Tipps, Tricks & Kniffe

Schlagwort: meeting

  • Handschriftliche Notizen und Skizzen problemlos digitalisieren

    Analoge oder digitale Skizzen und Notizen? Beides hat seine Vor- und Nachteile. Schnell mal etwas niederschreiben funktioniert immer noch mit Stift und Papier am besten. Wer dann aber die handschriftlichen Notizen digitalisieren will, muss meist zum Scanner greifen, der das Stück Papier auf den Rechner bringt. Um beide Welten zusammen zu bringen, nutzt am besten das Bamboo Spark von Wacom.

    Das Bamboo Spark sieht dabei gar nicht so spektakulär aus. Oberflächlich gesehen, sieht es mit dem Schreibblock wie eine normale Schreibmappe aus. Im Inneren befindet sich jedoch Wacom´s Technik für Grafiktablets.

    Die mit dem beiliegenden Stift angefertigten Notizen und Zeichnungen werden automatisch als Vektorgrafiken gespeichert und über die Bamboo Spark App (Android u. iOS) per Bluetooth an das Tablet oder Smartphone gesendet. Natürlich kannst du nach der Synchronisation deine digitalisierten Arbeitsblätter weiter bearbeiten.

    Bei der Synchronisation kannst du dann noch auswählen, ob es lokal im Smartphone und/oder in der Wacom-Cloud gespeichert wird. Das Bamboo Spark kann maximal 100 Seiten intern speichern, bevor synchronisiert werden muss.

    Jeder Schreibblock im Format DIN A5 ist mit Bamboo Spark kompatibel. Allerdings endet die Empfindlichkeit bei maximal 50 Blatt á 80 Gramm.

    Tipp:

    Insbesondere für die Fans von Mike Rohdes´ Sketchnotes das Bamboo Spark ein sehr nützliches und effektives Arbeitsgerät.

  • Google Docs: Durch Aufgabenteilung eine effektivere Dokumentenbearbeitung erreichen

    Der große und fast unschlagbare Vorteil von Google Docs ist die effektive, gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Google Docs ist aber noch nicht effektiv genug. Eine Zuteilungsfunktion für die einzelnen Aufgaben der Team-Mitglieder sucht man vergebens. Dieses Problem wird durch eine Erweiterung für den Chrome-Browser gelöst.

    Bei der Aufgabenverteilung mit der Chrome-Erweiterung Action lässt sich eine Aufgabenverteilung schnell und einfach erstellen. Damit entfallen zukünftig zeitraubende Meetings. Leider funktioniert Action derzeit nur mit Google Docs.

    Die Extension Action kannst du im Chrome Web Store kostenlos herunterladen und installieren.

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    Auch wenn die Erweiterung Action ausschließlich in englischer Sprache verfügbar ist, kann sie recht einfach bedient werden.

    Nach der Installation wird der Google-Docs-Toolbar die Action-Schaltfläche hinzugefügt. Klicke auf diesen Button um ein neues Dokument zu erstellen, oder öffne vorher ein bestehendes Dokument.

    Mit der Schaltfläche Manage Attendees gelangst du zur Erfassung der Mitarbeiter. Fülle das Namensfeld aus und gib die E-Mail-Adresse dieser Person an. Mit +Add Attendees wird diese Person gespeichert.

    Um einem Teammitglied eine Aufgabe zu erteilen, klickst du auf die Zahl in der Klammer hinter dem Namen und tippst in das Textfeld die Arbeitsanweisung ein. Mit der Taste [Enter] wird sie gespeichert und ermöglicht dann über das Kalendersymbol noch zusätzlich eine Terminierung für die Erledigung.

    Abschließend klickst du noch auf den Button Send Emails um die Aufgaben an die betreffenden Personen zu versenden.

    Die Schaltfläche Export to Spreadsheet erzeugt eine Übersicht, mit der du den Fortschritt aller Tätigkeiten gut kontrollieren kannst.

  • Bitte nicht stören! Ruhezeiten beim Windows 10 Phone aktivieren

    Was für ein Andoid-Handy die Audioprofile sind (Lautlos-Modus beim iPhone), ist für ein Windows Phone die Ruhezeit. Sie lässt sich auf dem Handy schnell einschalten. Diese Funktion ist mit Cortana verbunden und beides muss aber erst aktiviert werden.

    Wenn du auf deinem Windows Phone die Assistentin Cortana noch nicht eingerichtet hast, dann hole dies jetzt nach. Starte dazu die App Cortana und öffne über das Drei-Balken-Symbol das Notizbuch. Folge anschließend über Anmelden den weiteren Anweisungen.

    Nach dem Einschalten von Cortana kann nun die Ruhezeit inklusive der Feineinstellungen konfiguriert werden. Wische auf dem Windows Phone von oben nach unten…

    …um das Benachrichtigungscenter zu aktivieren. Über die Schaltfläche Deaktiviert gelangst du zur Konfiguration der verschiedenen Ruhezeitregeln der. Schaltest du die automatischen Regeln ein, lassen sich Uhrzeiten und Wiederholungen einstellen. Ist die Ruhezeit eingeschaltet, werden keine Anrufe mehr durchgestellt oder SMS per Audiosignal angezeigt.

    Natürlich lassen sich auch mit einer Ausnahmeregelung trotzdem bestimmte Kontakte durchstellen. Dies wird mit der Option Durchstellliste bearbeiten festgelegt.

    Im nachfolgenden Dialog fügst du der Durchstellliste die gewünschten Kontakte hinzu, die dich erreichen dürfen.

    Im Bereich der Durchstellregeln kannst du zusätzlich noch festlegen, dass Anrufe die zweimal innerhalb von drei Minuten erfolgen, ebenfalls durchgestellt werden. Auch eine SMS-Benachrichtigung an den Anrufer, dass du gerade beschäftigt bist, kann eingestellt werden. Aber Achtung: Diese Einstellung kann Kosten verursachen.

    Am Desktop-PC lässt sich die Ruhezeit auch einschalten. Allerdings werden nur die im Info-Center eingehenden Meldungen auf stumm geschaltet. Es ist also keine Alternative zum Energiesparmodus.

  • Mit dem Desktop-Wecker nie wieder den Feierabend verschlafen

    Acht Stunden Büroschlaf ist besser als überhaupt keine Ruhe. Mit Bordmitteln können Sie einen Wecker für den Desktop aktivieren, damit Sie den Feierabend nicht verschlafen. Aber mal Spaß beiseite. Für einen Desktop-Wecker gibt es unzählige Einsatzmöglichkeiten: Erinnerung an ein wichtiges Telefonat, an ein Meeting, oder an den nächsten Kundentermin. Zwar gibt es etliche Programme und technische Möglichkeiten (z. B. Handy), die dies ermöglichen. Da aber bei vielen Arbeitsplatzrechnern Downloads untersagt sind, muss man andere Wege gehen.

    Mit der Windows Aufgabenplanung kann man genau dies erreichen und die Einrichtung des Desktop-Weckers ist einfach und mit wenigen Mausklicks angelegt.

    Rufen Sie das Fenster „Ausführen“ mit der Tastenkombination [Windows-Taste][R] auf, geben Sie den Befehl taskschd.msc ein, und klicken Sie auf „OK“.

    Im Dialogfenster der Aufgabenplanung klicken Sie auf der rechten Seite auf die Option „Einfache Aufgabe erstellen“.

    Im Register „Allgemein“ des Aufgabenassistenten geben Sie oben den Namen der Aufgabe ein und und konfigurieren die Aufgabe für Ihr Betriebssystem. Das passende Aufklappmenü befindet sich am unteren Rand des Dialogfensters.

    Danach wechseln Sie zum Register „Trigger“ und klicken auf „Neu“, um den neuen Zeitplan festzulegen. Bestätigen Sie den erstellten Termin mit „OK“.

    Als letzten Arbeitsschritt erstellen Sie im Register „Aktionen“ über die Schaltfläche „Neu“ die Aktion ein, die durchgeführt werden soll. Da hier eine Meldung erfolgen soll, wählen Sie im Bereich „Aktion“ im Drop-Down-Menü „Meldung anzeigen“ aus. Danach erstellen Sie noch den Titel und den Text des Meldefensters und betätigen die Änderungen mit „OK“. Auch die Aufgabenplanung kann nun geschlossen werden.

    Zur festgelegten Uhrzeit wird ab sofort die erstellte Meldung angezeigt.

    Fazit:

    Trotz Fehlen eines akustischen Signals, ist dies ein nützliches kleines Tool, um sich an wichtige Termine erinnern zu lassen.

  • Outlook 2007/2010: Alte Termineinträge auf einmal löschen

    Bei Outlook werden nicht nur die in Ordner verschobenen E-Mails archiviert, sondern auch alle vergangenen Termineinträge. Die Outlook PST-Datenbank (=Personal Store) wird somit immer größer und beansprucht mit der Zeit immer mehr Festplattenkapazität. Das kann bisweilen bei mobilen Geräten wie Laptop, Netbook, Tablet-PCs zu Speicherengpässen führen. Man sollte daher regelmäßig prüfen, ob wirklich alle gespeicherten Elemente noch benötigt werden. Leider bleiben meist die Termineinträge davon unberührt, da man die vergangenen Monate nicht einzeln kontrollieren möchte. Dabei bietet Outlook ab Version 2007 die Möglichkeit, alle Termine vor einem bestimmten Datum auf einmal zu löschen.

    Weg mit alten Terminen

    Diese Funktion ermöglicht sogar, wenn mehrere PST-Dateien in Ihr Outlook eingebunden sind, auch diese nacheinander zu bearbeiten und auch dort alle nicht benötigten Termine zu entfernen. Damit die alten Termine nicht mühselig aus den Kalenderblättern herausgesucht werden müssen, hat Microsoft eine Listenansicht geschaffen, die es qermöglicht, alle Termine aufzulisten, zu sortieren und sie mit einem Schlag zu löschen.

    Und so gehen Sie vor:

    1. Starten Sie Outlook, und wählen Sie im Navigationsbereich „Kalender“ aus. Anschließend klicken Sie in der Menüleiste auf „Ansicht | Aktuelle Ansicht | Alle Termine“. Bei Outlook 2010 wählen Sie in der Multifunktionsleiste das Register „Ansicht“ und klicken danach auf „Ansicht ändern | Liste“.

    2. Sortieren Sie nun die Liste der Termineinträge indem Sie auf die Spaltenüberschriften „Beginn“ oder „Ende“ klicken. Überprüfen Sie, ob die Sortierung die von Ihnen gewählte chronologische Auflistung (absteigend oder aufsteigend) anzeigt.

    Markieren Sie nun den ersten Termineintrag unter dessen Datum alle anderen Termine gelöscht werden sollen. Scrollen Sie anschließend zum letzten Termineintrag und markieren diesen ebenfalls. Dazu halten Sie die „Umschalt“-Taste gedrückt, damit alle zu löschenden Termine ebenfalls markiert werden. Löschen Sie die Termin nun mit der Taste „Entf“, oder mit einem Rechtsklick auf die Markierung und wählen im Kontextmenü „Löschen“.

    3. Bevor die ausgewählten Termin endgültig gelöscht werden, befinden Sie sich noch im Ordner „Gelöschte Objekte“ und können bis zur endgültigen Löschung noch zurückgeholt werden.

    Hinweis: Achten Sie genau darauf, in welchem Bereich Sie die Löschungen vornehmen. Die Listenansicht ist möglicherweise in mehrere Bereiche aufgeteilt. Das ist davon abhängig, welchen Serien-Typ Sie für die Termine ausgewählt haben.

    Für regelmäßig wiederkehrende Termine, wie zum Beispiel Geburtstage, Namenstage, wöchentliche Meetings etc., kann der Serientyp „Jährlich“, „Monatlich“, „Wöchentlich“ und „Täglich“ gewählt werden. Löschen Sie einen dieser Termine, dann entfernen Sie vielleicht ungewollt eine Terminserie. Entfernen Sie also nur Termine, die im Bereich „Serientyp: (keine Angabe)“ aufgelistet sind.

    Bei allen anderen sollten Sie sich wirklich sicher sein, dass Sie diese nicht mehr benötigen.

  • Microsoft Word: Vertikales zentrieren von Texten

    Für verschiedene Gelegenheiten, wie Aushänge, Info-Blätter oder Overhead-Präsentationen, benötigt man manchmal einen, mittig auf einem Blatt zentrierten Text. Das lockert das Layout von text-lastigen Präsentationen auf und wirkt auf die Betrachter ansprechender.

    Um einen wirklich zentrierten Text auf einem Blatt zu erhalten, achten Sie beim Layout darauf, dass alle vier Seitenränder gleich groß sind.

    Dazu starten Sie Word und klicken in der Menüleiste auf „Datei | Seite einrichten“. Im Dialogfenster „Seite einrichten“, geben Sie auf der Registerkarte „Seitenränder“ gleichmäßige Abstände ein.

     

    So gehen Sie vor, um Texte auf einer Seite vertikal zu zentrieren:

    1. Starten Sie Microsoft Word und wählen ein neues, leeres Dokument.

    2. Klicken  Sie in der Menüleiste auf „Datei | Seite einrichten“. Ab der Word-Version 2007 kommen Sie über den Seitenlayout-Dialog und dem Eintrag „Seitenränder | Benutzerdefinierte Seitenränder“ zum gewünschten Ziel.

    3. Im Dialogfenster „Seite einrichten“ wechseln Sie zur Registerkarte „Layout“.

    4. In der Mitte des Fensters, im Bereich „Seite“, wählen Sie im Drop-Down-Menü von „Vertikale Ausrichtung“, die Option „Zentriert“. Bestätigen Sie die Auswahl mit „OK“.

    Nun können Sie mit der Texteingabe in der Mitte des Blattes beginnen. Ist aber schon ein Text vorhanden, der in der Mitte der Seite zentriert werden soll, dann markieren Sie diesen und starten mit dem zweiten Arbeitsschritt.

  • Mit Outlook E-Mails zeitverzögert senden

    Im Arbeitsalltag ist es oftmals vorteilhaft, zu einem bestimmten Zeitpunkt eine E-Mail zu senden. Zum Beispiel eine Empfangsbestätigung einer Bestellung, eine Einladung zum Meeting oder zum Mittagessen. Auch im privaten Bereich gibt es genügend Beispiele. Das Problem dabei ist, kommt etwas dazwischen, ein Telefonat, eine Zigarettenpause oder ähnliches, dann ist der Zeitpunkt schnell verpasst oder sogar vergessen. Outlook bietet daher die Option der Übermittlungsverzögerung an. Mit zwei Klicks und einer Zeitangabe hat man das Problem gelöst und kann sich getrost wieder anderen Aufgaben zuwenden.

    So versenden Sie Ihre E-Mail zeitverzögert:

    1. Starten Sie Outlook und erstellen die E-Mail.

    2. Klicken Sie in der Menüleiste der soeben erstellten E-Mail auf die Schaltfläche „Optionen“. Ab Outlook 2007 klicken Sie im Menü-Band auf den kleinen Pfeil rechts unten im Feld „Optionen“.

    3. Im Dialogfenster „Nachrichtenoptionen“ aktivieren Sie im Bereich „Übermittlungsoptionen“, mittels eines Häkchens in der Checkbox, die Funktion „Übermittlung verzögern bis:“.

    4. Geben Sie nun in die beiden daneben liegenden Felder das gewünschte Datum und die Uhrzeit ein und bestätigen mit „Schließen“.

    5. Nun nur noch die E-Mail mit dem Button „Senden“ abschicken, und die Mail wird im E-Mail-Server bis zum gewählten Zeitpunkt gespeichert.

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