Löschst du in Outlook einen Eintrag, egal ob einen Kontakt oder eine E-Mail, so wird dieser nur als gelöscht markiert. Selbst dann, wenn der Ordner Gelöschte Objekte geleert wird. Diese Elemente verschwinden optisch zwar aus Outlook, werden aber in der Outlook-Datendatei gespeichert, die mit der Zeit immer größer wird. Wer diesen Datenmüll endgültig loswerden will, der muss leider selbst tätig werden.
Die Altlasten-Löschung wird erst durch die Komprimierung der Datendatei erreicht und wird durch ein paar Mausklicks schnell gestartet. Wie lange die Komprimierung dauert, hängt vom vorhandenen Outlook-Datenvolumen ab.
Um die Komprimierung zu starten, klickst du in Outlook 2013 auf Datei | Kontoeinstellungen | Kontoeinstellungen.
In älteren Outlookversionen wie 2003 oder 2007 klickst du in der Menüleiste auf Extras | Kontoeinstellungen.
Dadurch öffnet sich das gleichnamige Dialogfenster. Wechsle hier zum Register Datendateien. Markiere die betreffende Datendatei, meist ist sie als Standard definiert.
Über den Button Einstellungen öffnest du das Unterfenster Persönliche Daten. Die Schaltfläche Jetzt komprimieren startet die Neustrukturierung der Datendatei und alle gelöschten Elemente werden komplett entfernt.
Wie oben bereits erwähnt, kann der Komprimierungsvorgang ein paar Minuten dauern.
Danach können die offenen Dialogfenster geschlossen werden.
Im Outlook-Posteingang werden ungelesene Nachrichten in Fettschrift und gelesene in Normalschrift angezeigt. Klickt man eine ungelesene E-Mail einmal an, ohne sie zu öffnen, wird die Nachricht automatisch als „gelesen“ markiert, wenn eine neue E-Mail angeklickt wird. Das gilt ebenfalls für den Fall, wenn man mit den Pfeiltasten die Markierung hin und her bewegt und etwas zu lange auf einer Nachricht verweilt. Wer keine automatische „gelesen“ Funktion möchte, der kann sie recht einfach abschalten. Danach muss eine E-Mail tatsächlich geöffnet werden, um als „gelesen“ markiert zu werden.
Bis zu der Version 2007 von Outlook klicken Sie in der Menüleiste auf Extras | Optionen…
…und öffnen so das Dialogfenster.
Auf der Registerkarte Weitere öffnen Sie über die Schaltfläche Lesebereich das gleichnamige Unterfenster. Entfernen Sie hier das Häkchen bei der Option Element als gelesen markieren, wenn neue Auswahl erfolgt und bestätigen Sie die Änderung in beiden Dialogfenstern mit OK. Die Änderungen treten ohne einen Neustart von Outlook in Kraft.
Bei den Outlook-Versionen 2010 und 2013 ist das Verfahren fast identisch. Klicken Sie in der Menüleiste auf Datei | Optionen um das Dialogfenster zu öffnen. In der Kategorie Erweitert klicken Sie auf Lesebereich und deaktivieren die Option Element als gelesen markieren, wenn neue Auswahl erfolgt.
Dann müssen nur noch beide offenen Fenster mit OK bestätigt werden, damit die Änderung aktiviert wird.
Ab sofort werden Nachrichten nur noch als gelesen angezeigt, wenn sie wirklich geöffnet wurde, oder per Rechtsklick auf eine E-Mail das Kontextmenü geöffnet wurde…
Die Auswahl von einzelnen Dateien im Windows-Explorer erfolgt normalerweise mit gedrückter [Strg]-Taste und einem Linksklick der Maus. Beispielsweise kann so die Druckauswahl mehrerer Bilder zum Geduldsspiel werden, wenn man aus Versehen mal ein falsches Foto angeklickt oder in einen falschen Bildschirmbereich geklickt hat. Dann fängt die Auswahl wieder von vorne an. Eine kleine Änderung im Windows-Explorer ermöglicht jedoch eine viel komfortablere Dateiauswahl.
Dateien per Kontrollkästchen markieren
Die Auswahl per Kästchen (Checkbox) benötigt nur einen Klick auf die entsprechende Datei. Mit insgesamt fünf Klicks habe Sie die Auswahl per Checkbox aktiviert:
1. Starten Sie den Windows-Explorer (z. B. mit [Strg][E]), und klicken Sie auf „Organisieren | Ordner- und Suchoptionen“.
2. Im Dialogfenster „Ordneroptionen“ wechseln Sie zur Registerkarte „Ansicht“.
3. Im Bereich „Erweiterte Einstellungen“ scrollen Sie bis zur Option „Kontrollkästchen zur Auswahl von Elementen verwenden“. Mit einem Klick auf diese Option wird diese aktiviert und mit „OK“ gespeichert.
Öffnen Sie nun beispielsweise den Ordner mit Ihren Fotos. Wenn Sie nun mit dem Mauszeiger über ein Bild fahren, wird darin oben links das Kontrollkästchen angezeigt. Klicken Sie auf das Bild, dann wird es mit einem Häkchen in der Checkbox markiert. Wiederholen Sie das mit allen Bildern die ausgewählt werden sollen. Eine so vorgenommene Markierung kann durch erneutes klicken auf das Element auch wieder aufgehoben werden.
Danach können Sie alle auf diese Weise markierten Dateien zum Beispiel drucken, öffnen oder zum Brennen freigeben.
Die Nachrichten, die über Google+ gesendet werden, landen im Postfach Ihres Googlemail-Kontos. So weit, so gut. Nutzen Sie aber neben Gmail noch ein weiteres E-Mail-Konto über Outlook, dann kann das ständige hin- und herwechseln ziemlich nervig sein. Dann ist es an der Zeit beide E-Mail-Konten in Outlook zusammen zu fassen.
Wie bei anderen E-Mails auch, wird Googlemail auf die gleiche Weise dem Outlook hinzugefügt.
Starten Sie das E-Mail-Programm und klicken Sie auf „Datei | Konto hinzufügen“.
Im Dialogfenster „Konto hinzufügen“ tragen Sie nun Ihren Namen, E-Mail-Adresse und das Kennwort ein. Mit der Schaltfläche „Weiter“ startet Outlook den Einrichtungsprozess.
Nach ein paar Augenblicken ist Ihr Gmail-Konto konfiguriert und in Outlook als IMAP-Konto eingebunden. Klicken Sie auf „Fertig stellen“ um den Vorgang abzuschließen.
Kehren Sie nun zu Ihrem Outlook-Posteingang zurück. Im linken Navigationsbereich wird das Gmail-Konto angezeigt.
Sogar alle Unterordner, wie zum Beispiel Entwürfe, Gesendet, Spam, Papierkorb wurden integriert. Ab sofort können Sie über Outlook alle Gmail-Nachrichten wie gewohnt verwalten.
Im Drucken-Dialogfenster von Excel haben Sie die Wahl: Sie können entweder die komplette Tabelle oder nur die markierte Auswahl drucken. Bei der Option „Markierung“ gibt es allerdings eine Falle: Haben Sie mit gedrückt gehaltener [Strg]-Taste mehrere Tabellenbereich markiert, die nicht nebeneinander liegen, werden die markierten Bereiche jeweils auf einer eigenen Seite gedruckt. Ein Trick sorgt dafür, dass Excel alle markierten Passagen auf ein Blatt druckt.
Alle Markierungen auf einer Seite drucken – So funktioniert’s
Um Excel dazu zu bringen, die markierten Zellbereiche zusammenhängend zu drucken, müssen Sie die Zeilen und Spalten ausblenden, die für den Ausdruck nicht benötigt werden. Dazu markieren Sie zuerst die entsprechenden Zeile bzw. Spalte, die temporär verschwinden sollen. Dann klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung und wählen aus dem Aufklappmenü den Befehl „Ausblenden“.
Da die „uninteressanten“ Bereiche jetzt unsichtbar sind, können Sie anschließend die zu druckenden Zellebereiche markieren und mit dem Befehl „Datei | Druckbereiche | Druckbereich festlegen“ als Druckbereich definieren. Bei Excel 2007, 2010 und 2013 finden Sie den Befehl in der Menüleiste „Seitenlayout“.
Wenn Sie jetzt den Druckbefehl über den Befehl Datei | Drucken oder per Klick auf die Druckerschaltfläche aufrufen, gibt Excel die markierten Bereiche übersichtlich auf einer Druckseite aus. Wichtig: Vergessen Sie nicht, nach dem Drucken die ausgeblendeten Zeilen und Spalten wieder sichtbar zu machen. Hierzu markieren Sie die Zeilen beziehungsweise Spalten über- und unterhalb der versteckten Bereiche, klicken mit der rechten Maustaste auf die Markierung und rufen den Befehl „Einblenden“ auf. Danach können Sie mit dem Befehl „Druckbereich | Druckbereich aufheben“ die Druckmarkierung wieder entfernen.
Bei Windows, von XP bis Windows 8, wird ein Index erzeugt, der die Suchvorgänge erheblich beschleunigt. Dieser Index enthält Verweise zu den Dateien die sich im Arbeitsspeicher befinden. Je nach Umfang der zu indizierenden Dateien, können schnell mehrere hundert Megabyte zusammenkommen. Nutzen Sie diesen Suchindex nicht oft, können Sie sich auf mehr Speicherkapazität freuen, indem Sie die Indizierung einfach abschalten.
Starten Sie dann mal einen Suchvorgang, dann dauert dieser halt etwas länger. Außerdem kann die Indizierung vor einer umfangreichen Suche natürlich auch wieder eingeschaltet werden.
Um die Indizierung abzuschalten, gehen Sie wie folgt vor:
1. Öffnen Sie über das Startmenü den Ordner „Computer“ (Windows 7, 8, Vista). Bei Windows XP öffnen Sie den Ordner „Arbeitsplatz“.
2. Führen Sie einen Doppelklick auf das Laufwerk „C:“ durch und markieren alle darin enthaltenen Dateien mit der Tastenkombination [Strg][A]. Mit einem Rechtsklick auf die Markierung öffnen Sie das Kontextmenü und wählen die Option „Eigenschaften“.
3. Im Dialogfenster „Eigenschaften“ klicken Sie auf „Erweitert“ und deaktivieren im nächsten Fenster die Option „Inhalt für schnelle Dateisuche indizieren“ (= XP). Bei Vista, Windows 7/8 heißt die Option „Zulassen, dass für Dateien in diesem Ordner Inhalte zusätzlich zu Dateieigenschaften indiziert werden“. Mit „OK“ bestätigen Sie die Änderung.
4. Das Fenster“Erweiterte Attribute“ schließt sich automatisch. Mit der Schaltfläche „Übernehmen“ wechseln Sie zum nächsten Dialog, „Änderungen der Attribute bestätigen“. Wenn nicht bereits voreingestellt, aktivieren Sie die Option „Änderungen für ausgewählte Elemente, untergeordnete Ordner und Dateien übernehmen“ und bestätigen mit „OK“.
Eventuelle Fehlermeldungen bestätigen Sie entweder mit „Ignorieren“ oder direkt mit „Alle ignorieren“.
Bei Outlook werden nicht nur die in Ordner verschobenen E-Mails archiviert, sondern auch alle vergangenen Termineinträge. Die Outlook PST-Datenbank (=Personal Store) wird somit immer größer und beansprucht mit der Zeit immer mehr Festplattenkapazität. Das kann bisweilen bei mobilen Geräten wie Laptop, Netbook, Tablet-PCs zu Speicherengpässen führen. Man sollte daher regelmäßig prüfen, ob wirklich alle gespeicherten Elemente noch benötigt werden. Leider bleiben meist die Termineinträge davon unberührt, da man die vergangenen Monate nicht einzeln kontrollieren möchte. Dabei bietet Outlook ab Version 2007 die Möglichkeit, alle Termine vor einem bestimmten Datum auf einmal zu löschen.
Weg mit alten Terminen
Diese Funktion ermöglicht sogar, wenn mehrere PST-Dateien in Ihr Outlook eingebunden sind, auch diese nacheinander zu bearbeiten und auch dort alle nicht benötigten Termine zu entfernen. Damit die alten Termine nicht mühselig aus den Kalenderblättern herausgesucht werden müssen, hat Microsoft eine Listenansicht geschaffen, die es qermöglicht, alle Termine aufzulisten, zu sortieren und sie mit einem Schlag zu löschen.
Und so gehen Sie vor:
1. Starten Sie Outlook, und wählen Sie im Navigationsbereich „Kalender“ aus. Anschließend klicken Sie in der Menüleiste auf „Ansicht | Aktuelle Ansicht | Alle Termine“. Bei Outlook 2010 wählen Sie in der Multifunktionsleiste das Register „Ansicht“ und klicken danach auf „Ansicht ändern | Liste“.
2. Sortieren Sie nun die Liste der Termineinträge indem Sie auf die Spaltenüberschriften „Beginn“ oder „Ende“ klicken. Überprüfen Sie, ob die Sortierung die von Ihnen gewählte chronologische Auflistung (absteigend oder aufsteigend) anzeigt.
Markieren Sie nun den ersten Termineintrag unter dessen Datum alle anderen Termine gelöscht werden sollen. Scrollen Sie anschließend zum letzten Termineintrag und markieren diesen ebenfalls. Dazu halten Sie die „Umschalt“-Taste gedrückt, damit alle zu löschenden Termine ebenfalls markiert werden. Löschen Sie die Termin nun mit der Taste „Entf“, oder mit einem Rechtsklick auf die Markierung und wählen im Kontextmenü „Löschen“.
3. Bevor die ausgewählten Termin endgültig gelöscht werden, befinden Sie sich noch im Ordner „Gelöschte Objekte“ und können bis zur endgültigen Löschung noch zurückgeholt werden.
Hinweis: Achten Sie genau darauf, in welchem Bereich Sie die Löschungen vornehmen. Die Listenansicht ist möglicherweise in mehrere Bereiche aufgeteilt. Das ist davon abhängig, welchen Serien-Typ Sie für die Termine ausgewählt haben.
Für regelmäßig wiederkehrende Termine, wie zum Beispiel Geburtstage, Namenstage, wöchentliche Meetings etc., kann der Serientyp „Jährlich“, „Monatlich“, „Wöchentlich“ und „Täglich“ gewählt werden. Löschen Sie einen dieser Termine, dann entfernen Sie vielleicht ungewollt eine Terminserie. Entfernen Sie also nur Termine, die im Bereich „Serientyp: (keine Angabe)“ aufgelistet sind.
Bei allen anderen sollten Sie sich wirklich sicher sein, dass Sie diese nicht mehr benötigen.
Mit Word erfasste Texte werden im Hintergrund durch die Rechtschreibprüfung kontrolliert. Unbekannte Wörter oder Wörter mit Rechtsschreibfehlern kennzeichnet Word mit einer roten Markierung. Trotzdem korrekt geschriebene Eigennamen oder Mundart-Begriffe lassen sich dem Benutzerwörterbuch hinzufügen, damit sie beim nächsten Mal nicht mehr moniert werden. Manchmal passiert es aber, dass man einen Begriff irrtümlich ins Wörterbuch aufnimmt. Um falsche „Korrekturen“ auszuschließen, lassen sich die Fehleinträge wieder entfernen.
Und zwar folgendermaßen:
1. Im geöffneten Word-Dokument klicken Sie in der Menüleiste auf „Extras | Optionen“.
2. Im Dialogfenster „Optionen“ wechseln Sie zum Register „Rechtschreibung und Grammatik“, klicken dort auf „Benutzerwörterbücher“ und im Folgedialog auf „Ändern“.
3. Im Bereich „Wörterbuch“ des Fensters „Benutzer.dic“ markieren Sie den falschen Eintrag. Im Eingabefeld von „Wort“ kann der Begriff nun korrigiert werden und mit der Schaltfläche „Hinzufügen“ wird das Benutzerwörterbuch entsprechend aktualisiert.
4. Möchten Sie den falschen Eintrag aber lieber löschen, können Sie das mit dem gleichnamigen Button erledigen.
5. Bestätigen Sie alle offenen Fenster mit „OK“ um zu dem Dokument zurückzukehren.
Nutzer von Office 2007/2010 klicken in den Word-Optionen auf „Dokumentenprüfung“, im Anschluss auf „Benutzerwörterbücher“ und auf die Schaltfläche „Wortliste bearbeiten“.
Neu installierte Programme werden bei Windows im Startmenü farblich hervorgehoben. Diese Markierung verschwindet erst beim Starten des Programms. Manche Anwender fühlen sich durch diese Farbmarkierungen gestört und möchten Sie am liebsten abschalten. Tatsächlich gibt es eine Möglichkeit, die Hervorhebung zu verhindern.
Weg mit der Farbmarkierung
Um das Startmenü entsprechend anzupassen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den „Start“-Button, und wählen Sie im Kontextmenü die Option „Eigenschaften“ aus.
2. Im nachfolgenden Dialogfenster „Eigenschaften von Taskleiste und Startmenü“ klicken Sie auf die Schaltfläche „Anpassen“.
3. Bei Windows 7/Vista scrollen Sie im neuen Fenster „Startmenü anpassen“ ganz nach unten. Dort deaktivieren Sie die Option „Zuletzt installierte Programme hervorheben“. Mit „OK“ schließen Sie die beiden offenen Fenster.
Bei Windows XP wechseln Sie im Fenster „Startmenü anpassen“ zur Registerkarte „Erweitert“ und deaktivieren im Bereich „Startmenüeinstellungen“ die Option „Zuletzt installierte Programme hervorheben“. Auch hier werden anschließend die offenen Fenster mit „OK“ geschlossen.
Das Markieren von bildschirm- und seitenübergreifenden Bereichen bei Excel und Word kann bisweilen ziemlich fummelig sein. Gerade bei sehr umfangreichen Excel-Tabellen schießt man oft mit der Maus über die benötigten Bereiche weit hinaus. Um diese mikrometergenauen Mausbewegungen zu umgehen, benötigt man bei Microsoft Office nur eine Taste.
Beide Programme – Excel und Word – enthalten einen „Erweiterungsmodus“, mit dem Sie zielgenau den gewünschten Bereich markieren können.
Dazu rufen Sie in Word oder Excel Ihr Dokument auf und positionieren den Cursor an den Anfang des zu markierenden Bereichs. Aktivieren Sie den Erweiterungsmodus mit der Taste [F8]. In der Statuszeile am unteren Ende des Bildschirms wird der Hinweis „ERW“ angezeigt.
Ziehen Sie nun mit den Pfeiltasten die Markierung an das Ende des zu markierenden Bereichs. Sie können aber auch bis zum Ende des Bereichs scrollen und einmal mit der linken Maustaste an das Bereichsende klicken.
Bei Excel verlassen Sie mit erneutem Drücken von [F8] oder [Esc] den Erweiterungsmodus.
Bei Word bewirkt das erneute drücken der [F8] Taste die Erweiterung des markierten Bereichs zum ganzen Wort, Satz, Absatz oder dem Gesamtdokument. Hier verlassen Sie den Erweiterungsbereich am besten mit der [Esc]-Taste.
Bis Word 2003 kann man den Erweiterungsbereich auch mit einem Doppelklick auf den Hinweis „ERW“ verlassen.
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