Wenn in Excel-Tabellen umfangreiche Daten eingetippt werden müssen, dann lässt sich die Eingabe mit der Option der Formular-Felder wesentlich bequemer gestalten.
Formular-Felder vereinfachen die Eingabe
Beispielsweise in Tabellen mit Zellwerten wie Name, Vorname, Telefonnummer und Adresse sind die Formular-Felder sehr vorteilhaft. Aber auch für alle anderen Verwendungszwecke ist das Formular-Feld eine große Hilfe.
Einrichtung der Formular-Maske
Um die Funktion einzurichten, klickst du zuerst auf Datei | Optionen | Menüband anpassen | Neue Gruppe. Damit erstellst du ein neues Untermenü, dem du mit der Schaltfläche Umbenennen einen individuellen Namen geben kannst.
Anschließend wählst du links die Option Nicht im Menüband enthaltene Befehle aus und fügst mit dem Button Hinzufügen den Punkt Maske hinzu. Bestätige die Aktion mit OK um sie zu speichern.
Formular-Felder verwenden
Ab sofort findest du im Register Start den Menüeintrag Maske. Um die neue Funktion zu verwenden, öffnest du die betreffende Tabelle und markierst die Spaltenüberschriften und klickst auf das neue Menü Maske.
Nun lassen sich in der neuen Ansicht alle Werte in einem Formular eintippen und mit Neu oder [Enter] in die Tabelle einfügen.
Der Zusammenhang von zwei unterschiedlichen Werten lässt sich mit einem statistischen Verfahren (lineare Regression) messen. Im Tabellenprogramm Excel kann diese lineare Regression in einem Diagramm visualisiert werden.
Die Diagrammansicht ist mit ein paar Mausklicks schnell erstellt. Öffne in Excel die betreffende Datei und markiere in der Arbeitsmappe die Datenpaare (z. B. Schuh- u. Körpergröße), die grafisch abgebildet werden sollen.
Diagramm erstellen
Im Register Einfügen der Menüleiste klickst du im Bereich Diagramme auf den Diagrammtyp Punkt (XY) und bestätigst mit Weiter. Im nächsten Schritt wirst du nach den Datenbereichen gefragt, die du aber zuvor schon markiert hast. Klicke in diesem Fall wieder auf Weiter.
Anschließend kannst du bei Bedarf noch die Achsen des Diagramms beschriften. Wenn nicht, klicke einfach auf Weiter und abschließend auf Fertig stellen. Damit ist das Diagramm in Punkten erstellt.
Trendlinie einfügen
Im letzten Arbeitsschritt wird noch die Trendlinie dem Diagramm hinzugefügt. Markiere das Diagramm und wähle im Menüband Trendlinie hinzufügen aus.
In älteren Excelversionen klickst du mit der rechten Maustaste auf einen der Datenpunkte im Diagramm und fügst die Trendlinie über das Kontextmenü hinzu.
Im Dialogfenster von Trendlinie hinzufügen aktivierst du noch die Optionen Linear, Formel im Diagramm darstellen und Bestimmtheitsmaß darstellen.
Damit ist die Visualisierung der linearen Regression abgeschlossen und das Ergebnis wird in dem Diagramm dargestellt.
Beim Arbeiten mit Excel benötigt man oft mehrere aktive Arbeitsmappen zur gleichen Zeit. Werden an einem Blatt Änderungen vorgenommen, die (mit F9) manuell neu berechnet werden müssen, erfolgt normalerweise eine Berechnung aller geöffneten Arbeitsmappen. Mit der richtigen Einstellung wird das verhindert und nur das aktive Blatt neu berechnet.
Änderung in den Excel-Optionen
Klicke in dem neu zu berechnenden Arbeitsblatt auf den Office-Button oder die Schaltfläche Datei in der oberen, linken Ecke. Rufe die Excel-Optionen auf und wechsle in die Kategorie Formeln.
Im Bereich Berechnungsoptionen aktivierst du die Einstellung Manuell und speicherst die Änderung mit OK.
Bei der Aktivierung der Option Manuell wird beim Speichern der aktuellen Arbeitsmappe eine Neuberechnung durchgeführt. Ist dies nicht gewollt, dann entferne auch das Häkchen der Checkbox von Vor dem Speichern die Arbeitsmappe neu berechnen.
Schnelle Alternative
Alternativ kannst du auch mit der Tastenkombination [Umschalt][F9] nur das aktuelle Arbeitsblatt neu berechnen. Diese Variante eignet sich besonders dann, wenn die Funktion Neu berechnen nur selten benutzt wird. In diesem Fall ist keine Änderung der Excel-Optionen erforderlich.
Standardmäßig zeigt Excel lange Zahlen im Exponential-Modus an. Beispielsweise wird die Zahl „11223344556677“ in der Form „1,12233E+13“ angezeigt. Möchte man aber die ganze Zahl sehen, dann muss man zur Zellenformatierung greifen. Einfach die Zelle vergrößern funktioniert hier leider nicht. Die Lösung ist aber recht simpel und erfordert keinerlei Formelkenntnisse.
Normal lesbare statt Exponentialzahlen
Markieren Sie mit gedrückt gehaltener Maustaste den Tabellenbereich, dessen Zahlen komplett dargestellt werden sollen. Mit der Tastenkombination [Strg][A] können Sie auch die gesamte Tabelle markieren.
Öffnen Sie anschließend das Dialogfenster „Zellen formatieren“ mit der Tastenkombination [Strg][1]. Benutzen Sie hierfür die [1] über der Taste [Q], sonst funktioniert es nicht.
Dann wählen Sie auf der Registerkarte „Zahlen“ die Kategorie „Zahl“ aus, aktivieren die Option „100er-Trennzeichen verwenden (.)“ und geben die gewünschte Anzahl der Dezimalstellen (Nachkommastellen) an. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“.
Nun werden alle langen Zahlen als solche dargestellt; der Exponential-Modus ist abgeschaltet.
Soll der Urzustand wieder hergestellt werden, deaktivieren Sie die Option mit den 1000er-Trenzeichen wieder.
Bei der Auswahl von mehreren Dateien, die Sie sich anzeigen lassen wollen, wie zum Beispiel Fotos oder Dokumente, müssen Sie jede einzelne Datei mit [Strg] und einem Linksklick markieren. Das ist ziemlich mühselig und zeitaufwendig, wenn es zu viele werden. Da ist es oft einfacher, die Dateien auszuwählen, die nicht geöffnet werden sollen und dann die Auswahl einfach umzukehren.
Und das funktioniert so:
1. Navigieren Sie zu dem gewünschten Order, dessen Inhalt Sie öffnen wollen.
2. Markieren Sie die Dateien, die nicht benötigt werden.
3. Klicken Sie danach auf „Bearbeiten | Markierung umkehren“. Bei Vista heißt der Befehl „Bearbeiten | Auswahl umkehren“. Nun können Sie die benötigten Dateien mit [Enter] öffnen.
Auch bei Microsoft Excel kann man, wie bei Word auch, die Standardschriftart und -größe dauerhaft festlegen. Nicht für jeden Nutzer sind die Grundeinstellungen, wie Arial in der Größe 11 bei Excel 2010, ideal. Man kann zwar über die Schaltflächen für jede Arbeitsmappe die Größe ändern, aber das ist nicht von Dauer. Entweder wird schon bei der nächsten Zelle die Schrift wieder geändert, oder nach Erstellung der Arbeitsmappe muss man die betreffenden Zellen markieren und die Schriftart ändern. Das geht auch einfacher. Eine der wenig beachteten Excel-Optionen, ist die Änderung der Standardschrift und -größe.
Bei Excel 2003 klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras | Optionen“. Im Dialogfenster „Optionen“ wählen Sie die Registerkarte „Allgemein“ und können hinter der Option „Standardschriftart“ die Schriftart und -größe ändern. Bestätigen Sie die Änderungen mit „OK“ und starten Excel neu.
Bei Excel 2007 geht das so:
Klicken Sie auf den „Office“-Button und danach auf „Excel-Optionen“. Hier wählen Sie im linken Bereich „Häufig verwendet“. Im Bereich „Beim Erstellen neuer Arbeitsmappen“ können Sie hinter „Folgende Schriftart verwenden“ Art und Größe der Schrift ändern. Auch hier mit „OK“ bestätigen und Excel neu starten.
Excel 2010:
Unter „Datei | Optionen“ wählen Sie die Kategorie „Allgemein“ aus. Im Bereich „Beim Erstellen neuer Arbeitsmappen“ können Sie hinter „Folgende Schriftart verwenden“ die gewünschten Änderungen vornehmen. Mit „OK“ bestätigen und Excel 2010 neu starten, damit die geänderten Einstellungen aktiviert werden.
Manche Formel-Berechnungen mit Excel können das Ergebnis „Null“ ergeben. Das gleiche gilt für formatierte Tabellen, deren Zellen nicht komplett belegt sind. Auch diese werden automatisch mit einer Null ausgefüllt. In den meisten Fällen stört das die Optik der Tabelle. Diese Anzeige von Nullwerten kann man bei Excel ganz einfach bei Bedarf deaktivieren und auch wieder aktivieren.
Bei der Version 2003 klicken Sie bei Excel in der Menüleiste auf „Extras | Optionen“ und wählen die Registerkarte „Allgemein“. Im Bereich „Fensteroptionen“ entfernen Sie das Häkchen bei „Nullwerte“. Zum Bestätigen der Änderung klicken Sie auf „OK“.
Ab Excel Version 2007 klicken Sie im Dateimenü auf „Optionen“, danach im linken Fensterbereich auf „Erweitert“. Unter „Optionen für dieses Arbeitsblatt anzeigen“ deaktivieren Sie die Funktion „In Zellen mit Nullwert eine Null anzeigen“. Die Änderung mit „OK“ bestätigen.
Die Änderung ist sofort wirksam und in dem aktuellen Tabellenblatt werden alle Nullwerte entfernt.
Es wird immer wichtiger, sensible Daten gegen unberechtigten Zugriff zu schützen. Man weiß nie, wer gerade mitliest. Auch große Firmen werden oft mit den verschiedensten Viren und Trojanern angegriffen. Wenn Sie oft Excel-Dateien, wie Umsatzstatistiken, Personaldaten, Lieferanten-Daten oder ähnliches per E-Mail versenden, dann ist Vorsicht geboten. Auch wenn Sie einen Computer nutzen, der von mehreren Mitarbeitern genutzt werden kann, ist ein solcher Schutz unumgänglich. Nicht jeder, sollte diese Daten lesen, geschweige denn verändern dürfen. Microsoft Excel bietet einen integrierten Passwortschutz an, mit dem man mit wenig Aufwand wichtige Dateien mit einem Kennwort sichern kann. Dann ist man sicher, dass wirklich nur berechtigte Personen diese Dateien einsehen können.
So werden die Excel-Dateien per Kennwort gesichtert:
1. Starten Sie Microsoft Excel und erstellen, bzw. rufen die Datei auf, die gesichert werden soll.
2. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei | Speichern unter“. Bei Excel 2007 und 2010 heißt der Befehl „Start | Speichern unter“.
3. Im Dialogfenster „Speichern unter“ klicken Sie oben rechts auf „Extras | Allgemeine Optionen“. Bei Excel 2007 und 2010 ist es am unteren Fensterrand „Tools | Allgemeine Optionen“.
4. Im Fenster „Speicheroptionen“ geben Sie nun im Bereich „Gemeinsamer Datenzugriff“ in das Eingabefeld neben dem Eintrag “ Lese- /Schreibkennwort“ das Passwort ein (bei Excel 2007 und 2010 heißt es „Kennwort zum Öffnen“). Beachten Sie Groß- und Kleinschreibung! Soll die Datei auch gegen unbefugtes Verändern geschützt werden, geben Sie in das untere Eingabefeld „Schreibschutzkennwort“ auch ein Passwort ein (Excel 2007 und 2010: „Kennwort zum Ändern“). Auch hier beachten Sie bitte die Groß- und Kleinschreibung.
5. Mit der Schaltfläche „Weitere“ können Sie bei Bedarf noch den Verschlüsselungstyp ändern.
6. Mit einem Klick auf „OK“ öffnet sich das Fenster der Sicherheitsabfrage. Hier wiederholen Sie die Eingabe des gerade vergebenen Passwortes. Haben Sie auch ein Passwort für den Schreibschutz vergeben, muss dieses auch noch einmal per Sicherheitsabfrage bestätigt werden.
7. Mit „OK“ werden alle Passwörter bestätigt.
8. Nun können Sie die Datei im entsprechenden Ordner abspeichern.
Tipp: Es empfiehlt sich, die Dateien mit verschiedenen Passworten auszustatten. Um hier den Überblick behalten zu können, sollten Sie eine Liste der vergebenen Kennworte an sicherer Stelle ablegen oder speichern.
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