Normalerweise lassen sich E-Mails nur einmal abrufen und werden dann auf den jeweiligen Computer heruntergeladen. In vielen Fällen ist es aber von Vorteil, die E-Mails mit mehreren Computern abrufen zu können, zum Beispiel von zu Hause aus und vom Büro aus; oder vom Hauptrechner und vom Notebook. Damit das funktioniert, muss Outlook auf beiden Rechnern richtig eingerichtet werden.
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Mit 8, 16 oder 32 Gigabyte ist auf dem iPhone eigentlich eine Menge Platz für Apps, Musik, Fotos oder Filme. Doch irgendwann wird auch auf dem größten iPhone der Speicherplatz knapp. Meist dann, wenn viele Filme und Videopodcasts gespeichert werden. Pro Film geht bis zu 1 GB RAM drauf. Gut, dass man platzfressende Videos mit einem Fingerzeig löschen kann.
Da staunte der Hollywood-Drehbuchautor nicht schlecht: Er wollte eine PDF-Datei mit einem Drehbuchentwurf per E-Mail verschicken, doch so oft er es auch versuchte, die E-Mail kam nie beim Empfänger an. Apple hat sie einfach gelöscht. Ohne Nachfrage und ohne weiteren Hinweis. Das kann durchaus jedem iCloud-Nutzer passieren. So steht es sogar in den Nutzungsbedingungen.
Gerade wenn Sie mehrere E-Mail-Konten mit Outlook verwalten, kann der Posteingang schnell unübersichtlich werden. In diesem Fall ist es sinnvoll, die Mails je nach Konto farbig zu kennzeichnen. Outlook bietet die Möglichkeit, dies über den Regel-Assistenten entsprechend einzustellen. Anschließend erscheint hinter den Mails im Postfach je E-Mail-Konto ein farbiges Fähnchen.
Gerade wenn Sie mit Ihrem E-Mailprogramm verschiedene E-Mailkonten verwalten, kann es immer wieder passieren, dass Sie eine wichtige E-Mail übersehen. Je nach Inhalt der betreffenden Mail kann dies weitreichende Folgen haben. Um dies zu vermeiden, bietet Thunderbird die Möglichkeit eingehende E-Mails von besonders wichtigen Absendern automatisch sortieren zu lassen. Um dies zu ermöglichen, können Sie automatische Filterregeln definieren. So sehen sie direkt, ob sich in einem der angelegten Ordner noch eine wichtige Mail befindet, welche noch nicht bearbeitet wurde.
Vielfach sind in Mails auch eine Menge an sensiblen Daten enthalten. Um diese zuverlässig zu löschen, reicht es nicht aus, diese einfach aus dem Papierkorb von Outlook zu entfernen. Outlook markiert eine zu löschende Nachricht nur, behält den eigentlichen Inhalt jedoch als PST-Datei (Personal Store). Somit besteht auch nach der Löschung noch die Möglichkeit, mittels eines Tools wie beispielsweise Hex-Editor auf die sensiblen Inhalte zuzugreifen. Um diese Datenbereiche endgültig zu überschreiben, ist es erforderlich, den PST-Container zu komprimieren.
Immer wieder kommt es vor, dass wichtige Nachrichten versehentlich gelöscht und anschließend aus dem Papierkorb entfernt werden. Bei Thunderbird werden die Nachrichten nach dem Entfernen aus dem Papierkorb jedoch nicht komplett vom Rechner gelöscht und können somit rekonstruiert werden.
Eingehende E-Mails sortiert Outlook stets nach Datum. Die neuesten Mails stehen immer ganz oben. Die Sortierung nach Eingangsdatum ist allerdings nicht immer die beste Wahl. Denn wenn es im E-Mail-Verkehr heiß hergeht und viele Mails zum gleichen Thema hin und her wandern, kann die Übersicht schon mal verloren gehen. Hier hilft die Sortierung nach Unterhaltungsthema.