Kategorien
Excel Hardware & Software Office Word

Office 2007/2010: PDF-Dateien direkt aus Word, Excel und PowerPoint erzeugen

Wenn Office Dokumente weitergegeben werden, die nicht verändert werden sollen, können diese mit einem Schreibschutz versehen werden. Da diese Sicherungsmaßnahme aber mehr Arbeits- und Zeitaufwand bedeutet, wird sie kaum genutzt. Die einfachere und schnellste Methode ist seit Office 2007 (Service Pack 2) ist der Export des Dokuments in das PDF-Format. Hierzu sind keine zusätzlichen Hilfsmittel erforderlich.

Das Exportieren als PDF hat noch einen weiteren Vorteil. Ältere Office-Versionen (bis 2003) arbeiten nicht mit den neuen Formaten (docx und xlsx). Diese Formate werden nicht ohne weiteres von den älteren Office Versionen verarbeitet. Mit PDF-Dateien können Sie aber sicher sein, dass der Empfänger Ihre Dokument auch öffnen und lesen kann.

Und so funktioniert’s:

1. Starten Sie eine Office-Anwendung, zum Beispiel Word und öffnen Sie das gewünschte Dokument.

2. Klicken Sie in der Menüleiste auf „Datei | Speichern unter“. Ändern Sie im Aufklappmenü von „Dateityp“ (Save as type) das Format in „PDF“ und vergeben dem Dokument bei Bedarf einen anderen Namen.

3. Abhängig von der Größe des Dokuments können noch weitere Einstellungen vorgenommen werden. Im Bereich „Optimieren für“ (Optimize for) kann die Option „Standard“ oder „Minimale Größe“ (Minimum size) ausgewählt werden.

„Minimale Größe“ sollte nur dann gewählt werden, wenn das Dokument auf einer Webpage veröffentlicht wird, oder wenn es sehr groß ist. Durch die Komprimierung wird auch die Druckqualität verschlechtert.

Klicken Sie anschließend auf „Optionen“.

4. Im neuen Dialogfenster werden weitere, seitenspezifische Einstellungen vorgenommen.

Unter „Seitenbereich“ (Page range) kann, ähnlich wie im Druckdialog, festgelegt werden was gespeichert werden soll.

Im Bereich „Was veröffentlichen“ (Publish what) legen Sie fest ob das Dokument mit oder ohne Kommentare (Markups) gespeichert werden soll. Sind im Dokument keine Kommentare enthalten, ist die Option „Dokument mit Markups“ (Document showing markup) nicht auswählbar.

Im letzten Bereich, „PDF-Optionen“ können Sie bei Word mit der Kennwort-Funktion das Dokument zusätzlich mit einem Passwort versehen.

Haben Sie alle erforderlichen Einstellungen vorgenommen, bestätigen Sie die Auswahl mit „OK“ und das nächste Fenster mit „Speichern“ (Save).

Bei Excel können Sie im Bereich „Was veröffentlichen“ (Publish what) auswählen, ob die „Aktiven Blätter“ (Active sheets), die „Gesamte Arbeitsmappe“ (Entire workbook), oder eine individuelle „Auswahl“ (Selection) von Blättern als PDF gespeichert werden soll.

Zudem ist das Anlegen eines Kennwortes bei Excel nicht möglich.

Wenn im Dialogfenster „Speichern unter“ die Vorschaufunktion aktiviert ist, wird nun das neue PDF-Dokument angezeigt.

Kategorien
Hardware & Software Word

Word 2007/2010: Dokument und alle Kommentare zusammen ausdrucken

Um den Text eines Word-Dokuments nicht unnötig aufzublähen, können Sie zusätzliche Informationen, die nicht zwingend erwähnenswert sind, als Kommentare erfassen – zum Beispiel Quellenangaben oder Notizen. Sobald Sie die Datei dann ausdrucken, werden die „Sprechblasen“ der Kommentare nicht mitgedruckt. Mit ein paar einfachen Einstellungen lassen sich die Kommentare ebenfalls zu Papier bringen.

Ausdruck inklusive Kommentare und Notizen

Beim Druck mit Kommentar wird etwa ein Drittel der hochformatigen Seite für diese Kommentare reserviert. Dadurch ist der Platz für den Text etwas eingeschränkt.

Für kürzere Texte ist das kein Problem, könnte aber bei längeren Dokumenten zur Beeinträchtigung der Übersicht führen. Für diesen Fall steht die Option  „Seitenlayout | Orientierung | Querformat“ zur Verfügung.

Aber alles der Reihe nach:

1. Zuerst erfassen Sie den Kommentar, indem Sie den Begriff markieren und anschließend in der Menüleiste auf „Überprüfen | Neuer Kommentar“ klicken.

2. Anschließend nehmen Sie – falls es nicht automatisch geschieht – die entsprechenden Einstellungen zur Anzeige der Kommentare vor. Das geschieht mit Klicks im Menüband auf „Überprüfen | Markup anzeigen“.

3. Aktivieren Sie im Aufklappmenü die Option „Kommentare“. Die Ansicht auf Ihrem Bildschirm sollte dann im rechten Bereich für die Kommentare reserviert sein.

4. Spätestens mit dem nächsten Arbeitsschritt erzwingen Sie das Querformat für den Druck mit den Kommentaren. Dazu klicken Sie im Menüband nacheinander auf „Überprüfen | Änderungen nachverfolgen | Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen ändern“.

5. Im Dialogfenster „Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen“ wählen Sie im Bereich „Papierausrichtung beim Drucken“ die Option „Querformat erzwingen“ und bestätigen mit „OK“.

6. Abschließend wechseln Sie zum Druckmenü mit „Start | Drucken | Drucken“ …

…und achten im Druckfenster auf die Einstellung „Dokument mit Markups“.

7. Mit „OK“ starten Sie den Dokumentendruck.

Hinweis: Die Option „Dokument mit Markups“ ist in den Druckeinstellungen meistens schon standardmäßig voreingestellt.  Dann genügt ein einfacher Klick auf die Symbolschaltfläche „Drucken“.

Kategorien
Hardware & Software Office Word

Word 2007/2010 Chemistry Add-In: Chemische Formeln ohne zusätzliches Grafikprogramm in Textdokumente einfügen

Alle, die auch nur im entferntesten mit chemischen Formeln unter Word zu tun haben kennen das Problem mit der Darstellung. Der in Word integrierte Formeleditor ist keine große Hilfe. Verschiedene Grafikprogramme von Drittanbietern lösen zwar das Problem, sind aber  nur sehr mühsam zu bedienen. Was kaum bekannt ist: Microsoft stellt kostenlos ein Add-In für Word zur Verfügung, mit dem Sie Formeln und Strukturformeln problemlos in Textdokumente einfügen.

Den Formeleditor für chemische Gleichungen hat Microsoft in Zusammenarbeit mit der Universität Cambridge entwickelt. Dieses Add-In für Word 2007 basiert auf der „Chemical Markup Language“ (CML) und ist kostenlos als Download erhältlich.

Download und Installation

Zu Installation rufen Sie die Webseite www.educationlabs.com/projects/ChemistryAdd-in/Pages/default.aspx auf. Mit einem Klick auf „Try it“…

…werden Sie zur Download-Seite des Anbieters „CodePlex“ weitergeleitet. Zum Herunterladen klicken Sie auf den Link „Chemistry Add-in for Word v1.0.1.“ und folgen den Installationsanweisungen.

Nach dem Entpacken und Installieren kann es vorkommen, dass das Programm automatisch das „Visual-Studio-Tool“ aktualisiert. In dem Fall muss das Setup des Chemistry Add-ins erneut durchgeführt werden.

Nach erfolgter Installation starten Sie Word 2007, klicken auf den Office – Button und danach auf „Word-Optionen“. In der Menüleiste ist bereits das neue Register „Chemistry“ eingefügt.

Im Fenster „Word-Optionen“ wählen Sie im linken Bereich die Kategorie „Add-Ins“. Im Bereich „Aktive Anwendungs-Add-Ins“ markieren Sie das „Chemistry“ Add-in, klicken bei der Funktion „Verwalten“ ganz unten im Fenster auf den kleinen Pfeil und wählen dort „SmartTags“ aus.

Mit „Gehe zu“ öffnen Sie das nächste Fenster.

In diesem Dialogfenster „AutoKorrektur“ aktivieren Sie die Optionen „Text mit Smarttags versehen“ und „Smarttag-Aktionsschaltflächen anzeigen“. Im Bereich „Prüfer“ wird die Option „Chem4Word SmartTag (VSTO Recognizer)“ ebenfalls ausgewählt und anschließend alle Änderungen mit „OK“ bestätigt.

Formeln einfügen

Zum Einfügen einer Formel starten Sie ein neues Dokument und geben die englische Bezeichnung der benötigten chemischen Verbindung ein. Normalerweise erkennt ein Smarttag den Namen und schlägt verschiedene Optionen vor. Sie können auch den Begriff markieren und mit der rechten Maustaste das Kontextmenü aufrufen. Wählen Sie hier „Mark as Chemistry“.

Wechseln Sie in der Menüleiste zum Register „Chemistry“, markieren Sie die Bezeichnung erneut, und klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf „View“. Wählen Sie im Kontextmenü die gewünschte Darstellung ( zum Beispiel die Formel).

Der Begriff wird sofort in das gewünschte Format umgewandelt. Wenn Sie das Format „2D“ wählen, wird die chemische Verbindung als Strukturformel in den Text eingefügt.

Das Tool beinhaltet noch weitere Features, wie das Ändern des Aussehens der grafisch dargestellten Strukturformeln oder die Suche per „Compound-ID“ (CID). Wenn Sie die CID kennen (z. B. Kohlendioxid = 280), klicken Sie im Bereich „Import“ auf die Schaltfläche „Load from“ und danach auf „From File“…

…und navigieren zu „C:ProgrammeChemistry Add-in for WordSmartTag“. Suchen Sie die CML-Datei mit der benötigten CID, und klicken dann auf „Öffnen“.

Unbekannte Compound-ID´s können Sie auf der Seite „PubChem“ (http://pubchem.ncbi.nlm.nih.gov) nachschlagen.

Hier geben Sie den Begriff in das Suchfeld ein und klicken auf „go“. Wenn der deutsche Begriff nicht enthalten ist, folgen Sie einfach den Alternativvorschlägen oder versuchen es mit dem englischen Begriff.