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Excel 2016: Unterschiedliche Farben für Diagrammsäulen verwenden
Für eine Präsentation ist es vorteilhafter, wenn Tabellen als Diagramme dargestellt werden. Standardmäßig verwendet Excel für Balkendiagramme nur eine Farbe für alle Säulen. Um die Übersichtlichkeit zu verbessern, lassen sich diese bei Bedarf unterschiedlich einfärben.
Dazu öffnest du die Exceltabelle mit dem Diagramm und markierst die Datenreihen. Per Rechtsklick in die Markierung und dem Kontextmenü-Befehl Datenreihen formatieren öffnest du das gleichnahmige Bearbeitungsfenster.
Anschließend klickst du auf das Icon Füllung (Farbeimer-Icon) und setzt ein Häkchen bei der Option Punktfarbunterscheidung. Diese Änderung wird sofort aktiv und die Säulen erhalten automatisch unterschiedliche Farben.
Möchtest du die einzelnen Farben trotzdem noch einmal ändern, dann markiere erneut die Zahlenreihen und klicke auf das Stiftsymbol. Im Register Farbe wählst du nun den passenden Farbton aus.
Auch hier werden die Farbänderungen auf das Balkendiagramm sofort übertragen.
Word: Zeilen und Absätze in Dokumenten schnell sortieren
Zu den unbekanntesten Funktionen bei Word gehört wohl auch das Sortieren von Textzeilen. Mit nur ein paar Mausklicks lassen sich mit dieser Funktion Zeilen, Absätze, Zahlen, Überschriften und Feldern schnell und einfach sortieren.
Um einen Text entsprechend zu sortieren, rufst du in Word das betreffende Dokument auf.
Markiere dann den Textbereich der sortiert werden soll und klicke im Register Start auf den Button Sortieren, der sich im Bereich Absatz befindet. Du erkennst ihn an den Buchstaben A und Z mit dem nach unten gerichteten Pfeil.
Im Dialogfenster Text sortieren stellst du im ersten Drop-Down-Menü Absätze ein. Im zweiten Feld wählst du dann Text, Zahl oder Datum aus. Dann entscheidest du nur noch ob Auf- oder Absteigend sortiert werden soll und bestätigst den Vorgang mit OK.
Die Sortieren-Funktion ist in allen Word-Versionen vorhanden und besonders vorteilhaft, wenn man beispielsweise Notizen oder Inhaltsverzeichnisse sortieren möchte. So musst du dir beim Schreiben keine zusätzlichen Gedanken über die Reihenfolge machen.
Excel-Menüband weg? So wird sie wieder sichtbar.
Es kommt hin und wieder einmal vor, dass beim Tabellenkalkulationsprogramm Excel die Menüleiste plötzlich verschwunden ist. Mit ein paar Mausklicks kommt die Menüleiste aber wieder zum Vorschein.
Der Grund für das Verschwinden ist in der Regel recht banal. Meist ist es ein versehentlicher Tastendruck, der das Menüband ausblendet oder ein Fehler in den Einstellungen ist dafür verantwortlich. Beide Fehlerursachen können blitzschnell mit ein paar Mausklicks behoben werden.
Minimierte Menüleiste wiederherstellen
Wurde die Menüleiste versehentlich ausgeblendet, dann klickst du oben links neben der Schnellzugriffsleiste auf den kleinen Pfeil und entfernst den Haken vor der Einstellung Multifunktionsleiste minimieren (Excel 2007).
Ab Office 2010 findest du den kleinen Pfeil für die Minimierung des Menübandes rechts oben im Bildschirm.
Fehler in den Excel-Einstellungen beheben
Wenn die oben genannte Lösung nicht funktioniert, dann kann der Fehler in den Einstellungen von Excel liegen. in diesem Fall schließt du alle eventuell geöffneten Office-Programme und überprüfst anhand des Taskmanagers, dass wirklich alle Office-Dienste beendet wurden.
Über den Windows Explorer suchst du nach der Datei com.microsoft.Excel.prefs.plist. Sie befindet sich im Ordner Preferences deiner aktuellen Office-Version. Der Pfad zu diesem Ordner lautet standardmäßig wie folgt: C:\Programme (x86)\Microsoft Office\OfficeXX.
Ziehe diese Datei auf deinen Desktop und starte Excel über diese Verknüpfung. Startet die Tabellenkalkulation wieder und die Menüleiste ist wieder vorhanden, dann kann die Datei vom Desktop gelöscht werden.
Liste der Office-Versionen
Vermutlich wirst du im Verzeichnis Microsoft Office mehrere Versionen (Office12, Office14, etc.) finden. Sie stehen für folgende Bezeichnungen:
- Office10 = Office XP
- Office11 = Office 2003
- Office12 = Office 2007
- Office14 = Office 2010
- Office15 = Office 2013
- Office16 = Office 2016
Wenn beide Lösungsansätze nicht funktionieren und das Menüband weiterhin nicht verfügbar ist, solltest du Office neu installieren.
Office Word: Texte vorlesen lassen
Texte in Word kannst du dir von Office auch problemlos vorlesen lassen. Standardmäßig ist diese Funktion nicht im Menüband vorhanden, sie muss erst manuell hinzugefügt werden um sie verwenden zu können.
Das Text-in-Speech-Feature einzurichten, ist kein Hexenwerk. Öffne im Menü Datei die Optionen und rufe die Kategorie Menüband anpassen auf.
Im Register Befehle auswählen stellst du im Aufklappmenü Alle Befehle ein. In der Befehlsliste suchst du nun nach dem Befehl Sprechen. In älteren Word-Versionen kann der Befehl auch etwas anders lauten, zum Beispiel Text in Speech, Text in Sprache oder Text sprechen.
Dann wählst du die Registerkarte aus in der die Vorlesen-Funktion künftig erscheinen soll (z. B. Start) und klickst auf den Button Hinzufügen und dann auf OK, um die Funktion an diesem Ort zu speichern.
Zum Vorlesen eines Textes markierst du den betreffenden Bereich und mit einem Mausklick auf die neue Schaltfläche Spracheingabe startet der Vorgang. Ein erneuter Klick auf den Button stoppt die Wiedergabe.
PowerPoint Präsentationen: Mit Musik geht alles besser!
Vorträge mit PowerPoint-Folien können manchmal gähnend langweilig sein. Das kann am Thema oder auch an der Person liegen, die diese Präsentation erstellt hat. Für die interessante Gestaltung einer PowerPoint-Präsentation stehen dem Nutzer eine ganze Reihe von Optionen zur Verfügung. Darunter befindet sich auch eine Sound-Funktion.
Diese Audio-Unterstützung ermöglicht das Einfügen bereits bestehender Sound-Files und mit der Recording-Funktion kann direkt in der Folie ein Sound oder ein gesprochener Text aufgenommen werden.
Zum Einfügen von Audio-Elementen startest du dein PowerPoint-Programm und öffnest die betreffende Präsentationsfolie.
Wechsle dann in das Register Einfügen und wähle über den Button Audio im Bereich Medien die passende Sounddatei aus. Nutze dafür den Eintrag Audio auf meinem Computer, beziehungsweise Audio aus Datei. Für eine Direktaufnahme klickst du auf den Eintrag Audioaufnahme, oder Sound aufzeichnen.
Die eingebundene Audiodatei ist standardmäßig so eingestellt, dass sie zum Abspielen in der Folie angeklickt werden muss. In der Registerkarte Animationen kannst du im Bereich Anzeigedauer weitere Einstellungen vornehmen. So auch der automatischer Musikstart, wenn die Folie angewählt wird.
Tipp:
Wenn Musik zu Veranschaulichung der Präsentation nicht ganz ausreicht, dann kann man auf ähnliche Weise auch Video-Dateien oder eine Bildschirmaufzeichnung in die PowerPoint-Folie einfügen. Diese Optionen findest du ebenfalls im Menü-Bereich Medien der Registerkarte Einfügen.
Bilder in Excel einfügen – So einfach ist das.
Auch in Excel lassen sich Bilder und Grafiken recht einfach einfügen. Trotzdem bedarf es einiger einfacher Arbeitsschritte, bis das Foto auch in die dafür vorgesehene Zelle hineinpasst.
Starte dein Excel-Programm und wechsle in das Register Einfügen. Hier klickst du auf den Button Bilder, bzw. Grafik, der sich im Bereich Illustrationen befindet. Über den Windows-Explorer fügst du dann das betreffende Bild in das Tabellenkalkulationsprogramm ein.
Anschließend bringst du mit den Anfasspunkten das Foto mit der Maus auf die richtige Größe und positionierst das fertige Bild in der betreffenden Zelle. Natürlich kann alternativ auch die Zelle an das Bild angepasst werden.
Abschließend öffnest du mit einem Rechtsklick auf das Bild das Kontextmenü und wählst die Option Größe und Eigenschaften aus. Im Dialogfenster aktivierst du auf der Registerkarte Eigenschaften die Einstellung Von Zellposition und -größe abhängig. Die Formatierung ist nun an das Bild angepasst und die Dialogbox kann geschlossen werden.
Nicht vergessen, das Excel-Arbeitsblatt zu speichern, sonst war die Arbeit umsonst.
Word 2013/2016: Individuelle Registerkarte im Menüband erstellen
Bei jedem Word-Nutzer kristallisiert sich nach einiger Zeit heraus, welche Befehle häufig verwendet werden. Das hängt natürlich sehr stark davon ab, für welche Tätigkeiten Word eingesetzt wird. Nicht selten sind die benötigten Funktionen über das ganze Menüband und neun Registerkarten verteilt. Das erfordert einen starken, gut trainierten Zeigefinger. Um solche Klick-Orgien zu vermeiden und das Arbeiten mit Word zu optimieren, kann man mit wenig Aufwand eigene Registerkarten mit individuell zusammengestellten Funktionen anlegen.
Grundstruktur erstellen
Über die Word-Optionen lässt sich in wenigen Minuten eine eigene Registerkarte erstellen und mit den Lieblingsfunktionen bestücken. Starte Word und klicke auf Datei | Optionen und im nachfolgenden Dialogfenster Menüband anpassen.
Im Aufklappmenü des rechten Anzeigebereichs stellst du die Option Hauptregisterkarten ein und klickst unten auf den Button Neue Registerkarte. Dadurch wird eine neue Registerkarte sowie eine neue Gruppe eingefügt. Markiere den Eintrag der neuen Registerkarte und gib ihr über die Schaltfläche Umbenennen einen passenden Namen. Wiederhole diesen Vorgang mit dem Eintrag Neue Gruppe.
Für eine übersichtlichere Gliederung von unterschiedlichen Funktionen, ist es empfehlenswert, über den Button Neue Gruppe weitere Gruppen zu erstellen. um die Werkzeuge thematisch zu bündeln.
Befehle und Funktionen einfügen
Das Grundgerüst ist jetzt erstellt und muss nur noch mit „Leben“ gefüllt werden.
Im linken Bereich der Hauptanzeige wählst du die benötigten Befehle aus. Über das Drop-Down-Menü kannst du beispielsweise nach häufig verwendeten Befehlen filtern. Der Button Hinzufügen befördert das markierte Tool in deine selbst erstellte Gruppe. Wiederhole diesen Vorgang bis alle benötigten Funktionen und Tools in den Gruppen der neuen Registerkarte vorhanden sind.
Die Reihenfolge ist erst einmal zweitrangig, sie kann per Drag and Drop noch geändert werden. Sind alle Arbeitsschritte abgeschlossen, dann bestätigst du mit OK und deine eigene Registerkarte wird dem Word-Menü hinzugefügt.
Extra-Tipp
Auch in Excel lässt sich auf diese Weise eine oder mehrere eigene Registerkarten im Menüband anlegen.
Fazit:
Für schnelles und effektives Arbeiten ist das Anlegen eigener Menüs in Word und Excel eigentlich unverzichtbar. Dieser ziemlich unbekannte Trick ist wohl einer der nützlichsten Anpassungsmöglichkeiten die Word und Excel zu bieten hat.
PowerPoint-Folien ohne Rand drucken
Beim Drucken von PowerPoint-Präsentationen entsteht automatisch ein Rand, der auf der Folie nicht immer gut aussieht. Leider kann man ihn nicht ganz verhindern, zumindest aber bis auf ein Minimum reduzieren.
Die erforderlichen Einstellungen nimmst du über den Druckdialog von PowerPoint vor. Starte dein PowerPoint, rufe die betreffende Folie auf, und klicke auf Datei | Drucken.
Über Druckereigenschaften und dem Button Erweitert schaltest du die Option Randloser Druck ein. Diese Option ist etwas missverständlich, da durch die Aktivierung dieser Einstellung der Rand nicht vollständig verschwindet.
Sollte dies nicht ausreichen, kannst du noch weitere Schritte unternehmen, damit so wenig wie möglich vom Rand sichtbar bleibt. Im Register Ansicht des Menübandes klickst du auf den Bereich Notizenmaster. Hier blendest du dann nicht benötigte Bereiche in der Gruppe Platzhalter aus. Also etwa Datum, Kopfzeile, Fußzeile oder Seitenzahl.
Als Letztes ziehst du noch die Folienbereiche möglichst nahe an den Blattrand. So kommst du dem randlosen Druck schon sehr nahe.
Tabelleninhalte in Word-Dokumenten in Fließtext umwandeln
Tabellen in Word-Dokumente einfügen ist für viele Menschen tägliche Arbeit. Während das Einfügen recht einfach ist, ist aber das Umwandeln von Tabelleninhalten in Fließtext meistens sehr mühselig und mit viel Tipperei verbunden. Dabei geht das mit den richtigen Word-Tools sehr schnell.
Öffne das betreffende Word-Dokument mit der Tabelle. Natürlich kannst du auch ein neues Dokument erstellen und eine Tabelle einfügen. Dann markierst du die Tabelle und klickst im Menüband auf Tabellentools | Layout.
Im Bereich Daten öffnest du mit dem Button In Text konvertieren das Dialogfenster Tabelle in Text umwandeln. Hier legst du die Texttrennung der Zelleninhalte fest.
Drei vordefinierte Texttrennungen (Absatzmarken, Tabstopps, Semikolon) und eine benutzerdefinierte Variante (Andere) stehen zur Verfügung. Bei der Option Andere kannst du ein beliebiges Zeichen zur Texttrennung festlegen.
Für unseren Tipp haben wir uns für die Tabstopps entschieden.
Diese Funktion spart viel Zeit und Arbeit. Schneller kann man Texte aus einer Tabelle nicht extrahieren.
Webseiten-Adressen schnell und einfach in Google Docs verlinken
Mit der Textverarbeitung Word lassen sich problemlos ausgewählte Textpassagen mit Internetadressen (Hyperlinks) verlinken. Auch mit Google Docs lassen sich solche Verlinkungen blitzschnell einfügen. Zusätzlich werden sogar noch verschiedene Webseiten-Vorschläge angezeigt.
Man kann dann entweder eine der vorgeschlagenen URL´s einfügen, oder man tippt eine eigene Webadresse ein. Dazu markierst du den gewünschten Text und klickst in der Menüleiste auf den Button Link einfügen.
Hast du die Webadresse eingegeben oder eine URL aus der Liste ausgewählt, wird der Hyperlink mit der Schaltfläche Übernehmen im Dokument gespeichert. Die verlinkte Textpassage erkennst du – wie bei Word auch – an der Unterstreichung.
Übrigens zeigt die Vorschlagsliste der Links auch passende Elemente aus dem Cloudspeicher Google Drive. So lassen sich auch die Dokumente untereinander verlinken.