Tipps, Tricks & Kniffe

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  • Bei Outlook nur E-Mails von einem Versender zeigen

    Die Suche nach einer E-Mail in Outlook ist relativ einfach: Auf den Button „Suchen“ klicken, Suchbegriff eingeben und schon werden sämtliche E-Mails, die den Begriff in Adresse, Betreff oder Text enthalten angezeigt. Hierzu werden, um das beste  Ergebnis zu erzielen, meistens alle Ordner durchsucht. Das hat aber auch einen Nachteil: Wenn nach einem bestimmten Absender gesucht wird, werden auch alle E-Mails anderer Versender, sowie von Ihnen an die betreffende Person angezeigt, die den gesuchten Namen enthalten. Mit dem „Suchordner“ kann man aber die Suche nach E-Mails eines Versenders viel schneller und effektiver gestalten.

    So schnell finden Sie die gewünschten E-Mails:

    1. Starten Sie Outlook und klicken unten im linken Bereich mit der rechten Maustaste auf „Suchordner | Neuer Suchordner“.

    2. Im Dialogfenster „Neuer Suchordner“ wählen Sie im Bereich „Nachrichten von Personen und Listen“ die Option „Nachrichten von bestimmten Personen“ aus. Klicken Sie nun auf den Button „Auswählen“ um den Namen beziehungsweise die E-Mail-Adresse der betreffenden Person aus den Kontakten auszuwählen.

    3. Ist die E-Mail-Adresse der gesuchten Person nicht abgespeichert, so können Sie sie im Suchfeld neben der Schaltfläche „Von“ per Hand eingeben. Mit „OK“ beide offenen Dialogfenster bestätigen.

    4. Kehren Sie zu der Ordnerleiste von Outlook zurück und klicken auf das kleine Pluszeichen vor „Suchordner“. Die Unterordner werden nun angezeigt. Der neu angelegte Suchordner, hier „Max Mustermann“, wird auch aufgelistet. Rufen Sie den neuen Ordner auf und alle E-Mails des betreffenden Absenders werden angezeigt.

    Wird der Ordner nicht mehr gebraucht, kann er mit einem Rechtsklick und „…löschen“ gelöscht werden. Die darin enthaltenen E-Mails bleiben erhalten, da sie im Posteingangsordner abgespeichert sind.

    Mit diesem „Suchordner“ kann man zum Beispiel aber auch nach „Wichtigen Nachrichten“, „Nachrichten mit Anlagen“ oder „Großen Nachrichten“ suchen.

  • Facebook Gesichtserkennung: Alle bisher gesammelten Fotoinformationen und Gesichtserkennungen auf Antrag entfernen lassen

    Gestern haben wir berichtet, wie Sie bei Facebook die automatische Gesichtserkennung abschalten. Damit verhindern Sie zwar, dass Facebook Ihren Namen nicht mehr automatisch vorschlägt. Allerdings bleiben die bei Facebook bisher gespeicherten Fotoinformationen weiterhin bestehen. Das heißt: Facebook speichert weiterhin Informationen zu Gesichtern. Wenn Ihnen das nicht schmeckt, können Sie die Löschung der gesammelten Fotoinformationen beantragen.

    Gespeicherte Informationen über Fotos und Gesichtserkennung löschen

    Auf Wunsch können Sie die Zusammenfassung der über Sie bei Markierungsvorschlägen gespeicherten Informationen löschen lassen. Leider gibt es hierfür keine Einstellung oder Checkbox in den Optionen. Die Löschung müssen Sie per E-Mail beantragen. Und zwar so:

    1. Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten bei Facebook ein.

    2. Rufen Sie folgende Webseite auf:

    https://www.facebook.com/help/?faq=225110000848463

    3. Hier klicken Sie auf „uns kontaktieren“.

    4. Es erscheint eine vorgefertige E-Mail an das Facebook-Fototeam mit folgendem Mailtext:

    Bitte entferne alle zusammengefassten Informationen zu Fotos, die mit meinem Konto verknüpft sind und für Fotovorschläge verwenden werden können.

    Bestätigen Sie das Fenster mit OK, um die Mail abzuschicken.

    Ob und wann Facebook der Aufforderung nachkommt und die zusammengefassten informationen Fotoinformationen aus der Facebook-Datenbank löscht (und und damit nicht mehr für Gesichtsvorschläge nutzen kann), lässt sich leider nicht kontrollieren. Da ist man mal wieder auf das Wohlwollen der Facebook-Betreiber angewiesen.

    Wichtig: Auch wenn die gesammelten Informationen gelöscht wurden, bleiben die bisherigen Fotomarkierungen (eigene und die von Freunden) weiterhin bestehen. Auch können Freunde weiterhin Fotos mit Ihrem Namen „taggen“ – allerdings nur manuell.

  • Outlook XP/2003/2007: E-Mails mit sensiblem Inhalt sicher und dauerhaft löschen

    Viele E-Mail enthalten sensible Daten, wie zum Beispiel persönliche Daten, Bankverbindungen, Geschäftsberichte. Die Liste dieser sensiblen Daten ist schier endlos. Das Entfernen dieser E-Mails mittels dem Outlook-Ordner „Gelöschte Objekte“ ist nicht sicher genug. Mit verschiedenen Tools, wie einem Hex-Editor, kann man sich noch über die PST-Datei (Personal Store) Zugriff verschaffen. Erst durch Komprimierung des PST-Containers werden die entsprechenden Datenbereiche überschrieben und damit unleserlich gemacht. Je nach Einstellung ist aber die Zeitspanne bis zu der nächsten Komprimierung für Hacker ausreichend, um großen Schaden anzurichten. Outlook ermöglicht mit ein paar einfachen Klicks, diese Komprimierung sofort durchzuführen.

    Mit einem zusätzlichen Eintrag in die Registry können Sie Outlook sogar befehlen, den Inhalt von „Gelöschte Objekte“ automatisch beim Beenden des Programms sicher und dauerhaft zu entfernen.

    Sofortige Datenkomprimierung:

    1. Starten Sie Outlook und wählen in der Menüleiste den Befehl „Datei | Datendateiverwaltung“.

    2. Im Dialog „Outlook-Datendateien“ wählen Sie die betreffende PST-Datei aus und klicken auf die Schaltfläche „Einstellungen“.

    3. Im nächsten Dialogfenster „Persönliche Ordner“ wählen Sie den Button „Jetzt komprimieren“.

    4. Bestätigen Sie den Vorgang mit „OK“.

    Je nach Größe und Fragmentierung Ihres Datenbestandes, sowie der Leistung Ihres Computers, kann es ein paar Minuten dauern, bis die Datei komprimiert ist.

    Enthält das Dialogfenster „Outlook-Datendateien“ mehrere PST-Dateien, wiederholen Sie mit allen Dateien die Arbeitsschritte zwei und drei.

    Automatische Komprimierung beim Beenden von Outlook:

    1. Klicken Sie auf „Start | Ausführen“, geben in das Eingabefeld „regedit“ ein und bestätigen mit „OK“.

    2. Im Registry-Editor suchen Sie links im Verzeichnisbaum den Eintrag „HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice“.

    3. Wählen Sie in diesem Ordner Ihre Office-Version aus:

    • XP       = 10.0
    • 2003 = 11.0
    • 2007 = 12.0

    4. Navigieren Sie weiter zum Unterschlüssel „OutlookPST“. Klicken Sie in den rechten Fensterbereich und erzeugen einen neuen Eintrag mit Rechtsklick „Neu | DWORD-Wert“. Geben Sie dem neuen Eintrag den Namen „PSTNullFreeOnClose“ und bestätigen mit der [Enter] Taste.

    5. Öffnen Sie die neue Datei mit einem Doppelklick und ändern den Wert von „0“ auf „1“.

    6. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“ und schließen die Registry. 

  • Outlook 2003/2007: Posteingang nach mehreren Kriterien sortieren

    Während eines Arbeitstages erhält man ziemlich viele E-Mails. Diese verbleiben meist im Posteingang, bis sie abgearbeitet wurden. Nach zwei bis drei Tagen wird es aber ziemlich unübersichtlich. Benötigt man dann mal eine spezielle E-Mail, muss man im Posteingang oder einem anderen Ordner suchen. In der Regel erfolgt die Suche erst mal über die einzelnen Spalten, wie zum Beispiel „Von“ oder „Erhalten“. Wenn diese Suche erfolglos ist, dann nutzt man die Suchfunktion, bei der man Suchbegriffe eingeben kann. Wichtig ist daher, den Posteingang und die Ablageordner vernünftig zu strukturieren. Outlook ist in der Lage, eingehende E-Mails nach mehreren Kriterien zu sortieren.

    So legen Sie die Sortierkriterien fest:

    1. Starten Sie Microsoft Outlook 2003/2007.

    2. Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, z. B. „Von“.

    3. Drücken und halten Sie die Taste [Umschalt] und klicken mit der linken Maustaste auf die Spaltenüberschriften, die Sie den Sortierkriterien hinzufügen wollen. An den kleinen Pfeilen in der Spaltenüberschrift erkennen Sie , welche Spalten zu der Sortierung gehören. Bei Outlook 2007 sind die Pfeile in blauer Farbe, bei der Version 2003 sind sie farblos.

    Ein nach unten gerichteter Pfeil zeigt eine aufsteigende Sortierung, ein nach oben gerichteter Pfeil weist auf eine absteigende Reihenfolge hin.

    Hinweis: Die Sortierung muss für jeden Ordner separat eingerichtet werden und kann dann natürlich den Bedürfnissen angepasst werden.

  • Outlook 2003/2007: E-Mail-Empfänger automatisch als sichere Absender kennzeichnen

    Stellen Sie des öfteren fest, dass E-Mails von Ihren Freunden, Bekannten, Arbeitskollegen etc. im Spamfilter landen? Und müssen Sie jedes mal den Spam-Ordner nach Ihren Bekannten durchsuchen? Meistens passiert das, wenn Sie E-Mails von .com-Adressen erhalten. Mittlerweile ist der Spam-Filter von Outlook ziemlich effektiv. Da die ewige Kontrolle ziemlich nervig und zeitraubend ist, sollten Sie Ihre Empfänger automatisch als sichere Absender kennzeichnen.

    So optimieren Sie Ihren Spam-Filter:

    1. Starten Sie Outlook und klicken auf „Extras | Optionen“.

    2. Wählen Sie im Dialogfenster die Registerkarte „Einstellungen“.

    3. Im Bereich „E-Mail“ klicken Sie auf den Button „Junk-E-Mail“.

    4. Wechseln Sie auf die Registerkarte „Sichere Absender“ und aktivieren Sie dort mit einem Häkchen in der Checkbox die Option „Personen, an die ich E-Mails schicke, automatisch der Liste sicherer Absender hinzufügen“.

    5. Bestätigen Sie die Änderungen mit „OK“.

    Tipp: Nutzen Sie auf jeden Fall einen Virenscanner, um sicher zu gehen, dass Ihnen keine Viren oder Trojaner von diesen E-Mail-Absendern untergeschoben werden! 

  • Outlook: Bilder und Grafiken in E-Mails automatisch herunterladen

    Outlook geht auf Nummer sicher: Sobald eine E-Mail mit eingebetteten Bildern eintrifft, werden die Grafiken erst einmal ausgeblendet. Stattdessen erscheinen Platzhalter mit einem roten X in der linken oberen Ecke. Schön ist das nicht. Der Grund für die fehlenden Grafiken: Outlook möchte damit verhindern, dass die Versender von Spammails anhand der Bilderdownloads erkennen, ob es sich um einen aktiven Mail-Account handelt. Was viele nicht wissen: für vertrauenswürdige Absender lädt Outlook alle Bilder auf Wunsch automatisch herunter.

    Sollen die eingebetteten Grafiken nur einmalig heruntergeladen werden, genügt ein Mausklick auf „Klicken Sie hier, um Bilder herunterzuladen“ sowie „Bilder herunterladen“ – schon erscheint die Mail in voller Pracht.

    Damit Sie den Schritt nicht bei jeder Mail eines bestimmten Absenders wiederholen müssen, können Sie den Vorgang automatisieren. Hierzu klicken Sie auf „Klicken Sie hier, um Bilder herunterzuladen“ und wählen im Aufklappmenü den Befehl „Absender zur Liste der sicheren Absender hinzufügen“.

    Der Absender landet damit auf der Whiteliste, das heißt: sobald von diesem Absender eine weitere Mail mit eingebetteten Grafiken eintritt, lädt Outlook sie sofort und ohne weiteres Nachfragen herunter.

  • Outlook: Neue Elemente über die Zwischenablage einfügen

    Um Notizen, E-Mails oder Kalendereinträge mit Inhalt zu füllen, kommt oft die Zwischenablage zum Einsatz. Der Inhalt einer Webseite wird zum Beispiel markiert und mit [Strg][C] und die Zwischenablage gelegt. Dann wird in Outlook eine neue Notiz oder Mail geöffnet und mit [Strg][V] der Inhalt aus der Zwischenablage ins neue Fenster kopiert. Es geht sogar noch schneller.

    Ist die Zwischenablage einmal mit dem gewünschten Inhalt gefüllt, kann man sich das Anlegen einer neuen Notiz oder Mail sparen. Es genügt, wenn Sie in Outlook den passenden Übersichtsordner öffnen, also zum Beispiel den Posteingang, den Notizbereich oder den Kalender. Wenn Sie jetzt die Tastenkombination [Strg][V] drücken oder den Menübefehl „Bearbeiten | Einfügen“ aufrufen, öffnet Outlook automatisch eine neue E-Mail (oder eine Notiz oder einen Termin) mit dem aktuellen Inhalt der Zwischenablage an. Das manuelle Öffnen eines neuen Eintrags entfällt.

  • PSN- und PlayStation-Network-Hackerangriff: Schaden begrenzen und richtig reagieren

    Datenskandal bei Sony: Zwischen dem 17. und 19. April 2011 habe  Hacker die Online-Plattform „Playstation Network“ geknackt – und private Daten von 77 Millionen PSN-Kunden gestohlen. Darunter Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Kreditkartennummern und die Logingdaten (Online-ID, Login-Name und Passwort für PSN/Qriocity) zur Spieleplattform. Auch die Sicherheitsabfragen („Geburtsname der Mutter“ o.ä.) samt Antworten wurden ausgespäht. Betroffen sind alle Konten von „Qriocity“ und „PlayStation Network PSN“. Wir zeigen, wie betroffene PSN-Kunden richtig reagieren, worauf Sie jetzt achten sollten und was zu tun ist.

    Das gefährlichste am Datenklau: Vermutlich sind den Hackern die hinterlegten Kreditkarten sowie Benutzername und Kennwort zum Playstation-Netzwerk in die Hände gefallen. Um den möglichen Schaden in Grenzen zu halten, sollten Sie folgende Sicherheitstipps beachten:

    Vorsicht bei vermeintlichen E-Mails und Anrufen von Sony

    Es ist damit zu rechnen, dass Trittbrettfahrer versuchen, den Datenskandal auszunutzen. Möglicherweise erhalten Sie gefälschte E-Mails oder Anrufe und werden um die Herausgabe persönlicher Informationen gefragt. Reagieren Sie keinesfalls auf solche Aufforderungen – auch wenn sie scheinbar von Sony stammen. Sony hat versichert, dass das Unternehmen in keiner Form persönliche Informationen abfragt. Laut Sony wird das Unternehmen jedoch zwischen dem 26.04.2011 und 28.04.2011 per E-Mail über den Vorfall informieren.

    Passwörter sofort ändern

    Falls Sie das PSN-/PlayStation-Kennwort auch für andere Dienste wie Facebook, Amazon o.ä. verwenden, sollten Sie es dort sofort ändern. Ansonsten könnten die Hacker versuchen, sich mit dem gestohlene Kennwort bei anderen Onlinedienste anzumelden. Auch wenn das PSN-/Playstation-Netzwerk wieder läuft, sollte das Passwort auch dort sofort geändert werden.

    Kreditkarten-Kontoauszug prüfen

    Vermutlich wurden auch Kreditkartendaten gestohlen. Überprüfen Sie daher alle Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen auf verdächtige Abbuchungen. Informieren Sie bei Unstimmigkeiten sofort Ihre Bank. Der Zentrale Kreditausschuss (Zusammenschluss der Verbände von Privatbanken, Sparkassen, Landesbanken und Volks- und Raiffeisenbanken) versichert, dass alle Karteninhaber nicht für etwaige Schäden aus einer möglichen Manipulation im Zusammenhang mit dem Datendiebstahl haften.

    Kunden von Visa und Mastercard können auf Wunsch als zusätzliche Sicherheitsfunktion alle Zahlvorgänge per SMS quittieren lassen. So bekommen Sie sofort mit, sobald eine verdächtige Abbuchung erfolgt.

    Wer auf Nummer sicher gehen möchte, kann die Kreditkarte über seine Bank oder den zentralen Sperrnotruf 116116 sperren lassen.

    Sony Hotline

    Für Fragen rund um den Ausfall des PlayStation-Networks hat Sony hier ein Fragen-und-Antworte-Liste zusammengestellt, die regelmäßig aktualisiert wird:

    http://faq.de.playstation.com/cgi-bin/scee_de.cfg/php/enduser/std_adp.php?locale=de_DE&p_faqid=5599

    Wer weitere Fragen zum Datendiebstahl hat, kann sich telefonisch an die Sony-Hotline wenden, erreichbar unter 01805/766977.

  • Outlook 2010: Neuer Platz für die Funktion „Erneut senden“

    Gründe für das erneute Senden einer E-Mail gibt es viele: Der Empfänger kann sie nicht lesen; man möchte die gleiche Mail noch einmal als Erinnerung senden, etc… Bei Outlook 2010 wurde diese Funktion an eine andere, unerwartete Position verschoben. Wir zeigen Ihnen die neue Position dieser Funktion.

    Bei den älteren Versionen brauchte man nur die gesendete E-Mail nochmals öffnen und über „Aktionen | Diese Nachricht erneut senden“ die Mail nochmals abschicken.

    So finden Sie bei Outlook 2010 die neue Position der Funktion „Diese Nachricht erneut versenden“:

    1. Öffnen Sie in Outlook 2010 den Ordner „Gesendete Objekte“, und dann öffnen Sie die E-Mail, die nochmals versendet werden soll.

    2. Klicken Sie in diesem Nachrichtenfenster in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte „Nachrichten“.

    3. Im Bereich „Verschieben“ wählen Sie den Button „Aktionen“.

    4. Im folgenden Drop-down-Menü wählen Sie die Funktion „Diese Nachricht erneut senden“.

    5. Ein neues Nachrichten-Fenster wird geöffnet, in dem Sie noch ein paar Anmerkungen oder Hinweise ergänzen können. Ein Klick auf „Senden“ und die alte Nachricht wird nochmals gesendet.