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Hardware & Software

Mit Outlook an verschiedenen Rechnern dieselben E-Mail-Konten abrufen

Normalerweise lassen sich  E-Mails nur einmal abrufen und werden dann auf den jeweiligen Computer heruntergeladen. In vielen Fällen ist es aber von Vorteil, die E-Mails mit mehreren Computern abrufen zu können, zum Beispiel von zu Hause aus und vom Büro aus; oder vom Hauptrechner und vom Notebook. Damit das funktioniert, muss Outlook auf beiden Rechnern richtig eingerichtet werden.

Ein E-Mail-Konto, mehrere Outlook-Installationen

Sie nutzen mehrere Rechner und möchten an allen PCs die E-Mails abrufen? Kein Problem. Um Outlook so einzurichten, dass Sie ihre Emails von mehreren Rechnern aus abrufen können, müssen Sie nur darauf achten, dass die E-Mails nicht auf allen Rechnern vom Server abgeholt werden. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wechseln Sie in Outlook in die Konteneinstellungen, bei Outlook 2013 etwa über „Datei | Kontoeinstellungen | Kontoeinstellungen“.

2. In den Einstellungen wechseln Sie auf „Weitere Einstellungen“ und „Erweitert“.

3. Aktivieren Sie die Funktion „Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen“.

4. Mit einem Haken in „Vom Server nach 14 Tagen entfernen“, können Sie die Zeit frei bestimmen, in der die E-Mail noch zusätzlich auf dem Server verbleiben, entfernen Sie den Haken, so werden die E-Mails dauerhaft auf dem Server gespeichert.

5. Wenn Sie einen Haken in „Entfernen, wenn aus ‚Gelöschte Elemente‘ entfernt“ setzen, so werden die Nachrichten auf dem Server automatisch gelöscht, wenn sie auch in Outlook gelöscht werden.

6. Bestätigen Sie die Änderungen mit „OK“.

Die E-Mails werden jetzt zwar vom Server abgeholt und ins Outlook-Postfach kopiert; die Original-Mails bleiben aber für zwei Wochen auf dem Server liegen. Wenn Sie also mit einem anderen Rechner (auf dem Sie ebenfalls die Einstellung vorgenommen haben) die Mail abholen, landen Sie ebenfalls im Outlook-Postfach. Das Ganz kann man für beliebig viele Rechner wiederholen und kann so auf allen Rechner seine Outlook-Mails abholen.

Auf gleiche Weise können Sie diese Funktion auch bei einem anderen Programm wie zum Beispiel beim Mozilla Thunderbird oder bei Windows Live Mail in wenigen Augenblicken einrichten. In Zukunft verleiben die Nachrichten eine gewisse Zeit auf dem Server und können in dieser Zeit von mehreren Mail-Clients abgerufen werden.

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Handy & Telefon

iPhone aufräumen: Videos und Filme löschen und Speicherplatz freimachen

Mit 8, 16 oder 32 Gigabyte ist auf dem iPhone eigentlich eine Menge Platz für Apps, Musik, Fotos oder Filme. Doch irgendwann wird auch auf dem größten iPhone der Speicherplatz knapp. Meist dann, wenn viele Filme und Videopodcasts gespeichert werden. Pro Film geht bis zu 1 GB RAM drauf. Gut, dass man platzfressende Videos mit einem Fingerzeig löschen kann.

Um die speicherfressenden Videos wieder vom iPhone zu löschen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Blenden Sie zuerst die Videoliste ein. Für Podcasts tippen Sie zum Beispiel auf „iPod“ und „Videos“.

2. Anschließend aufs Video tippen, um die Detailseite einzublenden.

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3. Jetzt mit dem Finger von rechts nach links über die entsprechende Zeile wischen.

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4. Jetzt erscheint am rechten Rand die Schaltfläche „Löschen“.

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Der Wisch-Trick, um die „Löschen“-Schaltfläche einzublenden, funktioniert nicht nur mit Videos, sondern auch mit Musik oder E-Mails.

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Internet & Medien

Apple iCloud E-Mail-Zensur: Apple löscht ungefragt und ohne Hinweis private E-Mails

Da staunte der Hollywood-Drehbuchautor nicht schlecht: Er wollte eine PDF-Datei mit einem Drehbuchentwurf per E-Mail verschicken, doch so oft er es auch versuchte, die E-Mail kam nie beim Empfänger an. Apple hat sie einfach gelöscht. Ohne Nachfrage und ohne weiteren Hinweis. Das kann durchaus jedem iCloud-Nutzer passieren. So steht es sogar in den Nutzungsbedingungen.

Böse E-Mail werden gelöscht. Ungefragt.

Die Infoseite Infoworld berichtet im Beitrag „Hollywood whodunit: What’s eating emails in iCloud“ was passiert war: demnach verschickte der Drehbuchautor einen Entwurf eines Skripts über Apples iCloud/MobileMe-E-Mail-Service als PDF-Anhang an seinen Projektmanager. Das Skript kam jedoch nie an – egal wie oft er es abschickte. E-Mails ohne PDF-Anhang erreichten den Empfänger hingegen wie gewohnt.

Der Autor ging der Sache nach und fand zusammen mit einem Entwickler nach etlichen Tests mit anderen PDF-Dokumenten und E-Mail-Providern heraus, dass Apple die E-Mail einfach ungefragt gelöscht und nie zugestellt hat. Der Grund: Im Drehbuchentwurf gab es eine Szene, in der sich ein Charakter Werbung für eine Porno-Webseite mit „barely legal teens“ (frei übersetzt: „Mädchen, die ‚gerade 18‘ geworden sind“) auf seinem Rechner ansieht. Genau die Textpassage „barely legal teens“ im PDF-Dokument war für Apple Grund genug, die E-Mail kurzerhand zu löschen und nicht zuzustellen. Als der Autor die Zeile aus dem Dokument löschte, wurde die PDF-Datei fehlerfrei zugestellt.

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Apple scannt E-Mails

Apple scannt also sämtliche über iCloud und MobileMe verschickten E-Mails und behält sich das Recht vor, verdächtige Nachrichten ungefragt zu löschen. So steht es sogar in den Nutzungsbedingungen von iCloud:

„Apple behält sich […] das Recht vor, jederzeit zu überprüfen, ob Inhalte angemessen sind […], und kann ohne vorherige Ankündigung und in seinem alleinigen Ermessen Inhalte jederzeit vorab sichten, verschieben, ablehnen, modifizieren und/oder entfernen, wenn diese Inhalte […] Vereinbarung verletzen oder in sonstiger Weise anstößig sind.“

Auch auf Apples Hilfeseite „iCloud: Spam erkennen und filtern“ weist Apple ausdrücklich darauf hin, dass iCloud „Mechanismen wie Trendanalysen, dynamische Listen und Inhaltsfilter verwendet, um automatisch Spam-E-Mails zu erkennen und zu blockieren, ehe sie Ihren Posteingang erreichen„.

Unsere Meinung: Dass Spam-Nachrichten herausgefiltert werden, ist generell eine gute Sache. Ärgerlich ist allerdings, dass Apple die verdächtigen Nachrichten kommentarlos löscht und sowohl Absender als auch Empfänger im Regen stehen lässt. Vernünftiger wäre es, Spam-Nachrichten nicht einfach zu eliminieren, sondern als solche zu kennzeichnen und in entsprechende Unterordner zu packen – so wie es die anderen großen E-Mail-Dienstleister auch machen.

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Hardware & Software Outlook

Outlook: E-Mails je nach Mail-Konto farbig darstellen

Gerade wenn Sie mehrere E-Mail-Konten mit Outlook verwalten, kann der Posteingang schnell unübersichtlich werden. In diesem Fall ist es sinnvoll, die Mails je nach Konto farbig zu kennzeichnen. Outlook bietet die Möglichkeit, dies über den Regel-Assistenten entsprechend einzustellen. Anschließend erscheint hinter den Mails im Postfach je E-Mail-Konto ein farbiges Fähnchen.

Farbe im Posteingang – je nach Konto

Um E-Mails im Posteingang je nach Konto eine andere Farbe zu geben, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie auf „Extras | Regeln und Benachrichtigungen“. In Versionen vor Outlook 2003 lautet der entsprechende Befehl „Extras, Regel-Assistent“; bei Outlook 2010 „Datei | Informationen | Regeln- und Benachrichtigungen verwalten“.

2. Wechseln Sie zum Register „E-Mail Regeln“, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Regel“ bzw. auf „Neu in älteren Versionen vor Outlook 2003.

3. Wählen Sie nun noch die Option aus, dass die neuen Nachrichten bei Ankunft geprüft werden sollen, und klicken Sie anschließend auf „Weiter“; bei Outlook 2010 reicht ein Klick auf „Weiter“.

4. Im oberen Fenster können Sie anschließend die Option „über Konto“ auswählen und anschließend im unteren Fenster auf den Link „Kontoname“ klicken. Wählen Sie einfach das gewünschte E-Mail-Konto aus und bestätigen die getroffene Auswahl mit einem Klick auf „OK“ und „Weiter“.

5. Dann wählen Sie im oberen Fenster aus, dass eingehende Nachrichten mit einer Farbkennzeichnung versehen werden sollen.

6. Gehen sie nun wieder auf das untere Fenster und klicken Sie hier auf den Link „Farbkennzeichnung“; bei Outlook 2010 „diese der Kategorie Kategorie zuordnen“. Anschließend können Sie die gewünschte Farbe bzw. bei Outlook 2010 die Kategorie und damit die Farbe festlegen.

7. Mit einem Klick auf „OK“ können Sie die getätigten Einstellungen nun speichern. Anschließend klicken Sie einfach auf „Weiter“.

8. Im nächsten  Dialog haben Sie nun noch die Möglichkeit Ausnahmen zu definieren. Anschließend können Sie die Bearbeitung mit einem Klick auf „OK“ schließen.

9. Möchten Sie, dass nicht nur neue, sondern auch die bereits im Postfach vorhandenen Mails farblich kennzeichnen, aktivieren Sie zunächst die neue Regel und wählen die übrigen vorübergehend ab. Nach einem Klick auf „Regel jetzt anwenden“ können Sie die übrigen Regeln wieder einschalten.

10. Möchten Sie auch die Mails für ein anderes Konto farblich markieren, wiederholen Sie nun einfach die jeweiligen Schritte. Andernfalls können Sie den Dialog mit einem Klick auf „OK“ schließen.

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Hardware & Software

Thunderbird: Wichtige E-Mails automatisch sortieren und markieren

Gerade wenn Sie mit Ihrem E-Mailprogramm verschiedene E-Mailkonten verwalten, kann es immer wieder passieren, dass Sie eine wichtige E-Mail übersehen. Je nach Inhalt der betreffenden Mail kann dies weitreichende Folgen haben. Um dies zu vermeiden, bietet Thunderbird die Möglichkeit eingehende E-Mails von besonders wichtigen Absendern automatisch sortieren zu lassen. Um dies zu ermöglichen, können Sie automatische Filterregeln definieren. So sehen sie direkt, ob sich in einem der angelegten Ordner noch eine wichtige Mail befindet, welche noch nicht bearbeitet wurde.

Filter und Regeln für wichtige Mails einrichten

Als ersten Schritt legen Sie einen neuen Unterordner an, den Sie beispielsweise „Geschäftliche Mails“ nutzen. Gehen Sie anschließend auf „Extras | Filter“ und wählen Sie hier den Befehl „Neu“ aus. Zuerst müssen Sie einen Namen für den neuen Filter anlegen, bevor Sie die entsprechenden Optionen für den neuen Filter festlegen. Die möglichen Optionen finden Sie bei „Filter anwenden bei“. Aktivieren sie zunächst die Option „Nachrichtenabruf oder manuellem Ausführen“. Anschließend müssen Sie noch festlegen, dass mindestens eine Bedingung erfüllt sein muss. Nun gilt es noch die einzelnen Kriterien zu bestimmen, welche erfüllt sein müssen. Möchten Sie beispielsweise alle E-Mails von der Absenderadresse chef@firma.de in dem neuen Ordner abspeichern, dann stellen Sie die Regeln „von“ und „ist“ ein und geben dabei die entsprechende E-Mail-Adresse an. Sie können zudem noch mit einem Klick auf das Symbol „+“ weitere Kriterien hinzufügen.

Wechseln Sie nun zum Bereich „Auszuführende Aktion“ und aktivieren Sie hier die Option „Verschiebe Nachricht in“. Geben Sie dabei den zuvor angelegten Unterordner „Geschäftliche Mails“ an. Mit einem Klick auf OK können Sie die Einstellungen speichern und den Dialog beenden. Künftig werden nun alle eingehenden E-Mails von der E-Mail-Adresse chef@firma.de automatisch in diesem Ordner gespeichert. Auf Wunsch können Sie nun noch weitere Unterordner und Filterregeln festlegen und den E-Mail Eingang weiter zu automatisieren. So können Sie zum Beispiel auch gleich die Priorität auf Hoch setzen, die Nachricht kennzeichnen und Schlagworte definieren. Ein Blick in die angelegten Ordner reicht dann, um festzustellen, ob wichtige E-Mails vorliegen.

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Hardware & Software Outlook

Outlook: E-Mails sicher und automatisch vom System löschen

Vielfach sind in Mails auch eine Menge an sensiblen Daten enthalten. Um diese zuverlässig zu löschen, reicht es nicht aus, diese einfach aus dem Papierkorb von Outlook zu entfernen. Outlook markiert eine zu löschende Nachricht nur, behält den eigentlichen Inhalt jedoch als PST-Datei (Personal Store). Somit besteht auch nach der Löschung noch die Möglichkeit, mittels eines Tools wie beispielsweise Hex-Editor auf die sensiblen Inhalte zuzugreifen. Um diese Datenbereiche endgültig zu überschreiben, ist es erforderlich, den PST-Container zu komprimieren.

Gelöschtes löschen: Outlook-Datendatei komprimieren

Hierzu wählen Sie in Outlook unter dem Menü „Datei“ den Punkt „Datendateiverwaltung“ aus. Bei Outlook 2010 rufen Sie den Befehl „Datei | Informationen | Kontoeinstellungen | Kontoeinstellungen“ auf und wechseln ins Register „Datendateien“. Markieren Sie danach im anschließenden Dialog die PST-Datei aus und öffnen Sie per Mausklick den Punkt „Einstellungen“. Im Anschluss öffnet sich der Dialog „Persönliche Ordner“, in dem Sie den Befehl „Jetzt komprimieren“ auswählen können.

Dieser Vorgang kann je nach Menge der Daten bzw. Leistungsfähigkeit Ihres Computers eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen.

Beim Schließen automatisch löschen

Möchten Sie gelöschte Elemente automatisch endgültig entfernen sobald Outlook geschlossen wird, dann können Sie in der Registry einfach einen zusätzlichen Eintrag hinzufügen. Dazu drücken Sie die Tastenkombination [Windows-Taste][R] und geben den Befehl „regedit“ ein. Nach dem Öffnen des Registry-Editors navigieren Sie zum Schlüssel

HKEY_CURRENT_USERSoftware MicrosoftOffice

Unter diesem finden Sie den Schlüssel für die von Ihnen verwendete Office Version. Dieser lautet für XP „10.0“ für Office 2003 „11.0“ für Office 2007 „12.0“ und für Office 2010 „14.0“.

Unter der entsprechenden Office Version finden Sie dann den Unterschlüssel „Outlook PST“. Hier müssen Sie einen neuen Eintrag anlegen. Klicken Sie dazu in den rechten Fensterbereich und wählen Sie „Bearbeiten | Neu | DWORD-Wert“. Geben Sie nun folgenden Eintrag ein

PSTNullFreeOnClose

, und drücken anschließend einfach auf [Enter]. Machen Sie anschließend einen Doppelklick auf den neu erzeugten Eintrag, und setzen Sie danach den Wert auf „1“. Zum Abschluss der Bearbeitung klicken Sie einfach nun noch auf OK, anschließend können Sie die Registry schließen.

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Hardware & Software

Versehentlich gelöschte Mails in Thunderbird wiederherstellen

Immer wieder kommt es vor, dass wichtige Nachrichten versehentlich gelöscht und anschließend aus dem Papierkorb entfernt werden. Bei Thunderbird werden die Nachrichten nach dem Entfernen aus dem Papierkorb jedoch nicht komplett vom Rechner gelöscht und können somit rekonstruiert werden.

Bei Thunderbird werden alle Nachrichten in einem speziellen Mbox- Datenbank-Format gespeichert. Sobald Sie eine Nachricht löschen, wird eine Markierung gesetzt, sodass diese im Programm nicht mehr angezeigt werden. Die Inhalte selbst sind auf dem Rechner jedoch immer noch auf dem Rechner vorhanden. Diese werden nur dann entfernt, wenn Sie die komplette Mobilbox manuell oder automatisch komprimieren.

Um versehentlich gelöschte Nachrichten wiederherzustellen, benötigen Sie die kostenlose Erweiterung „Recover Deleted Messages“. Diese können Sie beispielsweise unter https://nic-nac-project.org herunterladen. Allerdings funktioniert das Tool nur dann, wenn Sie die Mails im POP3 Format vom Server herunterladen. Mit dem IMAP-Protokoll kann das Programm dagegen nicht zusammenarbeiten. Nach dem Download wählen Sie bitte im Menü „Extras“ den Punkt „Add-ons“ aus. Im Register „Erweiterungen“ klicken Sie dann unten auf die Option „Installieren“. Im Anschluss müssen Sie noch zur Datei „re coverDeletedMessages-0.2.xpi“ navigieren und dort auf „Jetzt installieren“ klicken. Nach einem Neustart von Thunderbird ist das Tool dann einsatzbereit.

Sie müssen die Erweiterung übrigens nicht extra konfigurieren. Diese steht einfach im Kontextmenü für jeden Ordner unter dem Punkt „Nachrichten wiederherstellen“ zur Verfügung. Damit es zu keinen Konflikten kommt, sollten Sie Nachrichten nur dann wiederherstellen, wenn Thunderbird offline ist. Um das Programm offline zu schalten, wählen Sie einfach den Befehl „Datei | Offline | Offline arbeiten“ aus. Danach klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf den betreffenden Ordner und wählen den Punkt „Nachrichten wiederherstellen“ aus. Sobald das Tool eine gelöschte Nachricht findet, speichert es diese in einem speziell erstellten Ordner mit der Bezeichnung „Wiederher gestellt_0“ ab. Über diesen Ordner können Sie dann ganz normal auf die jeweiligen Inhalte zugreifen. Nach der Wiederherstellung sollten Sie daran denken, Thunderbird wieder online zu schalten.

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Hardware & Software Outlook

Outlook: Diskussionen als Unterhaltungsthema und in Baumstruktur untereinander anzeigen

Eingehende E-Mails sortiert Outlook stets nach Datum. Die neuesten Mails stehen immer ganz oben. Die Sortierung nach Eingangsdatum ist allerdings nicht immer die beste Wahl. Denn wenn es im E-Mail-Verkehr heiß hergeht und viele Mails zum gleichen Thema hin und her wandern, kann die Übersicht schon mal verloren gehen. Hier hilft die Sortierung nach Unterhaltungsthema.

Mit der Sortierung nach Unterhaltungsthema ordnet Outlook die Mails im Posteingang nach dem jeweiligen Betreff und fasst alle Mails zum gleichen Thema zu einer eigenen Gruppe zusammen. Damit ist es ein leichtes, auch bei vielen Antworten und Gegenantworten die Übersicht zu behalten.

Um Mails als Themen-Baum anzuzeigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie im Posteingang mit der rechten Maustaste auf den Listenkopf mit den Spaltenüberschriften, etwa auf „Neu nach alt“.

2. Im Aufklappmenü klicken Sie auf den Befehl „Als Unterhaltung anzeigen“. Im folgenden Fenster wählen Sie, ob die neue Ansicht nur für diesen oder für alle Ordner gelten soll.

Jetzt fasst Outlook  alle gleich lautenden Betreffzeilen zu einer Gruppe zusammen. Per Klick auf den kleinen Pfeil klappen Sie die Baumstruktur auf oder zu.

Wichtig: Damit’s funktioniert, müssen alle Beteiligten beim Antworten jeweils den Betreff der Mail unverändert lassen. Nur dann kann Outlook eine korrekte Gruppierung vornehmen.