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iPhone & iPad: Alle E-Mails als gelesen markieren
Apple will es so: in der Mail-App lassen sich immer nur einzelne E-Mails als gelesen markieren – aber niemals alle gleichzeitig. Wer viele E-Mails erhält und alle als gelesen kennzeichnen möchte, hat also viel zu tun. Was Apple noch nicht weiß: mit einem Trick oder besser gesagt einem Fehler im iOS-Betriebssystem lassen sich doch alle E-Mails auf einen Schlag als gelesen markieren.
Und es geht doch: Alle Mails als gelesen kennzeichnen
Wenn Sie in der Mail-App möglichst schnell und einfach alle E-Mails als bereits gelesen markieren möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Rufen Sie die Mail-App auf.
2. Tippen Sie oben rechts auf „Bearbeiten“.
3. Wählen Sie eine beliebige der ungelesenen Mails aus.
4. Drücken Sie unten rechts die „Markieren“-Schaltfläche und – ganz wichtig – halten Sie diese gedrückt.
5. Jetzt tippen Sie – mit weiterhin gedrückt gehaltener „Markieren“-Schaltftläche – auf die zuvor markierte E-Mail, um sie wieder abzuwählen.
6. Jetzt erst lassen Sie den „Markieren“-Button los und tippen auf „Als gelesen markieren“.
Und siehe da: Alle ungelesenen E-Mails sind in einem Rutsch als gelesen markieren. Die Kehrseite der Medaille: da das gleichzeitige Kennzeichnen aller E-Mails nicht im Sinne von Apple ist, wird Apple den Fehler vermutlich mit einem der nächsten iOS-Updates korrigieren und den Umweg über die Markieren-Schaltfläche leider wieder schließen.
iPhone: E-Mail als Entwurf speichern und blitzschnell wieder hervorholen
Sobald Sie beim iPhone oder iPad das Verfassen einer E-Mail abbrechen, können Sie die angefangene Mail als Entwurf speichern. Um später weiterzuschreiben, müssen Sie normalerweise den Ordner „Entwürfe“ öffnen und auf den Entwurf klicken. Mit einem kaum bekannten Trick kommen Sie viel viel schneller dran.
Schneller an die Entwürfe kommen
Normalerweise läuft es so: Um den gespeicherten Entwurf wieder zu öffnen, wechseln Sie in der Mail-App zur Startseite und greifen über „Entwürfe“ auf die gespeicherten Entwürfe zu.
Schneller geht’s, wenn Sie einfach unten rechts lange auf das Icon zum Erstellen einer neuer E-Mail drücken. Und siehe da: nach rund einer halben Sekunde erscheint sofort der zuletzt gespeicherte Entwurf und Sie können sofort drauflos tippen.
Google Mail: Schnell einen anklickbaren Link mit individuellem Linktext einfügen
Wer Links in eine E-Mail einfügen möchte, geht normalerweise so vor: Den Link im Browser markieren, mit [Strg][C] kopieren und mit [Strg][V] in die E-Mail einfügen. Allerdings landet der Link dann in kompletter Länge und inklusive der wenig lesefreundlichen Zusätze wie „http://“ in der Mail. Schöner sind Links mit individuellen Linktexten.
Eigene Link-Texte definieren
Um anklickbare Links nicht im Bandwurmformat wie „http://www.tipps-tricks-kniffe.de/skype-ip-finder-die-ip-adressen-beliebiger-skype-nutzer-herausfinden/“ einzufügen, müssen Sie in Google Mail nur die Tastenkombination [Strg][K] drücken. Und schon erscheint das Fenster „Link bearbeiten“, mit dem Sie lesefreundliche Links gestalten.
Ins Feld „Anzuzeigender Text“ tragen Sie die Kurzform ein, die später in der E-Mail als blau markierter und anklickbarer Text erscheinen soll, zum Beispiel „Skype IP Finder“. Ins Feld „Webadresse“ fügen Sie die „echte“ Adresse ein. Nach einem Klick auf OK erscheint in der E-Mail nur die Kurzform. Per Klick darauf landet der Mail-Empfänger trotzdem auf der richtigen Webseite.
Sendspace: Bis zu 300 MB große Dateien online versenden
Vielleicht möchten Sie auch öfters mal größere Dateien wie Fotos oder PDF Dokumente versenden, welche für E-Mails aber zu groß sind. Die Dateien extra auf eine CD zu brennen, um diese anschließend per Post zu versenden, ist allerdings auch etwas aufwendig. Für dieses Problem bietet Ihnen der Dienst „sendspace“ eine gute Lösung. Sie können damit Dateien bis zu einer Größe von 300 Megabyte kostenlos mit anderen Nutzern tauschen.
Um Dateien zu versenden, können sie diese einfach auf den Server von sendspace hochladen. Der Empfänger wird dann durch den Dienst per E-Mail informiert und erhält gleichzeitig auch den Link um die Datei herunterzuladen. Auf Wunsch können Sie den Link auch selbst an den Empfänger senden.
300-MB-Dateien verschicken
Um eine Datei hochzuladen, gehen Sie zunächst auf die Webseite www.sendspace.com. Klicken Sie dann direkt auf der Startseite auf „Durchsuchen“ und navigieren Sie zu der Datei, die Sie hochladen möchten. Bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf „Öffnen“. Sie sehen anschließend den Namen der Datei sowie den genauen Pfad im Feld „select file“. Sie können auf Wunsch im Feld „Description“ noch eine kleine Beschreibung der Datei eingeben. Diese ist ausschließlich für den Empfänger bestimmt. Möchten Sie die E-Mail mit dem Download-Link nicht selbst versenden, dann können Sie die Mail-Adresse des Empfängers unter „Recipient’s email“ eingeben. Zudem könne Sie auch Ihre eigene E-Mail-Adresse unter „Your email“ eingeben. Sie werden dann benachrichtigt, wenn mit dem Bereitstellen des Downloads etwas nicht funktionieren sollte. Zum Schluss müssen Sie sich lediglich noch mit den Nutzungsbestimmungen einverstanden erklären. Setzen Sie hierzu einen Haken bei „I have read and agree to the terms of service“.
Nun können Sie auf „Upload File“ klicken, um das Hochladen der Datei zu starten. Dabei wird Ihnen der Fortschritt immer aktuell in einem Balken angezeigt. Sobald der Upload erfolgreich war, erhalten Sie eine Mail mit dem Download-Link. Diesen können Sie nun an den Empfänger weiterleiten. Für den Fall, dass Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers bereits angegeben haben, erhält dieser auch eine automatische Mail mit dem Link. Für den Fall, dass über einen gewissen Zeitraum kein Download erfolgt, wird die Datei automatisch wieder vom Server gelöscht.
Der Vorteil an sendspace ist, dass Sie sich nicht extra registrieren müssen. Allerdings sind die hochgeladenen Dateien auch nicht besonders geschützt. Deshalb sollten Sie nach Möglichkeit keine sensiblen Dateien auf diesem Weg versenden.
Outlook: Wichtige E-Mails automatisch ausdrucken
Wenn Sie öfters geschäftliche Mails empfangen, kann es durchaus Sinn machen, wenn diese zum späteren Archivieren automatisch ausgedruckt werden. Hierzu können Sie Outlook über den Regel Assistenten anweisen Mails direkt nach dem Eingang auszudrucken. Damit Sie nicht durch den unnötigen Ausdruck von Werbemails unnötig Papier und Tinte verbrauchen, können Sie für den Ausdruck bestimmte Kriterien festlegen.
E-Mails automatisch drucken
Um den Regel Assistenten zu starten, gehen Sie bitte auf „Extras | Regel-Assistent“. Für den Fall, dass Sie eine Version ab Outlook 2007 nutzen lautet, die Bezeichnung „Extras | Regeln und Benachrichtigungen“, bei Outlook 2010 (im Register „Start“) „Regeln | Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.
Im Anschluss klicken Sie auf „Neu“ oder alternativ auf „Neue Regel“. Danach wählen Sie die Regel „Regel ohne Vorlage erstellen“ aus und markieren im Anschluss die Option „Nachricht bei Ankunft prüfen“. Nachdem Sie auf „Weiter“ geklickt haben, können Sie die Kriterien festlegen, bei denen das Programm eine eingehende Nachricht an den Drucker weiter leiten soll. Hierfür stehen Ihnen verschiedene Bedingungen zu Verfügung, die Sie auch jederzeit miteinander kombinieren können. Möchten Sie beispielsweise alle E-Mails ausdrucken, die an einen bestimmten Empfänger gehen setzen Sie einfach ein Häkchen vor „mit bestimmten Wörtern in der Empfängeradresse“. Sobald Sie ein Kriterium auswählen, wird die Regel im unteren Fenster um dieses ergänzt. Wählen Sie danach den Link „bestimmten Wörtern“ aus und geben Sie die entsprechende E-Mail unter „Text suchen“ ein. Möchten Sie dagegen alle Mails ausdrucken, verzichten Sie einfach auf das Eingeben einer Bedingung und klicken Sie direkt auf „Weiter“. Das Programm fragt dann nochmals nach, ob Sie tatsächlich alle Mails ausdrucken möchten. Dies können Sie direkt mit einem Klick auf „Ja“ bestätigen.
Auf der folgenden Seite müssen Sie dann nur noch den Eintrag „diese drucken“ auswählen und auf „Weiter“ klicken. Im Anschluss haben Sie dann noch die Gelegenheit bestimmte Ausnahmen zu definieren, bei denen kein Ausdruck erfolgen soll. Nach dem Festlegen klicken Sie auf „Weiter“ und geben der eben definierten Regel noch einen sinnvollen Namen. Die Bearbeitung wird dann dem Setzen eines Hakens vor „Regel aktivieren“ und einem Klick auf „OK“ abgeschlossen. Danach können Sie den Dialog schließen.
Google Maps: Reiseroute per E-Mail an alle Mitreisenden versenden
Bei Google-Maps lässt sich auch nach der Anpassung an das neue Layout immer noch die Reiseroute per E-Mail an Mitreisende versenden. Das Verschicken der Route per Mail ist gerade dann sehr vorteilhaft, wenn man zum Beispiel Besichtigungs-Touren oder City-Reisen plant. Aber auch das Versenden der Haupt-Reiseroute – wenn man etwa mit mehreren Autos unterwegs ist – ist sinnvoll, da man sich dann nicht so einfach aus dem Blick der Mitreisenden entfernt.
Die Funktion „Senden“ ist im neuen Google-Layout etwas versteckt und nicht mehr über der Kartenansicht platziert. So funktioniert das Versenden der Route:
1. Starten Sie Ihren Internet-Browser, und rufen Sie die Webseite „http://maps.google.de“ auf.
2. Klicken Sie auf „Route berechnen“, tragen Sie dort im Feld „A“ und „B“ die Start-, bzw. die Zieladresse ein, und drücken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Route berechnen“.
3. Zum Versenden der Route per E-Mail klicken Sie oben auf das Ketten-Symbol und danach im neuen Fenster auf „Senden“.
Das direkte Versenden per Mail funktioniert nur mit einem Google-Mailaccount. Nutzer von Outlook oder anderen Mailprogrammen kopieren einfach den blau markierten Link mit [Strg][C] in die Zwischenablage und fügen ihn mit [Strg][V] wieder in eine E-Mail ein.
4. Google-Mail Nutzer geben nun die Empfänger-Email-Adressen ein, eventuell noch eine persönliche Nachricht und klicken auf „Senden“, um die Route an alle Mitglieder zu verteilen. Mehrfachadressen müssen übrigens mit einem Semikolon [;] getrennt werden.
5. Die E-Mail enthält die Route in Listenansicht sowie einen Screenshot der Kartenansicht. Die Empfänger können nun in der erhaltenen E-Mail auf den Link der Start- oder Zieladresse klicken, um sich die Route in Google Maps anzusehen.
6. Ein weiterer Vorteil ist, dass jeder Teilnehmer nachträglich die Möglichkeit hat, die Route zu ändern, sollte es noch eine Optimierung der Reiseroute geben.
Wie die Erstellung einer Alternativ-Route funktioniert, erklärt dieser Artikel.
Tipp: Diese Sendefunktion können sich auch einige, ausgewählte Autobesitzer zunutze machen. Auf diese Weise kann man am heimischen PC den Weg berechnen und direkt, z. B. beim Mercedes, an das Navigationssystem des Comand senden.
Folgende Hersteller werden zur Zeit unterstützt:
- Audi
- BMW
- Citoen
- Mini
- Mercedes-Benz
- Nissan
- Toyota
- Rolls-Royce
Anstelle von „E-Mail“ klicken Sie einfach auf „Fahrzeug“ und wählen den Hersteller aus.
Geben Sie in das Textfeld neben der Automarke Ihre Zugangsdaten (z. B. Comand Online ID) ein, und klicken Sie auf „Senden“.
Die dritte Möglichkeit neben „E-Mail“ und „Fahrzeug“ ist das Versenden an ein GPS-Gerät. Die Arbeitsschritte zur Eingabe und dem Versenden ist mit der Option „Fahrzeug“ identisch.
Hier werden zur Zeit folgende GPS-Geräte unterstützt:
- Clarion
- Garmin
- Mio/Navman
- Motorola
- NAVIGON
- Pioneer
- TomTom
Outlook 2003/2007/2010: Nie mehr wichtige E-Mails verpassen
In der täglichen Flut von E-Mails und Spam-Mails gehen schon mal wichtige Nachrichten unter. Egal ob privat oder beruflich, es ist sehr ärgerlich. Die Ausrede, „Ihre E-Mail ist leider im Spam-Ordner gelandet“, zieht auch nicht mehr. Outlook enthält eine Lösung für dieses Problem bereit: Den Regel-Assistenten. Der ist schnell und einfach eingerichtet.
Absender-Alarm
Mit dem Regel-Assistenten richten Sie eine spezielle Benachrichtigung ein, die dann erscheint, wenn eine Nachricht von dem vorher festgelegten Absender eintrifft. Bei Bedarf kann sogar noch ein zusätzliches, akustisches Signal eingebunden werden. So funktioniert’s:
1. Starten Sie Outlook, und markieren Sie eine E-Mail des betreffenden Absenders.
2. Mit einem Rechtsklick öffnen Sie das Kontextmenü und wählen „Regel erstellen“. Bei Outlook 2010 wählen Sie „Regeln | Regel erstellen“.
3. Im neuen Dialogfenster „Regel erstellen“ setzten Sie ein Häkchen in die Checkbox vor dem Namen des Absenders. Möchten Sie auch akustisch benachrichtigt werden, dann aktivieren Sie die Option „Gewählten Sound wiedergeben“. Mit dem rechten Button „Durchsuchen“ legen Sie den gewünschten Sound fest.
4. Um ein zusätzliches Benachrichtigungsfenster zu aktivieren, klicken Sie auf die Schaltfläche „Erweiterte Optionen“. Im nächsten Fenster „Regel-Assistent“ ist der richtige Absender schon markiert. Klicken Sie hier nur auf „Weiter“.
5. Scrollen Sie im Dialogfenster „Regel-Assistent“ ganz nach unten und aktiveren die Option „Im Benachrichtigungsfenster für neue Elemente diesen Text anzeigen“. Im Bereich „2. Schritt: Regelbeschreibung“ klicken Sie auf den unterstrichenen Link „diesen Text“ und geben im neuen Fenster den Text ein, der im Benachrichtigungsfenster erscheinen soll.
6. Beenden Sie den Regel-Assistenten mit Klick auf „OK“ und „Fertig stellen“.
Zukünftig werden Sie dann beim Eintreffen von neuen Nachrichten dieses Absenders wie folgt benachrichtigt:
Google Mail: E-Mails von Google Mail auch über Outlook, Thunderbird und andere Mailprogramme abrufen
Google Mail ist eigentlich ein reiner Onlinedienst. Das bedeutet: E-Mails werden ausschließlich über den Browser verfasst und abgerufen. Allerdings ist so ein Browerpostfach nicht jedermanns Sache. Wer lieber mit klassischen Mailprogrammen wie Outlook, Opera Mail oder Thunderbird arbeitet, kann auch damit sein Google-Mail-Postfach nutzen.
POP oder IMAP?
Generell haben Sie die Wahl zwischen den Varianten POP3 und IMAP. Beim POP3-Zugang werden alle neuen Nachrichten von den Google-Servern ins lokale Postfach des Mail-Clients kopiert. Wählen Sie diese Variante, wenn Sie Mails nur von einem Rechner aus abholen, etwa nur von Zuhause.
Wenn Sie jedoch mehrere Rechner verwenden – etwa einen Rechner zuhause, einen im Büro und das Notebook – sollten Sie das IMAP-Protokoll verwenden. Während bei POP3 die eingetroffene Mails vom Google-Server auf den PC kopiert und gleich vom Server gelöscht werden, bleiben die Mails bei IMAP (Internet Message Access Protokoll) auf dem Server, können aber trotzdem im Mail-Programm gelesen, verschoben oder gelöscht werden. Daher ist IMAP ideal für den Zugriff von mehreren Rechnern aus.
Um Google-Mails mit Mail-Clients abzurufen – egal ob per POP3 oder IMAP -, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Zunächst müssen Sie das Google-Konto umkonfigurieren. Hierzu klicken Sie in Google Mail oben rechts auf das Zahnrad und dann auf „Einstellungen“.
2. Danach klicken Sie auf „Weiterleitung und POP/IMAP“.
3. Im nächsten Fenster können Sie POP3 und/oder IMAP (Sie können auch beides verwenden) aktivieren.
4. Per Klick auf den Link „Konfigurationsanleitung“ zeigt Google auch gleich die passenden Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die gängigsten Mailprogramme wie
- Apple Mail
- Outlook Express
- Outlook 2003
- Outlook 2007
- Outlook 2010
- Thunderbird
- Windows Mail
- Entourage
- Eudora
- Netscape Mail
- SnapperMail
- The Bat!
- iPhone
E-Mail-Analyse: Die Laufzeiten und Wege einer E-Mail herausfinden
Verschickte E-Mails landen nicht auf direktem Wege beim Empfänger. Meist durchläuft eine Mail etliche Knotenpunkte, bis sie endlich im Postfach landet. Welche genau, kann man nie vorhersagen. Deshalb kann eine E-Mail mal nur wenige Sekunden, mal einige Stunden unterwegs sein. Wann und wie lange eine E-Mail auf dem Weg durchs Web an welchen Stationen halt gemacht hat, lässt sich ganz einfach herausfinden.
Verräterische Details aus dem Header
Die Verlaufsinformationen stecken im Header der E-Mail. Das Auslesen der Header-Informationen ist normalerweise eine Sache von Experten. Es geht aber auch einfacher. Wenn Sie sich nicht manuell durch die kryptischen Header-Informationen wühlen möchten, können Sie die Laufzeiten und Wege auch mit einem Onlinedienst analysieren. So geht’s:
1. Öffnen Sie die E-Mail, und blenden Sie den Header ein. Das geht bei Thunderbird zum Beispiel mit der Tastenkombination [Strg][U], bei Outlook (bis Version 2007) per Rechtsklick und „Optionen“.
Bei Outlook 2010 ist’s leider nicht so ohne Weiteres möglich. Hier müssen Sie zuerst den Befehl „Nachrichtenoptionen“ in die Schnellzugriff-Symbolleiste einbauen. Hierzu oben links auf den nach unten gerichteten Pfeil klicken und den Befehl „Weitere Befehle“ aufrufen. Dann in der mittleren Spalte „Nachrichtenptionen“ markieren, auf „Hinzufügen“ und OK klicken. Jetzt können Sie per Klick auf die neue Schaltfläche in der linken oberen Ecke das Dialogfenster „Nachrichtenoptionen“ öffnen.
2. Im Fenster „Nachrichtenoptionen“ klicken Sie ins Feld „Internetkopfzeilen“, markieren mit [Strg][A] den kompletten Inhalt und fügen ihn mit [Strg][C] in die Zwischenablage ein.
3. Jetzt rufen Sie im Browser die Webseite messageheader.appspot.com auf, klicken ins Feld „Post message header below“ und fügen den kopierten Header mit [Strg][V] ein. Anschließend klicken Sie auf „Analyse“.
4. Auf der nächsten Seite erkennen Sie die Verweildauer der Nachricht bei den einzelnen Knoten und Zwischenstationen. Rote Einträge kennzeichnen Kontenpunkte, auf denen die Mail außergewöhnlich lange Station gemacht hat.
Outlook 2010: Bereits gesendete E-Mails erneut verschicken
Werden E-Mails nicht beantwortet, sendet man normalerweise eine „Erinnerung“. Das bedeutet in der Regel, alte E-Mail heraussuchen, auf „Weiterleiten“ klicken und die Emailadresse erneut eingeben. Doch das geht auch einfacher: Outlook enthält die Funktion „Erneut senden“. Die ist etwas versteckt und nicht auf den ersten Blick ersichtlich.
Wechseln Sie zum Ordner „Gesendete Objekte“, suchen Sie die betreffende E-Mail heraus, und öffnen Sie sie per Doppelklick. Dann wählen Sie das Register „Nachricht“ und klicken im Bereich „Verschieben“ auf die Option „Weitere Verschiebeaktionen“.
Danach nur noch auf „Diese Nachricht erneut senden“ klicken und Outlook öffnet die Mail in einem neuen Fenster. Jetzt können Sie, falls erforderlich, diese E-Mail noch bearbeiten . Mit der Schaltfläche „Senden“ wird die E-Mail erneut verschickt.