicht so einfach. Erst seit der iOS 6 können Sie auch mit der iPhone-Mail-App Bilder und Videos einbetten. Allerdings hat Apple den passenden Befehl dazu gut versteckt.

    Bilder und Videos als Attachement

    Um in der Mail-App ein Foto oder Video als Anhang mitzuschicken, sind folgende Schritte notwendig:

    1. Verfassen Sie zunächst wie gewohnt die neue E-Mail.

    2. Tippen Sie ins Textfeld, und halten Sie den Finger gedrückt, bis die Lupe erscheint.

    3. Sobald Sie den Finger wieder loslassen, erscheint das schwarze Menü mit den Befehlen „Auswählen“, „Alles“ und „Einsetzen“. Tippen Sie hier auf den nach rechts weisenden Pfeil neben „Einsetzen“.

    4. Jetzt erscheint der neue Befehl „Foto oder Video einfügen“, über den Sie auf alle Fotos und Filme auf dem Handy oder dem Fotostream zugreifen können.

    5. Ist das passende Foto gefunden, tippen Sie auf „Auswählen“, um es in die Mail einzufügen. Das Foto wird direkt in die Mail eingebettet und wird beim Empfänger direkt im Mailtext sichtbar.

    Handelt es sich um ein sehr großes Foto oder Video, können Sie es nach dem Klick auf „Senden“ noch verkleinern (etwa auf „Mittel“) oder in Originalgröße verschicken.

  • Bei Google-Mail Hyperlink und Text gleichzeitig einfügen

    Bei der Erstellung von E-Mails werden schon mal Textstellen mit Hyperlinks versehen, um mit einem Klick auf diese Textpassage direkt mit der verknüpften Webseite verbunden zu werden. Um diese Hyperlinks anzulegen, wird normalerweise erst der Text geschrieben, markiert und mit „Einfügen“ die URL mit der betreffenden Textpassage verknüpft. Mit einer kleinen Änderung der Arbeitsschritte können Text und Link in einem Arbeitsschritt angelegt werden.

    Starten Sie Google Mail, beziehungsweise Gmail und öffnen Sie eine neue Nachricht. Schreiben Sie den normalen Text bis zu der Stelle, an der die URL, sowie die Webadressenbeschreibung erfolgen sollen und drücken die Tastenkombination [Strg][K]. Das Hyperlink-Bearbeitungsfenster öffnet sich, in dem Sie im Eingabefeld von „Anzuzeigender Text“ die gewünschte Webseitenbeschreibung eingeben. Anschließend aktivieren Sie die Option „Webadresse“ und tragen in das Feld die betreffende URL ein.

    Bleibt das Feld des anzuzeigenden Textes leer, dann wird hier die Webadresse automatisch übernommen.

    Wahlweise können Sie hier sogar mit der Option „E-Mail-Adresse“ einen Namen mit dessen E-Mail-Adresse verknüpfen. Beenden Sie alle getätigten Eingaben mit „OK“.

    Die auf diese Weise erstellten Hyperlinks werden im E-Mail-Text unterstrichen und in blauer Schrift dargestellt.

    Statt mit der oben genannten Tastenkombination, können Sie die Hyperlink-Bearbeitung auch mit dem Kettensymbol in der Symbolleiste der E-Mail starten.

    Auch andere E-Mail-Programme, wie Outlook, arbeiten mit den gleichen Tastaturkombinationen. Nutzer des Mozilla Thunderbird verwenden hier aber beispielsweise die Tastenkombination [Strg][L].

  • Beim Mozilla Thunderbird Fotos der Email-Kontakte anzeigen

    Erhält man auf dem Handy einen Anruf, wird ein Kontaktfoto – sofern auf dem Telefon gespeichert – zusätzlich zur Telefonnummer angezeigt. Diese Anzeigemöglichkeit zur besseren Übersicht gehört mittlerweile zur Normalität. Da die Adressbücher vieler Telefone mit Outlook synchronisiert werden, sind im E-Mail-Client von Microsoft  auch alle Kontaktfotos gespeichert, werden aber im E-Mail-Betrieb nicht angezeigt. Die Nutzer des Thunderbirds haben es da besser. Mit dem kostenlosen Add-on „Display Contact Photo“ werden die Kontaktfotos des E-Mail-Empfängers angezeigt.

    Mit „Display Contact Photo“ werden aber auch alle Fotos der Empfänger von Verteilerlisten angezeigt. Mit einem Mausklick auf eins, der im Hintergrund angezeigten Bilder, holen Sie dieses in den Vordergrund und dessen E-Mail-Adresse wird als erste in der Verteilerliste angezeigt.

    Zuerst installieren Sie das Add-on, indem Sie im geöffneten Thunderbird in der Menüleiste auf „Extras | Add-ons“ klicken.

    Im Tab des „Add-on-Manager“ geben Sie in das Suchfeld den Begriff „display contact photo“ ein und starten den Suchvorgang.

    In der Ergebnisliste klicken Sie anschließend auf den Button „Installieren“ des Add-ons „Display Contact Photo 1.2.5“.

    Nach dem Installationsvorgang starten Sie zur Aktivierung der Erweiterung den Thunderbird neu.

    Versehen Sie nun Ihre E-Mail-Adressen mit den Kontaktfotos, indem Sie in das Adressbuch wechseln, eine Kontaktadresse per Doppelklick öffnen und im Register „Foto“ das entsprechende Foto von Ihrem Computer oder einer Webseite auswählen. Mit der Schaltfläche „OK“ werden die Änderungen gespeichert.

    Wenn Sie nun neue E-Mails erstellen und die Adressen auswählen, werden die Kontaktfotos direkt neben der E-Mail als Miniatur angezeigt und im linken Display-Bereich in einem größeren Format. Bei mehreren Empfängern werden hier außerdem auch deren Fotos in einer gefächerten Ansicht dargestellt. Mit einem Klick auf ein Foto holen Sie dessen Email-Adresse an die erste Stelle der Verteilerliste.

    Klicken Sie dagegen mit der rechen Maustaste auf ein Kontaktfoto, dann gelangen Sie über die Option „Display Contact Photo Einstellungen“ zu den Bildbearbeitungs-Funktionen.

    Hier können im Bereich „Visuelle Effekte“ die Fotos beispielsweise mit Rahmen, Schlagschatten, abgerundeten Ecken und weiteren Einstellungen individuell angepasst werden.

  • Outlook.com & iOS: Die Outlook.com-Adresse auf dem iPhone/iPad einrichten

    Hotmail ist tot; es lebe Outlook.com. Im Sommer 2012 hat Microsoft den angestaubten E-Mail-Dienst Hotmail eingestampft und daraus den modernen E-Mail-Service Outlook.com gemacht. Wer seine neue Outlook.com-Adresse auch unterwegs nutzen möchte, muss jetzt nur noch die Outlook.com-Adresse auf dem iPhone und iPad einrichten. Wir zeigen, wie’s geht.

    Outlook.com für iPhone/iPad

    Um alle Funktionen von Outlook.com auch auf dem iPhone iPad nutzen zu können, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Wechseln Sie in den Bereich „Einstellungen“, und tippen Sie auf „Mail, Kontakte, Kalender“.

    2. Anschließend tippen Sie auf „Account hinzufügen“.

    3. Im nächsten Fenster wählen Sie den Eintrag „Microsoft Exchange“ aus.

    4. Ins Feld „E-Mail“ geben Sie Ihre Outlook.com-E-Mail-Adrsse ein. Das Feld „Domain“ lassen Sie leer. In das Feld „Benutzername“ kommt wieder Ihre Outlook.com-E-Mail-Adresse und ins Feld „Kennwort“ Ihr Outlook.com-Passwort. Bestätigen Sie die Eingaben mit „Weiter“.

    5. Daraufhin werden Ihre Eingaben überprüft. Ist alles in Ordnung, erscheint das neue Feld „Server“. Hier wird automatisch die Adresse „m.hotmail.com“ eingetragen. Zum Fortfahren klicken Sie auf „Weiter“.

    6. Auf der nächsten Seite entscheiden Sie, welche Outlook.com-Daten mit dem iPhone/iPad synchronisiert werden sollen. Mit „Sichern“ speichern Sie die Einstellungen und schließen den Einrichtungsassistenten ab.

    Jetzt können Sie in der „Mail“-App auch auf das Outlook.com-Postfach zugreifen. Über die Schaltfläche oben links (zum Beispiel „Postfächer“) wählen Sie das neue Outlook.com-Postfach aus. Mit „Alle“ werden die E-Mails aller eingerichteten Postfächer angezeigt.

  • Google GMail: Bilder und Fotos direkt (inline) einfügen – und nicht als klassischen Anhang

    Fotos und Bilder werden gerne per E-Mail verschickt. Wenn Sie mit Google Mail ein Foto verschicken, landet es aber immer als Anhang in der Mail. Das bedeutet: Der Empfänger sieht das Foto nicht sofort, sondern muss erst mühsam den Anhang öffnen. Das muss nicht sein. Mit einem simplen Trick schalten Sie eine neue Funktion frei, mit der Sie Fotos auch direkt in die Mail einbetten können.

    Inline-Bilder: Fotos direkt in der Mail anzeigen

    Damit Sie Fotos als sogenannte Inlinebilder (in die Mail eingebettet und sofort sichtbar) einfügen können, müssen Sie zuerst eine Labs-Funktion von Google Mail freischalten. Das ist schnell erledigt:

    1. Melden Sie sich bei Ihrem Gmail-Konto an, klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad und dann auf „Einstellungen“.

    2. Anschließend klicken Sie in der Registerleiste auf „Labs“.

    3. Blättern Sie weiter nach unten, und wählen Sie in der Zeile „Bilder einfügen“ die Option „Aktivieren“.

    4. Ganz wichtig: Blättern Sie wieder nach oben (oder ganz nach unten), und klicken Sie auf „Änderungen speichern“, um die neue Einstellung zu übernehmen.

    Wenn Sie jetzt eine neue E-Mail verfassen, finden Sie in der Symbolleiste die neue Schaltfläche „Bild einfügen“. Wenn Sie darüber ein Foto einfügen, erscheint es direkt in der Mail und nicht mehr als anklickbarer Inhalt.

  • Outlook: E-Mails mit mehreren Rechnern abrufen (Kopien auf dem Server belassen)

    Möchten Sie Ihre Mails auf verschiedenen Rechnern abrufen, dann ist es wichtig, dass immer eine Kopie der E-Mail auf dem Server verbleibt. Damit Ihnen diese auch zu Hause noch zur Verfügung steht, wenn die Mail beispielsweise im Büro bereits abgerufen wurde. Outlook bietet hierfür die entsprechende Einstellung.

    Im Büro, Zuhause, auf dem Laptop – überall dieselben Mails

    Öffnen Sie zunächst Outlook und gehen Sie auf „Extras | E-Mail-Konten“. Bei Outlook 2010 lautet der Befehl „Datei | Informationen | Kontoeinstellungen | Kontoeinstellungen“. Geben Sie an, dass die vorhandenen Postfächer angezeigt werden und dass Sie diese ändern möchten. Wählen Sie nun das erste E-Mail-Konto aus und klicken Sie auf „Ändern“. Wählen Sie anschließend die Option „Weitere Einstellungen“ aus.

    Nachdem Sie auf das Register „Erweitert“ gewechselt sind, wählen Sie die Option „Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen“ auf. Um zu verhindern, dass Ihr Postfach aus allen Nähten platzt, sollten Sie noch angeben, dass die Kopien nach einem gewissen Zeitraum vom Server entfernt werden sollen, etwa nach 14 Tagen. Sie können diese Option zumeist auch direkt auf dem Server einstellen. So löscht GMX beispielsweise alle abgerufenen E-Mails automatisch nach 30 Tagen. In diesem Falle können Sie die Einstellung in Outlook auch weglassen.

    Nachdem Sie alle Einstellungen getätigt haben, können Sie den Dialog mit einem Klick auf „OK“ schließen und danach auf „Weiter“ klicken. Sie kommen nur wieder auf den Dialog, in dem die vorhandenen E-Mail-Konten angezeigt werden. Wiederholen Sie die eben getätigten Einstellungen nun für die anderen E-Mail-Konten. Haben sie die Einstellungen für alle Konten geändert, dann können Sie den Dialog mit einem Klick auf „Fertig stellen“ beenden.

    Nun können Sie die entsprechenden Einstellungen auch auf allen anderen Rechnern ändern, von denen Sie die E-Mails abrufen möchten. Dies ist übrigens auch dann möglich, wenn Sie auf einem Rechner Outlook und auf einem anderen Windows Mail einsetzen.

  • Thunderbird + Google: Den Google-Kalender mit Thunderbird verbinden

    Ähnlich wie bei Outlook kann auch das E-Mail-Programm von Mozilla, der „Thunderbird“,  mit dem Google-Kalender verknüpft werden. Das ist besonders sinnvoll, wenn Sie Ihre Termine und Erinnerungen gleichermaßen auf Ihrem Android-Handy und auf dem PC gleichermaßen benötigen. Beide Kalender werden automatisch synchronisiert und es bedarf somit keiner separaten Kalenderverwaltung.

    Die Voraussetzung beim Thunderbird ist das Add-On „Lightning“, da Mozilla seinem E-Mail-Programm keine Kalender- und Aufgabenfunktion spendiert hat. Haben Sie noch kein „Lightning“, dann klicken Sie im geöffneten „Thunderbird“ auf „Extras | Add-ons“, geben im Suchfeld des Add-ons-Manager den Begriff „Lightning“ ein und starten den Suchvorgang. In der Ergebnisliste klicken Sie im gleichlautenden Eintrag auf „Installieren“ und starten anschließend den E-Mail-Client neu.

    Für die Synchronisation von Thunderbird und dem Google-Kalender benötigen Sie das Add-on „Provider for Google Calendar“. Laden Sie es mit den gleichen Arbeitsschritten herunter und installieren Sie es. Nach erneutem Browser-Neustart ist auch diese Erweiterung einsatzbereit.

    Als nächsten Schritt öffnen Sie Ihren Google Kalender und klicken im linken Bereich auf den kleinen Pfeil rechts neben dem entsprechenden Kalender. Wählen Sie im Kontextmenü die Option „Kalender-Einstellungen“…

    …und klicken Sie  im nächsten Fenster im Bereich der „Kalenderadresse“ auf den Button „ICAL“.

    Der Link der Kalenderadresse wird nun angezeigt. Kopieren Sie den Link in die Zwischenablage…

    …wechseln Sie zur Kalender-Ansicht des Thunderbird, und klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Navigationsbereich. Wählen Sie im Kontextmenü die Option „Neuer Kalender“.

    Im nächsten Fenster aktivieren Sie die Option „Im Netzwerk“ und klicken auf „Weiter“ um zum nächsten Dialogfenster zu gelangen. Hier wählen Sie „Google Kalender“ und fügen in das darunterliegende Adressfeld die in der Zwischenablage befindliche Kalenderadresse Ihres Google-Kalenders ein. Setzen Sie noch das Häkchen in die Checkbox der Option „Cache“, wenn abgerufene Termine auch ohne Internetverbindung angezeigt werden sollen. Bestätigen Sie die Eingaben mit „Weiter“.

    Im nächsten Fenster geben Sie Ihre Google-Kontodaten ein und bestätigen mit „OK“. Wenn Sie sich nicht bei jedem Kalenderzugriff die Logindaten erneut eingeben wollen, setzen Sie den Haken beim Passwort-Manager.

    Jetzt haben Sie noch die Gelegenheit, dem Kalender einen Namen zu geben und diesen farblich zu kennzeichnen. Aktivieren Sie noch zusätzlich die Option „Erinnerungen“ und klicken dann auf „Weiter“.

    Bestätigen Sie anschließend den Einrichtungsvorgang mit „Fertigstellen“.

    Standardmäßig werden nun die Kalender alle 30 Minuten automatisch synchronisiert. Aber auch die Synchronisation kann individuell angepasst werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den soeben neu erstellten Kalender und wählen im Kontextmenü „Eigenschaften“ aus. Im Dialogfenster „Kalender bearbeiten“ können Sie nun zwischen sechs Varianten wählen:

    • jede Minute
    • Alle 5 Minuten
    • Alle 15 Minuten
    • Alle 30 Minuten
    • Alle 60 Minuten
    • Manuell

    Entscheiden Sie sich für die Option „Manuell“, wird keine automatisierte Synchronisation durchgeführt. Sie wird nur dann durchgeführt, wenn Sie es wollen.